Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2012 году была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также архивов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

По итогам проведенной паспортизации в Росархив по установленным формам поступили сведения от всех комплектующихся федеральных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (за исключением Республики Ингушетия и Чеченской Республики), а также федеральных органов исполнительной власти^[1] и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации^[2].

Установлено, что по состоянию на 1 декабря 2012 г. объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 227 млн. 631 тыс. 358 ед.хр. Из общего количества 61 193 153 ед. хр. хранится в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 93 222 345 ед. хр. – в архивах федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение; 73 215 860 ед. хр. – в отраслевых фондах. По видам документации объем Архивного фонда Российской Федерации распределяется следующим образом: управленческой – 111 224 777 ед. хр.; научно-технической – 54 283 702 ед. хр.; фотодокументов – 36 979 390 ед. хр., кинодокументов – 581 908 ед. хр., фонодокументов – 1 193 747 ед. хр., видеодокументов – 238 227 ед. хр., документов на машинных носителях – 1 219 226 ед. хр., других документов – 21 910 381 ед. хр. Кроме этого на ведомственном хранении находится 144 990 949 ед. хр. документов по личному составу, из них 20 876 205 ед. хр. в органах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Анализ представленных сведений показал, что по состоянию на 01.12.2009 в списках – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией состояло 98 357 организаций, из них:

• профиля федеральных архивов – 1 889,

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 20 179,

• профиля муниципальных архивов – 76 479.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2009 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации сократилось на 8 622 организации или на 8%, причем сокращение произошло на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований. Количество организаций – источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации сократилось на 1162 или на 5%, муниципальных архивов на 7317 или на 8,7%. Количественный состав организаций – источников комплектования федеральных государственных архивов управленческой документацией наоборот увеличился на 37 организаций или на 2%.

Следует отметить, что сокращение количества организаций – источников комплектования произошло в подавляющем большинстве субъектов Российской Федерации, что позволяет сделать вывод о том, что наметилась устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов: на 1 декабря 2000 г. количество источников комплектования было 123 263, а по состоянию на 1 декабря 2012 г. их количество уменьшилось на 24 906 (или на 20%).

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов связано с теми изменениями, которые происходили и происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни и обусловлены, прежде всего, проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций.

Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось практически повсеместное исключение из списков негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.   В связи с этим количество негосударственных структур в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2009 г. на 3 479 или на 18% и составляет 15 854 организации или 16% от общего количества источников комплектования.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации

Сократилось и количество организаций – источников комплектования научно-технической документацией – с 3 580 до 3 237, т.е. на 343 или на 9,6%. Сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации. Сокращение объясняется исключением из списков источников комплектования архивов ликвидированных организаций, негосударственных структур, полностью передавших на постоянное хранение документы, созданные до момента приватизации, и отказавшихся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе, государственных и негосударственных организаций, утративших в результате реорганизаций статус самостоятельных юридических лиц, а также организаций, не имеющих на хранении научно-техническую документацию, относящуюся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Отчеты архивных учреждений свидетельствуют о том, что работа по включению в списки вновь созданных организаций проводится практически повсеместно. Однако количество организаций, исключенных из списков, значительно превалирует над количеством включенных.

Сократилось количество объединенных ведомственных архивов с 269 до 245, т.е. на 24 или на 8%. Сокращение количества объединенных ведомственных архивов произошло в 22-х субъектах Российской Федерации. Причины сокращения – ликвидация и реорганизация органов и организаций, при которых они существовали, изменение статуса архивов.

Количество архивов по личному составу при администрациях сократилось со 138 до 90, т.е. на 48 или на 34%, причем сокращение произошло в 8 субъектах Российской Федерации. Наибольшее сокращение таких архивов произошло в Омской области, так как 33 таких архива вошли в состав муниципальных архивов.

