Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2015 году была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также архивов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

По итогам проведенной паспортизации в Росархив по установленным формам поступили сведения от всех комплектующихся федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (за исключением Чеченской Республики, Республики Крым и г. Севастополя), а также федеральных органов исполнительной власти ^[1] (за исключением СВР) и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (за исключением ВГТРК)^[2].

Установлено, что по состоянию на 1 декабря 2015 г. объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 237 млн. 323 тыс. 318 ед. хр. (на 1 декабря 2012 г. было 227 млн. 631 тыс. 358 ед. хр., т.е. произошло увеличение на 9,7 млн. ед. хр.) Из общего количества 66 168 566 ед. хр. хранится в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 92 084 230 ед. хр. – в архивах федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение; 79 070 522 ед. хр. – в отраслевых фондах. По видам документации объем Архивного фонда Российской Федерации распределяется следующим образом: управленческой – 113 403 008 ед. хр.; научно-технической – 55 714 803 ед.хр.; фотодокументов – 39 423 738 ед. хр., кинодокументов – 211 275 ед.хр., фонодокументов – 572 226 ед. хр., видеодокументов – 182 319 ед.хр., документов на машинных носителях – 219 719 ед.хр., других документов – 27 596 230 ед.хр. Кроме этого на ведомственном хранении находится 130 696 711 ед. хр. документов по личному составу, из них 22 142 012 ед. хр. в органах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Анализ представленных сведений показал, что по состоянию на 01.12.2015 в списках – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией состояло 94 850 организаций, из них:

профиля федеральных государственных архивов – 1 895,
профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 19 597,
профиля муниципальных архивов – 73 358.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2012 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации сократилось на 3 687 организаций или на 3,7%, причем сокращение произошло на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований. Количество организаций – источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации сократилось на 582 или на 2,8%, муниципальных архивов на 3 121 или на 4%. Количественный состав организаций – источников комплектования федеральных государственных архивов управленческой документацией наоборот увеличился на 6 организаций или на 0,3%.

Следует отметить, что сокращение количества организаций – источников комплектования произошло в подавляющем большинстве субъектов Российской Федерации (в 68-ми), что позволяет сделать вывод о том, что сохраняется устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов: на 1 декабря 2000 г. количество источников комплектования было 123 263, а по состоянию на 1 декабря 2015 г. их количество уменьшилось на 28 413 (или на 23%).

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов связано с теми изменениями, которые происходили и происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни и обусловлены, прежде всего, продолжением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Так, например, в Вологодской области сокращение источников комплектования связано с административной реформой и оптимизацией структуры органов государственной власти и местного самоуправления, в частности с ликвидацией отдельных муниципальных образований в связи с их объединением (укрупнением). По состоянию на 01.01.2015 на территории Вологодской области было 255 сельских поселений, а на 01.01.2016 осталось 197. В целом ряде регионов отмечается ликвидация в результате банкротства сельскохозяйственных предприятий и кооперативов (СПК), являвшихся источниками комплектования муниципальных архивов (Республика Калмыкия, Алтайский край, Вологодская, Орловская, Рязанская,Тверская области и др.). Из списков источников комплектования исключались органы и организации, утратившие право юридического лица.

Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось практически повсеместное исключение из списков негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве. В связи с этим количество негосударственных структур в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2012 г. на 1 761 или на 11% и составляет 14 093 организации или 15% от общего количества источников комплектования.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации.

Сократилось и количество организаций – источников комплектования научно-технической документацией – с 3 237 до 3 085, т.е. на 152 или на 4,6%. Сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации. Сокращение объясняется исключением из списков источников комплектования архивов ликвидированных организаций, негосударственных структур, полностью передавших на постоянное хранение документы, созданные до момента приватизации, и отказавшихся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе, государственных и негосударственных организаций, утративших в результате реорганизаций статус самостоятельных юридических лиц, а также организаций, не имеющих на хранении научно-техническую документацию, относящуюся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Отчеты архивных учреждений свидетельствуют о том, что работа по включению в списки вновь созданных организаций проводится практически повсеместно. Однако количество организаций, исключенных из списков, значительно превалирует над количеством включенных.

Сократилось количество объединенных ведомственных архивов с 245 до 210, т.е. на 35 или на 14%. Сокращение количества объединенных ведомственных архивов произошло в 20-ти субъектах Российской Федерации. Причины сокращения – ликвидация и реорганизация органов и организаций, при которых они существовали, изменение статуса архивов.

Количество архивов по личному составу при администрациях сократилось со 90 до 75, т.е. на 15 или на 16%, причем сокращение произошло в 3-х субъектах Российской Федерации. Наибольшее сокращение таких архивов произошло в Ростовской области (на 14).

