Выступление заместителя руководителя Федерального архивного агентства В.П.Тарасова на заседании НМС Южного и Северо-Кавказского федеральных округов (г.Астрахань, май 2013 г.)

Актуальные проблемы обеспечения сохранности документов
Архивного фонда Российской Федерации

Прошло 5 лет с тех пор, как эта проблема рассматривалась на заседании НМС в г. Пятигорске.

В своем выступлении я остановлюсь на том, что удалось сделать за прошедший период на рассматриваемом направлении, какие вопросы по-прежнему требуют решения, что нового появилось в работе по обеспечению сохранности архивных фондов, развитие каких тенденций усилилось.

Прежде всего следует отметить, что реализованные за последние годы мероприятия носили комплексный характер и были направлены, в первую очередь, на развитие архивной инфраструктуры, укрепление материально-технической базы архивов всех уровней.

На федеральном уровне введен в эксплуатацию комплекс 3-х этажных подземных архивохранилищ в поселке Вороново Подольского района Московской области площадью свыше 11,6 тыс. кв.м. РГАЭ, в чьем ведении находятся эти архивохранилища, организовал перемещение в них свыше 1,6 млн. дел, что дало возможность улучшить условия хранения документов архива, приступить к планомерному ремонту «старых архивохранилищ».

Завершено строительство нового лабораторного корпуса ЦХСФ, оснащенного современной техникой. Специалисты Центра приступили к обработке микроформ страхового фонда с использованием нового современного оборудования, производительность которого в 2,5 раза превышает производительность старой техники.

Ведется разработка проектно-сметной документации на строительство нового архивохранилища ГА РФ.

Определенные позитивные сдвиги в части строительства архивных объектов имеют место в субъектах Российской Федерации.

Сданы в эксплуатацию новые здания государственных архивов в республиках Марий Эл, Татарстан, Чувашской, Калининградской, Сахалинской, Смоленской, Томской областях.

Для архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа важным событием стал ввод в эксплуатацию Центрального государственного архива Республики Ингушетия.

В Южном федеральном округе планируется начать строительство нового здания Национального архива Республики Адыгея. На эти цели в республиканском бюджете предусмотрено 5,0 млн. рублей.

В Ростовской области приступили к строительству 2-х этажной пристройки к основному зданию Центра хранения архивных документов в г. Шахты общей площадью около 1,3 тыс. кв.м.

Важнейшим фактором, обеспечивающим развитие позитивных тенденций в архивной отрасли, являются программно-целевые методы планирования.

На федеральном уровне завершена реализация федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)», составной частью которой являются мероприятия по архивному делу.

С 2012 г. ведется реализация новой федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», финансовое обеспечение которой в 3,2 раза больше объемов финансирования предыдущей программы.

Действуют соответствующие программы и в субъектах Российской Федерации, в том числе в Южном и Северо-Кавказском федеральных округах. Успешно реализуются мероприятия республиканских целевых программ «Развитие архивного дела в Республике Северная Осетия – Алания (2012–2014 годы)», «Развитие архивного дела в Карачаево-Черкесской Республике (2011–2016 годы)». В 2010 г. завершена реализация соответствующей программы в Республике Дагестан

Положительной оценки заслуживает опыт краснодарских архивистов по государственной поддержке архивов муниципального звена. В крае действует ведомственная целевая программа «Укрепление материально-технической базы муниципальных архивов Краснодарского края на 2012–2013 гг.». В 2012 г. в программных мероприятиях на условиях софинансирования приняли участие 18 муниципальных образований края с общим объемом финансирования 22,0 млн. рублей.

Расширяется практика строительства и/или выделения самостоятельных зданий для муниципальных архивов. В том же Краснодарском крае в 3-х этажное здание переехал архив в Белореченском районе. В Дагестане построено новое здание для архивного отдела Тарумовского района. Введено в эксплуатацию здание для Астраханского городского архива.

За прошедшее пятилетие немало сделано в части повышения безопасности объектов архивной инфраструктуры, включая модернизацию систем обеспечения жизнедеятельности архивов, их техническую укрепленность, оснащение современными средствами хранения и оборудованием.

