Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»
Проект
П О Р Я Д О К
государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004 г., № 43, ст. 4169; 2006 г., № 50, ст. 5280; 2007 г., № 49, ст. 6079; 2008 г., № 20, ст. 2253; 2010 г., № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196) документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:
-
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук[1] – постоянно;
-
в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов[2] – временно;
-
в федеральных органах исполнительной власти и организациях, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации[3] – в соответствии с договором о сроках депозитарного хранения, заключаемым с Росархивом.
1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
1.4. Основой государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.
1.5. Настоящий Порядок определяет организацию работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения с целью обеспечения государственного контроля за сохранностью документов Архивного фонда Российской Федерации и удовлетворения потребностей государства, общества и граждан в информации об объеме, составе, содержании и месте их хранения.
1.6. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации ведется в традиционном и автоматизированном режимах.
1.7. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
1.8. В настоящем Порядке понимается:
под единицей хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленный документ или архивные документы;
под архивным фондом – совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция;
под документом государственного учета – документ установленной настоящим Порядком формы, отражающий объем, состав и/или содержание, а также физическое состояние или условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
под сводным документом государственного учета – документ, содержащий суммарные данные документов государственного учета;
под учетной базой данных – электронная база данных, созданная на программном обеспечении, предоставленном Федеральным архивным агентством (Росархивом), и содержащая описания архивных фондов в соответствии с перечнем элементов описания, определенным настоящим Порядком;
под сводной учетной базой данных – электронная база данных, содержащая суммарную информацию учетных баз данных;
под государственным учетом – система учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основанная на сосредоточении в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела документов государственного учета, учетных баз данных, составлении сводных документов государственного учета, сводных учетных баз данных и предоставление информации, содержащейся в них в сети Интернет.
1.9. Организации, осуществляющие постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
ведут основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, руководствуясь требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059) («Бюллетень нормативных актов федеральных государственных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007), приказом Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) («Российская газета», № 89, 20.05.2009);
на основании основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета и пояснительные записки к ним.
Государственные и муниципальные архивы ведут учетные базы данных.
1.10. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и Росархив на основании документов государственного учета, полученных от организаций, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, и учетных баз данных, полученных от государственных и муниципальных архивов, ведут государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и составляют сводные документы государственного учета и пояснительные записки к ним, пополняют сводные учетные базы данных.
II. Состав и формы документов государственного учета
и сводных документов государственного учета
2.1. Документами государственного учета являются:
2.1.1. Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.1.1.1. Паспорт государственного, муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук на 1 января _____ г. (далее – Паспорт) (приложение № 1).
2.1.1.2. Лист учета и описания уникального документа (приложение № 9).
2.1.2. Для организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря ________ г. (приложение № 3).
2.2. Сводными документами государственного учета являются:
2.2.1. Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.1.1. Сводные паспорта государственных, муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук.
Формы сводных паспортов идентичны форме паспорта государственного, муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук (приложение № 1).
2.2.1.2. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.
Формы государственных реестров идентичны форме листа учета и описания уникального документа (приложение № 9).
2.2.2. Для организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.2.1. Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива на 1 декабря _____ г. (приложение № 4);
2.2.2.2. Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 5);
2.2.2.3. Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 6).
2.2.3. Для организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.3.1. Сведения о состоянии хранения документов в федеральном органе исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 7);
2.2.3.2. Сводные сведения о состоянии хранения документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 8).
III. Состав программного обеспечения учетных баз данных
и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания
архивных фондов для ведения государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации
в автоматизированном режиме
3.1. Программным обеспечением учетных баз данных и сводных учетных баз данных для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме являются:
для государственных и муниципальных архивов – программный комплекс «Архивный фонд»;
для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – программный комплекс «Фондовый каталог»;
для Росархива – программный комплекс «Центральный фондовый каталог».
3.2. Для всех трех программных комплексов (далее ПК) перечень элементов описания архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме (приложение № 2) является единым.
3.3. Программным обеспечением для ведения государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и Росархива является ПК «Государственный реестр».
3.4. Перечень элементов описания уникальных документов для ведения их государственного учета в автоматизированном режиме соответствует перечню реквизитов листа учета и описания уникального документа (приложение № 9).
IV. Ведение государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
4.1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.
4.1.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки ежегодно составляют Паспорт (приложение № 1).
4.1.2. Государственные и муниципальные архивы в течение года обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК «Архивный фонд» (приложение № 2).
4.1.3. Паспорта и копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела.
4.1.4. Федеральные государственные архивы представляют в Росархив:
- паспорта 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., 1 января 2016 г. …);
- копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» ежегодно.
Паспорта и копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются вместе с годовым отчетом о работе.
4.1.5. Федеральные государственные музеи и библиотеки представляют в Росархив паспорта 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) к 1 марта.
4.1.6. Периодичность и сроки представления паспортов государственными архивами, музеями и библиотеками субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами, музеями и библиотеками устанавливает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., …).