Представленные сведения характеризуют обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив, штатными сотрудниками архивов. Так, по состоянию на 01.12. 2015 г., согласованными номенклатурами дел было обеспечено 79897 организаций или 84%, инструкциями по делопроизводству – 59 767 организаций или 63%. По сравнению с 2012 г. эти показатели снизились на 1-2%. Обеспеченность архивов организаций помещениями и штатными работниками составили соответственно 42% и 9,7%. По сравнению с 2012 г. увеличилось лишь количество организаций, имеющих помещения под архивы на 1%. Обеспеченность архивов организаций штатными работниками осталась практически на прежнем уровне. Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60%.

По учетным сведениям в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранится:

23,3 млн. ед. хр. постоянного хранения управленческой документации, из них:
профиля федеральных государственных архивов – 1,9 млн. ед. хр.,
профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 11,7 млн. ед. хр.,
профиля муниципальных архивов – 8,8 млн. ед. хр.;
в объединенных ведомственных архивах и межведомственных архивах – 891,4 тыс. ед. хр.

По сравнению с 2012 г. объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, в целом по Российской Федерации увеличился на 3,8 млн. ед. хр. или на 20%. Так, например, в г. Санкт-Петербурге рост показателя был обусловлен уточнением фактически хранящихся в источниках комплектования документов, учета ранее не учтенных дел в результате большой работы по проверке наличия дел в ведомствах в связи с введением в строй нового здания ЦГА СПб. В результате этого объем документов в ведомствах увеличился почти на 1,7 млн. ед. хр. В Краснодарском крае количество дел в организациях – источниках комплектования увеличилось за счет увеличения в целом документов постоянного хранения: похозяйственных, земельно-шнуровых, домовых, нотариальных книг в органах местного самоуправления, книг регистрации захоронений и др. Также значительно увеличился объем документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении в Воронежской, Костромской, Вологодской, Тюменской областях и др.

Кроме этого, к увеличению объемов дел, находящихся на ведомственном хранении, ведет рост ежегодного документообразования в организациях – источниках комплектования.

Объем ежегодного документообразования по состоянию на 01.12.2015 составил 1 млн. 789 530 ед. хр. По сравнению с 2012 г. он возрос в целом по Российской Федерации на 287 105 ед. хр. или на 19%. Так, например, в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов объем ежегодного документообразования увеличился на 25 025 ед.хр. или на 38%, и составляет по последним данным 89 559 ед. хр. Увеличение произошло, прежде всего, за счет увеличения этого показателя в организациях – источниках комплектования ГАРФ и РГАЛИ, уточнения учетных данных РГАНТД.

Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2015 г., составляет 15 млн. 412 тыс. ед. хр. или 66%. Этот показатель снизился на 6%, прежде всего, за счет увеличения объема дел, находящихся на ведомственном хранении, в том числе в неупорядоченном состоянии.

Вместе с тем в 22-х субъектах Российской Федерации процент дел, внесенных в описи и утвержденных ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, составляет 90 и более процентов. В целом по субъектам Российской Федерации процент дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, составил 69% (было – 76%).

В организациях – источниках комплектования федеральных архивов процент дел управленческой документации, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составляет 38% (в 2012 году он составил 36,4%) из них:

профиля ГАРФ – 41%,
профиля РГАЭ – 44%,
профиля РГАЛИ – 31%,
профиля РГАНТД – 1%,
профиля филиала РГАНТД – 60%,

Объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, составляет 4,6 млн. ед. хр. в целом по Российской Федерации, из них:

профиля федеральных архивов – 680,5 тыс. ед. хр. (было 793,2),
профиля госархивов субъектов РФ – 2 701,9 тыс. ед. хр. (было 2 554,3),
профиля муниципальных архивов – 999,8 тыс. ед. хр. (было 799,5),
в объединенных ведомственных и междуведомственных архивах – 217,7 ед. хр. (было 224,7).

По сравнению с 2012 г. объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, увеличился на 200,3 тыс. ед. хр., в основном за счет увеличения этого показателя в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. На федеральном уровне этот показатель снизился на 112,7 тыс. ед. хр. за счет приема документов в федеральные архивы.

Наибольшие объемы дел сверх установленного срока хранятся в организациях – источниках комплектования ГАРФ (436,6 тыс. ед. хр.), государственных архивов Санкт-Петербурга (527,3 тыс. ед. хр.), Саратовской области (307,0 тыс. ед. хр.), Республики Башкортостан (205,5 тыс. ед. хр.), Рязанской области (154,1 тыс. ед. хр.), Ростовской области (151,4 тыс. ед. хр.), РГАЛИ (109,1 тыс. ед. хр.) и др. Причины носят объективный характер – предельная загруженность федеральных государственных архивов, целого ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внеплановый досрочный прием документов, в т.ч. по личному составу, от ликвидированных структур.

