Справка об итогах проведения комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный архив новейшей истории»

2020 г.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив новейшей истории» (РГАНИ), основу собрания которого составляет комплекс документов, образовавшихся в процессе деятельности центральных органов и аппаратов КПСС и КП РСФСР за период с 1952 по 1991 гг., является самым «молодым» среди федеральных архивов, что, наряду со значительным объемом секретных документов, во многом определяет специфику и трудности в организации его основной деятельности.

Организация деятельности

Последняя редакция Устава РГАНИ утверждена приказом Росархива от 31.05.2017 № 94. Архив в установленном порядке зарегистрирован в Едином государственном реестре юридических лиц, поставлен на налоговый учет, а также имеет лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

В 2019-2020 гг. структура и положения о структурных подразделениях (отделах и архивохранилищах) РГАНИ уточнены применительно к уставным задачам и профилю хранящихся документальных комплексов. Тогда же утверждены персональные должностные инструкции на все категории работников.

В январе 2020 г. утвержден Регламент работы РГАНИ, упорядочивающий распределение кураторства за направлениями деятельности архива, его структурными подразделениями и совещательными органами между директором и заместителями, управление и организацию планирования и отчетности в архиве.

Планы РГАНИ формируются в соответствии с указаниями о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на очередной год и, в целом, обеспечивают выполнение его уставных задач и функций. Прилагаемая к ним расчетная часть составляется на основании «Норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемых РГАНИ» (2012 г.). Ход и результаты выполнения годовых планов ежеквартально рассматриваются дирекцией в рамках подготовки отчетных материалов о выполнении показателей эффективности деятельности.

Проведение основных видов архивных работ методически обеспечено используемыми методическими разработками ВНИИДАД и собственными инструкциями, положениями и памятками. Обучение молодых специалистов проходит во время работы, в основном, через практическую деятельность.

Учет выполняемой работы каждый работник архива ведет в дневнике учета рабочего времени (в бумажной или электронной форме), где фиксирует дату, вид работы и произведенные трудозатраты.

Проведение анализа и оценки деятельности архива, определение перспектив его развития осуществляет дирекция РГАНИ в соответствии с положением, утвержденным в январе 2020 г. Анализ протоколов заседаний дирекции за период 2017–2019 гг. показал достаточно высокую актуальность рассматриваемых на дирекции вопросов, в том числе связанных с организацией выполнения и контролем решений коллегии и приказов Росархива.

Достаточно неплохо функционирует Экспертно-методическая комиссия (ЭМК), заседания которой проводятся не реже 5–6 раз в год. Включенные в ежегодно формируемые планы ее работы вопросы рассматриваются оперативно и качественно.

Еще один предусмотренный Уставом РГАНИ совещательный орган – Научный совет – по факту не создан.

Архив не выполняет функции научно-методического и информационного центра по работе с профильными документами. В отношении общественно-политических объединений это делает РГАСПИ, имеющий более длительный и богатый опыт работы с такого рода документами.

Кадровое обеспечение

Штатная численность РГАНИ, составляющая 100 единиц, является оптимальной для выполнения им уставных задач и функций. Списочный состав руководителей и специалистов по основной деятельности на момент проведения проверки составил 90 чел., двое из которых работают в загородном хранилище. Две трети руководителей и специалистов имеют высшее образование, 9 чел. – два высших образования, 9 чел. – звания кандидатов наук. В настоящее время в ВУЗах учатся 9 человек. Вместе с тем, только у 11 работников архива профессиональное историко-архивное и(или) историческое образование и лишь 20% имеют стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет.

На «эффективный контракт» переведены все числящиеся в штате работники архива. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости. В архиве действует Комиссия по определению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.

В 2020 г. в связи с распространением коронавирусной инфекции (COVID-19) организован перевод части трудового коллектива на удаленный режим. С работниками, выполняющими работу на дому, заключены дополнительные соглашения. Поручение заданий и контроль за их выполнением организованы посредством «WhatsApp» и электронной почты.