Представленные сведения характеризуют обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, помещениями под архив, штатными сотрудниками архивов. Так, по состоянию на 01.12.2012 согласованными номенклатурами дел было обеспечено 84 604 организации или 86%, инструкциями по делопроизводству – 63 414 организаций или 64%. По сравнению с 2009 г. эти показатели выросли лишь на 1–2% Обеспеченность архивов организаций помещениями и штатными работниками составили соответственно 41% и 9,3%. По сравнению с 2009 г. увеличилось лишь количество организаций, имеющих помещения под архивы на 2%. Обеспеченность архивов организаций штатными работниками осталась на прежнем уровне. Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60%.

По учетным сведениям в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранится:

• 19,5 млн. ед. хр. постоянного хранения управленческой документации, из них:

• профиля федеральных архивов – 1,9 млн. ед. хр.,

• профиля государственных архивов субъектов Российской Федерации – 9,2 млн. ед. хр.,

• профиля муниципальных архивов – 7,5 млн. ед. хр.;

• в объединенных ведомственных архивах и межведомственных архивах – 891,4 тыс. ед. хр.

По сравнению с 2009 г. объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, в целом по Российской Федерации увеличился на 2,6 млн. ед. хр. или на 15%. Так, например, в г. Санкт-Петербург рост показателя был обусловлен прежде всего за счет фактической передачи документов по приватизации жилых помещений государственного жилищного фонда г. Санкт-Петербурга на хранение в администрации районов, являющиеся источниками комплектования ЦГА СПб, после ликвидации районных агентств по приватизации. Помимо этого на рост объемов дел влияет увеличение дел в судах общей юрисдикции. В результате этого объем документов в ведомствах увеличился почти на 200 тыс. ед. хр. Также значительно увеличился объем документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении, в Краснодарском крае, Республике Башкортостан, Республике Тыва, Хабаровском крае и др.

Кроме этого, к увеличению объемов дел, находящихся на ведомственном хранении, ведет рост ежегодного документообразования в организациях – источниках комплектования.

Объем ежегодного документообразования по состоянию на 01.12.2012 составил 1 млн. 502 425 ед. хр. По сравнению с 2009 г. он возрос в целом по Российской Федерации на 184,4 тыс. ед. хр. или на 14%. Так, например, в организациях – источниках комплектования федеральных архивов объем ежегодного документообразования увеличился на 3 815 дел или на 6,8%, и составляет по последним данным 59 298 дел.

Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2012, составляет 13 млн. 949 тыс. ед. хр. или 72%. Этот показатель можно считать стабильным, поскольку за последние 10 лет в целом по Российской Федерации он держится на уровне 71–73%.

Вместе с тем в 30 субъектах Российской Федерации процент дел, внесенных в описи и утвержденных ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, превышает 90%. В целом по субъектам Российской Федерации процент дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, составил 76%.

В организациях – источниках комплектования федеральных архивов процент дел управленческой документации, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составляет 36,4%, из них:

• профиля ГАРФ – 36,6%,

• профиля РГАЭ – 54%,

• профиля РГАЛИ – 31,5%,

• профиля РГАНТД – 0,4%,

• профиля филиала РГАНТД – 61%,

Объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, составляет 4,4 млн. дел в целом по Российской Федерации, из них:

• профиля федеральных архивов – 793,2 тыс. дел (было 737,5),

• профиля госархивов субъектов РФ – 2 554,3 тыс. дел (было 2 382,9),

• профиля муниципальных архивов – 799,5 тыс. ед. хр. (было 793,8),

• в объединенных ведомственных междуведомственных архивах – 224,7 дел (было 265,9).

По сравнению с 2009 г. объем дел управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, увеличился на 232,5 тыс. дел, хотя по данным прошлой паспортизации – впервые за последние 20 лет было уменьшение этого показателя на 436,4 тыс. дел.

