Доклад заместителя начальника Управления – начальника отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Росархива Г.А. Хабибулиной (г.Нальчик, 30 мая 2019 г.)

Актуальные проблемы обеспечения сохранности
документов Архивного фонда Российской Федерации

Cеминар-совещание главных хранителей фондов
федеральных и государственных архивов Северо-Кавказского
и Южного федеральных округов по обмену опытом работы
в области обеспечения сохранности архивных документов
(г. Нальчик, 30–31 мая 2019 г.)

Слайд 1 Слайд 1

Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.

Согласно полномочиям, установленным Положением о Росархиве, продолжалась работа по совершенствованию нормативной правовой базы в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе по рассматриваемому направлению деятельности архивных учреждений.

В соответствии с нормой федерального закона от 18 июня 2017 г.  № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» о наделении Росархива правом определять ограничения по объему, срокам, используемым техническим средствам копирования, выдаче и копированию архивных документов на возмездной и безвозмездной основе приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. № 143 утвержден Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 1 ноября 2017 г., регистрационный № 48765) (слайд 2).

Слайд 2 Слайд 2

В 2018 г. подготовлены проекты:

• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, которые в настоящее время находятся на регистрации в Минюсте России;

• Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

• Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2019 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2018 г. завершена реализация федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», которая позволила снизить степень угрозы сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и стала важным фактором для создания материально-технических предпосылок устойчивого развития федеральных архивов.

Определенные позитивные сдвиги произошли в части строительства архивных объектов.

С 2016 г. ведется строительство лабораторного корпуса РГАКФД общей площадью свыше 13,0 тыс. кв.м (слайд 3). В результате полностью возведены первый и второй монолитные корпуса нового здания, внешние стены, установлены окна и витражи, началась установка фасадов. Закуплено оборудование для газовой котельной, оснащения лифтов и многофункционального кинозала, а также приобретена часть технологического оборудования для обеспечения современного хранения фотодокументов, сканирования, цифровой реставрации кино и фотодокументов. По состоянию на 01.01.2019 готовность объекта составила 73,1%.

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 22.12.2018 № 1625 «Об осуществлении бюджетных инвестиций в проектирование и строительство архивного комплекса федерального казенного учреждения «Государственный архив Российской Федерации» в г. Обнинске (Калужская область)» заключен государственный контракт на выполнение проектно-изыскательских работ и разработку проектно-сметной документации для строительства архивного комплекса ФКУ ГА РФ в г. Обнинске (Калужская область). В соответствии с графиком выполнены предпроектные работы, подготовлена программа производства инженерно-геодезических изысканий, разработана концепция архитектурного решения объекта, включая планировку участка и поэтажную планировку корпусов (слайд 4).

Слайд 3 Слайд 3

Слайд 4 Слайд 4

В рамках федеральной целевой программы «Социально-экономическое развитие Республики Крым и г. Севастополя до 2022 г.» введено в эксплуатацию новое здание ГКУ «Архив города Севастополя», соответствующее всем современным требованиям (слайд 5).

В 2017–2018 гг. Росархивом заключены соглашения с субъектами Российской Федерации о предоставлении субсидий региональным бюджетам на софинансирование капитального строительства архивных объектов, находящихся в их собственности.

В преддверии 100-летия государственной архивной службы России достойные условия для своей работы обрел Государственный архив Ульяновской области. Новый объект вмещает более 1 млн. 300 тыс. единиц хранения и оснащен самым современным оборудованием (слайд 6).

Слайд 5 Слайд 5

Слайд 6 Слайд 6

Работы по строительству здания Национального архива Республики Адыгея (г. Майкоп), пристройки и третьей очереди здания Государственного архива Саратовской области выполнены в полном объеме (слайд 7). Ввод объектов в эксплуатацию запланирован на I кв. 2019 г.

За счет средств бюджета субъектов Российской Федерации реконструировано здание Государственного исторического архива Чувашской Республики, завершено строительство нового здания Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (слайд 8).

Слайд 7 Слайд 7

Слайд 8 Слайд 8

Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку организацию перемещения в них документальных комплексов.

Слайд 9 Слайд 9

Проведена работа по воссоединению в единый комплекс и рациональному размещению фондов РГАНИ, ранее территориально расположенных на разных архивных объектах (слайд 9). За период с 2016 по 2018 гг. в новое здание архива на Софийской набережной, д. 34, стр. 1 перемещены более 962,4 тыс. ед.хр. документов на бумажной основе, кинофонодокументы, свыше 8,3 млн. карточек научно-справочного аппарата, страховой фонд и музейные предметы. Новые хранилища соответствуют нормативным требованиям: оснащены автоматической системой пожаротушения, современными системами охранной и пожарной сигнализаций, вентиляции и кондиционирования воздуха, отечественным специализированным стеллажным и картотечным оборудованием.

