Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344) проведена очередная паспортизация федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016 ^[1].

Анализ ее результатов, в сравнении с показателями трехлетней (на 01.01.2013) и двенадцатилетней (на 01.01.2004) давности, свидетельствует о следующем.

Состав и объём документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов

Слайд 1

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – документы), хранящихся в федеральных архивах, увеличился на 833,4 тыс. ед.хр. (на 2%) и составляет 43 820,6 тыс. ед.хр. Всего же за период с 2003 г. этот показатель возрос более чем на 2,8 млн. ед.хр. (7%).

В течение последних двенадцати лет практически остается неизменной структура состава документов в соответствии с показателями паспорта:

документы на бумажной основе составляют 95,29% от общего количества;
кинодокументы – 0,59%;
фотодокументы – 3,28%;
фонодокументы – 0,6%;
микроформы на правах подлинников – 0,19%;
видеодокументы – 0,03%;
электронные документы – 0,02%.

В процентном отношении за этот период возросли объёмы научно-технической документации на 15%, документов по личному составу и фонодокументов на 13%, количество фото- и кинодокументов увеличилось на 8%, а видеофонограмм – в 9 раз. Объемы управленческой документации выросли на 4%, документов личного происхождения – на 6%.

Что касается электронных документов, то за последние двенадцать лет в абсолютных цифрах их объём увеличился на 2,0 тыс. ед.хр. Всего в федеральных архивах хранится 8,0 тыс. ед.хр. электронных документов, основной их массив (более 6,0 тыс. ед.хр.) сосредоточен в РГАНТД, 1,6 тыс. ед.хр. материалов всероссийских переписей населения 2002 г. и сельскохозяйственной 2006 г. в ГА РФ, 369 ед.хр. на электронных носителях находится на хранении в РГАСПИ.

Слайд 2

Структура состава документов на бумажной основе также стабильна:

управленческая документация составляет 76%;
документы личного происхождения – 4%;
научно-техническая документация – 10%;
документы по личному составу – 10%.

Из комплектующихся архивов в абсолютных цифрах за период с 2003 г. значительно возросли объёмы документов ГА РФ – на 1 146,2 тыс. ед.хр. (на 17%), РГАЭ – на 874,8 тыс. (на 16%), РГАЛИ – на 353,5 тыс. (на 22%). Более чем в 1,6 раза увеличился объём документов, хранящихся в РГАНТД.

Количество дел, хранящихся в РГАНИ, уменьшилось на 17% за счет выделения к уничтожению условных единиц хранения по результатам экспертизы ценности и объединения с другими делами при проведении работ по описанию.

Объем аудиовизуальных документов РГАКФД уменьшился на 3% при проведении экспертизы ценности кинодокументов региональных ГТРК и фотодокументов из личных архивов, что перекрыло количество вновь поступившей документации.

В федеральных архивах находится на хранении более 1,8 млн. секретных дел (4% от общего объёма документов).

Активно комплектуется ЦХСФ: за последнее трехлетие в Центр поступило свыше 7,7 млн. кадров, отснятых с документов, в основном, федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГВА, РГАЛИ, РГИА ДВ, РГАКФД, филиал РГАНТД в г.Самаре, государственные архивы Республики Северная Осетия-Алания, Свердловской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского, Ямало-Ненецкого автономных округов), а за период с 2003 г. этот показатель составил 45,0 млн. кадров.

Вместе с тем, в отдельных федеральных архивах продолжают оставаться на хранении значительные комплексы страховых копий. В ГА РФ этот объем составляет 29,2 млн. кадров, в РГАСПИ – 16,0 млн. кадров, в РГВА – 11,2 млн. кадров, в РГИА – 2,7 млн. кадров, в РГАВМФ – 2,6 млн. кадров.