Если в 2008 г. охранно-пожарной сигнализацией на 100% были оснащены только государственные архивы республик Дагестан, Кабардино-Балкарской, Калмыкии, Краснодарского, Ставропольского краев, то за прошедший период эта проблема решена в государственных архивах Республики Адыгея и Волгоградской области. Завершено оснащение пожарной сигнализацией государственных архивов Республики Северная Осетия – Алания.

В полном объеме решена проблема оснащения металлическими стеллажами государственных архивов республик Адыгея, Ингушетия, Калмыкия, Краснодарского, Ставропольского краев, Астраханской области.

Современные технические средства, в частности системы видеонаблюдения, все шире находят применение в организации контроля за соблюдением охранного режима. Такими системами оснащены государственные архивы республик Дагестан, Кабардино-Балкарской, Северная Осетия – Алания, Краснодарского и Ставропольского краев, Волгоградской области.

Осуществлен комплекс мероприятий по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима. Немало в этом плане сделано в республиках Дагестан, Северная Осетия – Алания, Краснодарском, Ставропольском краях, Волгоградской области. Эти мероприятия особенно актуальны в климатических условиях Южного и Северо-Кавказского федеральных округов. Ведь известно, что химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза при повышении температуры на 10°С, а повышенная влажность ускоряет выцветание цветных рукописных текстов в 10–15 раз.

Значительно улучшилась оснащенность архивов компьютерами, ксероксами, сканерами, факсами, сплит-системами. Эти современные технические средства имеются не только в государственных, но и во многих муниципальных архивах. Например, все муниципальные архивы Ставропольского края оснащены кондиционерами.

Однако, несмотря на определенную положительную динамику, по-прежнему остро стоят традиционные архивные проблемы. Это, прежде всего, проблема «архивной полки». По данным паспортизации на 01.01.2013 средний показатель загруженности государственных архивов округов – 97%, муниципальных – 85%. Только в Республике Дагестан и Ставропольском крае этот показатель по государственным архивам ниже 90%.

Не завершена работа по оснащению государственных архивов охранной сигнализацией в Карачаево-Черкесской Республике, Республике Северная Осетия – Алания, Астраханской и Ростовской областях. В муниципальных архивах в полном объеме эта проблема решена только в республиках Адыгея, Кабардино-Балкарской, Ставропольском крае и Ростовской области.

Хотелось бы отметить, что составной частью обеспечения охранного режима является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Это инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения и учета печатей и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу под охрану.

В части пожарной безопасности в рассматриваемый период организована разработка и регистрация Минюстом России в 2009 г. «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

В последнее время требования со стороны пожарных служб ужесточились, причиной чему случаи пожаров в общественных местах, учреждениях социального профиля. В январе 2012 г. произошел пожар в здании администрации Докуспаринского района Республики Дагестан, где размещался и архивный отдел. Пострадали документы (45 дел).

Понятно, что проблема пожарной безопасности архивов имеет непреходящее значение. Важнейшим шагом в ее решении является оснащение архивных объектов системами автоматического пожаротушения.

За последние годы новые системы автоматического пожаротушения смонтированы в государственном архиве Волгоградской области и в ЦГА Республики Дагестан.

Ведется обновление и поддержание в постоянной готовности первичных средств пожаротушения, проводятся другие мероприятия.

Работа на этом направлении требует повседневного внимания.

Нельзя не обозначить и проблему готовности к чрезвычайным ситуациям, связанным с природными катаклизмами. В июне 2012 г. эта беда пришла в Крымский район Краснодарского края.

Напомню, что впервые в «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» включен подраздел «Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях».

В части методического обеспечения можно использовать разработанную Росархивом еще в 2001 г. и согласованную с МЧС России «Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях» (утверждена приказом Росархива от 28.03.2001 № 24). Эта инструкция поможет более четко определить порядок и последовательность действий на случай бедствия, разработать продуманный план, позволяющий более оперативно реагировать на ту или иную чрезвычайную ситуацию с тем, чтобы минимизировать возможный ущерб.

В целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, в том числе в результате чрезвычайных ситуаций, создается страховой фонд копий уникальных и особо ценных документов.

По сравнению с 2008 г., и на этом направлении у архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов имеет место определенная положительная динамика. Если по отчетным данным за 2007 г. эта работа была практически свернута, лишь ЦГА Кабардино-Балкарской Республики и госархив Краснодарского края в небольших объемах вели страховое копирование фотодокументов, то в настоящее время создание страхового фонда на документы на бумажной основе ведут ЦГА Республики Дагестан, ЦГА Кабардино-Балкарской Республики, госархивы Краснодарского края, Астраханской и Волгоградской областей.

