Справка о работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации

В системе мер по повышению безопасности и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает страховое копирование.

Законодательной основой проведения этой работы является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи,  порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Указанная законодательная норма реализована в соответствующих разделах «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России, регистрационный № 9059 от 06.03.2007), устанавливающих нормативные требования по страховому копированию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Повышению статуса страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации способствовало его включение в состав единого российского страхового фонда документации (ЕРСФД)^[1], что обусловило также возможность разработки с участием НИИ Репрографии (головная организация по научно-методическому и научно-техническому обеспечению работ по созданию ЕРСФД) и утверждения в установленном порядке комплекса ГОСТов в рамках общегосударственного гостирования этой деятельности.

Подготовлены и введены в действие приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии:

ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»;

ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».

Главная заслуга в подготовке ГОСТов принадлежит специалистам РГАНТД, которые по представлению Росархива являлись постоянными членами Технического комитета по стандартизации ЕРСФД Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

Практическая работа по страховому копированию документов в государственных архивах ведется с конца 50-х годов прошлого века. В этот же период начато строительство комплекса хранилищ для уникальных фондов и страховых копий, которое было завершено в 1975 г. Вплоть до 90-го года для этого направления характерно наращивание объемов работ. Однако в конце 90-х годов, ввиду резкого ухудшения финансового положения федеральных архивных учреждений, создание страхового фонда в федеральных архивах было практически прекращено. В 1998 г. ликвидированы как самостоятельные организации Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов в г. Москве и Центр по обеспечению сохранности документов в г. Санкт-Петербурге, которые включены в состав соответственно РГАНТД и РГИА на правах структурных подразделений.

Сформировавшаяся в тот период сеть лабораторий федеральных архивов, ведущих страховое копирование документов на бумажной основе, за прошедшее время не претерпела изменений. Работы по страховому копированию ведут Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов (ЛМРД) РГАНТД, выполняющая отраслевые функции (обслуживает ГА РФ, РГАЭ, РГАДА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАНИ), Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов РГИА (обслуживает РГАВМФ). Помимо этого, изготовление страховых копий осуществляют Отдел репрографии, консервации и реставрации документов РГАСПИ, Отдел создания страхового фонда и реставрации документов ГА РФ, Отдел реставрации и микрофильмирования документов филиала РГАНТД в г. Самаре.

Новый этап в организации работ по страховому копированию связан с реализацией с 2001 г. федеральных целевых программ. Программное финансирование позволило в плановом порядке возобновить работы по созданию страхового фонда и фонда пользования, приступить к переоснащению лабораторий.

Особое внимание уделялось лаборатории РГАНТД, для которой закуплено 3 съемочных аппарата, 2 проявочных машины, установка по очистке стоков от проявочных машин. Новый микрофильмирующий аппарат получил РГАСПИ.

Переоснащение лаборатории РГИА решалось, в основном, в рамках введения в эксплуатацию нового комплекса зданий архива.

В 2010 г., также в связи с завершением строительства нового лабораторного корпуса ЦХСФ, приобретено современное оборудование для лаборатории Центра.

Всего за период с 2001 г. в федеральные архивы поставлено около 40 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.

Наряду с выделением программных средств на производство работ, улучшение технического оснащения лабораторий позволило за период с 2006 г. изготовить свыше 8,6 млн. кадров страховых копий с документов на бумажной основе. Страховой фонд пополняется также в ходе реализации международных договоров. Особенно активно в этом направлении ведет работу ГА РФ.

За последнее 10-летие на 20% – с 2,5 млн. ед. хр. до почти 3,0 млн. ед. хр. – возросло количество особо ценных дел, на которые создан страховой фонд, Его объем только на документы на бумажной основе составляет свыше 370,0 млн. кадров. Однако в процентном отношении, страховые копии имеют лишь 32% особо ценных дел.

Имеющийся в федеральных архивах парк микрофильмирующей техники мог бы обеспечить гораздо больший объем работ. По данным федеральных архивов годовая расчетная производительность имеющегося оборудования составляет почти 3,6 млн. кадров, в то время как в 2010 г. было изготовлено 1,7 млн. кадров.

Причина такого положения дел – ограниченность средств на приобретение расходных материалов, стоимость которых возрастает.

Несмотря на проведенную работу, проблема переоснащения лабораторий федеральных архивов микрофильмирующей техникой еще не решена в полном объеме.

Нуждается в модернизации лаборатория ГА РФ, основное оснащение которой составляет микрофильмирующее оборудование, полученное в начале 90-х годов в ходе реализации Гуверовского проекта; лаборатория филиала РГАНТД в г. Самаре, в которой поддерживается в рабочем состоянии Пентакта выпуска 1989 г.

Следует отметить также, что в лабораториях имеется значительный парк техники в неудовлетворительном техническом состоянии. Нуждаются в ремонте и не эксплуатируются 11 микрофильмирующих установок, а еще 3 – подлежат списанию.

Определенные позитивные сдвиги имеют место в проведении работ по страховому копированию аудиовизуальных документов. Количество фотодокументов, на которые создан страховой фонд, на 27% превышает общее количество особо ценных документов, учтенных в паспортах.

Страховой фонд создан на 63% особо ценных фонодокументов. В РГАФД копии изготовлены на все дореволюционные звукозаписи (2,515 тыс. ед. хр.).

Наиболее сложная ситуация складывается в части страхового копирования особо ценных кинодокументов (17%), ввиду высокой стоимости работ. В рамках федеральных целевых программ удалось решить только проблему страхового копирования особо ценных кинодокументов, хранящихся в РГАНТД.

В РГАКФД за последние годы изготовлены копии на 148 ед. хр. особо ценных кинодокументов и 4,6 тыс. ед. хр. фотодокументов на стеклянной основе. Настоятельной необходимостью для этого архива является приобретение комплекса оборудования для оцифровки кинодокументов.