Особую группу документов составляют микроформы на правах подлинников. Их объем значительный и насчитывает свыше 88,3 млн. кадров. Наиболее крупными коллекциями располагает филиал РГАНТД – более 75,5 млн. кадров (микрокопии неопубликованных отчетов по НИР проектно-конструкторских институтов, поступивших из Всесоюзного научно-технического информационного центра), ГА РФ – почти 3,3 млн. кадров (микрокопии документов зарубежной архивной Россики), РГВА – 2,9 млн. кадров (микрокопии документов иностранных государств, перемещенных на территорию Российской Федерации в годы Второй мировой войны и возвращенных этим государствам в законодательно установленном порядке). Вопросы работы с этим видом документации нуждаются в методической проработке.

Количество учтённых особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации уменьшилось на 1% и составляет более 9,3 млн. ед.хр. или 21% от общего объёма документов федеральных архивов, однако на 4% превышает показатель 2003 г.

В разрезе федеральных архивов за период с 2003 г. в процентном отношении к общему объёму хранящихся документов этот показатель практически остаётся стабильным, кроме РГАДА, где количество учтённых особо ценных дел возросло с 18% в 2003 г. до 74% в 2012 г.

Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов и фонда пользования

В 2013-2015 гг. продолжалась работа по страховому копированию уникальных и особо ценных документов. За этот период изготовлено свыше 9,6 млн. кадровстраховых копий. Всего по состоянию на 01.01.2016 в федеральных архивах хранится страховой фонд объемом 378,3 млн. кадров. Скопировано свыше 3,0 млн.ед.хр. на различных носителях. По сравнению с 2003 г. этот показатель вырос на 14%.

При этом лишь 33% особо ценных документов имеют страховые копии, что соответствует данным трехлетней давности и на 4% ниже показателя 2003 г.

В зависимости от вида документации процент скопированных особо ценных ед.хр. существенно различается. Страховые копии имеют:

32% особо ценной управленческой документации;
59% особо ценных документов личного происхождения;
21% особо ценной научно-технической документации;
17% особо ценных кинодокументов;
56% особо ценных фотодокументов;
49% особо ценных фонодокументов.

В разрезе архивов объем скопированных дел превышает объем выявленных особо ценных дел в ГА РФ, РГАВМФ, РГВА, РГАСПИ. В РГАНТД этот показатель составляет 92%, в РГВИА и филиале РГАНТД – свыше 80%, а в РГАДА и РГИА соответственно 7% и 17%. Это связано, как уже отмечалось ранее, с особенностями работы по выявлению и учету особо ценных документов, которая требует более внимательного и вдумчивого подхода.

В настоящее время в обязательном порядке одновременно со страховым фондом создается фонд пользования на пленочной основе, который имеется на все документы, прошедшие страховое копирование.

Вместе с тем, все более активное внедрение в практику информационных технологий обуславливает необходимость проработки вопроса о нецелесообразности изготовления традиционного фонда пользования, если одновременно со страховым фондом будет создаваться электронный фонд пользования.

Описание архивных документов.
Создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата)

Слайд 7

По сравнению с данными предыдущей паспортизации показатель описания документов в федеральных архивах увеличился на 2% и составляет 98%, соответственно количество неописанных дел соответствует 2%.

Включены в описи все документы РГАДА, РГИА, РГАЭ, РГАВМФ, РГАНТД, РГАФД.

В ГА РФ за последнее трехлетие количество не внесенных в описи дел сократилось почти в 3,5 раза (с 722,7 тыс. до 202,5 тыс.). В числе неописанных документы ФГУП «Дирекция международных фотовыставок» (фототека), поступившие в архив в неупорядоченном состоянии.

В филиале РГАНТД за указанный период объем неописанных дел сократился почти на 34,0 тыс. и составляет 151,6 тыс. дел ликвидированных организаций, принятых в 1987-1991 гг. от Всесоюзной патентной библиотеки и НИИ патентной экспертизы.

На 7,4 тыс. уменьшилось количество не включенных в описи документов РГАКФД.