На ведомственном хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов находилось 108,5 млн. ед. хр. по личному составу. По сравнению с 2012 г. объем хранящихся дел по личному составу уменьшился на 16,0 млн. ед. хр. в связи с приемом документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных организаций и исключением ряда организаций из списков источников комплектования. Объем дел по личному составу, внесенных в описи, согласованные с ЭПК, составил 67,6 млн. ед. хр. или 62%. По сравнению с 2012 г. данный показатель увеличился на 1%.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией, по состоянию на 01.12.2015 составлял 40,4 млн. ед. хр. По сравнению с 2012 г. он увеличился на 1,1 млн. ед. хр. или на 2,5%. К передаче на постоянное хранение подготовлено 1,4 млн. ед. хр. Объем научно-технической документации, хранящейся сверх установленного срока, увеличился на 80,1 тыс. ед. хр. и составляет на 01.12.2015 1,1 млн. ед. хр.

По состоянию на 01.12.2015 в списках организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов кинодокументами состояло 53 организации, фотодокументами – 816, фонодокументами – 186, видеодокументами – 208.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов аудиовизуальной документацией, составляет 2,5 млн. ед. хр., из них:

кинодокументов – 208 595 ед. хр. (в 2012 г. – 208 154 ед. хр.);
фотодокументов – 1 528 812 ед. хр. (в 2012 г. – 1 383 528 ед. хр.);
фонодокументов – 570 440 ед. хр. (в 2012 г. – 629 600 ед. хр.);
видеодокументов – 182 241 ед. хр. (в 2012 г. – 172391 ед. хр.)

Из всего объема аудиовизуальной документации, находящейся на ведомственном хранении, к передаче на постоянное хранение подготовлен 41% (по сравнению с 2012 г. он остался на прежнем уровне). Объем аудиовизуальной документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, увеличился на 214,1 или на 29% и составил 945 850 ед. хр.

Следует отметить, что киновидеостудии, являвшиеся ранее источниками комплектования РГАКФД, прекратили свое существование в прежнем качестве и передали на постоянное хранение все кинодокументы, находившиеся у них на хранение. Данные студии продолжают передавать на постоянное хранение в архив кино – и видеодокументы в рамках Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов», не оставляя ничего на ведомственном хранении.

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.12.2015 хранилось 92 084 230 ед. хр., из них: управленческой документации – 90 119 470 ед. хр. (из них внесено в описи 88 303 100 ед. хр. или 98%); научно-технической документации – 1 881 485 ед. хр.; фотодокументов – 78 731 ед. хр.; кинодокументов – 2 680 ед. хр.; фонодокументов – 1786 ед. хр.; видеодокументов – 78 ед. хр.

Кроме этого, в федеральных органах исполнительной власти хранится 22 142 012 ед. хр. документов по личному составу (внесено в описи 94%).

По-прежнему наибольший объем документов Архивного фонда Российской Федерации находится в архивах Министерства обороны Российской Федерации – 74 380 039 ед. хр., в архивах ФСБ России – 5 502 015 ед. хр., МВД России – 4 996 277 ед. хр.

В отраслевых фондах хранится 79 070 522 ед.хр., из них: научно-технической документации – 13 438 378 ед. хр.; фотодокументов – 37 816 195 ед.хр.; документов на машинных носителях – 219 719 ед.хр.; других документов – 27 596 230 ед. хр. По сравнению с данными 2012 г. (73 215 860 ед.хр.) объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в отраслевых фондах, увеличился на 5 854 662 ед. хр., прежде всего за счет поступлений различных видов документов в Центральный картографо-геодезический фонд.

Наибольшее количество документов хранится в Центральном картографо-геодезическом фонде – 67 791 247 ед. хр., в Росгеолфонде – 3 967 387 ед. хр., во ВНИИГМИ-МЦД – 3 259 519 ед. хр.

Анализ итогов проведенной паспортизации позволяет сделать следующие выводы:

продолжение административной реформы, реформы органов местного самоуправления повлекли за собой серьезные изменения, прежде всего в системе и структуре органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, что в свою очередь привело к ликвидации и реорганизации целого ряда органов и организаций. Кроме этого, продолжались процессы ликвидации негосударственных организаций в ходе банкротства, приватизации и акционирования государственных организаций и предприятий. Все это внесло существенные коррективы в количественный и качественный состав организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Наметилась устойчивая тенденция к сокращению источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией;
отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Это привело, наряду с другими факторами, к росту объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, при общей тенденции сокращения источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Можно предположить, что этот процесс будет продолжаться и в ближайшие годы, что впоследствии обострит проблему комплектования государственных и муниципальных архивов из-за дефицита площадей архивохранилищ;
увеличился объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока;
продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, прежде всего научно-технических;
в сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические (арифметические) ошибки, в т.ч. при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Следует отметить, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а также в подведомственных органах и организациях.

Отдел комплектования и делопроизводства

[1] В том числе и федеральных органов исполнительной власти, с которыми на момент проведения паспортизации не были заключены договоры о сроках и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – МИД России, ФСБ России, ФСО России.

[2] Российские академии наук, с которыми не заключены договоры о сроках и условиях депозитарного хранения, представили сведения о состоянии хранения документов в соответствующие федеральные государственные архивы, что нашло отражение в представленных ими сводных сведениях.