Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.12.2021

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2021 году была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также архивов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

По итогам проведенной паспортизации в Росархив по установленным формам поступили сведения от всех комплектующихся федеральных государственных архивов (за исключением РГАКФД и РГАФД)^[1], уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных органов исполнительной власти^[2] (за исключением СВР России) и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (за исключением ВГТРК, Российской академии художеств и Российской академии архитектуры и строительных наук)^[3].

Установлено, что по состоянию на 01.12.2021 объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 249 млн. 246 тыс. 195 ед. хр. (на 01.12.2018 было 248 млн. 604 тыс. 359 ед. хр.), т.е. произошло увеличение на 641 836 ед. хр. или на 0,26%.

Из общего количества 55 492 900 ед. хр. или 22,3% хранится в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 92 596 379 ед. хр. или 37,2% – в архивах федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение; 101 156 916 ед. хр. или 40,6% – в отраслевых фондах.

По видам документации объем Архивного фонда Российской Федерации распределяется следующим образом: управленческой – 118 024 538 ед. хр. или 47,3%, научно-технической – 37 282 852 ед. хр. или 15%, фотодокументов – 46 176 630 ед. хр. или 18,5%, кинодокументов – 115 594 ед. хр. или 0,05%, фонодокументов – 467 357 ед. хр. или 0,2%, видеодокументов – 241 325 ед. хр. или 0,09%, документов на машинных носителях – 4 433 771 ед. хр. или 1,8%, других документов – 42 504 128 ед. хр. или 17%.

Кроме этого, на ведомственном хранении находится 120 210 526 ед. хр. документов по личному составу, из них 23 239 531 ед. хр. – в органах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Анализ представленных сведений показал, что по состоянию на 01.12.2021 в списках организаций – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией состояло 87 882 организации, из них:

• профиля федеральных государственных архивов – 1359;

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 18 330;

• профиля муниципальных архивов – 68 193.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2018 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Российской Федерации сократилось на 1712 организации или на 1,9%, причем сокращение произошло как на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, так и на федеральном уровне. Количество организаций – источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации сократилось на 347 или на 1,6%, муниципальных архивов на 1103 или на 1,6%. Количественный состав организаций – источников комплектования федеральных государственных архивов управленческой документацией сократился на 262 организации или на 16%, в основном за счет сокращения организаций – источников комплектования РГАНТД и РГА в г. Самаре.

Сокращение количества организаций – источников комплектования произошло в подавляющем большинстве субъектов Российской Федерации (в 67-ми из 85), что позволяет сделать вывод о том, что сохраняется устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов: на 01.12.2000 количество источников комплектования было 123 263, а по состоянию на 01.12.2021 их количество уменьшилось на 35 381 или на 28,7%.

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов обусловлено, прежде всего, продолжающимся процессом реформирования органов исполнительной власти, как на федеральном, так и на региональном уровнях, а также органов местного самоуправления, повлекшим за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось практически повсеместное исключение из списков организаций – источников комплектования негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве. В связи с этим количество негосударственных структур в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2018 г. на 275 или на 2,2% и составляет 12 281 организаций или 14% от общего количества источников комплектования.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации.

В соответствии со статьями 4 и 7 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям субъектов Российской Федерации, а также органов местного самоуправления не относится хранение документов федеральной собственности. Пунктом 2 статьи 21 Закона предусмотрена возможность передачи документов, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории субъекта Российской Федерации на основании договора. При этом заключение договора предусматривает обоюдную заинтересованность сторон, в противном случае будет нарушена статья 421 ГК РФ, согласно которой граждане и юридические лица свободны в заключении договора.

Установленные формы паспортов архивов не включают показатели, позволяющие установить точный объем территориальных органов федеральных органов государственной власти, которые в настоящее время включены/исключены и списков источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации.

Отчеты архивных учреждений свидетельствуют о том, что работа по включению в списки вновь созданных организаций проводится практически повсеместно. Однако количество организаций, исключенных из списков, значительно превалирует над количеством включенных.

Решение проблемы устойчивого сокращения количества организаций, включенных в списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов, возможно при включении в проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях обязательность отнесения государственных, муниципальных организаций к источникам комплектования государственных, муниципальных архивов в части полного или выборочного приема документов (группового или повидового). Предусмотреть корреспондирующую норму в Приказе Росархива от 2 марта 2020 г .№ 24.

Сократилось количество объединенных ведомственных архивов с 195 до 183 или на 6%. Сокращение количества объединенных ведомственных архивов произошло в 13-ти субъектах Российской Федерации. Причины сокращения – ликвидация и реорганизация органов и организаций, при которых они существовали, изменение статуса архивов. В ряде субъектов объединенные ведомственные архивы были ликвидированы, а документы поступили на хранение в государственные архивы субъектов. В ряде субъектов объединенные ведомственные архивы были исключены из списков источников комплектования в связи с изменением статуса организации.

Количество архивов по личному составу при органах местного самоуправления увеличилось с 47 до 71 или на 36%, за счет создания 25 таких архивов в Республике Башкортостан.

Сократилось и количество организаций – источников комплектования научно-технической документацией – с 2615 до 2187, т.е. на 424 или на 16,4%. Сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации.            

Представленные сведения характеризуют обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив, штатными сотрудниками архивов. Так, по состоянию на 01.12.2021 согласованными номенклатурами дел было обеспечено 83% организаций, инструкциями по делопроизводству – 61%. По сравнению с 2018 г. эти показатели уменьшились на 3%. Обеспеченность архивов организаций помещениями и штатными работниками архивов составили соответственно 43% и 9,3%. По сравнению с 2018 г. увеличилось лишь количество организаций, имеющих штатных сотрудников на 0,1%. Обеспеченность архивов организаций помещениями под архив осталась практически на прежнем уровне.

Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался практически на прежнем уровне и составил 59%.

По учетным сведениям в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранится 27,4 млн. ед. хр. постоянного хранения управленческой документации, из них:

• профиля федеральных государственных архивов – 2,9 млн. ед. хр.,

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 12,1 млн. ед. хр.,

• профиля муниципальных архивов – 11,7 млн. ед. хр.;

• в объединенных ведомственных архивах и межведомственных архивах – 733,6 тыс. ед. хр.

По сравнению с 2018 г. объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, в целом по Российской Федерации увеличился на 2,7 млн. ед. хр. или на 11% за счет увеличения объемов дел постоянного хранения управленческой документации на муниципальном уровне.

Объем ежегодного документообразования по состоянию на 01.12.2021 составил 1 835 214 ед. хр. По сравнению с 2018 г. он в целом по Российской Федерации увеличился на 60 393 ед. хр. или на 3,4%. В организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов объем ежегодного документообразования увеличился на 12,8 тыс. ед. хр. и составляет по последним данным 104 045 ед. хр. Увеличение произошло, прежде всего, за счет увеличения этого показателя в организациях – источниках комплектования РГАЛИ и РГИА ДВ.

Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2021 составляет 17,2 млн. ед. хр. или 62,4%. Этот показатель сократился на 4%. Вместе с тем в 16-ти субъектах Российской Федерации процент дел, внесенных в описи и утвержденных ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, составляет 90% и более. В целом по субъектам Российской Федерации процент дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, составил 66% .

В организациях – источниках комплектования федеральных архивов процент дел управленческой документации, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составляет 28% (в 2018 году он составил 34%), в том числе:

• профиля ГА РФ – 39%,

• профиля РГАЭ – 17%,

• профиля РГАЛИ – 25%,

• профиля РГАНТД – 4%,

• профиля РГА в г. Самаре – 56%,

• профиля РГИА ДВ – 78%.

По сравнению с паспортизацией 2018 года уменьшился объем дел постоянного хранения, включенных в описи прошедшие утверждение ЭПК ГА РФ, за счет приема дел в 2019–2021 гг., а также передачи на хранение в РГАЭ (пос. Вороновское) документов Комиссии по установлению персональных пенсий при Совете Министров РСФСР, Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации, Хозрасчетного научного объединения Министерства высшего и среднего специального образования РСФСР, Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации.

Объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, в целом по Российской Федерации составляет 4,7 млн. ед. хр., из них:

• профиля федеральных архивов – 765 799 ед. хр. (было 768 247),

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 2 509,5 тыс. ед. хр. (было 2 468,5),

• профиля муниципальных архивов – 1 374,2 тыс. ед. хр. (было 1 184,3),

• в объединенных ведомственных и междуведомственных архивах – 122 841 ед. хр. (было 142 916) .

По сравнению с 2018 г. объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, увеличился на 208 164 ед. хр.