Большой комплекс документов описан в РГАНИ – 36,4 тыс.ед.хр. Эта работа в архиве имеет свои особенности. По паспорту РГАНИ на 01.01.2016 числятся не включенными в описи 475,0 тыс. дел. Однако фактически требуют описания только 50,0 тыс. дел, т.к. 425,0 тыс. в результате проведенной экспертизы ценности отнесены к документам, не подлежащим дальнейшему хранению. За период с января по июль 2016 г. в связи с подготовкой к переезду архива с ул. Ильинка, д. 12 в новое здание на Софийской набережной, д. 34, строение 1 проведена работа по их утилизации.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации объем неописанных дел сократился на 736,1 тыс. ед.хр., а с показателем двенадцатилетней давности – на 480,8 тыс. и составляет почти 989,0 тыс.ед.хр.

В РГАЛИ количество неописанных документов за последние три года увеличилось на 32,7 тыс. (5%) и составляет 621,6 тыс. документов. В составе необработанных документов РГАНИ – 1341 коробка и связки с материалами «Народного архива», принятого в 2006 г. по поручению Росархива.

Состав и содержание более 42,8 млн. описанных ед.хр. раскрывают на уровне заголовков ед.хр. (ед.уч.) свыше 147,5 тыс. описей. По сравнению с данными предыдущей паспортизации их количество увеличилось более чем на 3,0 тыс., а по сравнению с 2003 г. – на 7,7 тыс. За этот же период на 5% возросла экземплярность описей. Средний показатель экземплярности описей федеральных архивов составляет 77%.

Все описи в 3-х экз. имеются только в филиале РГАНТД. В РГАЛИ экземплярность описей составляет 99%, в РГАНТД – 98%, в РГАНИ – 97%, в ГАРФ – 96, в РГАЭ – 95%.

Низкая экземплярность описей в исторических архивах. Однако в РГАДА за последние двенадцать лет этот показатель вырос с 22% до 73% за счет оцифровки описей.

Кроме описей, систему научно-справочного аппарата федеральных архивов составляют 639 изданных справочников, в их числе 108 путеводителей и кратких справочников по фондам, свыше 33,7 млн. карточек, организованных в систематические и другие каталоги и картотеки, и 129 баз данных о составе и содержании документов архивов.

За период с 2003 г. количество изданных путеводителей увеличилось почти на 30%.

Развитие информационных технологий создало возможность для подготовки полнотекстовых справочников в электронном формате с выставлением их в сети Интернет, однако форма паспорта не предусматривает включение в него указанных сведений.

Объемы традиционных каталогов насчитывают свыше 33,7 млн. карточек. В течение последних трех лет количество составленных карточек увеличилось на более чем 200,7 тыс.

Практически прекратили традиционную тематическую разработку фондов ГА РФ, РГАДА, РГАЭ, РГВА, РГАСПИ, филиал РГАНТД, РГИА ДВ. Тем не менее, каталоги продолжают играть важную роль в научно-информационной деятельности архивов. В них включены сведения о составе и содержании 22% дел. Этот показатель остается стабильным последние двенадцать лет.

В части аудиовизуальных документов закаталогизированы 93% ед.уч. кинодокументов, 74% ед.уч. фонодокументов, 76% ед.хр. фотодокументов, 11% ед.уч. видеофонограмм.

Все большее место в системе НСА федеральных архивов занимают базы данных (БД) о составе и содержании документов. Их количество за прошедшее трехлетие увеличилось почти на 7%. При этом из года в год наблюдается рост информации, включенной в БД. За период с 2013 г. количество мегабайтов возросло более чем в 5 раз.

Лидером по информационному объему БД является РГИА – 25 628,0 тыс. Мбайт. Более 2 312,9 тыс. Мбайт составляет объем баз данных РГВА, 970,0 тыс. Мбайт – РГАСПИ, 114,0 тыс. Мбайт – РГАЛИ. Однако форма паспорта не предусматривает количественные характеристики документов, информация о которых включена в БД.

