Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2019

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344) проведена очередная паспортизация федеральных архивов по состоянию на 01.01.2019^[1] (слайд 1).

Анализ ее результатов, в сравнении с показателями трехлетней (на 01.01.2016) и пятнадцатилетней (на 01.01.2004) давности, свидетельствует о следующем.
 

Состав и объём документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – документы), хранящихся в федеральных архивах, увеличился на 608,1 тыс. ед.хр. (1,4%) и составляет 44 428,7 тыс. ед.хр. Всего же за период с 2003 г. этот показатель возрос на более чем 3,5 млн. ед.хр. (8%) (слайд 2).

Слайд 1 Слайд 1

Слайд 2 Слайд 2

Слайд 3 Слайд 3

В течение последних пятнадцати лет практически остается неизменной структура состава документов в соответствии с показателями паспорта (слайд 3):

• документы на бумажной основе составляют 95,44% от общего количества;

• кинодокументы – 0,3%;

• фотодокументы – 3,5%;

• фонодокументы – 0,5%;

• микроформы на правах подлинников – 0,2%;

• видеодокументы – 0,04%;

• электронные документы – 0,02%.

В процентном отношении за этот период возросли объёмы документов по личному составу на 19%, научно-технической документации – на 17%, количество фотодокументов увеличилось на 15%, а видеофонограмм – в 12 раз. Объемы управленческой документации выросли на 5%, документов личного происхождения – на 7% (слайды 4, 5).

Слайд 4 Слайд 4

Слайд 5 Слайд 5

Вместе с тем, за указанный период уменьшилось количество кинодокументов на 44%, фонодокументов – на 2% в результате вывода ошибочно учтенных копий указанных документов из состава основного фонда оригиналов (слайд 6).

Что касается электронных документов, то за последние пятнадцать лет в абсолютных цифрах их объём увеличился на 4,8 тыс. ед.хр. (слайд 7). Всего в федеральных архивах хранится 10,8 тыс. ед.хр. электронных документов, основной их массив (более 8,0 тыс. ед.хр.) сосредоточен в РГАНТД, свыше 1,6 тыс. ед.хр. материалов всероссийских переписей населения 2002 г. и сельскохозяйственной 2006 г. в ГА РФ, 369 ед.хр. на электронных носителях находится на хранении в РГАСПИ, 692 ед.хр. – в РГАФД и 30 ед.хр. – в РГАКФД.

Слайд 6 Слайд 6

Слайд 7 Слайд 7

Слайд 8 Слайд 8

Структура состава документов на бумажной основе (слайд 8) также стабильна:

• управленческая документация составляет 75%;

• документы личного происхождения – 4%;

• научно-техническая документация – 10%;

• документы по личному составу – 11%.

Из комплектующихся архивов в абсолютных цифрах за период с 2003 г. значительно возросли объёмы документов ГА РФ – на 1 201,1 тыс. ед.хр. (17%), РГАЭ – на 1 149,6 тыс. (21%), РГАЛИ – на 471,8 тыс. (27%), РГА в г. Самаре – на 341,4 тыс. ед.хр. (13%). Более чем в 1,8 раза увеличился объём документов, хранящихся в РГАНТД.

Количество дел, хранящихся в РГАНИ, уменьшилось на 14% за счет выделения к уничтожению условных единиц хранения по результатам экспертизы ценности и объединения с другими делами при проведении работ по описанию.

Объем аудиовизуальных документов РГАКФД сократился на 4% при проведении экспертизы ценности кинодокументов региональных ГТРК и фотодокументов из личных архивов, что перекрыло количество вновь поступившей документации.

Количество фонодокументов РГАФД уменьшилось на 2% за счет вывода ошибочно учтенных копий указанных документов из состава основного фонда оригиналов.

Активно комплектуется ЦХСФ (слайд 9): за последнее трехлетие в Центр поступило свыше 11,2 млн. кадров, отснятых с документов, в основном, федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАСПИ, РГАКФД, РГАВМФ), а также государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания, Свердловской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского, Ямало-Ненецкого автономных округов. За период с 2003 г. этот показатель составил 45,0 млн. кадров.