Эффективность проводимых работ находится в прямой зависимости от обеспечения сохранности созданных страховых копий.

За последние 5  лет в действующий в системе Росархива Центр хранения страхового фонда передано свыше 6,4 млн. кадров страховых копий. Все они прошли проверку технического состояния и, при необходимости, консервационно-профилактическую обработку с учетом требований соответствующих ГОСТов и «Рекомендаций по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда», подготовленных РГАНТД. Справки по итогам этой работы представлены в Росархив и в соответствующие федеральные архивы. Как показывают результаты проверок, качество фотографического изображения микроформ удовлетворительное, дефектов биологического и химического происхождения не выявлено.

На основе подготовленных РГАНТД с участием РГАКФД специальных рекомендаций Центр осуществляет контроль за состоянием страховых копий в части выявления так называемого «уксусного синдрома» – разложения триацетатной пленки с появлением запаха уксусной кислоты. В настоящее время даже в самых ранних копиях производства 50-х годов прошлого века процесс хоть и имеет место, но не активный, единицы хранения не нуждаются в перекопировании.

Задача сохранения созданного страхового фонда решается на основе укрепления материально-технической базы ЦХСФ.

За последние годы в хранилищах страхового фонда модернизированы электросети, установлена новая система кондиционирования воздуха. Весь комплекс ЦХСФ оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией, введена в строй новая котельная.

Важнейшим шагом в развитии инфраструктуры не только ЦХСФ, но и всех федеральных архивов, явилось завершение в апреле 2011 года строительства нового лабораторного корпуса, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях. Перед ЦХСФ стоит задача освоения нового оборудования.

Перспективы работ по страховому копированию связаны с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно-микрографических технологий.

Как известно, для создания страхового фонда и фонда пользования могут применяться:

• COM-системы, с использованием которых изготавливаются электронные копии документов, с которых затем производятся микрофильмы;

• гибридные системы, позволяющие одновременно изготавливать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования;

• оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.

На данном этапе наиболее оптимальным для федеральных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование для создания электронного фонда пользования.

Применение этой технологии позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями и в полной мере использовать имеющееся микрофильмирующее оборудование.

Для массовой оцифровки микрофильмов уже создана определенная техническая база: в 2010 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» приобретен для ЛМРД РГАНТД специальный высокопроизводительный сканер, позволяющий оцифровывать несколько 300-метровых рулонов микрофильмов в смену, и устройство для хранения оцифрованных копий.

Сканирующим оборудованием для 30-метровых рулонов микрофильмов располагает ЦХСФ. Сканеры микроформ имеются также в РГИА, РГАДА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ.

Однако для того, чтобы организовать внедрение электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов, необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий.

В нормативном закреплении нуждается уже сложившаяся практика изготовления цифровых копий аудиовизуальных документов.

Создание цифрового фонда пользования в рамках страхового копирования предполагается вести параллельно с целевой оцифровкой документов, что предусмотрено проектом Программы информатизации Федерального архивного агентства на 2011–2020 гг., одобренной коллегией Росархива 22 февраля 2011 г.

Указанная программа и федеральная целевая программа «Культура России (2012–2016 годы)», формирование которой завершается в настоящее время, явятся основным источником финансирования работ.

Следует отметить также, что в условиях изменения организационно-правового статуса федеральных архивов дополнительной проработки требует вопрос о функционировании ЛМРД РГАНТД как структурного подразделения казенного учреждения.

Определяя оптическое микрофильмирование в сочетании со сканированием негативных микроформ в целях создания цифровых копий фонда пользования в качестве приоритетного направления, представляется нецелесообразным на данном этапе отказываться и от создания фонда пользования на пленочных носителях, тем более, что с переоснащением лаборатории ЦХСФ появилась возможность его изготовления со страховых копий, отснятых в 50-е – 60-е годы прошлого века. По данным архивов, фонд пользования, созданный именно в этот период, приходит в негодность.

По-прежнему актуальной остается проблема отбора документов для страхового копирования.

В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства.

Данная норма развита и конкретизирована в подготовленных ВНИИДАД по заказу Росархива «Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006), на основе которых федеральным архивам было предложено провести критический анализ состава документов, ранее отнесенных к этой категории.

По данным последней паспортизации, в целом по федеральным архивам к особо ценным документам отнесено 22% от общего объема хранящихся документов. В субъектах Российской Федерации этот показатель стабильно составляет 2%.

Наибольшее число дел отнесено к составу особо ценных в РГАДА (74%) и РГИА (69%).

Не умаляя значимости документов, хранящихся в двух крупнейших исторических архивах России, представляется маловероятным, что документы, отнесенные к категории особо ценных, отвечают указанной норме.

Настораживает и имеющее место мнение о необходимости микрофильмирования наиболее используемых фондов, не отнесенных к категории особо ценных. Представляется целесообразным на документы таких фондов целевым порядком создавать цифровой фонд пользования.

При подписании госконтрактов отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива отслеживает состав фондов, направляемых на страховое копирование, ориентируясь, прежде всего, на значимость наименований фондообразователей. Однако в полной мере качество отбора документов для проведения этих работ может быть обеспечено только специалистами архива, знающими состав и содержание его фондов, и состав уже смикрофильмированных документов.

Нуждается в совершенствовании взаимодействие ЛМРД РГАНТД и федеральных архивов.

Не изжиты недостатки и в подготовке дел к микрофильмированию, в учете и оформлении страховых копий, направляемых в ЦХСФ.

Предложения по решению поставленных проблем и устранению имеющихся недостатков изложены в проекте решения коллегии.

Отдел обеспечения сохранности и
государственного учета документов
Федерального архивного агентства

[1] Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 1253-68.