В научно-справочных библиотеках федеральных архивов сосредоточено почти 1,8 млн. единиц печатной продукции.

За прошедшее трехлетие объем библиотечных фондов увеличился на более чем 27,0 тыс. единиц, а за период с 2003 г. этот рост составил почти 203,0 тыс. изданий.

В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры – 62%, газетный фонд составляет около 6%, журнальный – 27%, другие виды печатной продукции – 5%.

Наиболее ценными и значительными по объему библиотеками располагают ГА РФ (662,7 тыс.ед.), РГИА (425,3 тыс.ед.), РГАДА (219,9 тыс.ед.), РГАЛИ (177,9 тыс.ед.).

Условия хранения документов^[2]

Документы в федеральных архивах хранятся в 41 здании, 32 (78%) из которых специально построенные и 9 (22%) – приспособленные.

Под авторским архитектурным надзором проведены ремонтно-реставраци-онные работы на памятниках федерального значения «Здание Архива Государственного совета» (г. Санкт-Петербург), «Дворец Петра I на Яузе» (г. Москва), «Здание МАМЮ» (г. Москва), занимаемых соответственно РГАВМФ, РГВИА и РГАДА.

Общая протяженность стеллажных полок за последние три года выросла более чем на 14,4 тыс. пог.м, а по сравнению с 2003 г. – на 235,2 тыс. пог.м.

Показатель средней загруженности федеральных архивов за последние три года увеличился на 3%, а за последние 12 лет уменьшился на 12%.

Продолжена работа по более рациональному использованию архивных площадей, воссоединению фондов федеральных архивов, хранящихся на разных территориях. В результате проведенного за три года перемещения более 1,6 млн. единиц хранения удалось не только оптимизировать затраты на их содержание, но и высвободить определенную часть занимаемых ими ранее помещений для приема новых поступлений.

В рамках реализации ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» ведется работа по замене деревянных стеллажей на металлические. Так, с 2013 г. общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 46,2 тыс. пог.м, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок в федеральных архивах составляет 89%. В 2003 г. этот показатель составлял 55%.

Осуществлена замена деревянных и смешанных стеллажей в помещениях архивохранилищ ГА РФ и РГАЭ. Установлены новые металлические стеллажи в помещениях архивохранилищ РГВИА, РГАЛИ, РГАВМФ, РГВА, РГАКФД.

По состоянию на 01.01.2016 помещения архивохранилищ 9 (56%) из 16 федеральных архивов полностью оснащены металлическим стеллажным оборудованием.

Серьезные позитивные сдвиги произошли в оснащении архивов системами безопасности и их технической укрепленности.

Продолжалась последовательная модернизация электросетей архивных объектов, в результате чего с 52% в 2003 г. до 90% в 2015 г. увеличилась доля площадей, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности.

В рамках средств ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» в соответствии с предписанием Госпожнадзора осуществлена замена выработавших ресурс внутренних сетей электроснабжения и электроосвещения в архивохранилищах и других помещениях зданий филиала РГАНТД в г. Самаре общей площадью более 14,9 тыс. кв.м.

За последние двенадцать лет доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, возросла на 27% и составляет 92%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 237,0 тыс.кв.м площадей архивных объектов. 10 (63%) из 16 федеральных архивов в полном объеме оснащены современной пожарной сигнализацией. Еще в 2 архивах – этот показатель составляет 94-97%. Самый низкий процент оснащенности пожарной сигнализацией в РГАСПИ (33%).

По сравнению с 2003 г. на 43% снизилось количество единиц хранения, находящихся в хранилищах, требующих замены охранной сигнализации.

Определенные шаги предприняты в части создания нормативных параметров воздушной среды в хранилищах, других служебных помещениях. В 7 (44%) из 16 архивов поддерживается нормативный температурно-влажностный режим хранения документов. В остальных архивах – частично.