4.1.7. Копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются государственными архивами субъектов Российской Федерации и муниципальными архивами ежегодно в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.1.8 Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела:
4.1.8.1. На основании паспортов, полученных от государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, составляют сводные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта:
- государственных архивов субъекта Российской Федерации;
- муниципальных архивов субъекта Российской Федерации;
- государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации;
- муниципальных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации.
4.1.8.2. Представляют четыре указанных паспорта в Росархив 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) к 1 марта.
4.1.8.3. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от государственных и муниципальных архивов, объединяют описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.1.8.4. Представляют копии информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог» в Росархив ежегодно к 1 марта.
4.1.9. Росархив:
4.1.9.1. На основании сводных паспортов, полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и федеральных государственных архивов, музеев и библиотек, составляет 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) сводные (в рамках Российской Федерации) паспорта:
- федеральных государственных архивов;
- государственных архивов субъектов Российской Федерации;
- муниципальных архивов;
- федеральных государственных музеев и библиотек;
- государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации;
- муниципальных музеев и библиотек
и сводный паспорт организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Российской Федерации, включая в него также учетные сведения об объеме документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях Российской академии наук (в соответствии с п.4.2.3. Порядка).
4.1.9.2. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от федеральных архивов, и копий информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог», полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Центральный фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».
4.2. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в организациях Российской академии наук.
4.2.1. Организации Российской академии наукежегодно составляют Паспорта (приложение № 1) и представляют их в Архив Российской академии наук в сроки и с периодичностью, определенной Архивом Российской академии наук.
4.2.2. Архив Российской академии наук на основании паспортов, полученных от организаций Российской академии наук:
4.2.2.1. Составляет сводный паспорт организаций Российской академии наук;
4.2.2.2. Представляет сводный паспорт в Росархив 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) к 15 февраля.
4.2.3. Росархив включает учетные сведения из сводного паспорта, полученного от Архива Российской академии наук, в сводный паспорт, составляемый в соответствии с п.4.1.9.1. Порядка.
4.3. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов
4.3.1. Органы и организации, выступающие в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации, муниципальные архивы «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.3.2. На основании представленных паспортов федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы составляют «Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 4), которые представляются:
4.3.2.1. федеральными государственными архивами – в Росархив 1 раз в 3 года вместе с готовым отчетом не позднее 1 марта года, следующего за отчетным;
4.3.2.2. государственными архивами субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами – в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Периодичность и сроки их представления государственными архивами субъектов Российской Федерации, муниципальными архивами устанавливает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, но не реже, чем 1 раз в 3 года.
4.3.3. На основании представленных сведений уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела составляет «Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 5) и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
4.3.4. На основании полученных от федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела сводных документов государственного учета Росархив составляет «Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 6).
4.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях
4.4.1. Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации находящихся в федеральной собственности (далее – Депозитарии), а также их территориальные органы и подведомственные организации, ежегодно составляют «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.4.2. Депозитарии, не имеющие территориальных органов и (или) подведомственных организаций, представляют 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, в Росархив «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.4.3. Территориальные органы и (или) подведомственные организации направляют паспорта соответствующему Депозитарию с устанавливаемой им периодичностью и сроками их представления, но не реже, чем 1 раз в 3 года. Одновременно копия паспорта направляется в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, на территории которого располагается территориальный орган и (или) подведомственная организация.
4.4.4. Депозитарии, имеющие территориальные органы и (или) подведомственные организации, представляют 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, в Росархив:
4.4.4.1. Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 3).
4.4.4.2. Сведения о состоянии хранения документов в федеральном органе исполнительной власти и организации, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 7), составленные на основании паспорта Депозитария, а также паспортов территориальных органов и (или) подведомственных ему организаций.
4.4.5. На основании полученных от Депозитариев документов государственного учета и сводных документов государственного учета Росархива составляет Сводные сведения о состоянии хранения документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 8).
4.5. Ведение государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
4.5.1. Государственные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наукпо мере выявления потенциально уникальных документов заполняют на каждый из них лист учета и описания уникального документа (приложение № 9) на бумажном носителе в 2-х экземплярах и в электронном виде и представляют их вместе с электронной копией документа и 2-мя экспертными заключениями, подтверждающими уникальность документа, cоответственно в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела и Архив Российской академии наук:
4.5.1.1.Федеральные государственные архивы, музеи, библиотеки – в Росархив ежегодно к 1 сентября.
4.5.1.2. Государственные архивы, музеи, библиотеки субъекта Российской Федерации – в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.5.1.3. Организации Российской академии наук – в Архив Российской академии наук.
4.5.2. Сроки представления указанного пакета документов государственными архивами, музеями, библиотеками субъекта Российской Федерации и организациями Российской академии наук устанавливают соответственно уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и Архив Российской академии наук..
4.5.3. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного делаорганизуют рассмотрение пакета документов, поступившего от государственных архивов, музеев, библиотек субъектов Российской Федерации, экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации для принятия решений:
4.5.3.1. О направлении предложений в Росархив о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.3.2. О включении документа в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации.
4.5.3.3. Об отказе в признании документа уникальным.
4.5.4. В случае решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о целесообразности включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЭПК и указанные листы на бумажном носителе в 2-х экземплярах и в электронном виде с приложением 2-х экспертных заключений и электронной копии документа представляются в Росархив.
