Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов

Из информационно-методического письма Росархива
от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т

«Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов,
государственных музеев и библиотек, организаций РАН
по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована очередная паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2010^[1].

В Росархив поступили паспорта от федеральных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также от федеральных музеев и библиотек и Архива Российской академии наук.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела представили паспорта государственных архивов, музеев и библиотек, муниципальных архивов, за исключением Республики Ингушетия.

Не представлены паспорта государственных музеев и библиотек республик Дагестан, Калмыкия, Саха (Якутия), Тыва, Чеченская, Кемеровской, Саратовской, Сахалинской, Тульской областей, Чукотского автономного округа.

Анализ итогов паспортизации свидетельствует о следующем.

Состав и объем документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов^[2]

Общий объем документов, хранящихся в названных организациях – более 264,5 млн.ед.хр., в том числе по неполным данным в хранилищах государственных музеев и библиотек сосредоточено свыше 13,1 млн.ед.хр., в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук – почти 3,0 млн.ед.хр.

Объем документов, сосредоточенных в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, увеличился почти на 15,5 млн.ед.хр. или на 6% и насчитывает свыше 248,3 млн.ед.хр., в том числе:

в федеральных архивах хранится 42,5 млн.ед.хр. (увеличение на 2%);
в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 143,7 млн.ед.хр. (увеличение на 6%);
в муниципальных архивах – 62,1 млн.ед.хр. (увеличение на 10%).

Динамика роста объемов документов, хранящихся в этих архивах, за период с 2001 г. отражена в приложении 1.

Структура распределения документов по уровням архивов характеризуется следующими данными:

в федеральных архивах хранится 17% от общего объема документов;
в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 58%;
в муниципальных архивах – 25%.

В 2001 г. эти показатели составляли соответственно 20%, 62% и 18%, т.е. налицо тенденция уменьшения доли документов федеральных архивов в общем объеме архивных фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

При этом, в течение последнего десятилетия практически стабильной остается структура состава архивных документов по видам основы:

документы на бумажной основе составляют 97,3% от общего количества;
кинодокументы – 0,13%;
фотодокументы – 2,4%;
фонодокументы – 0,12%;
микроформы на правах подлинников – 0,03%;
видео- и электронные документы – менее одной сотой процента.

Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях. В абсолютных цифрах количество электронных документов составляет чуть более 11,3 тыс. ед.хр., более половины из них (6,0 тыс.ед.хр.) хранится в РГАНТД. Электронные документы учтены в паспортах госархивов республик Алтай (59 ед.хр.), Марий Эл (674 ед.хр.), Мордовия (99 ед.хр.), Татарстан (226 ед.хр.), Чувашская (217 ед.хр.), Краснодарского края (251 ед.хр.), Воронежской (112 ед.хр.), Псковской (483 ед.хр.), Тюменской (172 ед.хр.) областей, г.Москвы (198 ед.хр.) и др.

Анализ результатов паспортизации свидетельствует о стойкой тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией. За последние 10 лет доля управленческой документации в общем объеме документов на бумажной основе снизилась с 79% до 71%, а доля документов по личному составу возросла с 17,4% до 25,2%, т.е. более четверти всех документов на бумажной основе – это документы по личному составу. В муниципальных архивах этот показатель составляет более 40%.

Структура состава документации на бумажной основе, хранящейся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, на 01.01.2010 отражена в приложении 2.

Доля научно-технической документации и документов личного происхождения в общем объеме архивных документов на бумажной основе стабильна – соответственно 2,3% и 1,3%.

Динамика роста объемов различных видов документов на бумажной основе за период с 2001 г. отражена в приложениях 3 – 6.

В части аудиовизуальных документов особенно активно ведется прием видеофонограмм, объем которых вырос в 1,5 раза.

Количество учтенных особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации возросло на 16% и составляет более 11,8 млн.ед.хр., в том числе:

в федеральных архивах – 9,2 млн.ед.хр. (22% от объема документов федеральных архивов);
в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 2,5 млн. ед.хр. (1,7%);
в муниципальных архивах – 142,8 тыс.ед.хр. (0,2%).

В процентном отношении эти данные по государственным и муниципальным архивам субъектов Российской Федерации соответствуют предыдущей паспортизации. По федеральным архивам за истекшие три года количество учтенных особо ценных ед.хр. увеличилось на 1,9 млн.ед.хр. (на 20%), в основном, за счет значительного увеличения объема документов этой категории в РГАДА.