Наряду с получением и освоением новых площадей, рациональным размещением архивных фондов, приоритетным направлением деятельности в рассматриваемой сфере является повышение безопасности объектов архивной инфраструктуры в части их технической укрепленности, предотвращение аварийных ситуаций на основе модернизации систем обеспечения жизнедеятельности зданий, повышение их пожарной безопасности.

15 мая 2017 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 928-р утвержден перечень объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, в который включены все федеральные архивы. Росархиву совместно с Минкультуры России и Главным управлением вневедомственной охраны МВД России удалось сохранить охрану зданий и хранилищ федеральных государственных архивов подразделениями органов внутренних дел (слайд 10).

За счет программных средств в 2017-2018 гг. модернизированы технические средства охраныв зданиях ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГАНТД, РГАСПИ и ЦХСФ, охранная и пожарная сигнализации в зданиях ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГАНТД на площади почти 6,1 тыс. кв.м (слайд 11).

Слайд 10 Слайд 10

Слайд 11 Слайд 11

Для усиления охранного режима произведено оснащение системами видеонаблюдения периметра здания РГАЛИ и территорий ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГВА, РГВИА, ЦХСФ. Также системы видеонаблюдения установлена в Выставочном зале федеральных государственных архивов, читальных залах ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГАСПИ, РГВИА, РГАДА (слайд 12).

Однако в нарушение нормативных требований не оборудованы современными системами охранной сигнализации 10 (62,5%) из 16 федеральных архивов (слайд 13). По данным мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01.2019, хранящихся в федеральных архивах (далее – мониторинг), общая площадь помещений, требующая оснащения современными системами охранной сигнализации, составляет свыше 97,9 тыс. кв.м, а количество размещенных в них единиц хранения – более 16,5 млн. дел.

Слайд 12 Слайд 12

Слайд 13 Слайд 13

Кроме технических вопросов и физической охраны, при организации этой работы обязательным условием является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Это инструкции об организации пропускного и внутриобъектового режимов, о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения выжимных металлических печатей и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу помещений под охрану.

Всегда актуальна для архивных учреждений проблема пожарной безопасности.

В соответствии с предписаниями Госпожнадзора в рамках реализации ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в 2017–2018 гг.:

• завершены работы по замене выработавших ресурс внутренних сетей электроснабжения и электроосвещения в архивохранилищах и других помещениях корпуса 4 комплекса зданий архивного городка на ул. Большой Пироговской, д. 17, зданий РГВИА, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД, ГА РФ (Бережковская наб., д. 26) общей площадью более 11,2 тыс. кв.м (слайд 14);

• помещения архивохранилищ РГАЛИ в корпусе 2 общей площадью свыше 2,2 тыс. кв.м оборудованы системой автоматического пожаротушения (слайд 15);

• модернизированы системы автоматического газового пожаротушенияв зданиях РГА в г. Самаре, РГВА, РГАНТДна площади свыше 18,8 тыс. кв.м (слайд 16);

• осуществлена замена автоматической установки пожарной сигнализации и системы оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре в зданиях РГВА и РГАСПИ на площади свыше 33,85 тыс. кв.м (слайд 17).

Слайд 14 Слайд 14

Слайд 15 Слайд 15

Слайд 16 Слайд 16

Слайд 17 Слайд 17

В рамках укрепления антитеррористической защищенности архивных объектов установлены противопожарные двери не ниже 3 класса защиты в зданиях ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГА в г. Самаре, РГВА, РГАЛИ (корпус 2); металлодетекторы для оснащения пропускных пунктов ГА РФ (Бережковская наб., д. 26), РГАНТД, РГВА, защитное заграждение по периметру территории РГАНТД (слайд 18).

Важнейшим направлением работы по модернизации оборудования для хранения документов федеральных государственных архивов является замена деревянных стеллажей на металлические (слайд 19).

Слайд 18 Слайд 18

Слайд 19 Слайд 19

В 2017–2018 гг. в рамках программных средств архивохранилища 5 федеральных архивов (РГВИА, РГАЛИ, РГВА, РГАВМФ, РГАКФД) оснащены современным стеллажным и картотечным оборудованием общей протяженностью более 4,6 тыс. пог.м.