4.5.5. В случае решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении документа в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации:
4.5.5.1. На экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЭПК и регистрационный номер по Государственному реестру уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации, присвоенный в валовом порядке.
4.5.5.2. Листы учета и описания уникальных документов формируются в дела, которые со сроком хранения «постоянно» включаются в номенклатуру дел уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Соответствующая информация, включая электронную копию документа, вносится в учетную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», которая размещается в сети Интернет на сайте уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.5.5.3. Государственному архиву, музею, библиотеке субъекта Российской Федерации направляется выписка из протокола заседания ЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации.
4.5.6. В случае отказа ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела признать документ уникальным, государственному архиву, музею, библиотеке субъекта Российской Федерации возвращается весь пакет документов с выпиской из протокола заседания ЭПК.
4.5.7. Порядок действий Архива Российской академии наук в отношении документов, поступивших в Архив Российской академии наук от организаций Российской академии наук, аналогичен, изложенному в п.п. 4.5.3., 4.5.3.1., 4.5.3.3., 4.5.4., 4.5.6.
4.5.8. Росархив организует рассмотрение пакетов документов, поступивших от федеральных государственных архивов, музеев, библиотек, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Архива Российской академии наук, Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (ЦЭПК) для принятия решений:
4.5.8.1. О включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.8.2. Об отказе о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.9. В случае решения ЦЭПК при Росархиве о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации:
4.5.9.1. В обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЦЭПК при Росархиве и регистрационный номер по Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, присвоенный в валовом порядке.
4.5.9.2. Один экземпляр листа учета и описания уникального документа включается в дело, которое со сроком хранения «постоянно» учтено в номенклатуре дел Росархива. Соответствующая информация, включая электронную копию документа, вносится в учетную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».
4.5.9.3. Федеральному государственному архиву, музею, библиотеке, уполномоченнному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Архиву Российской академии наук направляются выписка из протокола заседания ЦЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.10. В случае отказа ЦЭПК при Росархиве признать документ уникальным, федеральному государственному архиву, музею, библиотеке, уполномоченному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Архиву Российской академии наук возвращается весь пакет документов с выпиской из протокола заседания ЦЭПК.
4.5.11. Изменения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственные реестры архивных фондов субъектов Российской Федерации вносятся на основании актов о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа.
4.5.12. Акты составляются государственными архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук в произвольной форме по мере необходимости и отражают новые сведения, полученные в результате научного изучения уникальных документов, а также информацию о проведении его реставрации.
4.5.13. Акты представляются соответственно в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Архив Российской академии наук, которые направляют их в Росархив.
4.5.14. Федеральные государственные музеи и библиотеки направляют акты непосредственно в Росархив.
Пояснительная записка
к проекту «Порядка государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации»
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» разработан взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 (зарегистрирован Минюстом России 18 июля 1997 г., регистрационный № 1344).
Необходимость подготовки новой редакции ведомственного нормативного правового акта для всех органов и организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, продиктована дальнейшим развитием и совершенствованием законодательной базы в области архивного дела, внедрением информационных технологий в рассматриваемую сферу деятельности.
Правовой основой Порядка является Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с частью 1 ст. 19 которого документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Проект Порядка подготовлен в целях создания механизма реализации указанной законодательной нормы. В его положениях определены организация работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения.
Представленный нормативный ведомственный акт существенно отличается от действующего в настоящее время Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, прежде всего в части технологии проведения работ. В частности, в соответствии с проектом государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, должен быть организован не на основе накопления карточных массивов, работа с которыми осуществляется в ручном режиме (как это предусмотрено в устаревшем Регламенте), а путем заполнения и представления в соответствующий вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела баз данных, созданных на едином программном обеспечении и содержащих описания архивных фондов и документов, выполненные по единой методике.
Важным новшеством является предусмотренное проектом размещение этой информации в сети Интернет на сайтах Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, что обеспечит расширение доступа к сведениям об объеме, составе, содержании и месте хранения документов Архивного фонда Российской Федерации
В проект включен новый раздел «Ведение государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», предусматривающий учет уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ведение Государственного реестра в соответствии с частью 1 ст.19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» осуществляет Росархив. Административный регламент по исполнению Росархивом указанной государственной функции утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1296 и зарегистрирован Минюстом России (регистрационный № 10633 от 06.12.2007).
Определенные изменения претерпели формы документов государственного учета, что обусловлено необходимостью включения в них сведений об объеме и составе электронных документов, находящихся в организациях, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» прошел рецензирование практически во всех уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и публичное обсуждение в связи с его размещением на сайте Росархива в феврале 2011 г.
Коллегия Росархива рассмотрела и одобрила проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Принятие нового нормативного ведомственного акта по вопросам государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет способствовать улучшению этой работы, проведению ее с использованием современных информационных технологий, созданию условия не только для усиления государственного контроля за сохранностью Архивного фонда Российской Федерации, но и для улучшения информирования заинтересованных организаций и лиц о составе и содержании его документов и организации их хранения.
| Информационно-поисковые системы |
|
|
| Сборники документов |
Сборники документов федеральных государственных и ведомственных архивов |