Проблема страхового копирования уникальных и особо ценных документов методом оптического микрофильмирования не должна сниматься с повестки дня, поскольку именно пленочные, а не цифровые, носители гарантируют длительную сохранность отснятых страховых копий. Кстати, об этом шла речь на Международной конференции Круглого стола архивов (Испания, г. Толедо, 26 октября 2011 г.), где позицию России по этой проблеме поддержало большинство мирового архивного сообщества.

Страховой фонд может быть сохранен только при условии соблюдения нормативных режимов его хранения. О том, как мы продвинулись в развитии ЦХСФ, говорилось выше. Отмечу лишь, что положительной оценки заслуживает организация передачи в 2012 г. свыше 3,0 млн. кадров, отснятых с документов ЦГА Республики Северная Осетия – Алания (ранее страховой фонд передали в Центр ЦГА Республики Дагестан и Госархив Ростовской области).

Вечной для архивного дела является проблема реставрации документов. Как следует из отчетных данных, все архивные учреждения Южного и Северо-Кавказского федеральных округов (кроме республик Адыгея и Чеченской) ведут эту работу. Как правило, в материалах, поступающих в Росархив, размещаемых на сайтах архивных учреждений, состав документов, направляемых на реставрацию, не отражается. Исключение составляет Агентство по делам архивов Астраханской области, которое на своем сайте сообщило о реставрации топографической карты Астраханской губернии 1909 г.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть необходимость избирательного подхода к отбору документов для реставрации с учетом их ценности, характера дефектов носителя и текста, возможностей лаборатории. Нередко архивисты-практики испытывают трудности в части определения степени повреждения документов. В помощь им ВНИИДАД подготовил специальное пособие «Изучение дефектов архивных документов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (М., 2009). Авторы В.Ф. Привалов и А.Г. Харитонов.

Составной частью пособия является альбом, включающий изображения архивных документов с различными дефектами, приводится описание дефектов в соответствии с их буквенно-цифровой индексацией, ранее разработанной институтом^[1]).

Это пособие полезно не только при организации реставрации, но и при проведении работ по визуальной коррекции дефектов носителей и качества изображения архивных документов с помощью современных информационных технологий.

За прошедший период именно в этой сфере сделан серьезный шаг вперед, что оказывает самое существенное влияние на решение проблем обеспечения сохранности документов.

Приказом Росархива от 02.12.2011 № 104 утверждена «Программа компьютеризации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.», которой определены основные направления компьютеризации отрасли. В их числе – оцифровка архивных документов, создание электронного фонда пользования.

Эта работа с разной степенью интенсивности ведется в подавляющем большинстве архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов (республики Дагестан, Калмыкия, Северная Осетия – Алания, Чеченская, Краснодарский, Ставропольский края, Астраханская, Волгоградская, Ростовская области).

При проведении оцифровки могут использоваться разные технологии. Наряду с целевым изготовлением электронных копий, перспективным является стандартное изготовление страховых копий документов на пленке и последующее их сканирование для изготовления электронного фонда пользования. Эту технологию планируется применить в федеральных архивах. С этой целью для лаборатории РГАНТД приобретен специальный сканер, организована подготовка соответствующего технологического регламента.

Практика работы по оцифровке документов нуждается в анализе и обобщении. На этом направлении еще немало нерешенных вопросов. В частности, остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей электронной информации.

Непреложным остается одно – создание электронных копий архивных документов уменьшает объем выдачи дел из хранилищ, способствует сохранению подлинников. При этом качество обслуживания пользователей повышается.

Наиболее серьезные успехи в части применения информационных технологий достигнуты в области учета. При этом изначально Росархив рассматривал автоматизацию учета также как основу развития информационной инфраструктуры отрасли, поскольку именно в учетных справочниках аккумулируются все сведения не только о количестве архивных фондов и документов, но и об их составе и содержании.

По данным статистической отчетности ПК «Архивный фонд» ведут все государственные и муниципальные архивы Южного и Северо-Кавказского федеральных округов (кроме архивных учреждений Чеченской Республики и Республики Ингушетия и муниципальных архивов Республики Адыгея).

