Доклад статс-секретаря – заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумова (г. Казань (Республика Татарстан), сентябрь 2020 г.)

Цифровая трансформация Росархива

Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве,
г. Казань, 3 сентября 2020 г.

 
Уважаемые коллеги!

Указом Президента от 21 июля 2020 года № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. О важности для Правительства Российской Федерации этого направления свидетельствует тот факт, что координацию и контроль за ходом цифровой трансформации осуществляет непосредственно заместитель Председателя Правительства Д.Н. Чернышенко в режиме еженедельных видеоконференций с руководителями цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти.

Практическая реализация цифровой трансформации Росархива возложена на меня, как ответственного за ее проведение, а также проектный офис в Управлении государственной политики и нормативно-правового регулирования и Российский государственный архив научно-технической документации, в структуре которого создается самостоятельное структурное подразделение, которое будет выполнять функции службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

Минкомсвязи России, определенный головным ведомством за ее проведение на федеральном уровне, подразумевает под цифровой трансформацией интеграцию информационных технологий в деятельность органов государственной власти, сопровождающуюся качественным изменением принципов и процессов оказания государственных услуг, предоставляемых в электронном виде, и исполнения государственных функций в целях повышения удовлетворенности граждан государственными услугами, снижения издержек бизнеса при взаимодействии с государством, а также издержек непосредственно государственного управления за счет использования данных.

На слайде 1 представлена система целей, на которую Минкомсвязи России предлагает ориентироваться при проведении цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти.

Слайд 1

 
Разработанная в соответствии с этим ведомственная целевая программа цифровой трансформации Росархива предусматривает мероприятия по всем из перечисленных целей, исключая 3-ю и 4-ю, поскольку задача повышения собираемости доходов и сокращения теневой экономики к компетенции Росархива и подведомственных ему учреждений не относится, а контрольно-надзорную деятельность в сфере архивного дела на федеральном уровне нам еще только предстоит регламентировать в рамках реализации вступающего в силу с 1 ноября 2020 года федерального закона «Об обязательных требованиях» и вступающего в силу с 1 июля 2021 года закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».

Также представляется излишним в рамках моего сегодняшнего доклада освещение двух последних целей, всецело относящихся к технической стороне информационных технологий. Скажу в этой части только то, что Минкомсвязи ставит задачу к 2023 году полностью перейти на закупку и/или аренду отечественного программного обеспечения и платформ, в том числе используемых в ведомственных информационных системах и на автоматизированных рабочих местах государственных служащих, а также обеспечить доступность информационных систем класса защищенности К2, к которым, например, относятся официальный сайт Росархива, на уровне не менее 97 процентов.

Переходя непосредственно к задачам цифровой трансформации деятельности Росархива, напомню, что в федеральном реестре государственных услуг за агентством числятся две. Вы их видите на слайде 2:

Слайд 2

Хотя в настоящий момент доля обращений заявителей для получения этих государственных услуг в электронном виде составляет уже более 90 процентов, обе они согласно матрицы оценки «цифровой зрелости» государственных услуг, утвержденной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий предпринимательской деятельности в марте 2019 г., находятся пока на «Начальном» уровне.

Понятно, что ни одна, ни другая не могут быть переведены на самый высокий уровень цифровой зрелости («Супер»), ибо невозможно обеспечить их так называемую проактивность, так как характер поступающих социально-правовых и тематических запросов нельзя предугадать заранее, а также вследствие неширокого, во всяком случае, пока, практического применения и признания на межгосударственном уровне электронного апостиля. Тем не менее, на наш взгляд, их цифровая трансформация все же возможна в случае перехода на (слайд 3):

Слайд 3

Для этого необходимо внести соответствующие изменения в административные регламенты оказания названных государственных услуг, а также провести техническое сопряжение используемых при их оказании информационных систем – АИС Запросы, Центрального фондового каталога, БД по местам хранения документов по личному составу и официального сайта Росархива – между собой и с Единым порталом государственных услуг. По нашему мнению, это позволит заметно повысить адресность запросов, прежде всего, социально-правового характера, направляемых в архивные учреждения гражданами, отделениями Пенсионного фонда России и органами социальной защиты, что в конечном итоге положительно скажется на сроках оформления пенсий и/или льгот населению.