Трудовое законодательство Российской Федерации исполняется в полном объеме, а именно: разработаны должностные инструкции по всем категориям руководителей и специалистов; ознакомление работников со всеми документами (приказами, должностными инструкциями и пр.) под роспись производится своевременно; утверждены Коллективный договор с Положением о материальном стимулировании работников РГАНИ (2017 г.) и Правила внутреннего трудового распорядка; своевременно согласовываются с профсоюзом и утверждаются ежегодные графики отпусков.

В целях обеспечения безопасных и благоприятных условий труда работников в архиве проведена специальная оценка условий труда, введено Положение о системе управления охраной труда, функционирует комиссия по охране труда работников. Все вновь принятые на работу проходят вводный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности, а также первичный инструктаж на рабочем месте. На постоянной основе проводится проверка знаний требований охраны труда работников по программе «Охрана труда», охватывающей ежегодно не менее 10% трудового коллектива.

В качестве мер стимулирования членов трудового коллектива используются премирование и практика морального поощрения в форме объявления благодарности работникам, проявившим себя при выполнении важных работ и заданий, юбилярам, ветеранам, а также представления к награждению ведомственными наградами Росархива.

Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. В 2020 г. в резерве руководящих кадров архива состоит 22 человека.

Повышение квалификации ведется в соответствии с ежегодными планами, охватывающими основные направления архивной деятельности, куда вносятся отметки о фактическом прохождении работниками обучения. В свою очередь, архив организует практические стажировки студентов Российского государственного гуманитарного университета.

Нарушений антикоррупционного законодательства в отношении должностных лиц РГАНИ не зафиксировано.

Организация работы отдела кадров и постановка кадрового делопроизводства в целом соответствуют требованиям законодательства. Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам и в соответствии со сроками хранения. Ознакомление с приказами сотрудников под роспись проходит своевременно. Ведется книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним, регистрации трудовых договоров, регистрации личных дел и учета приема, перемещения, увольнения сотрудников архива, карточки по форме Т-2.

Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения в несгораемом сейфе документов по личному составу, проводить собеседования с претендентами на прием на работу и работниками архива по кадровым вопросам.

Порядок работы с персональными данными в РГАНИ регулируется Положением о работе с персональными данными, утвержденным 05.07.2017. При приеме на работу в архив оформляется согласие на обработку персональных данных.

Обеспечение сохранности документов

С 2016 г. фонды РГАНИ, до того размещавшиеся в различных помещениях комплекса зданий Администрации Президента Российской Федерации на Старой площади и в одной из воинских частей, расположенной в Московской области, сконцентрированы на 5–7 этажах здания по адресу: Москва, Софийская набережная, д. 34, стр. 1, обслуживаемого ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти» Управления делами Президента Российской Федерации.

Условия хранения документов РГАНИ, размещенных в Москве, являются одними из лучших среди федеральных архивов. Здание оборудовано стационарным металлодетектором, охранной и тревожной сигнализациями с выводом на пульт диспетчера и пост полиции, системой контроля и управления доступом, автоматическими установками газового пожаротушения, пожарным водопроводом. В архивохранилищах установлены металлические входные двери, системы вентиляции и кондиционирования воздуха, контроля температурно-влажностного режима, мобильные и стационарные металлические стеллажи и сейфы.

Обеспечено раздельное хранение микроформ на правах подлинников, страхового фонда и фонда пользования, а также сейфовое – уникальных документов.

Во всех хранилищах, за исключением хранилища микроформ, поддерживается нормативные температурно-влажностные параметры.

По результатам проверки микологического и энтомологического состояния хранилищ и документов архива, проведенной ВНИИДАД в 2020 г., их санитарно-гигиеническое состояние признано удовлетворительным. Проявлений развития микроскопических грибов и жизнедеятельности насекомых не обнаружено.

По информации архива, в загородном хранилище условия хранения архивных документов соответствуют нормативным.

По данным паспортизации на 01.01.2019 в РГАНИ хранится не многим более 1,0 млн. дел, а также свыше 34,3 тыс. ед. хранения, не включенных в описи^[1]. По итогам сплошной проверки наличия, проведенной после перемещения архива, необнаруженных дел нет.