В сводном паспорте государственных музеев и библиотек по неполным данным учтены 13,1 млн.ед.хр., из них 5,3 млн.ед.хр. хранится в учреждениях культуры федерального уровня и 7,8 млн.ед.хр. – субъектов Российской Федерации. В структуре этой части архивных фондов основной объем составляют документы личного происхождения (37%) и фотодокументы (37%).

В научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук сосредоточено почти 3,0 млн.ед.хр. документов всех видов, за исключением видеофонограмм. В указанных архивах главное место занимают документы личного происхождения (30%) и фотодокументы (25%).

Создание страхового фонда уникальных и особо ценных
документов и фонда пользования

За прошедшее трехлетие страховые копии созданы на более чем 265,9 тыс.ед.хр. Объем страхового фонда составляет 626,2 млн. кадров, отснятых с 5,4 млн.ед.хр. документов всех видов.

Страховые копии имеют 45% учтенных особо ценных документов, в том числе:

40% особо ценных документов на бумажной основе;
17% особо ценных кинодокументов;
64% особо ценных фонодокументов.

Количество фотодокументов, имеющих страховые копии, на 26% превышает объем выявленных и учтенных особо ценных фотодокументов.

В федеральных архивах скопировано 32% особо ценных документов.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации этот показатель по-прежнему почти в 2,4 раза превышает федеральный уровень и составляет 94%, что на 1% больше аналогичного показателя 2007 г.

В регионах страховое копирование документов на бумажной основе ведут государственные архивы только 37 (45%) субъектов Российской Федерации. С 2007 г. эта работа впервые начата в государственных архивах Республики Алтай. В 36 субъектах Российской Федерации объем страхового фонда на документы на бумажной основе не изменился по сравнению с данными предыдущей паспортизации.

В части фотодокументов страховое копирование ведется в государственных архивах 59 (72%) субъектов Российской Федерации, что соответствует данным предыдущей паспортизации.

Страховые копии на кинодокументы создаются в госархивах Республики Карелия и Кировской области.

Как известно, страховой фонд должен изготавливаться в комплекте с фондом пользования. За последние три года произошел некоторый рост количества скопированных ед.хр., имеющих фонд пользования, (увеличение на 2%) и в целом по Российской Федерации этот показатель составляет 83%.

В комплекте с фондом пользования страховой фонд создается:

на документы на бумажной основе – во всех федеральных архивах и государственных архивах 7 регионов (Республика Татарстан, Алтайский край, Калужская, Мурманская, Самарская области, гг. Москва, Санкт-Петербург), ведущих страховое копирование документов;
на фотодокументы – в государственных архивах 33 (40%) регионов Российской Федерации;
на кинодокументы – в Республике Карелия, Кировской области;
на фонодокументы – в Омской области;
на видеодокументы – в Волгоградской области.

В муниципальных архивах страховое копирование управленческой документации ведется в Удмуртской Республике, Краснодарском, Пермском краях, Ивановской, Липецкой, Самарской, Челябинской областях; фотодокументов – в Удмуртской Республике, Краснодарском, Пермском краях, Ивановской области.

В муниципальных архивах Удмуртской Республики, Краснодарского края, Самарской области и Миасском городском архиве Челябинской области страховые копии изготавливаются в комплекте с фондом пользования.

Работа по созданию страхового фонда ведется и в библиотеках и музеях, уровень страхового копирования документов от числа учтенных особо ценных ед.хр. составляет около 20%.

В научных учреждениях РАН страховые копии имеют 36% документов, отнесенных к категории особо ценных, при этом в Архиве РАН на весь объем скопированных для страхового фонда дел создан и фонд пользования.

Описание документов.
Создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата)
к архивным документам

Число неописанных документов на всех видах носителей сократилось за три года на 13%.

Показатель уровня описания документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации в течение последних 13 лет остается стабильным и составляет 97%.

Уровень описания документации в музеях и библиотеках составляет 69%, что существенно ниже показателя по архивам. В научных и научно-отраслевых архивах системы Российской академии наук – 90%, при этом полностью внесены в описи документы Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала.

Систему научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов составляют более 1,3 тыс. справочных изданий, почти 1,7 млн. описей, более 1,8 тыс. баз данных о составе и содержании документов, а также систематические и другие каталоги и картотеки объемом свыше 73,8 млн. карточек.