Несмотря на то, что непосредственное обслуживание пользователей в читальных залах не входит в число государственных услуг Росархива, мы хорошо понимаем необходимость и общественную значимость цифровой трансформации этого направления архивной деятельности. Об этом уже много говорилось, в том числе и на прошлом заседании Совета в Крыму. Пандемия коронавируса только подтвердила правильность и актуальность решения Росархива о разработке законопроекта «О внесении изменения в статью 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривающего создание информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним. Помимо ее несомненных преимуществ в части повышения оперативности и качества информационного обслуживания пользователей при одновременном сокращении финансовых затрат, внедрение такой системы открывает возможности осуществлять поиск необходимой ретроспективной информации не только по архивным шифрам и заголовкам дел, но и контекстный поиск непосредственно по оцифрованным образам документов на основе применения технологий «искусственного интеллекта».

Однако своевременное внесение этого законопроекта в Правительство Российской Федерации, установленное до декабря нынешнего года, находится под большим вопросом, вследствие отсутствия до настоящего момента требуемого действующим порядком разработки нормативных правовых актов согласования со стороны Минкомсвязи России. Вызывает недоумение, что эта инициатива Росархива, позволяющая обеспечить переход к предоставлению востребованных обществом услуг в электронной форме, и уже, кстати говоря, успешно реализованная в ряде субъектов Российской Федерации, не находит понимания у федерального органа, отвечающего за проведение цифровой трансформации в стране.

Как вы несомненно знаете, Росархив наделен полномочиями в части выработки государственной политики и нормативно-правового регулирования в установленных сферах деятельности. Поэтому в условиях цифровой экономики важной для нас, как и других ФОИВов, наделенных аналогичными властными полномочиями, является задача перехода к принятию регуляторных решений на основании данных, для чего необходимо обеспечить их доступность и полноту для принятия решений в режиме реального времени с соблюдением требований по безопасности. В нашем случае такими данными являются сведения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. Очевидно, что используемый в настоящее время для их автоматизированного учета ПК «Архивный фонд» морально и технологически устарел. В связи с этим Росархив в рамках цифровой трансформации планирует параллельно и в тесной увязке с разработкой Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, призванного заменить действующий с 1997 года Регламент государственного учета, приступить к переходу на принципиально новое программное обеспечение автоматизированного учета с размещением в Государственной единой облачной платформе.

В целях правового обоснования создания и эксплуатации такой информационной системы Росархив предложил соответствующие дополнения в статью 19 Закона об архивном деле, включенные в законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», в настоящее время находящийся на стадии внесения в Правительство Российской Федерации.

Техническое задание на функциональные требования этой информационной системы необходимо будет формировать уже с учетом требований нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разработку проекта которого запланировано закончить в первой половине 2021 года.

В завершение этой части своего выступления, хочу отметить, что формирование массивов данных (дата-сетов) для цифровизации упомянутых государственных услуг и функций Росархива невозможно осуществить без проведения масштабной оцифровки архивных документов и средств их поиска. Но, к сожалению, после завершения федеральной целевой программы «Культура России» целевым порядком эта работа не ведется вследствие отсутствия финансирования, а наши неоднократные обращения в Минкомсвязи с просьбой о выделении средств федерального бюджета на эти цели остаются пока безответными. Тем не менее, мы остаемся оптимистами и надеемся, что проект ведомственной программы цифровой трансформации Росархива, содержащий и это мероприятие, будет одобрен Президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности и мы начнем его практическое воплощение, в результате которого к концу 2023 г. Росархив рассчитывает:

• по государственной услуге «Организация информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» достигнуть "продвинутого" уровня цифровой зрелости;

• обеспечить онлайн доступ к справочно-поисковым средствам, в первую очередь к архивным описям;

• свести до минимума число непрофильных запросов социально-правового характера поступающих в архивные учреждения от граждан, отделений Пенсионного фонда России, органов социальной защиты;

• перейти при обслуживании пользователей в читальных залах федеральных архивов в основном к использованию электронных копий архивных документов вместо подлинников на бумажном носителе;

• внедрить элементы искусственного интеллекта для поиска необходимой пользователям ретроспективной архивной информации;

• обеспечить ежегодный рост основных показателей деятельности федеральных архивов, в том числе числа пользователей, не менее чем на 5 процентов;

• полностью перевести используемые Росархивом информационные системы на отечественное программное обеспечение и их размещение в государственной единой облачной платформе;

• обеспечить экономию средств бюджетов всех уровней.