Наибольшие объемы дел сверх установленного срока хранятся в организациях – источниках комплектования ГАРФ (492,5 тыс. ед. хр.), государственных архивов Санкт-Петербурга (464,9 тыс. ед. хр.), Саратовской области (249,8 тыс. ед. хр.), Республики Башкортостан (189,0 тыс. ед. хр.), Рязанской области (150,0 тыс. ед. хр.), РГАЛИ (149,0 тыс. ед. хр.), Ростовской области (126,3 тыс. ед. хр.), и др. Причины носят объективный характер – предельная загруженность федеральных архивов, целого ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внеплановый досрочный прием документов, в т.ч. по личному составу, от ликвидированных структур.

На ведомственном хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранилось 124,0 млн. дел по личному составу. По сравнению с 2009 г. объем хранящихся дел по личному составу увеличился на 2,0 млн. дел. Внесено в описи, согласованные с ЭПК, 75,5 млн. дел или 61%. По сравнению с 2009 г. данный показатель уменьшился на 3% в связи с приемом документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных организаций.

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией, по состоянию на 01.12.2012 составлял 39,3 млн. ед. хр. По сравнению с 2009 г. он сократился на 2,7 млн. ед. хр. или на 6%. Сокращение произошло, прежде всего, за счет исключения из списков источников комплектования РГАНТД и государственных архивов субъектов Российской Федерации ликвидированных организаций, проведения экспертизы ценности, отбора и приема документов на постоянное хранение. К передаче на постоянное хранение подготовлено 497,9 тыс. ед. хр. Объем научно-технической документации, хранящейся сверх установленного срока, увеличился на 310,9 тыс. ед. хр. и составляет по состоянию на 01.12.2012 1 млн. 067 тыс. ед. хр.

По состоянию на 01.12.2012 в списках организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов кинодокументами состояло 51 организация, фотодокументами – 910, фонодокументами – 179, видеодокументами – 222.

По сравнению с данными 2009 г. количественный состав организаций, хранящих кино- фото- фоно и видеодокументы, несколько увеличился (на 74 организации или на 5%.).

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов аудиовизуальной документацией, составляет 2,5 млн. ед. хр., из них:

кинодокументов – 288 154 ед.хр. (в 2009 г. было – 253 346 ед. хр.);

фотодокументов – 1 383 528 ед.хр. (в 2009 г. было – 1 547 287 ед. хр.);

фонодокументов – 629 600 ед.хр. (в 2009 г. было – 684 459 ед. хр.);

видеодокументов – 172391 ед.хр. (в 2009 г. было – 115 238 ед. хр.

Следует отметить, что киновидеостудии, являвшиеся ранее источниками комплектования РГАКФД, прекратили свое существование в прежнем качестве и передали на постоянное хранение все кинодокументы, находившиеся у них на хранение. Сохранившиеся студии продолжают передавать на постоянное хранение в архив кино- и видеодокументы в рамках Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов».

РГАФД не смог представить сведения об объемах фонодокументов, находящихся на хранении в организациях, по причине того, что негосударственные организации, составляющие большинство источников комплектования РГАФД, специализированных подразделений, осуществляющих хранение и подготовку фонодокументов к передаче на постоянное хранение не имеют, соответственно отсутствуют и специальные помещения, штат и т.п. Работа по комплектованию РГАФД фонодокументами от данных источников ведется в оперативном порядке. Аудиоиздательские организации передают РГАФД фонодокументы в порядке реализации Федерального закона «Об обязательном экземпляре документа» по мере их выхода в свет. Следует отметить, что требуется нормативное и методическое обеспечение проблемы учета фонодокументов, создаваемых в электронной форме.

РГАКФД представлены сведения об объемах фотодокументов только по одному источнику комплектования – Фото ИТАР–ТАСС, и то по данным паспортизации 2003 года. В 2012 г. данная организация паспорт не представила.

По сравнению с данными 2009 г. объем аудиовизуальной документации уменьшился на 126 657 ед. хр. за счет приема документов на постоянное хранение, а также за счет ликвидации в отдельных регионах организаций, создающих аудиовизуальную документацию.

К передаче на постоянное хранение подготовлен 41% (по сравнению с 2009 г. он остался на прежнем уровне).