За отчетный период количество изданных справочников увеличилось на 13%.

Динамика роста количества изданных справочников (приложение 8).

В сравнении с предыдущим трехлетием темпы этой работы немного (на 2%) снизились.

Федеральными архивами организована подготовка и издание 27 справочников (ГА РФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАВМФ, РГАНТД, филиал РГАНТД, РГАНИ, РГАФД, РГАКФД).

Количество справочников, изданных в субъектах Российской Федерации, увеличилось на 109. Впервые изданы справочник по фондам госархива Ямало-Ненецкого автономного округа, справочники по истории госучреждений Республики Хакасия и Ямало-Ненецкого автономного округа, а также справочники «других типов» в госархивах республик Дагестан, Хакасия, Ямало-Ненецкого автономного округа.

Из года в год растет число справочников по фондам муниципальных архивов. За отчетный период количество таких справочников увеличилось почти на 37%. В числе изданных – справочники по документам муниципальных архивов Республики Алтай, Алтайского, Красноярского, Пермского краев, Ивановской, Иркутской, Новосибирской, Омской, Самарской, Томской областей. Впервые изданы справочники по документам муниципальных архивов в республиках Башкортостан, Саха (Якутия), Челябинской области и Ямало-Ненецком автономном округе.

Базовым элементом системы НСА являются описи, количество которых по сравнению с данными предыдущей паспортизации увеличилось на 5%. С 58% до 63% возросло количество описей, имеющихся в нормативном количестве экземпляров. При этом по федеральным архивам этот показатель составляет 59%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 50%, по муниципальным архивам – 88% (рост соответственно на 2%, 6%, 3%).

Полный комплект описей на все виды документации имеется только в филиале РГАНТД в г. Самаре и архивах 6 регионов (республики Адыгея, Калмыкия, Алтайский, Хабаровский края, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ).

В ГА РФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАНИ, архивах еще 7 регионов (республики Башкортостан, Хакасия, Приморский край, Калининградская, Кемеровская, Курская, Мурманская области) этот показатель составляет от 90% до 99%.

В федеральных исторических архивах (РГИА, РГАДА, РГВИА, РГИА ДВ) и РГАФД, государственных архивах 41 региона комплектность описей ниже среднеотраслевого уровня. В архивах Республики Алтай, Краснодарского края, Архангельской, Волгоградской, Калужской, Костромской, Курганской, Рязанской, Тульской областей комплектность описей составляет от 8% до 20%. Все еще низки эти показатели в архивах республик Дагестан, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия – Алания, Чувашская, Владимирской, Вологодской, Воронежской, Кировской, Магаданской, Новгородской, Орловской, Пензенской, Ростовской, Самарской, Тамбовской, Ярославской областей (от 21% до 35%).

В библиотеках и музеях 45% описей составлены в нормативном количестве экземпляров. Самый высокий уровень комплектности описей в архивах учреждений РАН – около 76%.

На протяжении последних десятилетий практически без изменений остается уровень тематической разработки документов – 10% дел, 81% кинофотодокументов, из числа включенных в описи, 75% описанных фонодокументов.

В федеральных архивах тематически разработано 24% дел, в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 10%, в муниципальных архивах – 2%.

В 50 (61%) регионах тематическая разработка фондов ведется в архивах муниципального звена. Каталогизация фонодокументов проводится в муниципальных архивах Красноярского, Пермского краев, Оренбургской, Свердловской, Тверской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа. Тематическую разработку видеодокументов продолжают в архивах Удмуртской Республики, Приморского, Пермского краев, Оренбургской, Самарской, Свердловской, Тверской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. К этой работе приступили в муниципальных архивах Краснодарского и Хабаровского краев.

Общее количество составленных для каталогов карточек в архивах всех уровней увеличилось почти на 1,9 млн. (3%) и составляет, как было указано выше, 73,8 млн. карточек, 99% которых организованы в систематические и другие каталоги и картотеки.

Все большее место в системе НСА архивов занимают электронные справочники.

По данным паспортов в федеральных архивах ведется 101 БД. И хотя по сравнению с предыдущей паспортизацией их число уменьшилось в 2 раза, в основном за счет объединения баз данных, содержащих однотипные сведения, их информационный объем увеличился почти в 6 раз.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации число БД возросло с 657 до 843 (22%), а их информационный объем – в 2,7 раза.

