Доклад Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет» на заседании Совета по архивному делу (8 октября 2014 г., г.Санкт-Петербург)

Уважаемые коллеги!

Тема настоящего доклада впервые поднимается на заседаниях Совета. Между тем, создание информационных ресурсов на основе научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов, а также организация доступа к ним – одно из основных направлений деятельности отечественных архивов. Сегодня излишне говорить о том, что архивные информационные ресурсы позволяют расширять границы читальных залов архивов до размеров всемирной паутины. С одной стороны, это обеспечивает сохранность подлинников архивных документов, с другой – делает информацию, заключенную в архивных документах, – достоянием всего человечества.

Нам в архивном сообществе нужно наметить стратегические подходы к практической реализации этих задач.

Задача формирования архивных информационных ресурсов обозначена в государственной программе «Информационное общество 2011–2020 гг.» Этой же теме посвящен отдельный пункт ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)».

Общие объемы финансирования, предусмотренные в ФЦП для реализации пункта, составляют 569,07 млн. рублей.

Слайд 2.

В целях реализации задач информатизации в 2011 г. Росархив разработал и принял Программу информатизации на 2011–2020 гг. Программа стала моделью для многих органов управления архивным делом субъектов Федерации, которые на её основе разработали собственные программы информатизации или добились включения архивных учреждений в региональные программы информатизации.

Среди мероприятий, предусмотренных этими программами, прежде всего, необходимо отметить обеспечение архивов специализированной оцифровывающей техникой, без наличия которой создание информационных ресурсов невозможно.

Слайд 3.

За последние 3 года материально-техническая база федеральных архивов пополнилась 9 профессиональными сканерами для оцифровки документов на бумажных носителях и двумя сканерами микроформ.

Значительно возросло количество специализированного оцифровывающего оборудования, приобретенного для нужд региональных архивов. По данным компании CNewsAnalytics, за 4 года в архивы поступило 79 профессиональных сканеров, предназначенных для оцифровки архивных документов.

В этой связи хочется отметить возросший уровень технической грамотности специалистов архивов, которые все чаще заказывают высококачественную оригинальную брендовую технику крупнейший производителей, поставляющих свое оборудование таким авторитетным и требовательным фондодержателям, как например Национальные Архивы Ватикана, Испании, Великобритании, Германии, США, Библиотека Конгресса США и другие.

Одновременно с поставкой оборудования и финансированием проектов создания информационных ресурсов по заказу Росархива ВНИИ документоведения и архивного дела провел научно-исследовательскую работу на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации». В представленном по итогам выполнения работы отчете обобщен опыт 93 региональных архивов по переводу описей дел и документов, а также подлинников архивных документов в цифровой вид и получен определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания информационных ресурсов.

Вывод, сделанный в исследовании, неутешителен: в Российской Федерации вообще и в архивной сфере в частности отсутствуют единые подходы к процессу оцифровки архивных документов, а объемы создания и качество электронных копий архивных документов оценить невозможно в силу несопоставимости результатов этой деятельности.

Слайд 4.

Этот вывод стал основанием для разработки в 2011–2012 гг. комплекса нормативно-методических документов, регулирующих процессы оцифровки подлинников архивных документов. В его состав входят 5 нормативных документов, предназначенных для регламентации процессов создания электронных копий архивных документов, а также организации и технологического оснащения хранилищ электронных документов и электронных копий архивных документов.

Эти нормативные документы опубликованы в открытом доступе на сайте Росархива. Можно констатировать, что к ним обращаются и их используют в практической работе не только архивисты.

Разработка подобного комплекса нормативно-методических документов первая в Российской Федерации попытка осмысления на системном уровне проблем, связанных с оцифровкой историко-культурного наследия. Сформулированные в документах рекомендации основаны на изучении мирового опыта реализации проектов оцифровки, анализе зарубежной нормативной базы, в частности, широко известных стандартов и рекомендаций, разработанных и применяемых архивистами Австралии и Новой Зеландии, США, Великобритании, Испании и других стран.

Слайд 5.

Вместе с тем необходимо признать, что Росархив не может выполнять в Российской Федерации функции единого органа по разработке нормативной документации по оцифровке для всех видов объектов историко-культурного наследия, которые, например, в США выполняет специально созданное для этих целей агентство (FADGI). Но определить общую политику унификации и требования к сканированию документов Архивного фонда – посильная задача, которую мы стараемся решить.

Слайд 6.

Одно из ключевых направлений создания информационных архивных ресурсов – перевод в электронную форму и представление в электронной среде (в том числе Интернет) системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов.