Вместе с тем, в отдельных федеральных архивах продолжают оставаться на хранении значительные комплексы страховых копий. В ГА РФ этот объем составляет более 29,1 млн. кадров, в РГАСПИ – 15,0 млн. кадров, в РГВА – 10,8 млн. кадров, в РГАВМФ – 2,4 млн. кадров, в РГИА – 2,2 млн. кадров (слайд 10).

Слайд 9 Слайд 9

Слайд 10 Слайд 10

Особую группу документов составляют микроформы на правах подлинников (слайд 11). Их объем значительный и насчитывает свыше 88,4 млн. кадров. Наиболее крупными коллекциями располагает РГА в г. Самаре – 75,6 млн. кадров (микрокопии неопубликованных отчетов по НИР проектно-конструкторских институтов, поступивших из Всесоюзного научно-технического информационного центра), ГА РФ – 3,3 млн. кадров (микрокопии документов зарубежной архивной Россики), РГВА – 2,9 млн. кадров (микрокопии документов иностранных государств, перемещенных на территорию Российской Федерации в годы Второй мировой войны и возвращенных этим государствам в законодательно установленном порядке).

Количество учтённых особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации увеличилось на 0,1% и составляет более 9,3 млн. ед.хр. или 21% от общего объёма документов федеральных архивов и на 24% превышает показатель 2003 г. (слайд 12).

Слайд 11 Слайд 11

Слайд 12 Слайд 12

В разрезе федеральных архивов за период с 2003 г. в процентном отношении к общему объёму хранящихся документов этот показатель практически остаётся стабильным, кроме РГАДА, где количество учтённых особо ценных дел возросло с 18% в 2003 г. до 74% в 2012 г.
 

Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов
и фонда пользования

В 2016-2018 гг. продолжалась работа по страховому копированию уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации. За этот период изготовлено свыше 9,5 млн. кадровстраховых копий. Всего по состоянию на 01.01.2019 в федеральных архивах хранится страховой фонд объемом более 387,8 млн. кадров. Скопировано свыше 3,1 млн. ед.хр. на различных носителях. По сравнению с 2003 г. этот показатель вырос на 16% (слайд 13).

При этом лишь 34% особо ценных документов имеют страховые копии, что на 1% выше данных трехлетней давности и на 3% ниже показателя 2003 г.

Слайд 13 Слайд 13

Слайд 14 Слайд 14

В зависимости от вида документации процент скопированных особо ценных ед.хр. существенно различается (слайд 14). Страховые копии имеют:

• 33% особо ценной управленческой документации;

• 60% особо ценных документов личного происхождения;

• 21% особо ценной научно-технической документации;

• 37% особо ценных кинодокументов;

• 56% особо ценных фотодокументов;

• 58% особо ценных фонодокументов;

• 22% особо ценных видеодокументов.

В разрезе архивов объем скопированных дел превышает объем выявленных особо ценных дел в ГА РФ, РГАВМФ, РГВА, РГАСПИ. В РГАНТД этот показатель составляет 93%, в РГВИА и РГА в г. Самаре – свыше 80%, а в РГАДА и РГИА соответственно 7% и 17%. Это связано, как уже отмечалось ранее, с особенностями работы по выявлению и учету особо ценных документов, которая требует более внимательного и вдумчивого подхода.
 

Описание архивных документов.
Создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата)

Слайд 15 Слайд 15

По сравнению с данными предыдущей паспортизации показатель описания документов в федеральных архивах увеличился на 1% и составляет 99%, соответственно количество неописанных дел равняется 1% (слайд 15).

Включены в описи все документы РГАДА, РГИА, РГАЭ, РГАВМФ, РГАНТД.

