Справка о результатах мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах на 01.01.2010 г.

Справка
о результатах мониторинга состояния документов
Архивного фонда Российской Федерации,
хранящихся в федеральных архивах на 01.01.2010 г.

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда» Росархив организовал мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Организационной основой проведения мониторинга является приказ Росархива от 30.05.2003 г. № 47 (зарегистрирован Минюстом России 20 июня 2003 г., регистрационный № 4812), в соответствии с которым мониторинг проводится 1 раз в три года (по состоянию на 01.01.2004 г., 01.01.2007 г., 01.01.2010 г. и т.д.).

За прошедшее трехлетие объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в 15 федеральных архивах и одном филиале федерального архива (всего 16), являющихся объектом мониторинга, увеличился на более чем 900,0 тыс.ед.хр. за счет приема документов в установленном порядке и составляет 42,1 млн.ед.хр.

Несмотря на финансовые трудности, связанные с экономическим кризисом, сохранились и даже получили определенное развитие позитивные тенденции в укреплении материально-технической базы федеральных архивов. Это связано с продолжением реализации федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 годы)» и выполнением мероприятий ведомственной целевой программы «Укрепление пожарной безопасности федеральных государственных архивов (2007-2009 годы)».

Введен в эксплуатацию еще один объект архивной инфраструктуры – здание РГАВМФ в г.Санкт-Петербурге, куда в сжатые сроки перемещено около 800,0 тыс. дел из арендуемого приспособленного хранилища, где их сохранность не обеспечивалась.

Завершено строительство 10-этажного корпуса «Б» комплекса зданий РГАНТД в г.Москве, сдачу которого намечено осуществить в 2010 г.

Близится к завершению строительство филиала РГАЭ в поселке Вороново Подольского района Московской области, техническая готовность которого на конец 2009 г. составила около 90%.

Ввод в эксплуатацию новых архивных зданий позволил осуществить работу по возврату в федеральные архивы документов, находящихся ранее ввиду нехватки площадей на временном хранении в ЦХСФ.

В РГИА было возвращено более 30,0 тыс. дел XVIII в. фонда Сената, в РГАВМФ – более 18,0 тыс. дел по истории отечественного Военно-Морского Флота.

Создан определенный задел для дальнейшего развития архивной инфраструктуры: разработана и подготовлена к утверждению проектно-сметная документация для строительства нового корпуса ГА РФ в г.Москве и лабораторного корпуса ЦХСФ в г.Ялуторовске Тюменской области.

В плановом порядке проводилась реконструкция и реставрация архивных  объектов, в том числе находящихся в зданиях-памятниках истории и культуры. Продолжена реконструкция фасадов, ремонт кровли, чердачных перекрытий и системы теплоснабжения «Дворца Петра I на Яузе», где размещены РГВИА и РГАФД. Начаты ремонтно-реставрационные работы по воссозданию внешнего облика бывшего архива Государственного Совета Российской империи (здание РГАВМФ).

Проведена реконструкция здания РГАДА (бывшего архива Министерства юстиции Российской империи): окончены работы по восстановлению внешнего облика его фасадов, устройству теплоизоляционного слоя чердачных перекрытий, реконструкции системы теплоснабжения, позволившие заменить в хранилищах водяное отопление на воздушное.

Практически во всех федеральных архивах осуществлены работы по ремонту  и замене изношенных участков инженерно-технических коммуникаций, модернизации систем жизнеобеспечения зданий.

Реализован комплекс мер по повышению безопасности федеральных архивов, их технической укрепленности, усилению противопожарного и охранного режимов. В зданиях ГА РФ, РГАЭ, РГВА, РГАЛИ, РГВИА, РГАСПИ, РГАНТД проведены работы по демонтажу устаревшей охранно-пожарной сигнализации и автоматики, установке современных систем. За 3 года доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, возросла с 76% до 89%.

Системой автоматического газового пожаротушения оснащены хранилища РГАДА, мобильными системами удаления огнетушащего газа – шесть хранилищ ГА РФ и РГАДА, дверями с повышенной степенью огнестойкости – здания РГВА, РГАСПИ, филиала РГАНТД.    

Продолжалась последовательная модернизация электросетей архивных объектов, в результате чего с 66% в 2007 году до 78% в 2009 году увеличена доля площадей федеральных архивов, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности. В 7 федеральных архивах этот показатель составляет 100%.

Расширена зона контроля видеонаблюдения по периметру архивного городка в г.Москве на ул. Б.Пироговской, 17. Проведен комплекс мероприятий по укреплению территории РГВИА и РГАФД. На постах милиции установлены электромеханические турникеты.

Завершено оснащение читальных залов всех федеральных архивов системами видеонаблюдения.

