Выступление начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства Т.Е.Шабановой на совещании главных хранителей фондов (г.Самара, июнь 2013 г.)

Роль главных хранителей фондов в организации работы
по обеспечению сохранности документов

(г. Самара, июнь 2013 г.)

Оглядываясь на события более чем двадцатилетней давности, нельзя не отметить, что кардинальные изменения социально-экономических условий жизни страны, общественных приоритетов в начале 90-х годов прошлого века подвергли серьезным испытаниям архивную службу страны.

Но и в условиях системного экономического кризиса, масштабных и болезненных преобразований архивисты смогли не только избежать массовых утрат документов, принятых на постоянное хранение, сохранить Архивный фонд Российской Федерации, но и увеличить его информационный потенциал.

Это стало возможным, благодаря профессиональной ответственности и ежедневному труду архивистов, и, в первую очередь – главных хранителей фондов – наиболее квалифицированных и профессионально подготовленных специалистов в области обеспечения сохранности документов, возглавляющих соответствующие службы государственных архивов.

Именно главные хранители фондов федеральных архивов в декабре 1996 г. обратились к Президенту Российской Федерации с письмом о бедственном положении с сохранностью архивных фондов, после чего эта проблема дважды рассматривалась на заседаниях Президиума Правительства Российской Федерации (февраль 1997 г.) и Правительства Российской Федерации (ноябрь 1999 г.).

С 2001 г. – с начала реализации первой федеральной целевой программы «Культура России (2001–2005 годы)», составной частью которой явилась подпрограмма «Архивы России», в архивной отрасли появились тенденции перехода от стратегии выживания к стабилизации.

В последние 10 лет положение не только стабилизировалось. Все ярче стали проявляться и набирать силу позитивные тенденции в развитии архивного дела.

В этот период впервые принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», статьи которого регулируют отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

Важнейшим фактором, обеспечивающим развитие позитивных тенденций, являются целевые программы.

С 2012 г. ведется реализация новой, третьей по счету, федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», финансовое обеспечение которой в 3,2 раза больше объемов финансирования предыдущей программы.

Действуют соответствующие программы и в ряде субъектов Российской Федерации.

Научные проработки и практические решения нашли свое отражение в новых, третьих по счету в истории архивного дела страны, «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, зарегистрированы Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059). Более 70% Правил отражают нормативные требования в части  фондирования, организации хранения и учета документов.

Ввиду комплексного характера проблемы обеспечения сохранности документов, связанные с ее решением вопросы реализуются в деятельности практически всех структурных подразделений архива, а следовательно находят свое отражение в положениях о них, а также должностных инструкциях почти всех работников.

Принимая во внимание это обстоятельство, с 1996 г. в федеральных архивах главные хранители по своему статусу являются заместителями директоров, что дает им возможность активнее влиять на решение вопросов обеспечения сохранности документов и координацию деятельности всех структурных подразделений. Аналогично решены вопросы в государственных архивах ряда субъектов Российской Федерации.

Росархив рассматривает главного хранителя фондов как главное действуюшее лицо в организации и координации работы всех подразделений архива по обеспечению сохранности документов на всех стадиях работы с ними.

Назначение и освобождение от должности сотрудников, непосредственно занятых организацией хранения и учета документов, должно осуществляться по согласованию с главным хранителем фондов.

Каковы же формы и методы влияния главных хранителей фондов на решение проблем обеспечения сохранности и учета документов?

Эффективность работы архива во многом зависит от координации деятельности структурных подразделений и контроля за их работой. Такая координация должна осуществляться прежде всего на стадии планирования. Главные хранители должны не только давать предложения к планам, но и визировать эти планы в части вопросов, входящих в их компетенцию.

Выше уже шла речь о значимости целевых программ в развитии архивного дела.

Важнейшими составляющими этих программ являются мероприятия по развитию материально-технической базы архивов, их технической укрепленности, модернизации систем охранно-пожарной сигнализации, пожарной безопасности, оснащению стеллажным и другим оборудованием. Это не значит, что главные хранители должны досконально знать технические стороны этих вопросов, которыми занимаются производственно-хозяйственные службы архивов, но главные хранители вместе с отделами обеспечения сохранности документов должны занимать активную позицию в их постановке перед руководством, участвовать в подготовке технических заданий к госконтрактам, контролировать их выполнение, выступать совместно с другими специалистами, как своего рода ОТК, при приемке в эксплуатацию тех или иных технических средств оснащения архивов.