Теперь о том, как обстоят дела с актуальной в условиях цифровой трансформации задачей внесения изменений в действующее законодательство, направленных на оптимизацию документооборота, и обеспечение возможности практического применения межведомственного юридически значимого электронного документооборота с применением электронной подписи, включая автоматическое уничтожение электронных документов по истечении установленных законодательством сроков их хранения. Другими словами речь идет о нормативно-методическом обеспечении работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла от создания до сдачи и хранения в соответствующий архив.

В этих целях Росархивом разработаны Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, предназначенные как для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в ведомственных архивах государственных органов, так и для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их совершенствования. Типовые требования в их последней редакции полностью коррелируются с Концепцией Центра хранения электронных документов, обеспечивая единые подходы к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов. Уже дважды приказ Росархива об их утверждении вносился в Минюст России, но возвращался с техническими замечаниями, поэтому мы надеемся, что в ближайшее время приказ Росархива все-таки будет зарегистрирован Минюстом России.

В целях организации приема на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы электронных архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, в рамках реализации федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» НИИ «Восход» при участии Росархива разрабатывает ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов», предназначенную для обеспечения централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам государственных органов, законченных делопроизводством с сохранением их юридической значимости. Важно, что названная информационная система будет четко сопрягаться с платформой «Юридически значимого электронного документооборота», которая должна быть создана в интересах органов государственной власти. О том, на каком этапе находится эта работа и какие результаты мы ждем от ее создания расскажет также директор Государственного архива Российской Федерации Лариса Александровна Роговая, поскольку в филиале этого архива в Обнинске планируется ее практическое использование.

Государственная регистрация в феврале нынешнего года приказа Росархива об утверждении нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения открыла возможность приступить к практической реализации идеи создания Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях. О необходимости Реестра для перехода к автоматическому контролю за сроками хранения электронных документов в системах электронного документооборота говорилось еще на прошлом заседании Совета в Крыму.

Норма о наделении Росархива полномочиями по его ведению включена в уже упомянутый законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», а в План НИОКР, выполняемых на основе государственного задания Росархива, на 2020 год – разработка ряда нормативных и методических документов, необходимых для создания и ведения этого Реестра, которые призваны должны обеспечить соблюдение требований к порядку создания государственных информационных систем в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 года № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» и послужить основой для разработки технического задания на создание информационной системы «Реестр видов документов». Надеемся к концу года получить от ВНИИДАД качественно проработанные проекты.

Утверждение Перечня типовых управленческих архивных документов позволило также активизировать и работу по разработке на его основе проекта «Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется на бумажном носителе».

В июне проект Перечня был направлен в 86 федеральных органов государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации, включая Администрацию Президента Российской Федерации, а также в государственные внебюджетные фонды, государственные корпорации с просьбой рассмотреть и дать, в случае необходимости, предложения по его дополнению с учетом специфики деятельности. На начало сентября ответы поступили от 71 адресанта, в половине которых содержатся конкретные предложения и замечания по корректировке и наполнению перечня. Полагаем, что до конца года, после анализа и обобщения поступивших заключений, проект будет доработан, после чего направлен для рецензирования в архивные органы субъектов Российской Федерации. Возможно, к этому времени Государственной Думой Федерального собрания Российской Федерации будет рассмотрен упоминавшийся уже законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», наделяющий Росархив полномочиями по утверждению такого перечня.

Кстати говоря, помимо этого, упомянутый законопроект предполагает также включение в наш закон об архивном деле понятия электронный архивный документ, а также определяет сроки и некоторые особенности их хранения.

Резюмируя все сказанное, можно констатировать, что для нас, архивистов, «завтра» в виде неоднократно поминаемого нами информационного общества уже наступило и задача цифровой трансформации становится как никогда актуальной.

Именно поэтому мы вынесли вопросы цифровой трансформации архивной отрасли в повестку заседания нашего Совета. И надеемся, что их обсуждение – даже в режиме ВКС – позволит глубже разобраться с этой сложной, но актуальной проблематикой.

Спасибо за внимание.