В целях нормативно-методического обеспечения работы по безопасности организована подготовка и регистрация Минюстом России «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивах», введена в действие приказом Росархива «Инструкция о режиме охраны, пропускном и внутриобъектовом режимах в федеральных архивных учреждениях, расположенных в г.Москве и Московской области», разработанная во исполнение совместного приказа МВД России и Минкультуры России от 28.07.2008 № 670/27, издано методическое пособие «Организация контроля за работой пользователей в читальных залах государственных архивов с помощью современных технологических средств».

В результате указанных и других мероприятий по сравнению с данными мониторинга по состоянию на 01.01.2007 года на 28% снизилось число аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного состояния инженерных коммуникаций в архивных зданиях, введенных в эксплуатацию до 2007 года, а в сравнении с данными шестилетней давности их число уменьшилось почти в 2 раза.

Продолжалась работа по технологическому переоснащению федеральных архивов, включая модернизацию стеллажного оборудования. За отчетный период общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 15,0 тысяч пог.м, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок в федеральных архивах составляет около 80%.

В целях обеспечения нормативных параметров воздушной среды в хранилищах смонтирована новая система кондиционирования воздуха в РГАСПИ. Все федеральные архивы оснащены цифровыми приборами для контроля за температурно-влажностным режимом, шесть федеральных архивов - клининговыми системами.

Важным шагом в развитии РГАКФД явилось приобретение оборудования для перезаписи кинодокументов в различные цифровые форматы, что не только обеспечивает оперативный доступ пользователей к аудиовизуальной информации, но и позволяет организовать копирование подлинных кинодокументов в наиболее благоприятном режиме для их сохранности.

Закуплено специальное оборудование для хранения документов на электронных носителях в ГА РФ, картонажное и переплетное оборудование для лаборатории РГАНТД.

Парк микрокопировальной техники федеральных архивов пополнился высокотехнологичной проявочной машиной, 2 современными аппаратами для съемки документов, что дало возможность на 1,6 млн. кадров в сравнении с предыдущим трехлетием увеличить объем работы по созданию страхового фонда и копий фонда пользования. Всего за отчетный период изготовлены страховые копии на более чем 70,0 тыс. уникальных и особо ценных дел объемом почти 5,6 млн. кадров.

Отреставрировано более 590,0 тыс. листов документов (на 18% больше, чем за предыдущее трехлетие), в их числе договорные грамоты XVI века (РГАДА), воспоминания генерала А.А. Брусилова (РГВИА), рукопись романа Б.Л. Пастернака «Доктор Живаго» и др.

Однако, несмотря на некоторую положительную динамику, состояние с сохранностью  документов Архивного фонда Российской Федерации продолжает оставаться серьезным. Причинами этого являются финансирование архивов по остаточному признаку в советское время, острая нехватка денежных средств на их содержание в 90-е годы прошлого века и ограниченность финансовых ассигнований в настоящее время.

Особое беспокойство вызывают системы жизнеобеспечения РГВИА, расположенном, как отмечалось выше, в памятнике истории и культуры XVII-XVIII веков «Дворце Петра I на Яузе».

Несмотря на проводимую работу, состояние его инженерно- технических коммуникаций оценивается как неудовлетворительное. По этой причине в течение последних трех лет в РГВИА имели место 16 аварийных ситуаций, в результате которых пострадало свыше 4,0 тыс. дел. В октябре 2007 г. серьезная авария произошла в РГАДА.

Результаты мониторинга свидетельствуют и о наличии проблем в области пожарной безопасности архивных объектов. В нарушение нормативных требований не оснащены системой автоматического пожаротушения 5 федеральных архивов (РГВИА, РГАЛИ, РГАФД, РГИА ДВ, ЦХСФ). Еще 8 федеральных архивов оснащены указанной системой лишь частично.

Не удалось решить в полном объеме проблему модернизации электросетей  федеральных архивов. Так, процент оснащенности современным электрооборудованием РГВИА – 11%, ЦХСФ – 44%, ГА РФ составляет 47,0%.

Более 2,5 млн. архивных дел размещены в хранилищах, не оснащенных пожарной сигнализацией.

По данным последней паспортизации в федеральных архивах свыше 4,0 млн. дел размещены на деревянных стеллажах, что не соответствует противопожарным нормам.  Еще 83,0 тыс. пог. м составляют смешанные стеллажи (полки – деревянные, стояки – металлические), которые также подлежат замене.

В 2009 году по представлению органов Госпожнадзора в судебном порядке приостанавливалась деятельность РГВИА и РГАЛИ.

Около 32% площадей федеральных архивов необходимо оборудовать новой современной охранной сигнализацией.