На 01.01.2019 архивохранилища 9 (56%) из 16 федеральных архивов полностью оснащены металлическим стеллажным оборудованием.

Вместе с тем, противопожарное состояние федеральных государственных архивов не в полной мере соответствует требованиям Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390.

Не удалось решить в полном объеме проблему модернизации электросетей и электрооборудования в 5 (31,3%) федеральных архивах (РГВИА, РГВА, РГАСПИ, архивный городок на Б. Пироговской, д. 17 (ГА РФ и РГАЭ) (слайд 20). По данным мониторинга на 01.01.2019 количество единиц хранения, размещенных в хранилищах, требующих замены электросетей и электрооборудования, составляет свыше 9,9 млн. дел.

В нарушение нормативных требований не оснащены современными системами пожарной сигнализации 7 (43,8%) из 16 федеральных архивов (слайд 21). По данным мониторинга на 01.01.2019 общая площадь помещений, требующая оснащения современными системами пожарной сигнализации, составляет почти 61,7 тыс. кв.м, а количество размещенных в них единиц хранения – более 9,6 млн. дел.

Слайд 20 Слайд 20

Слайд 21 Слайд 21

По данным мониторинга на 01.01.2019 не оснащены системой автоматического пожаротушения 4 (25%) из 16 федеральных архивов (слайд 22). В их числе РГВИА – особо ценный объект культурного наследия народов Российской Федерации и РГАФД, размещенные в здании – памятнике истории и культуры федерального значения – Лефортовском дворце, РГИА ДВ в г. Владивостоке, ЦХСФ в г. Ялуторовске Тюменской области, где сосредоточены страховые копии, отснятые с уникальных и особо ценных документов федеральных архивов страны. Еще 4 (25%) федеральных архива (ГА РФ, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД) оснащены указанной системой лишь частично.

По данным паспортизации федеральных государственных архивов на 01.01.2019 почти 621,0 тыс. архивных дел 5 федеральных архивов (ГА РФ, РГВИА, РГАЭ, РГАВМФ, РГАКФД) хранятся на деревянных стеллажах протяженностью более 46,5 тыс. пог.м, что не соответствует противопожарным нормам. Еще свыше 28,8 тыс. пог.м составляют смешанные стеллажи (полки – деревянные, стояки – металлические) в РГАДА, РГВИА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, которые также подлежат замене (слайд 23).

Слайд 22 Слайд 22

Слайд 23 Слайд 23

Анализ предписаний органов Госпожнадзора, выданных федеральным архивам, свидетельствует, что в большинстве своем в рамках имеющихся финансовых средств устранить все недостатки в противопожарном состоянии архивных объектов не представляется возможным. Ежегодно в среднем реализуется только около 30% мероприятий из предписаний Госпожнадзора.

Причиной этого является ограниченность финансовых ассигнований, выделяемых Росархиву на укрепление пожарной безопасности архивных объектов.

Для решения проблемы пожарной безопасности федеральных государственных архивов, хранящих документы по истории России за период с XI века и являющихся символом российской государственности, необходимо усиление целевой государственной поддержки.

Пожарная безопасность, техническая укрепленность, модернизация систем обеспечения жизнедеятельности архивных объектов – все это главные составляющие в решении проблемы предотвращения чрезвычайных ситуаций.

Для обеспечения физической сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации необходимо поддерживать нормативные световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения.

Слайд 24 Слайд 24

За счет программных средств для создания нормативных условий хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в комплексе зданий на территории архивного городка (ул. Б. Пироговская, д. 17) смонтирована установка автоматического поддержания постоянного давления, подпитки и деаэрации теплоносителя в действующей системе водяного давления, а в здании РГИА завершены работы по модернизации холодильных установок системы кондиционирования воздуха (слайд 24).

Осуществлена замена системы вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилище страхового фонда ЦХСФ для поддержания нормативного температурно-влажностного режима хранения микроформ страхового фонда, отснятого с уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

К сожалению, нередко несоблюдение нормативных условий становится привычным и не предпринимается попыток исправить ситуацию с помощью возможных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях). Между тем, химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза при повышении температуры среды на 10°С. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10–15 раз.