Наибольшие объемы дел сверх установленного срока хранятся в организациях источниках комплектования ГА РФ (525,2 тыс. ед. хр.), государственных и муниципальных архивов Саратовской области (359,1 тыс. ед. хр.), Республики Башкортостан (315,6 тыс. ед. хр.), Воронежской области (247,7 тыс. ед. хр.), Ростовской области (204,1 тыс. ед. хр.) и др. Причины носят объективный характер: предельная загруженность федеральных государственных архивов, целого ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внеплановый досрочный прием документов, в том числе по личному составу, от ликвидированных структур.

На ведомственном хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов находилось 96 970 995 ед. хр. по личному составу. По сравнению с 2018 г. объем хранящихся дел по личному составу уменьшился на 4,9 млн. ед. хр. или на 5% в связи с приемом документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных организаций и исключением ряда организаций из списков источников комплектования.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией, по состоянию на 01.12.2021 составлял 25,3 млн. ед. хр. По сравнению с 2018 г. он уменьшился на 7,3 млн. ед. хр. К передаче на постоянное хранение подготовлено 1,5 млн. ед.  хр.

По состоянию на 01.12.2021 в списках организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов кинодокументами состояло 39 организаций, фотодокументами – 766, фонодокументами – 66, видеодокументами – 196.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов аудиовизуальной документацией, составляет 2,7 млн. ед. хр.

Из всего объема аудиовизуальной документации, находящейся на ведомственном хранении, к передаче на постоянное хранение подготовлен 36% (по сравнению с 2018 г. он снизился на 2%).

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.12.2021 хранилось 92 596 379 ед. хр.

По-прежнему наибольший объем документов Архивного фонда Российской Федерации находится в архивах Минобороны России – 74,4 млн. ед. хр., в архивах ФСБ России – 5 млн. ед. хр., МВД России – 5,2 млн. ед. хр.

В отраслевых фондах хранилось 101 млн. ед. хр. По сравнению с данными 2018 г. (95,1 млн. ед. хр.) объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в отраслевых фондах, увеличился на 6 млн. ед. хр., прежде всего за счет увеличения объемов, находящихся на хранении в ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных».

Наибольшее количество документов хранится в ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных» – 86,4 млн. ед. хр., в ФГБУ «Российский федеральный геологический фонд» – 5,4 млн. ед. хр., во Всероссийском научно-исследовательском институте гидрометеорологической информации – Мировой центр данных – 3,3 млн. ед. хр.

Анализ итогов проведенной паспортизации позволяет сделать следующие выводы:

• продолжается процесс сокращения источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией;

• отмечается рост объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, при сохраняющейся тенденции сокращения количества организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

• отмечается рост объемов дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока, в основном из-за дефицита площадей архивохранилищ;

• особую обеспокоенность вызывает большой объем неупорядоченных дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов (2 млн. дел);

• продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, прежде всего научно-технических;

• в сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические (арифметические) ошибки, в том числе при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм;

• формы сводных сведений не позволяют провести анализ количественных показателей территориальных органов федеральных органов государственной власти, которые в настоящее время включены/исключены и списков источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации;

• формы сводных сведений не позволяют провести анализ объемных показателей электронных документов, находящихся на хранении в архивах.

При этом, необходимо отметить, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а также в подведомственных органах и организациях.

Отдел комплектования и делопроизводства

[1] РГАКФД не представил указанные сведения, поскольку киновидеостудии, являвшиеся ранее источниками комплектования архива, прекратили свое существование в прежнем качестве и передали на постоянное хранение все кинодокументы, находившиеся у них на хранении. Данные студии продолжают передавать на постоянное хранение в архив кино- и видеодокументы в рамках Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов», не оставляя ничего на ведомственном хранении.

РГАФД не представил указанные сведения по причине того, что негосударственные организации, составляющие большинство источников комплектования РГАФД, не имеют специализированных подразделений, осуществляющих хранение и подготовку фонодокументов к передаче на постоянное хранение. Аудиоиздательские организации передают в РГАФД фонодокументы в порядке реализации Федерального закона «Об обязательном экземпляре документа» по мере их выхода в свет.

[2] В том числе и федеральных органов исполнительной власти, с которыми на момент проведения паспортизации не были заключены договоры о сроках и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – ФСБ России, ФСО России.

[3] Российская академия художеств и Российская академия архитектуры и строительных наук, с которыми не заключены договоры о сроках и условиях депозитарного хранения, представили сведения о состоянии хранения документов в соответствующие федеральные государственные архивы, что нашло отражение в представленных ими сводных сведениях.