При этом главные хранители фондов должны владеть информацией об оснащенности архивов системами охранно-пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, протяженности архивных полок и др., т.е. данными, которые характеризуют техническую укрепленность архива и отражаются в паспорте архива и статистической форме № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20… г.» (утверждена приказом Росархива от 12.10.2006 № 59).

В рамках программных мероприятий, а также целевым порядком в последние годы произошли определенные позитивные сдвиги в части строительства архивных объектов. На федеральном уровне введены в эксплуатацию новые здания РГИА и РГАВМФ, лабораторный корпус ЦХСФ, архивный комплекс в поселке Вороново Московской области.

Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку организацию перемещения в них документальных комплексов. Наиболее ярким, масштабным и успешно организованным является переезд в комплекс новых зданий РГИА, в ходе которого было перемещено свыше 7,2 млн.ед.хр., осуществлено около 2,0 тыс. рейсов большегрузных машин, в работе задействовано свыше 500 человек. Аналогичная работа, только в гораздо меньших масштабах, при перемещении 780,0 тыс. дел РГАВМФ была осуществлена в течение 4-х месяцев.

В 2012 – I кв. 2013 г. после ввода в эксплуатацию 3-х этажного подземного хранилища в поселке Вороново Подольского района Московской области площадью свыше 11,9 тыс.кв.м РГАЭ организовал перемещение в них свыше 1,3 млн. дел, что дало возможность улучшить условия хранения документов архива, приступить к планомерному ремонту «старых архивохранилищ».

Трудно переоценить роль главных хранителей фондов в организации работы по перемещению фондов. Это и подготовка документов к перемещению, разработка схемы размещения, участие в проработке технологии перемещения фондов, контроль за осуществлением этой работы, учет перевозимых дел и др.

Вопросы сохранности документов во многом зависят от материально-технической базы, которая не у всех архивов одинаковая, поэтому предпринимая усилия по ее укреплению и развитию приходится исходить из реального положения дел, максимально использовать имеющиеся возможности.

В настоящее время все федеральные архивы оснащены действующей охранной сигнализацией, однако на почти 30% площадей требуется ее модернизация. Эти работы ведутся в плановом порядке с учетом имеющихся бюджетных средств.

Однако вне зависимости от этого, непреложным требованием является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Эта инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения и учета выжимных металлических печаток и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание.

Предмет особого внимания главных хранителей фондов – световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения. Причем в отличии от специальной обработки, которой могут быть подвергнуты лишь отдельные документы, в данном случае речь идет о сохранности целых хранилищ или архивов. К сожалению, нередко несоблюдение нормативных условий становится привычным и даже не делается попыток исправить ситуацию с помощью возможных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях). Между тем, химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза при повышении температуры среды на 10°С. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10–15 раз.

Первостепенное внимание главные хранители должны уделять организации контроля за движением дел.

Систематическая выверка книг выдачи документов из архивохранилищ, проверка качества подкладки дел, соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел (наличие листов-заверителей, листов использования, проверка листажа) – внимание к этому комплексу работ должно носить постоянный и целенаправленный характер.

В перспективе в рамках автоматизациии внутриархивных работ, предусмотренных Программой компьютеризации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2012–2020 годы (приказ Росархива от 02.12.2011 № 104) планируется разработка типового программного продукта – модуля «Контроль за движением дел».

Особая ответственность лежит на главных хранителях фондов за организацию централизованного учета документов. Характеризуя это направление, следует отметить, что в архивах создана система учетных документов, обеспечивающая возможность сохранения и использования архивных фондов, в чем немалая заслуга главных хранителей. В прошедшем пятнадцатилетии эти вопросы успешно решались на основе Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрирован Минюстом Российской Федерации 8 июля 1997 г. № 1344).