По данным мониторинга на 01.01.2019 количество единиц хранения в федеральных архивах с нарушением климатических параметров составляет более 19,0 млн. ед.хр (слайд 25). В 2 (РГВИА, РГВА) (13%) из 16 федеральных архивов 71 хранилище поражено грибком; в 2 (РГАДА, РГВИА) (13%) федеральных архивах в 32 хранилищах установлено наличие насекомых и 69 хранилищ повышенной запыленности.

Важное место среди проблем обеспечения сохранности документов на бумажной основе занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения документов, возникновением аварийных ситуаций (слайд 26). Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. Так, по данным мониторинга на 01.01.2019 в федеральных архивах хранится почти 260,0 тыс. дел с плесневыми повреждениями.

Слайд 25 Слайд 25

Слайд 26 Слайд 26

Слайд 27 Слайд 27

В рамках решения этой проблемы лабораторией РГАНТД используется сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов (слайд 27). Восстановление пострадавших документов проводится методом лиофильной сушки в условиях низких температур. За период с 2017 по 2018 гг. с помощью сушильной камеры проведена обработка свыше 1,2 тыс. ед.хр. (более 387,3 тыс. листов), осуществлено высушивание 347 дел.

Организация контроля за движением дел, систематическая выверка книг выдачи документов из архивохранилищ, проверка качества подкладки дел, соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел (наличие листов-заверителей, листов использования, проверка листажа) – внимание к этому комплексу работ должно носить постоянный и целенаправленный характер.

В ГА РФ и РГАЛИ активно внедряются современные технологии в работу по учету и контролю за движением дел на базе архивохранилищ с применением штрих-кодирования.

Базовые направления работ по обеспечению сохранности – реставрация и страховое копирование архивных документов.

В среднем в год архивные учреждения страны осуществляют реставрацию свыше 3,3 млн. листов документов на бумажной основе, в то время как по расчетным данным в реставрации нуждаются сотни миллионов листов (слайд 28). Так, по данным мониторинга на 01.01.2019 только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет более 1,5 млн. ед.хр. Помимо массовой реставрации документов, осуществляемой лабораториями федеральных архивов, специализированные организации Минкультуры России за счет программных средств выполняют «высокую» реставрацию уникальных и особо ценных документов федеральных архивов.

За 2017-2018 гг. отреставрировано 99 уникальных и особо ценных дел на пергамене и бумажной основе объемом 3,3 тыс. листов (слайд 29). В их числе Жалованные грамоты царя Михаила Федоровича (1621 г.), пергаменная рукопись XIV в. «Служебник» (РГАДА); Пасхальная Аггада (XIV-XVI вв.), письмо Петра I С. Клокачеву (XVI в.) (РГАЛИ), Высочайшие указы Кабинету е.и.в. за 1770 г. и 1773 г., Грамоты Александра I (XIX в.) и римского императора Иосифа II (XVIII в.) (РГИА), Атлас всего света Баптиста Агнесса (XVI в.) (РГАВМФ) и др.

Слайд 28 Слайд 28

Слайд 29 Слайд 29

Составной частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажных носителях является страховое копирование архивных фондов. Свое правовое закрепление эта работа получила в Федеральном законе Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии со ст. 17 которого на уникальные и особо ценные документы создаются страховые копии этих документов.

Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий документов (слайд 30).

В среднем в год архивные учреждения Российской Федерации за счет программных средств и бюджетного финансирования изготавливают свыше 4,7 млн. кадров (слайд 31). Современный парк микрофильмирующего оборудования лабораторий федеральных архивов обеспечивает ежегодное создание страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в объеме более 2,1 млн. кадров, фонда пользования – 2,3 млн. кадров, что почти в 2 раза превышает объем аналогичной работы конца 90-х годов прошлого века.

Слайд 30 Слайд 30

Слайд 31 Слайд 31

За 2017-2018 гг. создан страховой фонд и фонд пользования на более чем 1,5 тыс. ед.хр. фотодокументов на фотопленке и стеклянной основе царской хроники (слайд 32).

В соответствии с п. 2.11.13.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила) централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда (слайд 33). В целях осуществления дальнейшей концентрации страхового фонда копий особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации для организации их территориально обособленного хранения осуществлена отправка в ЦХСФ страхового фонда 8 федеральных архивов  (ГА РФ, РГАДА, РГАЭ, РГАЛИ, РГВА, РГАВМФ, РГАСПИ, РГАКФД) и государственных архивов Свердловской и Тюменской областей объемом свыше 7,7 млн. кадров.