Наибольшее количество БД создано в государственных архивах Тульской области (75), Республике Башкортостан (49), Омской (47), Свердловской (43), Калининградской (32), Курганской (32), Тюменской (27), Самарской (25) областей.

Создание архивных справочников на основе информационных технологий ведется в муниципальных архивах 33 регионов. За последние три года приступили к внедрению информационных технологий в муниципальных архивах Кемеровской, Ростовской и Еврейской автономной областей. Значительно увеличилось количество БД в муниципальных архивах Московской (с 74 до 120), Омской (с 76 до 98), Челябинской (с 58 до 81), Самарской (с 23 до 62), Новосибирской (с 49 до 62) областей.

Некоторое уменьшение числа регионов, муниципальные архивы в которых используют информационные технологии для создания архивных справочников, обусловлено тем, что при проведении предыдущей паспортизации в число баз данных о составе и содержании документов ошибочно включался ПК «Архивный фонд», являющийся отраслевой учетной БД.

По данным паспортизации в научно-справочных библиотеках архивов сосредоточено более 5,1 млн. единиц печатной продукции, что на 22,7 тыс. единиц (0,4%) превышает данные предыдущей паспортизации. В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры – 62%.

Систему научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в библиотеках и музеях, составляют 231 справочник различных типов, почти 18,0 тыс. описей, каталоги объемом 2,5 млн. карточек и 106 БД. Уровень тематической разработки документов на бумажной основе – 21%, что на 11% выше, чем соответствующий показатель по архивам. В каталоги включено 83% составленных карточек.

По документам, находящимся на хранении в учреждениях Российской академии наук, издано 136 справочников (при этом 32 из них – непосредственно Архивом РАН), составлено более 7,6 тыс. описей, в каталоги общим объемом 737,3 тыс. карточек включена информация о более чем 520,0 тыс. дел при достаточно высоком (83%) уровне формирования каталогов.

Условия хранения документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в 3 170 зданиях и помещениях, лишь 207 (6%) из которых – специально построенные. По федеральным архивам здания этой категории составляют 79%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 41%. Из почти 2,8 тыс. зданий и помещений, занимаемых муниципальными архивами, специально построено 41 здание в 18 субъектах Российской Федерации.

За истекшие три года введены в эксплуатацию:

на федеральном уровне – здание РГАНТД;
в субъектах Российской Федерации – здания государственных архивов Республики Марий Эл, Омской, Томской областей.

Темпы строительства зданий государственных архивов за отчетный период по сравнению с предыдущим трехлетием значительно снизились^[3].

Для муниципальных архивов за прошедшие три года были специально построены здания в Вологодской области и Ямало-Ненецком автономном округе, а также комплекс архивных зданий в микрорайоне Мамонтовка г.Пушкино Московской области.

Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 418,8 тыс. пог.м, что на 3% ниже динамики роста этого показателя по итогам предыдущей паспортизации и составляет более 4,1 тыс.км.

При этом по федеральным архивам увеличение составило 7,8 тыс.пог.м (1%) (ГА РФ, РГВИА, РГАВМФ, РГАЭ, РГИА ДВ, филиал РГАНТД, РГАСПИ, РГАФД), по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 198,2 тыс.пог.м (9%), по муниципальным архивам – 212,8 тыс.пог.м (21%).

87% стеллажей в государственных и муниципальных архивах России – металлические. По сравнению с данными предыдущей паспортизации этот показатель вырос на 3% (за предыдущее трехлетие – на 5%). За период с 2007 г. полностью заменили деревянные и смешанные стеллажи на металлические в ЦХСФ, госархивах Кировской, Магаданской, Рязанской областей, Ханты-Мансийского автономного округа. 8 федеральных архивов (50%) (РГИА, РГАСПИ, РГАНИ, РГИА ДВ, РГАНТД, филиал РГАНТД в г.Самаре, РГАФД, ЦХСФ) и государственные архивы 35 регионов (43%) оснащены только металлическими стеллажами.

На муниципальном уровне эта проблема решена полностью только в 2 регионах – Воронежской области и Ханты-Мансийском автономном округе.

Прошедшее трехлетие еще более обострило проблему обеспеченности площадями архивов Российской Федерации.

Если по данным предыдущей паспортизации полностью были загружены государственные архивы 57% регионов, то спустя три года их число увеличилось до 62%.