Минимизации негативного воздействия внешней среды на документы способствует их картонирование. В федеральных архивах закартонировано 97% документов, что соответствует данным предыдущей паспортизации и превышает на 3% показатель 2003 г.

В результате указанных и других мероприятий, хотя и не удалось исключить полностью аварийные ситуации, количество пострадавших в них документов сократилось с 309,0 тыс. в 2003 г. до 47 ед.хр. в 2015 г. Ликвидирована практика хранения документов в аварийных хранилищах. В 2003 г. в таких хранилищах размещалось более 160,0 тыс. дел.

Не было допущено ни одного факта неисправимого повреждения документов. Если в период с 2003 по 2006 гг. имели место кражи документов из федеральных архивов, то за последние 9 лет таких случаев выявлено не было.

Однако, несмотря на положительную динамику, проблемы сохранности документов, хранящихся в федеральных архивах, решены далеко не в полном объеме.

За последние три года не удалось избежать аварийных ситуаций, имевших место в РГВИА и РГАВМФ, в результате которых пострадало 47 дел.

Имеются проблемы в области пожарной безопасности.

Особого решения требует пожарная безопасность зданий РГВИА и ГА РФ на Бережковской набережной, д. 26, а также архивного городка на ул. Пироговской, д. 17.

Лишь 5 федеральных архивов (РГАДА, РГИА, РГВА, РГАНТД, филиал РГАНТД) оборудованы системами автоматического пожаротушения. В нарушение нормативных требований не оснащены такими системами 5 (31%) из 16 федеральных архивов. В их числе РГВИА – особо ценный объект культурного наследия народов Российской Федерации и РГАФД, размещенные в здании – памятнике истории и культуры федерального значения – Лефортовском дворце, РГАЛИ, хранящий фонды практически всех известных деятелей культуры России и русского зарубежья, РГИА ДВ в г. Владивостоке, Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) в г. Ялуторовске Тюменской области, где сосредоточены страховые копии, отснятые с уникальных и особо ценных документов федеральных архивов страны. Еще 6 федеральных архивов оснащены указанной системой лишь частично (ГА РФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАВМФ, РГАНИ, РГАКФД). Нуждаются в замене выработавшие срок эксплуатации системы автоматического пожаротушения в филиале РГАНТД и РГАВМФ.

Не удалось в полном объеме провести модернизацию электросетей федеральных архивов. Так, оснащенность современным электрооборудованием РГВИА составляет 41%, ЦХСФ – 58%, ГА РФ и РГАВМФ – 76%. Количество единиц хранения, размещенных в хранилищах, требующих замены электросетей и электрооборудования составляет более 3,9 миллионов.

Более 3,4 млн. архивных дел размещены в хранилищах общей площадью 19,9 тыс. кв.м, не оснащенных современной пожарной сигнализацией.

В 5 федеральных архивах (РГВИА, РГВА, РГАНТД, филиал РГАНТД, ЦХСФ) системы пожарной сигнализации, находящиеся в настоящее время в рабочем состоянии, нуждаются в замене как выработавшие срок эксплуатации.

Почти 3,0 млн. архивных дел хранятся на деревянных стеллажах протяженностью 47,9 тыс.пог.м, что не соответствует противопожарным нормам. Еще 34,6 тыс.пог.м составляют смешанные стеллажи, которые также подлежат замене.

В 7 (44%) из 16 федеральных архивов процент незакартонированных дел составляет от 1% в РГВА до 22% в РГАНТД.

Отдел обеспечения сохранности и учета документов

[1] Паспортизация проводится 1 раз в 3 года: на 01.01.2004, 01.01.2007, 01.01.2010, 01.01.2013, 01.01.2016.

[2] При написании этого раздела использованы данные мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах по состоянию на 01.01.2016.

Опубликовано: 29.12.2016, последнее изменение: 30.12.2016