Предполагается, что одной из главных форм представления НСА архивов станет полностью индексированная общеотраслевая государственная информационная система «Центральный фондовый каталог», которая рассматривается как информационная модель Архивного фонда Российской Федерации.

На сегодняшний день в эту автоматизированную систему введено 588 тыс. описаний документов на уровне фондов, что составляет более 60 % от общего объема описаний документов на уровне фонда и около 20 % описаний на уровне дела, хранящихся в федеральных, региональных и муниципальных архивах. Бóльшая часть этой информации доступна в бесплатном доступе в режиме онлайн.

Федеральное архивное агентство будет и в дальнейшем развивать и поддерживать программный комплекс (ПК) «Центральный фондовый каталог» и связанные с ним ПК «Фондовый каталог» и «Архивный фонд». Новые версии этих программ будут создаваться в рамках федерального бюджетного финансирования и бесплатно инсталлироваться в регионах и органах местного самоуправления. А задача наполнения этих программных комплексов и представления внесенной в них информации в сети Интернет – общая для Росархива и всех архивных учреждений страны.

Слайд 7.

Иное дело – представление на сайтах архивов таких элементов НСА, как списки фондов, реестры описей дел, сами описи, включающие заголовки единиц хранения. Эта задача целиком ложится на плечи конкретных архивов и имеет разные варианты решения.

Так, наиболее распространенной формой представления описей в сети Интернет являются различные виды информационных систем, создаваемых архивами в инициативном порядке и размещаемых ими на собственных сайтах.

К примеру, разделы «Описи» («Каталоги») на своих сайтах имеют 8 федеральных архивов из 16. При этом на сайте РГАЛИ представлены два каталога (Каталог фондов и Каталог печатных изданий); на сайте РГАКФД – три, организованные в соответствии с видами хранимых документов (Каталог фотодокументов, Каталог кинодокументов и Каталог видеодокументов).

Слайд 8.

Ситуация с размещением описей на сайтах государственных архивов субъектов Российской Федерации выглядит следующим образом. При анализе сайтов выявлено 42 информационных ресурса, на которых представлены описи 55 государственных архивов (27%) 31 субъекта Федерации (36%).

Это несоответствие в цифрах объясняется тем, что в некоторых регионах принято решение о создании объединенных информационных систем или ресурсов, в которых отражается информация о НСА государственных архивов данного региона. Эти информационные ресурсы, как правило, размещаются на сайтах органов управления архивным делом конкретного субъекта Российской Федерации или на сайтах «уполномоченного» для ведения информационного ресурса регионального архива.

В этой связи необходимо отметить, что Росархив не будет диктовать, какую форму представления информации о НСА следует выбрать конкретному региону или архиву. Однако представляется целесообразным стремиться к унифицированному подходу и созданию объединенных информационных систем, функционирующих на единых принципах, понятных как пользователям, так и самим архивистам.

Слайд 9.

Такой подход успешно реализован в Псковской области, где в рамках одного ресурса представлена информация о научно-справочном аппарате 5 государственных архивов. Можно также назвать раздел «Архивный фонд» Интернет-портала архивной службы Ярославской области, который аккумулирует информацию о НСА областного архива и его 5 филиалов, а также 26 муниципальных архивов области. В объединенной базе данных «Архивы Урала», создаваемой в Свердловской области, объединена информация 7 государственных архивов.

Слайд 10.

В результате анализа информационных ресурсов, созданных на основе описей и размещенных на сайтах архивов в Интернете, выявлены три наиболее типичные формы представления описей.

Информация описей представлена в виде полностью индексированных информационно-поисковых систем. В результате информация описей в этих АИС может быть систематизирована либо по архивным шифрам, либо по тематике собрания архива (так, например, информационные ресурсы, представлены на сайтах ГА РФ, ЦГА Самарской области, РГАЭ). Реализация этой формы представления описей является наиболее дорогостоящей, но при этом – максимально эффективной и перспективной. К тому же, она может быть реализована в качестве выгрузки информации из ПК «Архивный фонд», который является в настоящее время отраслевой системой по учету документов Архивного фонда. Поэтому именно к этой форме представления информации описей всем стоит стремиться.
Описи, представленные в виде электронных текстов в формате doc, rtf, размещенные на сайтах архивов или органов управления архивным делом: например, Государственного архива Тульской области или Агентства по делам архивов Астраханской области.
Электронные копии (изображения) страниц описей в форматах pdf, jpeg (например, разделы на сайтах РГИА, РГАДА, Государственного архива Калининградской области).