Исчерпали резервы площадей государственные архивы республик Башкортостан, Карелия, Карачаево-Черкесская, Татарстан, Алтайского, Приморского краев, Амурской, Калининградской, Камчатской, Курской, Липецкой, Орловской, Ростовской, Рязанской, Смоленской, Тверской, Ульяновской областей, г.Санкт-Петербурга, Ямало-Ненецкого автономного округа. Более чем на 90% загружены государственные архивы республик Бурятия, Калмыкия, Саха (Якутия), Тыва, Хакасия, Чувашская, Забайкальского, Краснодарского краев, Архангельской, Астраханской, Брянской, Волгоградской, Вологодской, Ивановской, Иркутской, Ленинградской, Мурманской, Нижегородской, Новгородской, Новосибирской, Самарской, Сахалинской, Томской, Тульской, Ярославской областей.

На федеральном уровне 8 из 16 федеральных архивов загружены на 100% и более, в том числе комплектующиеся ГА РФ, РГАЭ и РГАФД. Еще в шести федеральных архивах – РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД загруженность составляет свыше 90%. До настоящего времени не решена проблема размещения фондов РГИА ДВ (г.Владивосток), 70% документов которого складированы в арендованных аптечных складах в ненормативных условиях и не доступны для использования.

Лишь в 2-х федеральных архивах – филиале РГАНТД и ЦХСФ загруженность составляет соответственно 62% и 50%.

Менее 80% загружены государственные архивы республик Коми, Марий Эл, Удмуртская, Хабаровского края, Белгородской, Курганской, Оренбургской, Пензенской, Псковской, Челябинской, Еврейской автономной областей, Ханты-Мансийского и Чукотского автономных округов.

И только в 4 регионах (Псковская, Омская, Еврейская автономная области, Ханты-Мансийский автономный округ) для приема документов может быть использовано более 30% площадей.

В части муниципальных архивов ситуация с обеспеченностью площадями имеет тенденцию к улучшению. В более чем 62% регионов загруженность архивов этого уровня составляет от 45% до 90%. Количество регионов, в которых муниципальные архивы имеют достаточный резерв для комплектования, по сравнению с данными предыдущей паспортизации увеличилось на 4%.

Состояние работы по картонированию документов характеризуется следующими данными:

в федеральных архивах закартонировано 97% документов, что на 4% превышает показатель предыдущей паспортизации;
в государственных архивах субъектов Российской Федерации этот показатель снизился на 1% и составляет 70%;
в муниципальных архивах увеличился на 9% и составляет 53%.

Средний показатель по архивам всех уровней – 71% (увеличение на 2%).

В 7 федеральных архивах (РГИА, РГВИА, РГАВМФ, РГАНИ, РГАСПИ, РГАФД, РГАКФД), государственных архивах Калужской, Кемеровской областей и муниципальных архивах Воронежской области закартонированы все документы, находящиеся на хранении. Наиболее низкие показатели обеспечения первичными средствами хранения характерны для государственных архивов Республики Карелия, Кировской, Новгородской, Орловской, Челябинской, Ярославской областей, Ханты-Мансийского, Ямало-Ненецкого автономных округов (до 40%), муниципальных архивов республик Дагестан, Калмыкия, Мордовия, Чувашская, Архангельской, Камчатской, Кировской, Курской, Новгородской, Орловской, Рязанской, Смоленской, Тверской, Челябинской, Ярославской областей (до 20%).

Приложения:

1 – динамика роста объема документов, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2001 г.;

2 – структура состава документации на бумажной основе, хранящейся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, на 01.01.2010;

3 – динамика изменения объемов управленческой документации, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2001 г.;

4 – динамика изменения объемов документов по личному составу, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2001 г.;

5 – динамика изменения объемов научно-технической документации, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2001 г.;

6 – динамика изменения объемов документов личного происхождения, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2001 г.;

7 – динамика изменения объемов документов на бумажной основе, не включенных в описи;

8 – динамика роста объема изданных справочников.

Отдел обеспечения сохранности
и государственного учета документов

^[1] Паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2007.

[2] Далее – документов.

[3] За период с 2004 г. по 2007 г. были введены в эксплуатацию здания РГИА, РГАВМФ, государственных архивов Пермской, Тюменской областей, г.Москвы, Усть-Ордынского Бурятского, Агинского (Бурятского), Коми-Пермяцкого автономных округов, государственного исторического архива немцев Поволжья в г.Энгельсе.

Приложение 1

Приложение 1