Информационно-методическое письмо «О качестве составления паспортов федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016»

Анализ паспортов федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016 показывает, что, несмотря на систематически направляемые по итогам паспортизаций в адрес федеральных архивов информационно-методические письма с оценкой качества паспортов, по-прежнему допускаются ошибки и неточности при составлении главного документа централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Не в полном объеме соблюдаются требования Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 № 61.

На хорошем уровне составлены паспорта РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАЛИ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАФД и ЦХСФ, лишь единичные показатели которых потребовали уточнения.

К паспортам РГВИА, РГАЭ, РГАЛИ составлены подробные и качественные объяснительные записки.

Наибольшее число ошибок и неточностей допущено при составлении паспортов ГА РФ, РГАВМФ и РГАНТД.

Одной из самых распространенных ошибок является несбалансированность показателей паспорта.

Например, в паспорте РГАНТД количество закаталогизированных фондов (строки 302, 305, 310 графа 3) превышает общий объем фондов управленческой документации (строка 102 графа 1), документов по личному составу (строка 105 графа 1), МЧД (строка 110 графа 1).

Продолжают иметь место недостатки при заполнении раздела 2 паспорта «Состав и объем страхового фонда копий архивных документов».

В результате сравнительного анализа показателей паспортов ГА РФ, РГАДА, РГАЛИ, РГИА ДВ (строки 201-202, 212 графа 3 (количество кадров негатива) с паспортными данными ЦХСФ и соответствующими приказами Росархива о приеме-передаче страховых копий особо ценных документов в Центр хранения страхового фонда для организации их территориально обособленного хранения выявлены ошибки, допущенные по причине неправильного подсчета объема страховых копий, переданных в ЦХСФ.

В паспорте РГАНТД количество скопированных для страхового фонда единиц хранения фотодокументов (строка 207 графа 1) не соответствует количеству единиц хранения страхового фонда (строка 207 графа 4) ввиду ошибочного включения фонда пользования на фотодокументы, изготовленного в электронном виде.

В показателях строк 201-202, 212 графы 1 паспорта РГИА ДВ не учтено количество ед.хр., на которые создан страховой фонд, переданный в ЦХСФ.

Филиал РГАНТД не включил в показатели строк 211-212 графы 4 количество ед.хр. страхового фонда микроформ на правах подлинников, поступивших из ВНТИцентра.

В паспорте РГАНТД допущены ошибки при заполнении показателя графы 4 раздела 3.1. «Количество закаталогизированных ед.хр./ед.уч.», в котором количество закаталогизированной аудиовизуальной и машиночитаемой документации указано в единицах хранения (строки 306, 308-310). Разъясняем, что в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива (приказ Росархива от 17.11.97 № 61) количество закаталогизированных документов на бумажной основе, фотодокументов и микроформ на правах подлинников (строки 301-305, 307 и 311) указывается только в единицах хранения, а сведения по всем остальным видам документации (строки 306, 308-310) – только в единицах учета. Соответственно подводятся итоги в строке 312: в числителе – количество единиц хранения (сумма строк 301, 307 и 311), в знаменателе – количество единиц учета (сумма строк 306,308-310).

РГАВМФ ошибочно включил ПК «Архивный фонд», являющийся отраслевой учетной БД, в количество созданных баз данных о составе и содержании документов (строки 301-302, 312 графы 7-8).

В соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива в показателях строк 301-302, 305, 312 граф 7-8 указываются созданные базы данных о составе и содержании документов (РГАЭ).

В отдельных паспортах допущены технические ошибки и неточности. В ряде случаев итоговые показатели строк 301, 312 паспорта не соответствуют сумме их составляющих (РГАНТД (строки 301, 312 графы 5-6), РГАСПИ (строка 312 графа 2).

В ряде паспортов указаны только итоговые показатели строк/граф. При этом не заполнены строки/графы, сумма показателей которых должна соответствовать итоговому показателю (ГА РФ (строки 101, 112 графа 6; строки 301, 312 графы 3, 6-7), РГАВМФ (строки 301, 312 графы 6; 7-8).

Встречаются несоответствия данных паспорта и объяснительной записки к нему (ГА РФ (строка 112 графа 2; строки 202, 212 графа 1; строки 201, 212 графа 2), РГАДА (строка 511 графа 1), РГИА (строки 101-104 графы 2, 3), РГВА (строки 102, 112 графа 5), РГАНИ (строка 102 графа 2), филиал РГАНТД (строки 401-402 графа 1), РГАКФД (строки 401-402, 403 графа 1, строки 504-505 графа 1).

В объяснительных записках отсутствуют пояснения о причинах изменений отдельных показателей паспорта в сравнении с предыдущей паспортизацией (ГА РФ (строка 101 графа 6), РГАВМФ (строки 302-304 графа 6), РГАФД (строки 504-505 графа 1).

РГАДА представил паспорт по форме, не соответствующей нормативно утвержденной, исключив из нее показатель «Количество ед.хр., принятых на временное хранение» раздела 1 «Состав и объем архивных документов».

Все показатели паспорта (за исключением графы 4 раздела 2 «Состав и объем страхового фонда копий архивных документов») указываются одним числом без разделения на составляющие (ГА РФ (строка 112 графы 1-3; «Примечание» к разделу 1 «Состав и объем архивных документов» строка 111 графа 1; строка 312 графы 1-2), РГАВМФ (строка 201 графы 1-2, строка 202 графа 1, строка 205 графа 2, строка 212 графы 1-2).

Отдельные показатели паспортов ряда архивов противоречат данным статформы 1 (годовая) «Показатели основных направлений и результатов деятельности за 2015 г.» (утверждена приказом Росархива от 12.10.2006 № 59) и анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2016.

В паспорте РГВИА проценты оснащенности здания пожарной и охранной сигнализациями (строки 509-510 графа 1) не соответствуют процентам, рассчитанным на основе показателей строк «Примечание» к строке 501 графы 1-2 статформы 1 за 2015 г. Аналогичная ошибка допущена в паспорте РГАЛИ в отношении показателя «Оснащенность зданий охранной сигнализацией» (строка 509 графа 1 паспорта).

Показатели паспорта (строки 501-502 графа 1) не соответствуют данным анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2016 (РГАВМФ).

Обращаем ваше внимание, что хотя в Росархив паспорта представляются 1 раз в 3 года, составляться они должны ежегодно.

Отдел обеспечения сохранности и учета