К уникальным в установленном порядке отнесено 3 документа, что, учитывая состав документов РГАНИ, представляется явно недостаточным, к особо ценным – более 108,5 тыс. дел. При этом состав последних требует уточнения на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006).

В архиве в целом соблюдаются требования к противопожарному, пропускному и внутриобъектовому режимам. В соответствии с действующими нормативными требованиями изданы и при необходимости актуализируются предусмотренные ими организационно-распорядительные документы, в частности, план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций; приказы о назначении ответственного за пожарную безопасность в архиве и ответственных за противопожарное состояние каждого помещения; об утверждении лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов в хранилищах; о перечне служебных помещений, опечатываемых по окончании рабочего дня, и возложении ответственности за их опечатывание на должностных лиц; о хранении ключей и печаток. Помещения архива полностью оснащены нормативным комплектом первичных средств пожаротушения, а также имеют три комплекта ключей, один из которых хранится в режимно-секретном подразделении.

Разработаны и размещены на этажах планы эвакуации в случае пожара. Тренировки по эвакуации из здания при пожаре проводятся дважды в год, составляются планы и отчеты по результатам их проведения.

Выборочная проверка качества топографических указателей, ведущихся как на бумажном носителе, так и в автоматизированном виде, показала соответствие их данных фактическому размещению фондов.

Среднегодовой объем цикличной проверки наличия документов составляет более 196,4 тыс. ед. хранения, что почти в 2 раза превышает средний показатель по федеральным архивам. Вместе с тем, при проведении этой работы не используется метод буквенно-цифровой индексации, позволяющий объективно оценить состояние основы и текста документальных комплексов и выявить документы с наиболее низкой потенциальной долговечностью для организации их первоочередной обработки, а также не ведется сводный учет физического состояния дел по архиву.

При выполнении отдельных внутриархивных работ ведется также полистная проверка наличия, в результате чего ежегодно просматривается в среднем 17,6 тыс. дел объемом более 2,5 млн. листов. Фактов утраты документов, предположительно по причине их хищения, не выявлено.

Порядок выдачи документов из архивохранилищ в основном соблюдается: требования на выдачу визируются (правда, не всегда с указанием должности и расшифровки подписи), книги выдачи ведутся по установленной форме и ежеквартально выверяются, используются карты-заместители, особо ценные документы, имеющие фонд пользования, выдаются в исключительных случаях только с разрешения руководства, систематически осуществляется выборочная проверка качества подкладки дел. Дела, имеющие грифы секретности, несброшюрованные, а также личные дела, содержащие персональные данные, при выдаче в читальный зал и возврате в хранилища проверяются полистно, о чем делаются соответствующие отметки в листах-заверителях, в которых отражаются особенности физического состояния и формирования дел. Также обеспечен контроль за своевременным возвратом дел, выданных во временное пользование.

В то же время, в архиве не используется практика опечатывания коробок с делами, в том числе имеющих фонд пользования; количественные показатели по выдаче документов, проверке наличия, физическому состоянию дел, представленные архивом в ходе проведения проверки, не подтверждаются данными анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2019.

Ежегодно своими силами РГАНИ проводит ремонт в среднем 3,7 тыс. дел и переплет около 1,9 тыс. дел. Несмотря на то, что по данным статистической формы № 1 за 2019 г. в архиве нуждаются в реставрации более 2,0 тыс. ед. хранения, заявки на проведение указанных работ в лаборатории РГАНТД и(или) закупку необходимых расходных материалов архивом не подавались.

Определенную озабоченность вызывает сохранность имеющихся в архиве кино- и фонодокументов, ни разу с момента своего создания не подвергавшихся консервационно-профилактической обработке.

