Об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016

Р Е Ш Е Н И Е
Коллегии Федерального архивного агентства

28 декабря 2016 г.

Об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016

Коллегия Росархива рассмотрела результаты паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016 и отмечает, что за прошедшие три года со времени предыдущей паспортизации федеральными архивами достигнуты положительные результаты в области пополнения и сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации, создания научно-справочного аппарата к ним.

Объем документов, находящихся на хранении, увеличился на более чем 833,4 тыс. ед.хр. (2%) и составляет свыше 43,8 млн. ед.хр. на различных носителях.

Изготовлено свыше 9,6 млн. кадров страховых копий уникальных и особо ценных документов и копий фонда пользования, а общий объем страхового фонда насчитывает 378,3 млн. кадров.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации показатель описания документов в федеральных архивах вырос на 2% и составляет 98%.

Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 14,4 тыс. пог.м., в том числе металлических стеллажей – на более чем 46,2 тыс. пог.м.

С 69% до 74% возрос объем площадей, оборудованных современной охранной сигнализацией.

Не было допущено ни одного факта неисправимого повреждения документов.

Информационный объем баз данных о составе и содержании документов увеличился на более чем 29,1 млн. Мбайт.

Особенно заметны позитивные изменения в состоянии архивного дела на федеральном уровне в сравнении с показателями паспортизации двенадцатилетней давности, что нашло отражение в прилагаемой справке.

Вместе с тем, анализ результатов паспортизации свидетельствует о наличии комплекса нерешенных вопросов, известных ранее и сравнительно новых.

По-прежнему актуальной остается проблема «архивной полки». Показатель средней загруженности федеральных архивов за три года увеличился на 3%. Загружены на 100% комплектующиеся ГА РФ и РГАВМФ. В РГВА этот показатель составляет 97%, в РГАНТД – 94%.

Нуждается в дальнейшем развитии техническая укрепленность федеральных архивов, повышение их пожарной безопасности.

В сферу обеспечения сохранности документов более активно должны внедряться информационные технологии. Остается открытым вопрос об организации изготовления электронного фонда пользования одновременно со страховым фондом.

В федеральных архивах хранится свыше 88,3 млн. кадров микроформ на правах подлинников, однако методически работа с этим комплексом не обеспечена.

В ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГИА, РГАВМФ остаются на хранении значительные объемы страховых копий, подлежащих передаче в ЦХСФ.

Продолжают иметь место ошибки при составлении паспортов. Состав их показателей нуждается в корректировке, прежде всего в части отражения в паспорте всех видов документации, поступающей на хранение, современного состояния системы НСА к архивным фондам в условиях внедрения информационных технологий. В ноябре т.г. в федеральные архивы направлено информационно-методическое письмо по вопросам качества составления паспортов по состоянию на 01.01.2016.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

1. Одобрить результаты анализа паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016; направить справку, подготовленную по ее итогам, федеральным архивам и разместить на сайте Росархива.

2. Директорам федеральных архивов рассмотреть итоги паспортизации на заседаниях дирекций с целью выработки организационно-методических решений, направленных на улучшение деятельности федеральных архивов, определения плановых заданий на 2017 г. и последующие годы.

3. Директорам ГА РФ (Л.А. Роговая), РГАСПИ (А.К. Сорокин), РГВА (В.П. Тарасов), РГИА (С.В. Чернявский), РГАВМФ (В.Г. Смирнов) активизировать работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда. О результатах доложить в отчете за 2017 г.

4. Отделу обеспечения сохранности и учета документов (Г.А. Хабибулина) совместно с отделом комплектования и делопроизводства (Т.А. Мещерина) организовать в 2018 г. доработку проекта Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации с целью последующей регистрации Минюстом России.

5. Разработать пилотный проект по изготовлению цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда:

   5.1. РГАНТД (А.С. Шапошников) организовать в 2017 г. оцифровку 200,0 тыс. кадров микрофильмов страхового фонда.

   5.2. Отделу информационных ресурсов и технологий (Д.Б. Голубов) проработать возможности интеграции массива полученных цифровых копий в информационную систему архивов.

6. Рабочей группе по текущему управлению федеральной целевой программой «Культура России (2012-2018 годы)» в части мероприятий Росархива (О.В. Наумов) при подготовке проекта организационно-финансового плана ее реализации на 2017 г. иметь в виду необходимость в первоочередном порядке удовлетворения заявок федеральных архивов на финансирование работ, связанных с усилением их пожарной безопасности.

7. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова.