Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.12.2018

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2018 году была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также архивов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

По итогам проведенной паспортизации в Росархив по установленным формам поступили сведения от всех комплектующихся федеральных государственных архивов (за исключением РГАКФД и РГАФД)^[1], уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (за исключением Чеченской Республики), а также федеральных органов исполнительной власти^[2] (за исключением СВР России) и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (за исключением ВГТРК, Российской академии художеств и Российской академии архитектуры и строительных наук)^[3]. Впервые сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования представлены уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела Республики Крым и города Севастополя. Также впервые сведения о состоянии хранения документов в архивах своих систем представили Следственный комитет Российской Федерации, Росгвардия, Государственная корпорация по космической деятельности «Роскосмос».

Установлено, что по состоянию на 01.12.2018 объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 248 млн. 604 тыс. 359 ед. хр. (на 01.12.2015 было 237 млн. 323 тыс. 318 ед. хр., т.е. произошло увеличение на 11,3 млн. ед. хр.). Увеличение произошло, прежде всего, за счет включения в учетные сведения, представленные ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных», материалов и данных федерального фонда пространственных данных.

Из общего количества 61 013 600 ед. хр. или 24,5% хранится в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 92 445 723 ед. хр. или 37,2% – в архивах федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение; 95 145 036 ед. хр. или 38,3% – в отраслевых фондах. По видам документации объем Архивного фонда Российской Федерации распределяется следующим образом: управленческой – 115 007 077 ед. хр. или 46,3%; научно-технической – 45 945 851 ед. хр. или 18,5%; фотодокументов – 38 150 986 ед. хр. или 15,3%, кинодокументов – 145 119 ед. хр. или 0,05%, фонодокументов – 458 351 ед. хр. или 0,2%, видеодокументов – 196 281 ед. хр. или 0,08%, документов на машинных носителях – 1 319 379 ед. хр. или 0,5%, других документов – 47 381 315 ед. хр. или 19%. Кроме этого, на ведомственном хранении находится 126 648 309 ед. хр. документов по личному составу, из них 24 629 769 ед. хр. – в органах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Анализ представленных сведений показал, что по состоянию на 01.12.2018 в списках организаций – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией состояло 89 594 организации, из них:

• профиля федеральных государственных архивов – 1621

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 18 677

• профиля муниципальных архивов – 69 296

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2015 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Российской Федерации сократилось на 5 256 организаций или на 5,5%, причем сокращение произошло как на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, так и на федеральном уровне. Количество организаций – источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации сократилось на 920 или на 4,6%, муниципальных архивов на 4 062 или на 5%. Количественный состав организаций – источников комплектования федеральных государственных архивов управленческой документацией сократился на 274 организации или на 14,5%, в основном за счет сокращения организаций – источников комплектования РГАНТД и РГА в г. Самаре.

Следует отметить, что сокращение количества организаций – источников комплектования произошло в подавляющем большинстве субъектов Российской Федерации (в 70-ти из 85), что позволяет сделать вывод о том, что сохраняется устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов: на 01.12.2000 количество источников комплектования было 123 263, а по состоянию на 01.12.2018 их количество уменьшилось на 33 669 или на 27%.

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов обусловлено, прежде всего, продолжающимся процессом реформирования органов исполнительной власти, как на федеральном, так и на региональном уровнях, а также органов местного самоуправления, повлекшим за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось практически повсеместное исключение из списков организаций – источников комплектования негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве. В связи с этим количество негосударственных структур в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2015 г. на 1 537 или на 10% и составляет 12 556 организаций или 15% от общего количества источников комплектования.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации.

Отчеты архивных учреждений свидетельствуют о том, что работа по включению в списки вновь созданных организаций проводится практически повсеместно. Однако количество организаций, исключенных из списков, значительно превалирует над количеством включенных.

Сократилось количество объединенных ведомственных архивов с 210 до 195 или на 7%. Сокращение количества объединенных ведомственных архивов произошло в 15-ти субъектах Российской Федерации. Причины сокращения – ликвидация и реорганизация органов и организаций, при которых они существовали, изменение статуса архивов.

Количество архивов по личному составу при органах местного самоуправления сократилось со 75 до 47 или на 37%. Наибольшее сокращение таких архивов произошло в Ростовской области (на 29).

Сократилось и количество организаций – источников комплектования научно-технической документацией – с 3 085 до 2 601, т.е. на 484 или на 15%. Сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации.

Представленные сведения характеризуют обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив, штатными сотрудниками архивов. Так, по состоянию на 01.12.2018 согласованными номенклатурами дел было обеспечено 85% организаций, инструкциями по делопроизводству – 64%. По сравнению с 2015 г. эти показатели увеличились на 1%. Обеспеченность архивов организаций помещениями и штатными работниками архивов составили соответственно 43% и 9,4%. По сравнению с 2015 г. увеличилось лишь количество организаций, имеющих помещения под архивы – на 1%. Обеспеченность архивов организаций штатными работниками осталась практически на прежнем уровне.

Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60,8%.

По учетным сведениям в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранится 24,7 млн. ед. хр. постоянного хранения управленческой документации, из них:

• профиля федеральных государственных архивов – 2,3 млн. ед. хр.,

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 11,7 млн. ед. хр.,

• профиля муниципальных архивов – 9,7млн. ед. хр.;

• в объединенных ведомственных архивах и межведомственных архивах – 946,5 тыс. ед. хр.

По сравнению с 2015 г. объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, в целом по Российской Федерации увеличился на 1,4 млн. ед. хр. или на 6%. Увеличение произошло как в связи с увеличением в ряде регионов объемов дел постоянного хранения в организациях–источниках комплектования, так и упорядочением похозяйственных, земельно-шнуровых, домовых книг, а также за счет уточнения объемов хранящихся дел.

Объем ежегодного документообразования по состоянию на 01.12.2018 составил 1 774 821 ед. хр. По сравнению с 2015 г. он в целом по Российской Федерации несколько снизился – на 0,8%. Вместе с тем, в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов объем ежегодного документообразования увеличился на 7,8 тыс. ед. хр. и составляет по последним данным 91 207 ед. хр. Увеличение произошло, прежде всего, за счет увеличения этого показателя в организациях – источниках комплектования ГАРФ и РГАЛИ.

Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2018 составляет 16,7 млн. ед. хр. или 67%. Этот показатель увеличился на 1%. Вместе с тем в 20-ти субъектах Российской Федерации процент дел, внесенных в описи и утвержденных ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, составляет 90% и более. В целом по субъектам Российской Федерации процент дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, составил 71%

В организациях – источниках комплектования федеральных архивов процент дел управленческой документации, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составляет 34% (в 2015 году он составил 38%), в том числе:

• профиля ГАРФ – 42%,

• профиля РГАЭ – 29%,

• профиля РГАЛИ – 23%,

• профиля РГАНТД – 1%,

• профиля РГА в г. Самаре – 55%,

• профиля РГИА ДВ – 69%

Объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, в целом по Российской Федерации составляет 4,6 млн. ед. хр., из них:

• профиля федеральных архивов – 768 247 ед. хр. (было 680 483),

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 2 468,5 тыс. ед. хр. (было 2 701,9),

• профиля муниципальных архивов – 1184,3 тыс. ед. хр. (было 999,8),

• в объединенных ведомственных и междуведомственных архивах – 142 916 ед. хр. (было 217,7) .

По сравнению с 2015 г. объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, остался на прежнем уровне.

Наибольшие объемы дел сверх установленного срока хранятся в организациях – источниках комплектования ГАРФ (486,0 тыс. ед. хр.), государственных и муниципальных архивов Саратовской области (343,3 тыс. ед. хр.), Республики Башкортостан (297,3 тыс. ед. хр.), Рязанской области (155,0 тыс. ед. хр.), Ростовской области (171,2 тыс. ед. хр.) и др. Причины носят объективный характер – предельная загруженность федеральных государственных архивов, целого ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внеплановый досрочный прием документов, в том числе по личному составу, от ликвидированных структур.

На ведомственном хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов находилось 102 млн. ед. хр. по личному составу. По сравнению с 2015 г. объем хранящихся дел по личному составу уменьшился на 6,0 млн. ед. хр.или на 5,5% в связи с приемом документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных организаций и исключением ряда организаций из списков источников комплектования.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией, по состоянию на 01.12.2018 составлял 33,6 млн. ед. хр. По сравнению с 2015 г. он уменьшился на 6,8 млн. ед. хр. К передаче на постоянное хранение подготовлено 1,2 млн. ед. хр.

По состоянию на 01.12.2018 в списках организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов кинодокументами состояло 42 организации, фотодокументами – 768, фонодокументами – 81, видеодокументами – 228.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов аудиовизуальной документацией, составляет 2,6 млн. ед. хр.

Из всего объема аудиовизуальной документации, находящейся на ведомственном хранении, к передаче на постоянное хранение подготовлен 38% (по сравнению с 2015 г. он снизился на 2%).

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.12.2018 хранилось 92,4 млн. ед. хр.,

По-прежнему наибольший объем документов Архивного фонда Российской Федерации находится в архивах Министерства обороны Российской Федерации – 74,4 млн. ед. хр., в архивах ФСБ России – 4,9 млн. ед. хр., МВД России – 5,2 млн. ед. хр.

В отраслевых фондах хранилось 95,1 млн. ед. хр. По сравнению с данными 2015 г. (79,0 млн. ед. хр.) объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в отраслевых фондах, увеличился на 16,1 млн. ед. хр., прежде всего за счет увеличения объемов, находящихся на хранении в ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных».

Наибольшее количество документов хранится в ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных» – 83,3 млн. ед. хр., в Росгеолфонде – 4,2 млн. ед. хр., во ВНИИГМИ-МЦД – 3,3 млн. ед. хр.

Анализ итогов проведенной паспортизации позволяет сделать следующие выводы:

• продолжается процесс сокращения источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией;

• отмечается рост объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, при сохраняющейся тенденции сокращения количества организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Это свидетельствует о реальном росте объема ежегодного документообразования, несмотря на то, что его цифровые показатели остались практически на прежнем уровне.

• сохраняется на прежнем уровне объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока, в основном из-за дефицита площадей архивохранилищ;

• особую обеспокоенность вызывает большой объем неупорядоченных дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов (1,5 млн. дел);

• продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, прежде всего научно-технических;

• в сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические (арифметические) ошибки, в том числе при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Следует отметить, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а также в подведомственных органах и организациях.
 

Отдел комплектования и делопроизводства

[1] РГАКФД не представил указанные сведения, поскольку киновидеостудии, являвшиеся ранее источниками комплектования архива, прекратили свое существование в прежнем качестве и передали на постоянное хранение все кинодокументы, находившиеся у них на хранение. Данные студии продолжают передавать на постоянное хранение в архив кино - и видеодокументы в рамках Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов», не оставляя ничего на ведомственном хранении.

РГАФД не представил указанные сведения по причине того, что негосударственные организации, составляющие большинство источников комплектования РГАФД, не имеют специализированных подразделений, осуществляющих хранение и подготовку фонодокументов к передаче на постоянное хранение. Аудиоиздательские организации передают в РГАФД фонодокументы в порядке реализации Федерального закона «Об обязательном экземпляре документа» по мере их выхода в свет.

[2] В том числе и федеральных органов исполнительной власти, с которыми на момент проведения паспортизации не были заключены договоры о сроках и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации - ФСБ России, ФСО России.

[3] Российская академия художеств и Российская академия архитектуры и строительных наук, с которыми не заключены договоры о сроках и условиях депозитарного хранения, представили сведения о состоянии хранения документов в соответствующие федеральные государственные архивы, что нашло отражение в представленных ими сводных сведениях.