Мотивация выбора формы электронного представления информации описей обусловлена несколькими причинами. Основные – это качество самих «бумажных» описей, наличие специализированных знаний в области информатики у архивистов и объемы финансирования, выделяемые для реализации этой работы.

Вместе с тем в этом вопросе нельзя обойти вниманием тему качества представленной информации, которая тесно связана с процессом усовершенствования описей. Включение в состав электронных ресурсов описей, не прошедших процедуру усовершенствования, резко снижает ценность информационных систем и наносит объективный вред авторитету архивов и архивному сообществу в целом, а представление названий фондов и описей, заголовков единиц хранения, аннотаций, предисловий и других текстовых фрагментов с грамматическими ошибками – к сожалению, распространенное явление для многих информационных ресурсов – просто позорит архивистов!

Разнообразие форм и видов представления однотипных элементов системы НСА и низкое качество представляемой информации не может удовлетворить потребителя. Поэтому представляется целесообразным провести изучение требований пользовательской аудитории к форме представления НСА в Интернете, создать типологию подобных форм и выработать рекомендации по их унификации. Хотя как я уже сказал – первая форма – наилучшая.

При этом очевидно, что какая бы электронная форма представления описей не была избрана конкретным архивом, где бы ни был размещен созданный на основе описей информационный ресурс (в читальном зале, на сайте архива, на сайте органа управления архивным делом субъекта Федерации или на портале «Архивы России») доступ к данной информационной системе должен предоставляться бесплатно.

Слайд 11.

Отрадно, что такой подход среди архивистов не вызывает никаких возражений, что было подтверждено в ходе анкетирования, которое проводилось при подготовке доклада.

В анкетировании приняли участие 14 федеральных архивов из 16 и 189 архивов из 203 региональных архивов, 78 из 85 субъектов Федерации, что составляет соответственно 92% и 89% от общего числа. В этом отношении анкетирование репрезентативно и отражает реальную ситуацию.

Так, в частности, удалось установить, что в 156 региональных архивах имеются планы перевода архивных описей дел и/или архивных документов в электронный вид. Полностью завершена эта работа в 41 архиве, а в целом по стране эти работы предполагается завершить в основном к 2018 году.

Слайд 12.

В рамках рассмотрения проблемы перевода в электронный вид НСА особого внимания заслуживает перевод в электронный вид и предоставление доступа к такой форме как каталоги и картотеки.

Следует помнить, что каталоги и картотеки являются объектами творческой деятельности архивов. Многие из них создавались в служебных целях и содержат закрытую или конфиденциальную информацию. Кроме того, их перевод в электронную форму и представление в сети Интернет требуют значительных финансовых затрат, а также серьезной адаптации к специфике представления в информационной среде, без которой невозможно их эффективное использование. Поэтому создание информационных ресурсов на основе каталогов и картотек каждый раз требует индивидуального подхода. А представление созданных ресурсов такого типа в сети Интернет, вероятно, целесообразно организовывать на условиях платного доступа.

Исключением из этого правила должна быть картотека о местах хранения документов по личному составу. Ее перевод в электронный вид, создание на ее основе отраслевой Справочно-информационной базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу с последующим размещением в сети Интернет рассматривается Росархивом как решение задачи оптимизации оказания государственных услуг гражданам и организациям в выполнении запросов социально-правового характера, которые, как всем известно, исполняются бесплатно.

Этот информационный ресурс должен создаваться и поддерживаться в актуальном состоянии Справочно-информационным центром федеральных государственных архивов, который начал свою деятельность в июне текущего года.

Слайд 13.

Наиболее дискуссионными вопросами в теме создания архивных информационных ресурсов представляются вопросы об объемах оцифровки архивных документов, приоритетах отбора документальных комплексов для создания электронных копий архивных документов, о методах создания и типологии информационных ресурсов, формируемых на их основе, о подходах к определению условий доступа к ним.

Начнем рассмотрение этих проблем с вопроса об объемах оцифровки подлинников архивных документов.

Впервые в Российской Федерации объемы перевода архивных документов в электронный вид были определены в государственной программе «Информационное общество 2011–2020 гг.», а затем повторены в проекте Концепции развития архивного дела до 2020 г., широкое обсуждение которой проходило осенью – зимой 2012–2013 гг. Кстати, проект Концепции сейчас находится в аппарате Правительства Российской Федерации. Идет подготовка к его рассмотрению на заседании Правительства Российской Федерации.

Проект Концепции предусматривает «довести долю переведенных в электронную форму архивных фондов, коллекций, документов по актуальной исторической тематике, а также документальных комплексов, содержащих генеалогическую информацию, к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес, до 20%, предоставив к ним онлайн-доступ, в том числе на платной основе, в удобных для пользователей форматах». В абсолютных цифрах это должно составить более 100 млн. единиц хранения.

Что сказать в этой связи? Это, конечно, колоссальная цифра, огромный объем, достичь которого можно лишь при условии наличия больших финансовых средств. А это напрямую зависит от успехов социально-экономического развития страны.

Слайд 14.

Как показали результаты мониторинга оцифровки документов Архивного фонда, который по заказу Росархива проводил ВНИИДАД, в этом вопросе за два последних года произошли существенные подвижки.

Так, можно констатировать значительное увеличение числа архивов, осуществляющих проекты оцифровки.

Такие работы ведутся в 115 архивах 73 субъектов Федерации (ответы были получены из всех 85 субъектов Российской Федерации). Для сравнения: в 2011 г. были получены ответы из 67 субъектов, проекты оцифровки осуществлялись в 93 архивах 57 субъектов Федерации.

Таким образом, за полтора года (с 2011 по 2013) общий объем оцифрованной в государственных архивах субъектов Федерации информации вырос практически в 2,2 раза – с 10 Тб до 22,23 Тб и составил более 400 тыс. дел или почти 9 млн. листов.

Наращивание объемов создания электронных копий приводит архивы к мысли о разработке собственных локальных нормативных актов, регулирующих данные процессы. Так, Программы или перспективные планы создания цифровых копий имеют 112 государственных архивов (60%) субъектов Федерации, а внутренние регламенты, инструкции и правила, регламентирующие этот процесс, – 29.

В качестве примера такой программы можно назвать «Программу информатизации Государственного архивного учреждения Тульской области «Государственный архив» на 2012–2014 гг.», в которой подробно и поэтапно описаны шаги по развитию цифрового контента и созданию фонда пользования, включая обозначение количества создаваемых ежегодно электронных копий документов.

Слайд 15.

Нужно сказать, что планирование работ по оцифровке не является исключительно российским ноу-хау. В качестве примера можно привести документ Международного Совета архивов, известный как «Стратегический курс на 2008–2018 гг.», в котором обозначена необходимость формирования перспективных планов оцифровки архивных документов. Или широко известный План оцифровки архивных материалов, предназначенных для публичного доступа, разработанный в Национальном архиве США (NARA), опубликованный на сайте этой организации и прошедший процедуру общественного обсуждения.

При этом необходимо подчеркнуть, что, несмотря на активно ведущиеся архивами крупнейших стран проекты оцифровки, в сети Интернет на условиях бесплатного и платного доступа представлено чрезвычайно мало архивных ресурсов. Причин такого положения мы коснемся ниже, здесь лишь отмечу сам этот факт.

Одновременно обратим внимание на то, что одной из ключевых проблем при создании и обсуждении планов оцифровки документов в разных странах была и остается проблема критериев отбора и ранжирования документов для создания электронных копий.

Слайд 16.

Эта проблема остро стоит и перед нами. Как показывают результаты мониторингов и анкетирования, наиболее очевидными критериями отбора документов для оцифровки являются критерии, связанные с необходимостью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Архивы стараются в первую очередь оцифровать уникальные и особо ценные или находящиеся в ветхом (плохом физическом) состоянии документы, создавая электронный фонд пользования. Оцифровке подвергаются также наиболее востребованные фонды.

Вместе с тем, четко обозначились две новые тенденции в создании электронных копий архивных документов.

Первая – оцифровка распорядительной документации местных органов власти для формирования информационно-поисковых систем. Подобная работа активно ведется во многих региональных архивах и в архивах муниципального уровня. А созданные информационные ресурсы пользуются большим спросом у органов власти субъектов Федерации и органов местного самоуправления, «работают» на повышение авторитета архивов.

В этой связи представляется целесообразным расширить сложившуюся практику за счет комплексов документов органов власти Российской империи, РСФСР и СССР, т.е. документов, содержащих ключевые публичные акты по истории нашей страны и отложившихся в фондах Сената, Кабинета министров, Совнаркома, Совмина, Политбюро ЦК КПСС, Приказов, Коллегий, Министерств и наркоматов, а на региональном уровне –документов губернских управлений, крайкомов, обкомов партии и исполкомов.

Доступ к информационным системам, содержащим подобную информацию, как представляется, должен быть бесплатным, независимо от того, где будут инсталлированы эти системы – в читальных залах архивов или в сети Интернет. Эту позицию активно поддерживали многие архивы, участвовавшие в анкетировании.

Вторая тенденция – это оцифровка дел по личному составу. Ее появление связано с поиском путей оптимизации выполнения социально-правовых запросов и обеспечением взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации.

Плановая оцифровка этого вида документации представляется спорной и может рассматриваться как временная мера, призванная в современных условиях помочь решению вопросов обслуживания социально-правовых запросов. Очевидно, что создаваемые на основе этой документации информационные ресурсы носят служебный характер и далеко не всегда могут быть представлены в режиме публичного доступа.

Слайд 17.

На формирование планов оцифровки влияют, конечно, состав пользователей архивной информации и их интересы.

В этой связи стоит обратить внимание на результаты обследования пользовательской аудитории, которые опубликовали финские архивисты полтора года назад.

Выводы представлены на диаграмме. Обобщая цифры, можно сказать, что почти 98% наших пользователей – это профессиональные ученые-историки.

Безусловно, эти результаты не могут быть в полном объеме экстраполированы на российскую пользовательскую аудиторию, которая имеет собственную специфику. Здесь нам необходимо самостоятельное изучение аудитории, нужна методика постоянного мониторинга информационной среды и изменений круга пользователей, с тем, чтобы иметь возможность предвидеть изменения в общественном интересе.

Однако выводы финских коллег примечательны, и их необходимо учитывать при рассмотрении круга интересов и типологии потребителей, для которых создаются архивные информационные ресурсы, а также при установлении способов организации и условий доступа к ним.

Слайд 18.

Можно ли спрогнозировать востребованность документов и исследовательский интерес? Представляется, что с определенной степенью вероятности можно. В качестве механизмов такого прогнозирования целесообразна комбинация достаточно простых методов.

Первый – это регулярный мониторинг общественного интереса и тех дискуссионных тем, которые поднимаются и обсуждаются в обществе. Применение этого метода уже дало свои результаты. Яркий пример его действенности – размещение в сети Интернет ресурса по «проблеме Катыни» («Пакет №1»), к которому было более 1 млн. запросов. Второй пример – все возрастающий интерес пользовательской аудитории к сайту «Документы Советской эпохи» на портале «Архивы России», где в настоящий момент представлены два больших комплекса документов из фонда Политбюро (1919–1932) и фонда И.В. Сталина (1866–1996), и который в ближайшее время планируется дополнить документами ГКО и Коминтерна.

Второй метод – изучение и анализ перспективного календаря памятных дат и событий, причем как мирового и общероссийского масштаба, так и регионального уровня. Этот метод уже активно используется для создания виртуальных выставок электронных копий архивных документов.

Третий – развитие сервисов программных комплексов «Центральный фондовый каталог» и «Фондовый каталог», в которых (при условии их максимально быстрого и качественного заполнения) можно осуществлять подсчет частоты обращений к фондам той или иной тематики.

Четвертый – традиционен и хорошо знаком архивистам. Он основывается на изучении исследовательских научных интересов, отраженных в карточках читателей в читальных залах архивов, или в их регистрационных записях автоматизированных систем типа «Читальный зал».

Пятый – заключается в анализе учета использования каталогов. Причем на сегодняшний день он может быть реализован как в виде учета обращений к традиционным каталогам, так и в виде сервиса учета обращений к записям автоматизированных тематических Баз данных, созданных в архивах.

Шестой – анализ превалирующей научной проблематики на профессиональных научных конференциях (в том числе и краеведческих), в монографических изданиях и публикациях в профессиональной периодике. Определенную помощь в этом вопросе может оказать работа с электронной библиотекой Российского индекса научного цитирования (РИНЦ), Электронной библиотекой диссертаций РГБ, Интеллектуальной системой тематического исследования (ИСТИНА) МГУ и других научных аналитических центров.

Безусловно, использование всех этих методов не даёт стопроцентно гарантированного результата на длительную перспективу, но окажет значительную помощь при выявлении перспективных с точки зрения использования комплексов документов и позволит оперативно реагировать на изменение общественного и профессионального интереса, а также осуществлять среднесрочное планирование создания информационных ресурсов.

Слайд 19.

Даже не прибегая к проведению специальных обследований пользовательской аудитории, можно назвать несколько тем, которые давно пользуются повышенным спросом у пользователей.

Прежде всего – генеалогия.

Российские архивы накопили богатый опыт создания информационных ресурсов по данной теме. Достаточно назвать Объединенную систему данных о населении «Поколения Пермского края», представленную он-лайн.

Базы данных на основе метрических книг и ревизских сказок созданы в Государственных архивах Республики Башкортостан, Республики Татарстан, Чувашской Республики, Хабаровского края, Сахалинской, Самарской, Пензенской, Ярославской, Еврейской автономной и других областей.

Часть упомянутых баз данных также доступна в режиме он-лайн.

Вместе с тем, необходимо сказать, что создание подобных баз данных – процесс чрезвычайно трудоемкий, длительный и затратный. И тут уместно задаться вопросом об условиях доступа к этим ресурсам.

Представляется, что к подобным уже созданным ресурсам следует организовывать доступ на платной основе. Судя по результатам проведенного анкетирования, эта позиция не вызывает особых возражений у архивного сообщества: ее поддерживают более 60% респондентов.

Слайд 20.

Анализируя мировой опыт представления информационных ресурсов по генеалогии, следует отметить, что крупнейшие генеалогические общества развитых стран не публикуют в открытом бесплатном доступе свои базы данных, а те ресурсы, которые представлены в сети, не являются собственно генеалогическими. Эти базы данных позволяют осуществлять поиск только по фамилии, имени персоналии и датам жизни. При этом перечень результатов, как правило, не содержит ссылок на архивы и архивные материалы, из которых почерпнута данная информация. Да и построить полноценное генеалогическое древо эти информационные ресурсы возможности не дают.

Существенно отличается от упомянутых ресурсов проект Национального архива Великобритании Find my past («Найди свое прошлое»), реализованный с помощью технологии краудсорсинга, т.е. привлечения «волонтеров» из Общества «друзей Национального архива Великобритании». Этот ресурс позволяет любому жителю Соединенного королевства построить собственное генеалогическое древо, либо в режиме он-лайн присоединиться к процессу обработки электронных копий архивных документов с целью пополнения содержания баз данных.

Аналогичный подход используется сейчас и в архивах Финляндии, где предполагают представить в свободном доступе в сети Интернет оцифрованные копии метрических книг, разработав специальный сервис, позволяющий волонтерам в режиме удаленного доступа описывать прочитанные записи и вносить эту информацию в базу данных архива.

Этот уникальный и единичный опыт, конечно, заслуживает пристального внимания и в перспективе может быть перенесен на отечественную почву.

Другой пример можно привести в связи с деятельностью прибалтийских коллег: Национальных архивов Латвии и Эстонии, которые с помощью европейских грантовых средств создали и ведут генеалогические базы данных «Радураксти» («Родословная» в Латвии) и «Сага» (в Эстонии). Эти ресурсы представляют собой коллекцию оцифрованных церковных книг (по конфессиональному и географическому принципу), материалов переписи населения и прочих номинативных документов. Для получения доступа к базам данных необходимо пройти регистрацию, после которой доступ к образам самих документов будет бесплатным.

Любопытный опыт представления генеалогической информации на условиях абонентской повременной платы имеет Национальный архив Швеции, который предлагает доступ к базе данных оцифрованных документов по цене 50 крон за 3 часа, или годовую подписку за 995 крон (примерно 5000 руб.)

Слайд 21.

К тематике генеалогии примыкает тема создания информационных ресурсов на основе документов личного происхождения и документации, содержащей персональные данные. Эти документы вызывали и вызывают повышенный интерес у читателей и пользователей.

Активные работы по составлению тематических «персональных» БД проводятся во многих федеральных и региональных архивах России. Например, в Российском государственном военном архиве созданы БД по военным и интернированным в годы Великой Отечественной войны гражданам Италии, Франции, Люксембурга, Швеции, Венгрии, Германии, Польши, Японии; в Филиале Российского государственного архива научно-технической документации в Самаре – несколько аналогичных баз данных, в том числе и база данных «Выдающиеся деятели науки и техники». Летом 2014 г. Федеральное архивное агентство и Российский государственный военно-исторический архив представили интернет-проект «Георгиевские кавалеры Великой войны».

Зарубежные архивы также активно занимаются созданием подобных тематических ресурсов.

Однако создание и представление тематических баз данных в Интернете, а также публикация архивных документов, содержащих сведения личного характера, становятся все более проблематичными в связи с принятым 25 января 2012 г. в Европейском союзе (ЕС) пакетом законодательных актов «О защите персональных данных», который получил название «Право быть забытым». Основное содержание этих документов сводится к тому, что в современном информационном обществе персональная информация приобрела статус своеобразной валюты единого цифрового рынка, и, как любая валюта, она должна быть стабильной, защищенной и заслуживающей доверия. Только если потребитель будет уверен в том, что его персональные данные надежно защищены, он будет доверять компаниям и государственным учреждениям и пользоваться предлагаемыми ими интернет-сервисами.