Полностью завершили ввод информации о фондах в соответствии с п. 2.6. Временного порядка автоматизированного государственного учета (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) государственные архивы республик Адыгея, Калмыкия, Северная Осетия – Алания, Краснодарского, Ставропольского краев, Астраханской, Волгоградской, Ростовской областей. Эта работа завершена также в муниципальных архивах республик Дагестан, Северная Осетия – Алания, Краснодарского, Ставропольского краев, Астраханской и Ростовской областей.

В январе 2012 г. на портале «Архивы России» размещена тестовая версия ЦФК с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондах 12 федеральных архивов.

В течение 2012 г. интернет-версия ЦФК пополнилась данными о фондах, хранящихся в архивах 26 субъектов Российской Федерации, в том числе Ставропольского края и Ростовской области.

Предстоит наращивать объемы и качество информации в автоматизированных системах учета.

Полагаем, что паспортизация по состоянию на 01.01.2013 – это последняя паспортизация, организованная в соответствии с ныне действующим Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, который предусматривает составление паспортов в традиционном ручном режиме.

Как всегда, будет подготовлено соответствующее информационно-методическое письмо, содержащее анализ итогов паспортизации и анализ ошибок, допущенных при составлении паспортов.

Интересна и, на наш взгляд, заслуживает одобрения практика подготовки таких писем (или справок) региональными архивными учреждениями, как это сделало Управление по делам архивов Министерства юстиции Республики Дагестан.

В перспективе планируется завершить подготовку нового Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и зарегистрировать его в Минюсте России. Новый Регламент будет включать уточненную форму паспорта государственного и муниципального архива с учетом приема на хранение электронных документов, предусматривать автоматическое формирование паспортов архивов на всех уровнях – муниципальном, региональном, федеральном.

В новый Регламент будет включен раздел «Ведение государственного учета уникальных документов». В настоящее время завершается работа по подготовке типового программного комплекса «Государственный реестр». В июне т.г. информация о более чем 280 уникальных документах, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, будет выставлена в сети Интернет, включая оцифрованные копии уникальных документов. Архивные учреждения Южного и Северо-Кавказского федеральных округов крайне слабо работают на этом направлении. Региональные реестры уникальных документов есть только в Ростовской области и Кабардино-Балкарской Республике. А это ведь не только яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия.

Вопросы обеспечения сохранности документов нашли свое отражение в новом нормативном документе, регламентирующем  работу пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, который в настоящее время находится на утверждении в Минкультуры России. В него включен раздел «Порядок допуска пользователя в читальный зал», прописаны обязанности и ответственность пользователя. Вместе с тем, в отличие от ныне действующих Правил, в соответствии с которыми руководство архива может устанавливать нормы выдачи дел и документов, в новом документе в числе прав пользователя прописано право заказывать единовременно и получать до 20 дел. Но при этом ограничен листаж выдаваемых дел – до 1.500 листов, а для архивных фондов личного происхождения – не более 500 листов.

Кроме проверки листажа, необходимо обратить внимание на соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел, выдаваемых из хранилищ (наличие листов-заверителей, листов использования), организацию учета документов в читальных залах, выдачи-приема документов от пользователей.

Соблюдение этих нормативных требований, наряду с оснащением читальных залов системами видеонаблюдения, должно обеспечить сохранность документов в читальных залах.

Следует отметить, что кражи документов из читальных залов явление более редкое, чем хищение документов из архивохранилищ, причем своими сотрудниками.

Последние 6 лет краж документов выявлено не было. Специфика деятельности архивов такова, что кражи могут носить скрытый, латентный характер и выявляются они только при появлении документов на антикварном рынке. Такие факты могут быть обнаружены и в ходе проверки наличия и состояния дел, которая является наиболее эффективной формой контроля за сохранностью фондов.

При организации этой работы следует обратить внимание на ее планирование, которое должно осуществляться на основе соответствующих картотек с указанием даты последней проверки наличия того или иного фонда.

Если говорить о перспективах, то над решением вопросов, затронутых в выступлении, предстоит работать и далее. Наиболее остро будут стоять проблемы «архивной полки», интенсификации работ по созданию цифровых копий документов и, конечно, весь комплекс работ с электронными документами, где мы стоим только еще в начале пути.

[1] «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988).