В ГА РФ за последнее трехлетие количество не внесенных в описи дел сократилось на 1,1 тыс. ед.хр. (с 202,5 тыс. до 201,4 тыс.). В числе неописанных документы ФГУП «Дирекция международных фотовыставок» (фототека), поступившие в архив в неупорядоченном состоянии.

В РГА в г. Самаре за указанный период объем неописанных дел сократился почти на 62,4 тыс. и составляет 89,2 тыс. дел ликвидированных организаций, принятых в 1987-1991 гг. от Всесоюзной патентной библиотеки и НИИ патентной экспертизы.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации объем неописанных дел сократился на 389,9 тыс. ед.хр., а с показателем пятнадцатилетней давности – на 870,7 тыс. и составляет более 599,0 тыс. ед.хр.

Вместе с тем, в РГАКФД количество неописанных аудиовизуальных документов за последнее трехлетие увеличилось на 106,7 тыс. ед.хр. и составляет 201,3 тыс. (18%). В числе неописанных, в основном, фотодокументы из личных архивов и фототек, поступившие в архив в неупорядоченном состоянии.

В РГАСПИ за указанный период количество неописанных дел увеличилось на 4,8 тыс. ед.хр. и составляет свыше 52,1 тыс. (2%), в числе которых, в основном, материалы партийных съездов из фонда № 665 «Коммунистическая партия Российской Федерации (КПРФ) (с 1993)».

В РГАЛИ количество неописанных документов за последние три года увеличилось почти на 59,0 тыс. (9%) и составляет 680,5 тыс. документов.

Состав и содержание более 43,8 млн. описанных ед.хр. раскрывают на уровне заголовков ед.хр. (ед.уч.) свыше 150,1 тыс. описей. По сравнению с данными предыдущей паспортизации их количество увеличилось на более чем 2,6 тыс., а по сравнению с 2003 г. – на 10,4 тыс. За этот же период на 9% возросла экземплярность описей. Средний показатель экземплярности описей федеральных архивов составляет 65% (слайд 16).

Полный комплект описей имеется только в РГА в г. Самаре. В РГАЛИ, РГАНИ и РГАНТД экземплярность описей составляет 99%, в ГА РФ – 96%, в РГАЭ – 95%.

Низкая экземплярность описей в исторических архивах. Однако в РГАДА за последние пятнадцать лет этот показатель вырос с 22% до 73% за счет оцифровки описей.

Кроме описей, систему научно-справочного аппарата федеральных архивов составляют 663 изданных справочников, в их числе 124 путеводителей и кратких справочников по фондам, свыше 33,9 млн. карточек, организованных в систематические и другие каталоги и картотеки, и 133 базы данных о составе и содержании документов архивов.

За период с 2003 г. количество изданных путеводителей увеличилось почти на 39% (слайд 17).

Слайд 16 Слайд 16

Слайд 17 Слайд 17

Слайд 18 Слайд 18

Развитие информационных технологий создало возможность для подготовки полнотекстовых справочников в электронном формате с публикацией их в сети Интернет, однако форма паспорта не предусматривает включение в него указанных сведений.

Объемы традиционных каталогов насчитывают свыше 33,9 млн. карточек (слайд 18). В течение последних трех лет количество составленных карточек увеличилось на более чем 288,1 тыс.

Практически прекратили традиционную тематическую разработку фондов ГА РФ, РГАДА, РГАЭ, РГВА, РГАСПИ, РГА в г. Самаре, РГИА ДВ. Тем не менее, каталоги продолжают играть важную роль в научно-информационной деятельности архивов. В них включены сведения о составе и содержании 23% дел. Этот показатель остается стабильным последние пятнадцать лет.

В части аудиовизуальных документов закаталогизированы 92% ед.уч. кинодокументов, 78% ед.уч. фонодокументов, 76% ед.хр. фотодокументов, 27% ед.уч. видеофонограмм.

Все большее место в системе НСА федеральных архивов занимают базы данных (БД) о составе и содержании документов. Их количество за прошедшее трехлетие увеличилось на 3%. При этом из года в год наблюдается рост информации, включенной в БД. За период с 2013 г. количество мегабайтов возросло более чем в 8,6 раз.