Формально инициатива ЕС касается защиты персональных данных ныне живущих людей, информация о личной жизни которых не может быть доступна без их ведома как в сети, так и путем публикации давно забытых источников информации (в том числе архивных документов, газет и журналов).

Дело в том, что Интернет обладает своеобразным «эффектом вечности» (eternity effect), при котором «сеть помнит все», что зачастую забывает или хочет забыть человек: прошлые ошибки, компрометирующие письма, фотографии и видео, иными словами – всё, что может негативно сказаться в будущем, создает массу конфликтных ситуаций, которые уже стали реальностью наших дней.

Учитывая это, Комиссия ЕС предложила дать возможность пользователям самостоятельно уничтожать в электронных ресурсах информацию личного происхождения.

Это предложение заставило крупнейшие интернет-компании взяться за реализацию специальных сервисов, которые с мая текущего года уже функционируют в сети, позволяя пользователям самим удалять информацию о себе.

В России пока этот сервис недоступен, но поскольку европейская Конвенция о защите прав человека ратифицирована нашей страной, то решение Европейского союза в перспективе может быть введено и в российское законодательство.

Вероятно, в связи с этим весной этого года Общественная палата Российской Федерации уже предложила законодателям разрешить удалять персональные данные из русскоязычных поисковых систем.

Учитывая вышесказанное, вопрос о создании информационных ресурсов на основе документов личного происхождения или документов, содержащих персональные данные ныне живущих или недавно ушедших людей, становится проблематичным, а размещение их в сети на условиях открытого бесплатного доступа – фактически невозможным.

Слайд 22.

Беспроигрышной тематикой электронных ресурсов в современном информационном пространстве является тематика так называемых «служебных» баз данных, представляющих собой своеобразные электронные справочники по предметным областям вспомогательных исторических дисциплин. В качестве примера можно привести базу данных по идентификации бумаги и информационно-поисковую систему по геральдике Северной Европы, разработанные и представленные на сайте Национального архива Финляндии; только что созданный австрийскими специалистами сводный портал по филиграням; публикацию известного каталога филиграней Пикара на сайте Штутгартского архива; электронную коллекцию картографических материалов, созданную архивистами Испании, объединенный европейский ресурс по палеографии.

Все эти ресурсы пока находятся в открытом доступе, однако, очевидно, что в перспективе бесплатный доступ к ним будет ограничен.

Слайд 23.

Еще одна популярная тематика информационных ресурсов –представление архивных фотоматериалов. В качестве наиболее ярких примеров здесь можно привести Федеральный архив Германии, на сайте которого размещен «Цифровой фотоархив Федерального архива» объемом около 200 тысяч фотографий. (Кстати, сайт РГАКФД предоставляет бесплатный доступ к 280 тысячам фотодокументов). Доступ к ресурсу свободный, просмотр бесплатный, есть возможность скопировать изображение в «облегченном» формате. (У нас по этому же принципу действуют сайты РГАКФД и «Победа» на портале «Архивы России»). За возможность получения качественных изображений для публикаций нужно заплатить в зависимости от ее будущего тиража (например, до 3000 экз. – 15 евро за копию).

Аналогичный подход реализован в ресурсе Архива Сил обороны Финляндии, где представлено 160 тысяч оцифрованных цветных (!) фотографий периода советско-финской «Зимней войны» 1939–1940 гг.

Слайд 24.

Вместе с тем, необходимо отметить, что последние приведенные примеры представления больших объемов электронных копий архивных документов в сети Интернет являются исключениями из общего правила. Как уже говорилось выше, мировая архивная практика создания и представления в сети Интернет информационных ресурсов ограничивается представлением отдельных тематических коллекций, что не может не удивлять при огромных объемах оцифровки архивных документов.

Объяснение этого факта довольно простое: для создания качественного архивного информационного ресурса не достаточно оцифровать документы и представить их в простой программе просмотра изображений. Необходимо создать археографически полное и точное описание подлинника архивного документа и его электронной копии, найти максимально адекватный документу способ визуализации его цифровой копии в электронной среде, а также разработать и реализовать сервисы, воспроизводящие в электронной среде инструментарий исследователя, позволяющие ему максимально эффективно в условиях удаленного доступа использовать электронные копии документов для решения своих профессиональных задач.