Слайд 32 Слайд 32

Слайд 33 Слайд 33

Эффективность проведения работ по реставрации и страховому копированию архивных документов во много определяется качеством отбора документов для специальной обработки. И в том, и в другом случаях применяется избирательный подход, но при этом в результате реставрации сохраняется документ – носитель с зафиксированной на нем информацией, а в результате страхового копирования – информация.

Характеризуя направление ведения централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, следует отметить, что в архивах создана система учетных документов, обеспечивающая возможность сохранения и использования архивных фондов (слайд 34). До настоящего времени эти вопросы успешно решались на основе Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрирован Минюстом Российской Федерации 8 июля 1997 г. № 1344).

Однако в настоящее время Регламент устарел. Это обусловлено, прежде всего, внедрением информационных технологий в архивную практику, причем наиболее серьезные успехи достигнуты именно в области учета. Следует подчеркнуть, что автоматизация учета – это и развитие информационной инфраструктуры отрасли, т.к. именно в учетных справочниках аккумулируются сведения не только о количестве архивных фондов и документов, но и об их составе и содержании.

По данным статистического отчета, в автоматизированную систему учета включена информация о 92,4% фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. На портале «Архивы России» размещена он-лайн версия «Центрального фондового каталога» (ЦФК) (заставка) с информацией о составе и содержании фондов 13 федеральных архивов (слайд 35).

Слайд 34 Слайд 34

Слайд 35 Слайд 35

В настоящее время Интернет-версия ЦФК включает сведения о 862 592 архивных фондах федеральных архивов с фондовой организацией хранения и 2 234 государственных и муниципальных архивов 62 субъектов Российской Федерации.

Ежемесячно электронный ЦФК посещают в среднем около 4,0 тыс. пользователей.

Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Решению этой проблемы будет способствовать подготовка Росархивом нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, включающего раздел «Состав единой автоматизированной информационной системы по учету документов Архивного фонда (ЕАИС УД АФ),перечень элементов описания архивных фондов и единиц хранения для ведения государственного учета в автоматизированном режиме. Новый Порядок будет включать также уточненную форму паспорта государственного, муниципального архивов с учетом приема на хранение электронных документов.

Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого актуализирован в подготовленном проекте Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Активно ведется формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, в который на настоящий момент включены 750 документов федеральных и региональных архивов, в том числе по федеральным архивам 537 документов, по региональным – 213 документа (слайд 36).

В целях обеспечения удаленного доступа к ним через сеть Интернет организована работа по пополнению данными об уникальных документах федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации ИС «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», размещенной на портале «Архивы России» (слайд 37).

Слайд 36 Слайд 36

Слайд 37 Слайд 37

Выявление и учет уникальных документов – это не только обеспечение их гарантированной сохранности и яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия.

Повышение качества учетных документов, контроль за сохранностью фондов осуществляются на основе проверки их наличия и состояния. В государственных и муниципальных архивах с разной степенью эффективности ведется цикличная проверка наличия дел (слайд 38). В архивной практике этот цикл нормативно закреплен в Правилах и составляет 25 лет, уникальные документы должны проверяться ежегодно, особо ценные – 1 раз в 10 лет.

По данным мониторинга на 01.01.2019 среднегодовой объем проверки наличия в федеральных архивах составляет свыше 108,6 тыс. ед.хр.

К сожалению, приходится сталкиваться с тем, что планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, не пересматриваются по многу лет, имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, не всегда проверке наличия предшествует выверка учетных документов, а по ее итогам – опечатывание коробок с документами, что в качестве нормы прописано в Правилах.

Наряду с организацией контроля за движением документов, о чем речь шла выше, оснащением читальных залов системами видеонаблюдения, важнейшими составляющими в решении этой проблемы, являются:

• уменьшение объемов выдачи подлинников путем создания фонда пользования, в том числе на электронных носителях;

• улучшение информированности пользователей о составе и содержании документов архива, развитие системы научно-справочного аппарата с учетом интенсивности использования документов.

Что касается электронного фонда пользования, то в отличии от традиционного, создаваемого на пленке одновременно со страховым фондом, состав документов, направляемых на оцифровку, значительно шире и включает документы наиболее используемых фондов, которые не всегда являются особо ценными (слайд 39).

В заключение хочу еще раз подчеркнуть значимость рассматриваемой проблемы. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются не только составной частью историко-документального наследия, но и важнейшим информационным ресурсом государства и общества.

Слайд 38 Слайд 38

Слайд 39 Слайд 39