Тезисы выступления Заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на заседании Научно-методического совета (НМС) архивных учреждений Сибирского федерального округа (г.Абакан, Хакасия, 06.09.2011 г.)

Проблемы информатизации архивного дела
в Российской Федерации

Тезисы выступления Заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова
на заседании Научно-методического совета (НМС) архивных учреждений Сибирского федерального округа
(г.Абакан, Хакасия, 6-7 сентября 2011 г.)

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.). Программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения в области информатизации архивных учреждений России по следующим направлениям: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы.

В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», начал функционировать Интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Затем был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений и распоряжений в области внедрения информационных технологий, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения и выработки единых подходов в вопросе информатизации архивного дела.

Особое внимание среди этих документов следует обратить на несколько нормативно-правовых актов, вносящих существенные изменения в практику ежедневной работы.

Первый из них Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также ряд принятых Правительством постановлений и распоряжений перевели в практическую плоскость вопрос повсеместного внедрения систем электронного документооборота, что приблизило перспективу приема в архивы на постоянное хранение электронных документов.

Второй – Федеральный закон № 227 от 27.07.2010 г. внес изменения в 26 (!) федеральных законов, в том числе и в Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором впервые появилось определение «Электронного документа».

ФЗ-227 внес изменения и в Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», изложив в новой редакции статьи 24 «Доступ к архивным документам» и 26 «Использование архивных документов», закрепив в них электронные документы в качестве формы предоставления подлинников и (или) копий архивных документов.

Очевидно, что реализация положений принятых Федеральных законов и программ в области информатизации требует значительных финансовых средств.

Остроту этой проблеме придает также и Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Вопрос о правовом статусе федеральных архивов, подведомственных Росархиву, решен. Решение о правовом статусе архивов субъектов федерации принимают сами субъекты.

В сложившихся обстоятельствах, нелишне обозначить возможные источники финансирования для решения задач, стоящих в области информатизации. Предполагается, что финансирование будет осуществляться в рамках бюджетных ассигнований, федеральных и региональных целевых программ (в том числе «Информационное общество (2011–2020 годы)», «Культура России», региональных программ и планов реализации «Стратегии развития информационного общества» (для Хакасии – это Долгосрочная целевая программа «Развитие информационного общества в Республике Хакасия (2011–2015)»), региональных планов по реализации ФЗ № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Эти и другие источники финансирования должны помочь решить наболевшие проблемы в области информатизации.

Несколько слов о тех проблемах в области информатизации, которые были выявлены по результатам анкетирования архивных учреждений субъектов Федерации, которое проводил Росархив, и которые в настоящий момент ждут своего решения.

Первый блок проблем связан с состоянием материально технической базы.

Так, на 01 января 2011 г.:

В архивах всех уровней в субъектах Федерации использовалось 10202 компьютеров, большая часть которых – устаревшие модели;

Из них 6071 (59%) были объединены в локально-вычислительные сети архивов. При этом большинство ЛВС проложены в структурных подразделениях архивов, обойдя стороной читальные залы. А это зачастую означает затруднения пользователям в доступе к информационным ресурсам.

И только 3647 (35,7%) компьютеризированных рабочих мест имели доступ к сети Интернет.

Результаты анкетирования и анализа отчетов, поступающих ежегодно в Росархив, позволили сделать общие выводы о том, что ключевыми проблемами в части материально-технического обеспечения являются:

1. Отсутствие единых стандартов и подходов в вопросах закупки компьютерной техники, стратегии развития локально-вычислительных сетей, создания центров хранения электронной информации и оцифровки фондов.

2. Неукомплектованность компьютерной техникой (персональными компьютерами, принтерами, офисными сканерами, оборудованием для создания цифровых копий и т.п.).

   Наличие большого количества устаревших моделей компьютерной техники.

   Сосредоточение компьютерной техники в структурных подразделениях; практически полное отсутствие компьютеризированных читальных залов.

3. Отсутствие центров хранения электронной информации (серверов, электронных библиотек), создание которых в связи с процессом наращивания объемов электронной информации, становится жизненно необходимым.

4. Так же как и необходимость создания локально-вычислительных сетей и обеспечение подключения архивов к сети Интернет.

Второй блок проблем связан с проблемами разработки и использования программного обеспечения.

1. Специализированное отраслевое программное обеспечение.

   Федеральное архивное агентство, выполняя возложенные на него полномочия по разработке и проведению единой государственной политики в области архивного дела (Федеральный закон «Об Архивном деле в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ), разработало, направило в регионы единую автоматизированную информационную систему по учету документов Архивного фонда. Несомненно, можно критиковать это ПО, оно не является совершенством. Но ни одна другая отрасль не имеет ничего подобного.

   Система состоит из трех программных комплексов:

   • программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» для в архивов. В настоящий момент идет процесс разработки новой версии – «Архивный фонд 4.3.»

   • программный комплекс «Фондовый каталог» для отделов по делам архивов регионального уровня. Проходит тестовое внедрение в 7 регионах;

   • программный комплекс «Центральный фондовый каталог» для Росархива. Проходит тестовое внедрение на базе РГАНТД.

   Эта система будет и далее развиваться и поддерживаться Федеральным архивным агентством. В будущем Росархив планирует также приступить к разработке и внедрению типовых программных модулей по автоматизации основных процессов деятельности архивов: комплектованию, движению фондов, обслуживанию читальных залов и т.п.).

   Однако это не означает, что подобные модули, решающие прикладные задачи, не могут быть разработаны на местах, так же как и тематические электронные ресурсы, информационно-поисковые системы, путеводители и указатели. Со своей стороны Росархив готов оказывать научно-методическую поддержку подобных проектов.

   Единственным условием реализации таких проектов является требование соблюдения лицензионной чистоты Программных комплексов, входящих в ЕАИС по учету документов Архивного фонда, и их поступательное наполнение информацией о документах Архивного фонда.

2. Офисное коммерческое ПО. В этом вопросе отчетливо выделяются несколько проблем:

   2.1. Отсутствие единых унифицированных подходов к его выбору и использованию программных платформ и продуктов.

   2.2. Лицензионная чистота используемого ПО.

Наконец, третий по счету, но не по важности блок проблем:

Кадровое обеспечение информатизации в архивах.

Отсутствие в штатном расписании единиц IT-специалистов, отсутствие самих специалистов, крайне низкий уровень владения компьютерными технологиями у самих архивистов – проблемы очевидные и понятные.

Выход тоже очевиден – максимально возможное использование методов привлечения специалистов и аутсорсинга.  

Контекстно связанная с предыдущей, но довольно неожиданная проблема психологического характера – а именно, боязнь архивистов представить в сети Интернет информацию о содержании описей архивных фондов. Думается, что в связи с полномасштабным внедрением программного комплекса «Фондовый каталог», который предполагает в дальнейшем необходимость его размещения в сети Интернет на сайтах отделов по делам архивов регионального уровня, эта проблема будет снята

Перечисленные проблемы являются типовыми для архивов всех уровней. Для их решения на федеральном уровне Федеральное архивное агентство разработало Программу информатизации Росархива и подведомственных архивов на 2011–2020 гг., которая может стать типовой для всех субъектов федерации.

Информационное сообщение о заседании Научно-методического совета (НМС) архивных учреждений Сибирского федерального округа (г. Абакан, Хакасия, 6–7 сентября 2011 г.)