Однако в настоящее время Регламент устарел. Это обусловлено, прежде всего, внедрением информационных технологий в архивное дело, причем наиболее серьезные успехи достигнуты именно в области учета. Следует подчеркнуть, что автоматизация учета – это и развитие информационной инфраструктуры отрасли, т.к. именно в учетных справочниках аккумулируются сведения не только о количестве архивных фондов и документов, но и об их составе и содержании.

По данным статистического отчета, в автоматизированную систему учета включена информация о 86% фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. В декабре 2012 г. на портале «Архивы России» размещена тестовая версия «Центрального фондового каталога» (ЦФК) с информацией о составе и содержании фондов 10 федеральных архивов.

В настоящее время Интернет-версия ЦФК включает сведения о документах всех федеральных архивов с фондовой организацией материалов и государственных и муниципальных архивов 26 субъектов Российской Федерации.

Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 7,0 тыс. пользователей. Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Предстоит не только наращивать объем информации в автоматизированных системах учета, но и обеспечить автоматизированное формирование паспортов на всех уровнях, включая федеральный. Решению этой проблемы будет способствовать подготовка Росархивом нового Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, включающего раздел «Состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения государственного учета в автоматизированном режиме». Новый Регламент будет включать также уточненную форму паспорта государственного, муниципального архивов с учетом приема на хранение электронных документов.

Во многих региональных архивах централизованный учет документов ведут лично главные хранители фондов. В федеральных архивах, как правило, такой возможности нет. Но это направление деятельности должно быть постоянно в поле зрения главных хранителей. При этом важно обеспечить четкое взаимодействие архивохранилищ и отделов обеспечения сохранности в части прохождения актов, документирующих результаты работ с фондами.

Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого также будет отражен в новом Регламенте.

В настоящее время заканчивается разработка программного обеспечения для создания БД «Государственный реестр». В ближайшее время информация о почти 300 уникальных документах, включая их оцифрованные образы, будет выставлена в сети Интернет.

Выявление и учет уникальных документов – это не только обеспечение их гарантированной сохранности и яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия. И, конечно, главные хранители фондов должны возглавлять эту работу.

Повышение качества учетных документов, контроль за сохранностью фондов осуществляются на основе проверки их наличия и состояния. Напомню, что еще в начале 80-х годов прошлого века в архивах Российской Федерации была организована сплошная проверка наличия дел. С этого времени с разной степенью эффективности ведется цикличная проверка наличия дел. В отличие от музеев в архивной практике этот цикл нормативно закреплен: в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984) – весь объем документов архива должен был быть проверен 1 раз в 20 лет, особо ценных – 1 раз в 10 лет; в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»  (М., 2007) цикл увеличен до 25 лет, уникальные документы должны проверяться ежегодно, особо ценные – также 1 раз в 10 лет.

К сожалению, приходится сталкиваться с тем, что планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, не пересматриваются по многу лет, имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, не всегда проверке наличия предшествует выверка учетных документов, а по ее итогам – опечатывание коробок с документами, что в качестве нормы прописано в новых Правилах.

Организация проверки наличия, ее планирование, которое должно осуществляться на основе соответствующих картотек, с указанием по каждому фонду даты последней его проверки, результаты этой работы, а главное – анализ причин отсутствия дел с целью их устранения должны являться предметом самого серьезного внимания со стороны главных хранителей фондов.

Базовые направления работ по обеспечению сохранности – реставрация и страховое копирование архивных документов.

Эффективность их проведения во много определяется качеством отбора документов для специальной обработки. И в том, и в другом случаях применяется избирательный подход, но при этом в результате реставрации сохраняется документ – носитель с зафиксированной на нем информацией, а в результате страхового копирования – информация.

Отбор для реставрации – это выделение из всего массива документов с низкой потенциальной долговечностью, которые должны быть сохранены как подлинники. В этой связи нельзя ограничиваться фиксацией только «на глазок» в ходе проверки наличия и состояния фондов документов, требующих улучшения физического состояния. Эти объемы, как правило, очень значительны, но нельзя объять необъятное.

Необходимо целевое выявление физического состояния приоритетных групп документов на основе дифференцированной оценки повреждения их основы и текста. Нередко, архивисты-практики испытывают трудности в проведении этой работы. В помощь им ВНИИДАД подготовил специальное пособие «Изучение дефектов архивных документов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (М., 2009). Авторы В.Ф. Привалов и А.Г. Харитонов. Составной часть пособия является альбом^[1], включающий изображения архивных документов с различными дефектами, приводится описание дефектов в соответствии с их буквенно-цифровой индексацией, ранее разработанной институтом^[2].