Для нужд РГАНИ лабораторией РГАНТД ежегодно изготавливается в среднем около 100,0 тыс. кадров микроформ страхового фонда и фонда пользования, в результате чего общий объем страхового фонда архива по данным на 01.01.2019 составляет более 13,6 млн. кадров. Страховые копии имеют 70% числящихся по паспорту особо ценных дел, что на 36% превышает средний показатель по федеральным архивам. Однако эти данные нуждаются в уточнении, поскольку они не подтверждаются описью страхового фонда, итоговая запись в которой отсутствует. Установленное «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее – Правила) требование о территориально обособленном хранении страхового фонда от архивных документов архивом не соблюдается.

На момент проверки в РГАНИ создан электронный фонд пользования на 543 ед. хранения (543 диска) и 1 968 документов, изготовленных в рамках подготовки выставок и тематических запросов (120 дисков). Целевая оцифровка документов архива вследствие отсутствия технических и кадровых возможностей не производится.

Мобилизационная подготовка по результатам комиссионной проверки в 2018 г. оценена как соответствующая предъявляемым требованиям. В 2020 г. архивом уточнены мобилизационные планы, а также перечни уникальных и особо ценных документов, подлежащих вывозу и укрытию в военное время.

Состояние гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС) не соответствует установленным требованиям в части организации ГО и ЧС на объекте, а также создания материальных запасов ГО и резервов для ликвидации ЧС и подготовки ответственных за нее должностных лиц.

В целом, однако, несмотря на отдельные упущения, организацию хранения документов в РГАНИ можно признать удовлетворительной, в отличие от ситуации с государственным учетом, который не обеспечивает сбалансированность и достоверность показателей основных учетных документов, поскольку в них до настоящего времени не внесены изменения по результатам проведенной после переезда сплошной проверки наличия.

Подлежат переработке порядок и схема учета документов. Реестр описей, список фондов и реестр описей особо ценных дел нуждаются в переоформлении, а листы фондов – в выверке и составлении исторических справок по истории фондообразователей и самих архивных фондов.

В нарушение нормативных требований на хранящиеся в архиве кино- и фонодокументы не составлены листы учета аудиовизуальных документов и карточки учета их технического состояния. Книга учета поступлений страхового и фонда пользования на рулонной пленке ведется только с 2007 г., тогда как опись страхового фонда с этого же времени не составляется, а книга учета страхового фонда и фонда пользования на микрофишах не заведена.

Отсутствуют итоговые записи в книге учета поступлений копий электронного фонда пользования, к отдельным описям дел не составлены листы-заверители.

Такая же негативная ситуация наблюдается и с внедрением автоматизированного учета архивных документов на базе ПК «Архивный фонд», в который внесено лишь 48,4 тыс. заголовков (6,3%) дел, находящихся на открытом хранении.

Как представляется, имеющиеся проблемы в государственном учете являются следствием ослабления в свое время внимания за этим участком работы со стороны ответственных за него должностных лиц.

Комплектование

Пополнение фондов РГАНИ ведется, прежде всего, за счет приема документов исторической части Архива Президента Российской Федерации^[2], осуществляемого в соответствии с утвержденными графиками, последний из которых рассчитан на период 2019–2024 гг. За последние три года, включая текущий, из него принято 4071 ед. хранения. Среди переданных документов значительную часть (627 кассет) составляют микрофотокопии (микрофиши) ранее полученных документов.

Работа по выявлению потенциальных источников комплектования и приему на постоянное хранение документов профиля РГАНИ от общественно-политических организаций и документов личного происхождения от граждан ведется путем сбора информации в открытых источниках и установления контактов с руководящими структурами и ответственными функционерами этих организаций, владельцами личных и семейных архивов.

В проект списков организаций и граждан – источников комплектования РГАНИ включены соответственно два общественно-политических объединения и два гражданина (В.И. Андриянов, главный редактор газеты «Рабочая трибуна», и О.С. Шенин, член Политбюро ЦК КПСС, секретарь ЦК КПСС, председатель СКП-КПСС). Названные списки, согласованные ЭМК архива еще в июле 2019 г., до настоящего времени на рассмотрение ЦЭПК Росархива не представлялись. Тем не менее, от наследников О.С. Шенина в 2019 г. были приняты 110 усл. ед. хранения.