Лидером по информационному объему БД является РГИА – 86 983,8 тыс. Мбайт. Более 9 341,3 тыс. Мбайт составляет объем баз данных РГВА, 970,0 тыс. Мбайт – РГАСПИ, 112,0 тыс. Мбайт – РГАЛИ. Однако форма паспорта не предусматривает количественные характеристики документов, информация о которых включена в БД.

Слайд 19 Слайд 19

В научно-справочных библиотеках федеральных архивов сосредоточено почти 1,8 млн. единиц печатной продукции (слайд 19).

За прошедшее трехлетие объем библиотечных фондов увеличился на более чем 18,7 тыс. единиц, а за период с 2003 г. этот рост составил свыше 221,0 тыс. изданий.

В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры – 62%, газетный фонд составляет 6%, журнальный – 27%, другие виды печатной продукции – 5%.

Наиболее ценными и значительными по объему библиотеками располагают ГА РФ (672,7 тыс. ед.), РГИА (425,9 тыс. ед.), РГАДА (222,6 тыс. ед.), РГАЛИ (177,8 тыс. ед.).
 

Условия хранения документов^[2]

Документы в федеральных архивах хранятся в 42 зданиях, 32 (76%) из которых специально построенные и 10 (24%) – приспособленные.

Общая протяженность стеллажных полок за последние три года сократилась на 903,6 пог.м за счет соблюдения требований пожарной безопасности при замене стеллажного оборудования в архивохранилищах, а по сравнению с 2003 г. увеличилась на 234,3 тыс. пог.м (слайд 20).

Показатель средней загруженности федеральных архивов за последнее трехлетие сократился на 2%, а за последние 15 лет уменьшился на 13%.

Продолжена работа по более рациональному использованию архивных площадей, воссоединению фондов федеральных архивов, хранящихся на разных территориях. В результате проведенного за три года перемещения более 1,1 млн. ед.хр. и свыше 8,3 млн. карточек научно-справочного аппарата удалось не только оптимизировать затраты на их содержание, но и высвободить определенную часть занимаемых ими ранее помещений для приема новых поступлений.

Продолжалась работа по замене деревянных стеллажей на металлические. Так, с 2013 г. общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 52,5 тыс. пог.м, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок в федеральных архивах составляет 90%. В 2003 г. этот показатель составлял 55% (слайд 21).

Слайд 20 Слайд 20

Слайд 21 Слайд 21

Осуществлена частичная замена деревянных и смешанных стеллажей в хранилищах ГА РФ и РГАЭ. Установлены новые металлические стеллажи в хранилищах РГВИА, РГАЛИ, РГАВМФ, РГАКФД.

По состоянию на 01.01.2019 архивохранилища 9 (56%) из 16 федеральных архивов полностью оснащены металлическим стеллажным оборудованием.

Серьезные позитивные сдвиги произошли в оснащении архивов системами безопасности и их технической укрепленности.

Продолжалась последовательная модернизация электросетей архивных объектов, в результате чего с 52% в 2003 г. до 90% в 2018 г. увеличилась доля площадей, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности (слайд 22).

Выполнены работы по замене выработавших ресурс внутренних сетей электроснабжения и электроосвещения в архивохранилищах и других помещениях корпуса 4 комплекса зданий на ул. Большой Пироговской, д. 17, зданий ГА РФ на Бережковской набережной, д.26, РГВИА, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД, РГА в г. Самаре общей площадью более 26,7 тыс. кв.м.

За последние пятнадцать лет доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, возросла на 20% и составляет 85%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 190,7 тыс. кв.м площадей архивных объектов. 8 (50%) из 16 федеральных архивов в полном объеме оснащены современной пожарной сигнализацией (слайд 23).

