Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Р Е Ш Е Н И Е
Коллегии Федерального архивного агентства

28 декабря 2016 г.

Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное
хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Коллегия Федерального архивного агентства отмечает, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Установлено, что объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 237 млн. 323 тыс. 318 ед. хр. Кроме этого, на ведомственном хранении находилось 130 млн. 696 тыс. 711 ед. хр. документов по личному составу.

В организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранилось 23,3 млн. ед. хр. управленческой документации, 40,4 млн. ед. хр. научно-технической документации, 2,5 млн. ед. хр. аудиовизуальной документации, а также 108,5 млн. ед. хр. по личному составу.

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранилось 92,1 млн. ед.хр., из них: управленческой документации – 90,1 млн. ед.хр.; научно-технической документации – 1,9 млн. ед.хр.; аудиовизуальной документации – 83,3 тыс. ед.хр. Кроме того, в федеральных органах исполнительной власти хранилось 22,1 млн. ед.хр. документов по личному составу.

В отраслевых фондах хранилось 79,1 млн. ед. хр., из них: научно-технической документации – 13,4 млн. ед. хр.; фотодокументов – 37,8 млн. ед. хр.; документов на машинных носителях – 219,7 тыс. ед. хр.; других документов – 27,6 млн. ед. хр.

В ходе анализа итогов паспортизации установлено следующее.

Наметилась устойчивая тенденция к сокращению организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией. По сравнению с данными паспортизации 2012г. количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Российской Федерации уменьшилось на 3 687 организации или на 3,7%, научно-технической документацией – на 152 организации или на 4,6%.

Сокращение обусловлено проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Повсеместно из списков организаций – источников комплектования исключались негосударственные организации, ликвидированные в ходе банкротства, а также полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Кроме этого, из списков исключались негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.

Продолжается процесс сокращения количества объединенных ведомственных архивов вследствие ликвидации и реорганизации органов и организаций, при которых они действовали, а также архивов по личному составу при администрациях.

Отмечается рост ежегодного документообразования в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией. По сравнению с 2012 г. он возрос в целом по Российской Федерации на 287,1 тыс. ед. хр. или на 19 % и составил 1,8 млн. ед. хр., что наряду с другими факторами привело к увеличению объемов дел постоянного хранения управленческой документации в архивах организаций. В результате объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящийся на временном хранении, увеличился на 3,8 млн. ед. хр. или на 20%. Увеличение объемов дел в ведомствах связано также с ограниченными возможностями государственных и муниципальных архивов по приему документов.

Объем научно-технической документации, находящейся на временном хранении, увеличился на 1,1 млн. ед. хр. или на 2,5%.

Объем аудиовизуальной документации, находящейся на хранении в организациях – источниках комплектования, в целом остался на прежнем уровне и составил 2,5 млн. ед. хр.

Процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по сравнению с 2012 г. по управленческой документации снизился на 6%.за счет увеличения объемов дел в организациях источниках комплектования.

Увеличился объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, на 200,3 тыс. ед. хр. и составляет 4,6 млн. ед. хр. Объем дел, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока, в целом по Российской Федерации, остается значительным по причине предельной загруженности федеральных государственных архивов, ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внепланового досрочного приема документов, в т.ч. по личному составу, от ликвидированных структур.

Обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, штатными работниками архивов осталась практически на прежнем уровне, увеличилось лишь количество организаций, имеющих помещения под архив на 2%. Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60%.

Объем дел, хранящихся в федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение, уменьшился на 1,1 млн. ед. хр., в основном, за счет уточнения данных, представленных Госкорпорацией «Росатом».

 Увеличился объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отраслевых фондах, на 5,8 млн. ед. хр. прежде всего за счет поступлений различных видов документов в Центральный картографо-геодезический фонд.

Анализ сведений и пояснительных записок, полученных в ходе проведения паспортизации, показал, что продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, преимущественно хранящих научно-техническую документацию. В сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические ошибки при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Коллегия отмечает, что изменения, произошедшие в количественном и качественном составе организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также основные показатели состояния хранения в них документов, в целом адекватно отражают реальное положение дел.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

1. Одобрить работу, проведенную уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Рекомендовать уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам, федеральным органам исполнительной власти и федеральным организациям, осуществляющим депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:

   2.1. проанализировать итоги паспортизации архивов организаций, обратив особое внимание на качество заполнения ими паспортов архивов, а также представляемых в Росархив сводных учетных сведений и пояснительных записок к ним;

   2.2. усилить оказание необходимой организационно-методической и практической помощи организациям в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, в разработке номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

3. Отделу комплектования и делопроизводства (Т.А. Мещериной) подготовить к размещению на сайте Росархива решение коллегии Росархива и справку «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

4. Контроль за выполнением решения коллегии возложить на заместителя Руководителя Росархива А.В. Юрасова.