Объем хранящейся аудиовизуальной документации в организациях сверх установленного срока уменьшился на 11% и составил 731 755 ед. хр.

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранилось 93 222 345 ед. хр., из них: управленческой документации – 91 774 715 ед. хр. (из них внесено в описи 89 660 299 ед. хр. или 97%); научно-технической документации – 1 412 012 ед. хр.; фотодокументов – 34 055 ед. хр.; кинодокументов – 1 481 ед. хр.; фонодокументов – 67 ед. хр.; видеодокументов – 15 ед. хр.

Кроме этого, в федеральных органах исполнительной власти хранится 20 876 205 ед. хр. документов по личному составу. По сравнению с данными 2009 г. (89 187 765 ед. хр.) объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение, уменьшился на 7 798 895 ед. хр. Уменьшение произошло в основном за счет уточненных данных, представленных Госкорпорацией «Росатом» (в том числе по подведомственным организациям), в соответствии с которыми объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в Госкорпорации «Росатом», уменьшился более чем на 10 млн. ед. хр. (прежде всего, за счет научно-технической документации), а также уточненных данных ФСБ России (в сведения 2009 г. ошибочно были включены более 700 тыс. ед. хр. временного срока хранения)

По-прежнему наибольший объем документов Архивного фонда Российской Федерации находится в архивах Министерства обороны Российской Федерации – 74 228 127 ед. хр.

В отраслевых фондах хранится 73 215 860 ед. хр., из них: научно-технической документации – 13 602 272 ед. хр.; фотодокументов – 35 561 807 ед. хр.; кинодокументов – 292 273 ед. хр.; фонодокументов – 564 080 ед. хр.; видеодокументов – 65 281 ед. хр.; документов на машинных носителях – 1 219 226 ед. хр.; других документов – 21 910 381 ед. хр. По сравнению с данными 2009 г. (67 136 362 ед. хр.) объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящийся в отраслевых фондах, увеличился на 6 079 498 ед. хр., прежде всего за счет поступления более 6 млн. ед. хр. в Центральный картографо-геодезический фонд.

Наибольшее количество документов хранится в Центральном картографо-геодезическом фонде – 64 395 832 ед. хр., в Росгеолфонде – 4 285 756 ед. хр., во ВНИИГМИ-МЦД – 3 326 187 ед. хр.

Анализ итогов проведенной паспортизации позволяет сделать следующие выводы:

• продолжение административной реформы, реформы органов местного самоуправления повлекли за собой серьезные изменения прежде всего в системе и структуре органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, что в свою очередь привело к ликвидации и реорганизации целого ряда органов и организаций. Кроме этого, продолжались процессы ликвидации негосударственных организаций в ходе банкротства, приватизации и акционирования государственных организаций и предприятий. Все это внесло существенные коррективы в количественный и качественный состав организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Наметилась устойчивая тенденция к сокращению источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией;

• отмечается рост объемов ежегодного документообразования. Это привело, наряду с другими факторами, к росту объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, при общей тенденции сокращения источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Можно предположить, что этот процесс будет продолжаться и в ближайшие годы, что впоследствии обострит проблему комплектования государственных и муниципальных архивов из-за дефицита площадей архивохранилищ;

• увеличился объем дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока;

• существенно увеличился объем дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении;

• несмотря на имеющиеся объективные трудности, удалось избежать ухудшения основных показателей состояния хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а по некоторым из них добиться улучшения;

• продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, прежде всего научно-технических;

• в сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические (арифметические) ошибки, в т.ч. при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Следует отметить, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а также в подведомственных органах и организациях.

[1] В том числе и федеральных органов исполнительной власти, с которыми на момент проведения паспортизации не были заключены договоры о сроках и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – МИД России, ФСБ России, ФСО России.

[2] Российские академии наук, имеющие государственный статус, с которыми не заключены договоры о сроках и условиях депозитарного хранения, представили сведения о состоянии хранения документов в соответствующие федеральные архивы, что нашло отражение в представленных ими сводных сведениях.