Что касается отбора  для страхового копирования, то в соответствии с ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» страховые копии создаются на особо ценные, в том числе уникальные документы.

Анализ данных паспортизации показывает, что, в целом по Российской Федерации, к числу особо ценных отнесено около 5% документов. По государственным архивам субъектов Российской Федерации этот показатель стабильно составляет 2%. По федеральным архивам – 22%, в основном, за счет РГИА и РГАДА, которые, на наш взгляд, неоправданно практикуют отнесение к особо ценным сотни тысяч документов без анализа их состава и содержания.

В этой связи коллегия Росархива в июне 2010 г. приняла решение, которым директорам федеральных архивов поручено в случае подготовки к рассмотрению ЭПК федерального архива вопроса об отнесении к составу особо ценных документальных комплексов объемом свыше 10,0 тыс. ед.хр. проект решения ЭПК представлять на согласование в Росархив.

Именно главные хранители фондов должны определять политику архива в части состава документов, направляемых на специальную обработку, поскольку от решения этих вопросов зависит сохранность наиболее ценной части архивных собраний.

Проблемы отбора документов для реставрации и страхового копирования тесно связаны с формированием производственных планов лабораторий, осуществляющих эти виды работ. Их деятельность также требует внимания главных хранителей фондов. Речь в данном случае идет не столько о производственном процессе, рецептуре клеев и т.д. Главные хранители вместе с отделами обеспечения сохранности документов должны контролировать качество проведения работ, выступать своеобразным ОТК. В архивах, где лаборатории являются их структурными подразделениями, необходимо обращать внимание на сбалансированность планов отдельных участков, не допускать скопления расшитых дел, не проявленной пленки и т.д.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»  централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда. Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации может осуществлять специальное хранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Развитие и укрепление их материально-технической базы, обеспечение сохранности и учет страховых копий – забота, прежде всего, уполномоченных органов исполнительной власти  в области архивного дела и руководства этих структур. Главные хранители фондов должны обеспечивать регулярную отправку учтенного в соответствии с нормативными требованиями страхового фонда в специальное хранилище.

Немало точек соприкосновения у главных хранителей с работой отделов ведомственных архивов и комплектования, от деятельности которых во многом зависит качество описей, технической обработки, физическое состояние документов, принимаемых на хранение. Совместно с отделами обеспечения сохранности документов и хранилищами главные хранители могут и должны влиять на решение этих вопросов.

Проблемы обеспечения сохранности документов решаются не только в рамках хранительской деятельности, но и на стадии использования документов.

Наряду с организацией контроля за движением документов, о чем речь шла выше, оснащением читальных залов видеокамерами, важнейшими составляющими в решении этой проблемы, являются:

• уменьшение объемов выдачи подлинников путем создания фонда пользования, в том числе на электронных носителях;

• улучшение информированности пользователей о составе и содержании документов архива, развитие системы научно-справочного аппарата с учетом интенсивности использования документов.

Что касается электронного фонда пользования, то в отличии от традиционного, создаваемого на пленке одновременно со страховым фондом, состав документов, направляемых на оцифровку, значительно шире и включает документы наиболее используемых фондов, которые не всегда являются особо ценными. Главные хранители фондов должны принимать непосредственное участие в определении состава документов, планируемых к оцифровке. Важно их мнение и при отборе фондов, справочно-поисковые средства к которым планируется усовершенствовать.

В заключение, хочу подчеркнуть следующее: обеспечение сохранности документов – это единственное направление архивной деятельности, которое, с одной стороны, не подвержено конъюктурным соображениям, с другой – более всего зависит от государственной поддержки.

И еще есть одна особенность у этого направления – оно становится особенно заметным только, когда случаются чрезвычайные ситуации.

Круг обязанностей у главных хранителей велик, функций много, а задача одна – сохранить Архивный фонд Российской Федерации.

[1] Следует отметить, что идея подготовки альбома дефектов архивных документов принадлежит Лаборатории обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга.

[2] «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988).