Примером таких ресурсов может служить Цифровой архив Сталина, размещенный на сайте Йельского университета в США по соглашению с РГАСПИ. Другой пример – база данных электронных копий архивных документов Electronic Enlightenment («Электронное Просвещение»), которая включает свыше 64 тысяч писем и прочих материалов переписки 6,4 тысячи корреспондентов – выдающихся ученых эпохи Просвещения (Вольтера, Лейбница, Руссо, Дидро, Ньютона, Франклина и др.).

Доступы к обоим ресурсам платные (для граждан России и Беларуси «Архив Сталина» бесплатен), но качество содержания и сервисы, предлагаемые создателями этих ресурсов пользователям, таковы, что удовлетворяют требования самого взыскательного исследователя.

Безусловно, могут быть предложены и иные формы платного ресурса: например, бесплатный просмотр записей о документах в базах данных и платный доступ к самой электронной копии документа; ознакомление с уменьшенными электронными копиями и платный заказ копий высокого качества и т.п. Все эти варианты уже апробированы нашими зарубежными коллегами.

Анализируя эти примеры, следует обратить внимание на несколько обстоятельств, которые зачастую ускользают от внимания отечественных создателей тематических архивных информационных ресурсов. Они заключаются в том, что авторы тематических ресурсов, адресованных конкретной целевой аудитории (например, школам) должны в деталях знать не только архивные документы и музейные артефакты, которые предполагается представить в информационной среде, но и специфику той предметной области, куда они адресуют свой продукт (т.е. в данном примере: состав школьной программы по истории, методику преподавания истории в школе с использованием компьютерных технологий, и даже способы организации экранного пространства, цветовых и шрифтовых решений, адаптированных к восприятию определенной возрастной школьной аудитории и т.п.)

Только учет всех этих, далеких от архивных реалий и будней, вопросов позволит создать действительно востребованные архивные информационные ресурсы, которые будут пользоваться спросом у пользователей.

Слайд 25.

Перехожу к заключению. Мировая практика и отечественный опыт создания архивных информационных ресурсов, результаты анкетирования позволяют сделать некоторые выводы.

Во-первых, для архивов всех уровней представляется необходимым:

создание перспективных планов оцифровки архивных документов и проведение постоянного мониторинга их выполнения;
осуществление работ по оцифровке и переводу НСА в электронный вид на основе унифицированных подходов и требований;
повышение квалификации архивистов в области информационных технологий вообще и в части изучения опыта создания архивных информационных ресурсов в частности.

При этом необходимо помнить, что при планировании финансового обеспечения работ по оцифровке архивных документов и созданию информационных ресурсов на основе НСА и электронных копий архивных документов необходимо обязательно предусматривать отдельное и весьма существенное финансирование на поддержание и обслуживание этих ресурсов. В противном случае первичные расходы на их создание могут быть затрачены зря.

Слайд 26.

Во-вторых, самостоятельной проработки требуют вопросы организации платного доступа к архивным информационным ресурсам, включая определение тематической направленности ресурсов, предназначаемых для представления в условиях платного доступа, их функциональности, централизованного или децентрализованного размещения и информационной безопасности, технической и технологической организации платного доступа, механизмов оплаты, принципов ценообразования, возможности осуществления доступа на льготных условиях и т.п.

В ответах архивистов на эти поставленные в анкетах вопросы нет единомыслия, а, следовательно, эти проблемы нуждаются в серьезном дополнительном осмыслении и выработке общих подходов.

Слайд 27.

В-третьих, представляется целесообразным в течение ближайших лет осуществить комплекс научно-исследовательских работ, темами которых должно стать:

изучение отечественной пользовательской аудитории архивных информационных ресурсов и выявление ее тематической сегментации;
разработка методики прогнозирования создания архивных информационных ресурсов;
изучение опыта представления НСА в электронной среде и разработка унифицированных требований к такому представлению НСА;
определение критериев отбора документов для оцифровки и последующего создания архивных информационных ресурсов и методов археографического описания и представления электронных копий архивных документов в цифровой среде;
создание типологии архивных информационных ресурсов и описание основных требований к каждому типу (включая определение функциональности и пользовательских сервисов, а также приемов визуализации исторической, вообще, и архивной, в частности, информации).

Подводя итог, повторю то, что говорил неоднократно: внедрение цифровых технологий и бурное развитие информационного общества кардинально меняет облик профессии историка-архивиста, выдвигая на первый план необходимость решения насущных задач представления архивной информации в электронной среде. Сможем ли мы преодолеть возникающие трудности и найти новые пути развития архивного дела, зависит от того, насколько профессиональное сообщество архивистов способно адекватно реагировать на вызовы цифровой эпохи.

Опубликовано: 14.10.2014, последнее изменение: 31.07.2022