Система справочно-поисковых средств

Система справочно-поисковых средств архива включает все предусмотренные Правилами обязательные архивные справочники, а также ряд вспомогательных.

Путеводитель по фондам РГАНИ, изданный в 2004 г., будет дополнен в 2022 г. вторым выпуском, содержащим сведения о документах, поступивших, рассекреченных и(или) описанных за период до 2019 г.

В реестр описей архива включено 463 описи дел, документов. Все они соответствуют Правилам (листовые) и имеют полную комплектность (3 экз.). Для удобства поиска необходимой информации по фонду № 5 «Аппарат ЦК КПСС (1935–1991 гг.)» пользователи могут воспользоваться аннотированными описями документов отделов ЦК КПСС: культуры (1953–1966 гг.), науки (1953–1966 гг.), ВУЗов (1953–1966 гг.) и по связям с иностранными компартиями (1953–1957 гг.). В 2020 г. эта работа продолжается в части документов отдела по связям с коммунистическими и рабочими партиями социалистических стран (1957–1966 гг.).

Аудиовизуальные документы архива, имеющие нефондовую организацию хранения, описаны в двух описях кинодокументов (цветные позитивные копии) за 1959–1982 гг. и (черно-белые позитивные копии) за 1950–1985 гг., и в книге учета и описания фонодокументов за 1955–1991 гг.

Бумажные версии обязательных архивных справочников находятся в свободном доступе в читальном зале архива. Работа по созданию базы данных «Электронные описи» и размещению электронных описей на сайте архива находится на начальном этапе.

Как уже было отмечено выше, более 30 тыс. ед. хранения находятся в россыпи. К сожалению, демонстрируемое архивом высокое качество их описания не сопровождается необходимым темпом выполнения этой работы, составляющим не более 1,5–2,0 тыс. дел в год, что не позволяет рассчитывать на ее завершение в обозримом будущем. Приводимые архивом доводы об объективных трудностях при проведении упорядочения, обусловленные наличием среди неописанных материалов секретных и иноязычных документов, а также отсутствием квалифицированных специалистов, не являются в полной мере обоснованными.

Информатизация

В РГАНИ функционирует локальная вычислительная сеть с двумя контурами: отрытым, обеспечивающим доступ в Интернет, и внутренним, закрытым. ИТ-инфраструктура архива включает 4 сервера, 2 системы хранения данных, 92 автоматизированных рабочих места (АРМ), 6 сканеров формата А3 (три из них планетарные) и 3 сканера для пленочных микроносителей.

Помимо обычного программного обеспечения систем управления финансами, электронного документооборота, правового и кадрового обеспечения, в РГАНИ используется информационные системы специальной деятельности – «Архивный фонд» (вер. 5) и АИС «Запросы».

Широкополосное подключение РГАНИ к сети Интернет обеспечивает ФГУП «ГлавНивц» Управления делами Президента Российской Федерации.

Сайт архива (http://ргани.рф) в 2018 г. в основном приведен в соответствие с рекомендациями Росархива по созданию архивных сайтов в сети Интернет, за исключением раздела «НСА», в котором размены лишь путеводитель и список фондов. Число его посещений составляет в среднем около 40,0 тыс. в год. В социальных сетях архив своего аккаунта не имеет.

Основными проблемами, тормозящими внедрение информационных технологий в деятельность РГАНИ, является отсутствие в нем общеархивной информационной системы, а также необходимость проведения дорогостоящей сертификации одной из локальных сетей архива и включенных в нее рабочих мест для работы с документами, находящимися на секретном хранении.

Использование архивных документов

Организация использования документов в РГАНИ осуществляется, в целом, в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе Правилами и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок использования), утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 № 143, а также локальными нормативными актами Росархива.

В связи с переездом архива (с 01.05.2016 по 10.12.2018) количество пользователей в 2017–2018 гг. было незначительным – соответственно, 1,05 тыс. и 1,6 тыс. В 2019 г. их число выросло в три раза, до 4 тыс., что свидетельствует о востребованности ретроспективной информации, содержащейся в документах РГАНИ.