Слайд 22 Слайд 22

Слайд 23 Слайд 23

По сравнению с 2003 г. на 33% снизилось количество единиц хранения, находящихся в хранилищах, требующих замены охранной сигнализации.

Определенные шаги предприняты в части создания нормативных параметров воздушной среды в хранилищах, других служебных помещениях (слайд 24). В 5 (31%) из 16 архивов поддерживается нормативный температурно-влажностный режим хранения документов. В остальных 11 федеральных архивах – частично.

Минимизации негативного воздействия внешней среды на документы способствует их картонирование (слайд 25). В федеральных архивах закартонировано 97% документов, что соответствует данным предыдущей паспортизации и превышает на 3% показатель 2003 г.

Слайд 24 Слайд 24

Слайд 25 Слайд 25

В результате указанных и других мероприятий, хотя и не удалось исключить полностью аварийные ситуации по причине неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций, имевшие место в РГВИА, РГА в г. Самаре, РГАСПИ и РГАФД, пострадавших в них документов нет. Ликвидирована практика хранения документов в аварийных хранилищах. В 2003 г. в таких хранилищах размещалось более 160,0 тыс. дел.

Не было допущено ни одного факта неисправимого повреждения документов. Если в период с 2003 по 2006 гг. имели место кражи документов из федеральных архивов, то за последние 12 лет таких случаев выявлено не было.

Однако, несмотря на положительную динамику, проблемы сохранности документов, хранящихся в федеральных архивах, решены далеко не в полном объеме.

Имеются проблемы в области пожарной безопасности.

За последние три года не удалось избежать аварийных ситуаций по пожарной безопасности, имевших место в ГА РФ и РГВИА, однако пострадавших в них документов не выявлено.

Слайд 26 Слайд 26

Особого решения требует пожарная безопасность комплекса зданий архивного городка на ул. Большой Пироговской, д. 17.

Лишь 8 федеральных архивов (РГАДА, РГИА, РГАЭ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАНТД, РГА в г. Самаре) оборудованы системами автоматического пожаротушения (слайд 26). В нарушение нормативных требований не оснащены такими системами 4 (25%) из 16 федеральных архивов. В их числе РГВИА – особо ценный объект культурного наследия народов Российской Федерации и РГАФД, размещенные в здании – памятнике истории и культуры федерального значения – Лефортовском дворце, РГИА ДВ в г. Владивостоке, Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) в г. Ялуторовске Тюменской области, где сосредоточены страховые копии, отснятые с уникальных и особо ценных документов федеральных архивов страны. Еще 4 федеральных архива оснащены указанными системами лишь частично (ГА РФ (Бережковская набережная, д. 26), РГАВМФ (ул. Миллионная, д. 36), РГАЛИ (корпус 1), РГАКФД (хранилище кинодокументов на триацетатной основе).

Не удалось в полном объеме провести модернизацию электросетей и электрооборудования федеральных архивов. Так, состояние электросетей в РГВИА, РГВА, РГАСПИ находится в неудовлетворительном состоянии. Количество единиц хранения, размещенных в хранилищах, требующих замены электросетей и электрооборудования, составляет свыше 9,9 млн. ед.хр.

Более 9,6 млн. архивных дел размещены в хранилищах общей площадью 61,7 тыс. кв.м, не оборудованных и требующих замены пожарной сигнализации.

Почти 2,0 млн. архивных дел хранятся на деревянных стеллажах протяженностью 22,9 тыс. пог.м, что не соответствует противопожарным нормам. Еще 52,5 тыс. пог.м составляют смешанные стеллажи, которые также подлежат замене.

В 7 (44%) из 16 федеральных архивов процент незакартонированных дел составляет от 1% в РГВА до 13% в РГА в г. Самаре.
 

Отдел обеспечения сохранности и учета

[1] Паспортизация проводится 1 раз в 3 года: на 01.01.2004, 01.01.2007, 01.01.2010, 01.01.2013, 01.01.2016, 01.01.2019.

[2] При написании этого раздела использованы данные мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, по состоянию на 01.01.2019.