Из-за отсутствия современных систем кондиционирования воздуха только менее чем в трети архивах полностью обеспечиваются нормативные параметры температуры и влажности воздуха в хранилищах.

Серьезной проблемой является отсутствие свободных площадей архивохранилищ. 6 (37%) из 16 федеральных архивов имеют коэффициент загруженности 100% и более, 7 (44%) – свыше 90%. По этой причине не возможен прием более 800,0 тыс. дел управленческой документации постоянного срока хранения, остающихся на ведомственном хранении сверх нормативно установленных сроков, и порядка 2,0 млн. дел по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидированных министерств и ведомств СССР, РСФСР и Российской Федерации, а также организаций банкротов федерального подчинения.

Темпы работ по реставрации и страховому копированию уникальных и особо ценных документов не удовлетворяют имеющиеся потребности в их проведении. Так, за трехлетие количество дел, имеющих страховые копии, увеличилось, как отмечалось ранее, только на 70,0 тыс.ед.хр., в то время как подлежит копированию свыше 7,0 млн. дел, отнесенных к особо ценным.

Ограниченность финансирования сдерживает темпы работ по оцифровке архивных документов.

Современная ситуация сформировала еще один вид угрозы – хищение, продажу и вывоз за пределы России архивных документов. За отчетное трехлетие в отличие от предыдущего фактов хищения документов выявлено не было. Однако это не означает, что устранены все причины  хищений документов, главная из которых – недостаток кадровой обеспеченности федеральных архивов. Ввиду низкой заработной платы более четверти рабочих мест в федеральных архивах остаются вакантными. При этом происходит катастрофическое старение коллективов: более половины архивистов старше 50 лет. За три отчетных года с 33% до 38% возросло число сотрудников пенсионного возраста. Практически отсутствует приток молодых специалистов с высшим историко-архивным образованием.

В такой ситуации директора федеральных архивов  вынуждены принимать на работу случайных людей, что в условиях востребованности документальных раритетов на антикварно-букинистическом рынке создает угрозу  для их возможных хищений из архивов.

К этому следует добавить рост нагрузки на сотрудников архивов, как в связи с интенсификацией использования документов, так и в связи с увеличением объема хранящихся дел. Если по состоянию на 01.01.2007 г. фактически на 1 сотрудника приходилось 24,0 тыс.ед хр., то к 2010 г. этот показатель увеличился более, чем на 12% и составляет 27,0 тыс. ед.хр.

В соответствии с нормативными требованиями в федеральных архивах осуществляется контроль за движением документов, наиболее эффективной формой которого является проверка наличия и состояния фондов. По результатам этой работы имеются необнаруженные дела, что, как правило, является следствием ошибок при приеме документов на хранение, недостатков в документировании работ с фондами, небрежности хранителей фондов при возврате  в архивохранилища выдававшихся для использования документов. Ряд дел числятся в розыске с 80-х годов прошлого века, однако до настоящего времени не сняты с учета в установленном порядке. В определенной части это связано с тем, что, несмотря на ежегодную проверку наличия в среднем 1,1 млн. ед.хр., указанные объемы не позволяют в полной мере обеспечить соблюдение установленной цикличности этой работы (поединичная проверка всех дел в течение 25 лет), а следовательно, нельзя с полной уверенностью говорить о проведении исчерпывающего розыска необнаруженных дел, которые ошибочно могли быть подложены в другие фонды. Вместе с тем в числе отсутствующих имеются документы, содержание и обстоятельства необнаружения которых дают основания предположить, что они могли быть утрачены в результате хищения. Сведения о таких документах переданы в Росохранкультуру и включены в специальную базу данных для организации отслеживания их местонахождения в случае появления на антикварных распродажах.

Росархив принимает меры по устранению отмеченных недостатков, прежде всего, на основе экономичного и продуманного распределения программных средств и средств, выделяемых на текущее содержание федеральных архивов. О некоторых положительных результатах сказано выше.

Усилено внимание к вопросам организации хранения архивных документов, проверки их наличия и состояния.  Проведен смотр-конкурс на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива, который способствовал повышению активности и профессионализма работников, внедрению подготовленных Росархивом «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) – основного нормативного документа отрасли. На решение проблемы сохранности документов направлена работа по организации системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, создаваемой по принципу единой информационной сети.

Однако, как показывают результаты мониторинга, условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в федеральных архивах таковы, что без увеличения ассигнований на их содержание и развитие в полном объеме не может быть решена проблема сохранения наиболее ценной и информационно значимой части историко-документального наследия страны.

Отдел обеспечения сохранности
и автоматизированного государственного учета
Управления организации архивных услуг