Справка о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный военный архив»

Справка о результатах комплексной проверки
Российского государственного военного архива^[1]

2014 г.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный военный архив» (РГВА) – крупнейший среди государственных архивов Российской Федерации по объему хранящейся в нем документации. В своем нынешнем состоянии он существует с 1999 г., когда произошло его объединение с Центром хранения историко-документальных коллекций. Исключительной особенностью собрания архива является наличие в нем около 302,2 тыс. ед. хр. трофейных документов из фондов иностранного происхождения, в отношении части из которых ведется работа с архивными учреждениями ряда европейских стран по урегулированию проблем перемещенных архивных фондов в рамках реализации Федерального закона от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации».
 

1. Управление и организация деятельности

В соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» и распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.01.2011 № 65-р РГВА преобразован в федеральное казенное учреждение. В установленном порядке проведена его перерегистрация в налоговых и статистических органах, регистрация на официальном сайте www.bus.gov.ru; приведены в соответствие новому организационно-правовому статусу печати, штампы, бланки; открыт лицевой счет в казначействе; внесены изменения в трудовые книжки работников.

В 2014 г. в установленном порядке в Устав архива внесены изменения в части осуществления полномочий в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, организации и проведения мобилизационной подготовки, а также комплекса мероприятий в период действия военного положения, мобилизации и в военное время.

Действующая структура РГВА разработана на основе примерной, рекомендованной приказом Росархива от 04.07.1996 № 29-ДСП. Однако положения об отделах, введенные в действие приказом РГВА от 27.12.2013 № 96, а также действующие с 2001 г. положения об архивохранилищах и должностные инструкции по всем категориям руководителей и специалистов нуждаются в доработке и уточнении.

В соответствии с приказом РГВА от 07.05.2010 № 52 распределены обязанности между директором архива и его заместителями, за которыми закреплено курирование всех основных направлений деятельности, структурных подразделений, совещательных органов.

Планирование работы архива в целом осуществляется в соответствии с требованиями действующей Системы планово-отчетной документации и ежегодными указаниями Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации и их отчетности. В РГВА внедрены расчетная часть к годовому плану работы, планы-отчеты структурных подразделений, индивидуальные планы работников архива, дневники учета их труда. Однако планы-отчеты отделов не всегда носят конкретный характер, в некоторых из них не указываются сроки исполнения и исполнители.

После ряда замечаний Росархива на расчетную часть к планам больше внимания стало уделяться вопросам нормирования и учета труда. В ноябре 2013 г. утверждены согласованные с комитетом профсоюзной организации РГВА «Нормы времени на отдельные работы и услуги, выполняемые в федеральном казенном учреждении «Российский государственный военный архив», уточняющие и конкретизирующие общеотраслевые нормативы труда с учетом имеющейся специфики.

Во исполнение приказа Росархива от 26.03.2013 № 22 разработан План мероприятий («дорожная карта») по повышению эффективности деятельности на период 2013–2018 гг., на основе которого архив ведет работу по улучшению качества и увеличению объемов оказания государственных услуг (выполнения работ) в установленной сфере деятельности.

В целом осуществляется контроль за выполнением нормативно-методических и распорядительных документов Росархива, приказов РГВА, для чего ведется соответствующая автоматизированная база данных. В то же время собственное решение о ежеквартальном информировании членов дирекции о выполнении ранее принятых решений на практике не реализуется.

Работа дирекции, методической и экспертно-проверочной комиссий, комиссии по рассекречиванию документов и других совещательных органов регламентируется соответствующими положениями, однако персональный состав части из них, в частности, дирекции и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), требует обновления, а включение представителей сторонних организаций – согласования с Росархивом.

Из названных органов наиболее деятельной является дирекция, заседания которой проводятся ежемесячно, с конструктивным обсуждением важнейших проблем деятельности, в том числе регулярно – состояние пожарной безопасности, исполнительской дисциплины, включая ситуацию со справочной работой, реализацию договоров с зарубежными партнерами, результаты выполнения планов работы архива, улучшение условий труда и др. В то же время вне внимания дирекции остаются такие актуальные для РГВА вопросы, как совершенствование научно-справочного аппарата, повышение эффективности деятельности в свете Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», рассмотрение итогов паспортизации, как это было рекомендовано Росархивом.

Основные направления деятельности архива в целом методически обеспечены. По мере необходимости разрабатываются новые и/или перерабатываются действующие инструкции, памятки, рекомендации и т.п. Рассмотрение их проектов осуществляет методическая комиссия, заседания которой проводятся в основном регулярно, однако планы работы реализуются не полностью.

Требует обновления положение о Научном совете и приведения его деятельности в соответствие с решением коллегии Росархива от 28.03.2001 «О работе научных советов федеральных государственных архивов», а также активизации работы, поскольку за последние три года состоялось лишь одно заседание.
 

2. Кадровое обеспечение

В соответствии с приказом Росархива от 18.12.2013 № 83 РГВА установлена штатная численность в количестве 202 единиц, включая 165 руководителей и специалистов по основной деятельности, а также 37 работников, содержащихся на новой системе оплаты труда. При этом по состоянию на 01.10.2014 списочный состав первой группы составляет всего 119 чел., из которых 46% проработали в архивных учреждениях свыше 15 лет; 75% имеют высшее образование, в основном историко-архивное и историческое; 1 работник имеет два высших образования; 5 – являются кандидатами исторических наук. В ВУЗах обучаются 3 человека, в том числе в РГГУ – 2. В целях сокращения кадрового дефицита в РГВА практикуются совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Тем не менее, сохраняющееся в течение довольно продолжительного времени большое число вакансий свидетельствует о возможности определенной оптимизации штатной численности архива.

Повышение квалификации работников происходит по планам, ежегодно утверждаемым директором архива, и охватывает как непосредственно архивное дело, так и обеспечивающие направления (информационные технологии, государственные закупки, бухучет, ГО и т.п.). Работники архива проходят повышение квалификации в РАНХиГС, Академии гражданской защиты МЧС, ОЦПК ВНИИДАД, участвуют в учебных семинарах, организуемых Росархивом. Для вновь принятых или переводимых в другие структурные подразделения проводятся специальные обучающие занятия.

Нормы трудового законодательства в основном соблюдаются. Трудовые договора заключены со всеми работниками архива. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости. Вместе с тем следует отметить, что работа по переводу сотрудников на «эффективный контракт», предусмотренная Программой поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012–2018 годы, в РГВА до сих пор не начата.

Социально-трудовые отношения между администрацией и работниками архива регулируются действующим с 2012 г. Коллективным договором, повышающим правовые и социальные гарантии работников, в том числе давая возможность работы в режиме гибкого графика по отдельным категориям должностей, индивидуальный режим работы для учащихся, предоставление в ряде случаев оплачиваемого отпуска продолжительностью до 3 дней, а также одного дня в начале учебного года женщинам, имеющим детей школьного возраста.

В качестве морального поощрения используется практика премирования (или вручения ценного подарка) и объявления благодарности работникам, проявившим себя при выполнении важных заданий, юбилярам и ветеранам. Отличившиеся специалисты представляются к награждению Почетной грамотой РГВА, ведомственными наградами Минкультуры России и Росархива.

Графики отпусков формируются, согласовываются с комитетом профсоюзной организации РГВА и утверждаются в сроки, установленные трудовым законодательством.

Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в 2012 г., в целом соблюдаются. Условия труда и быта работников архива можно назвать удовлетворительными: в части кабинетов установлены кондиционеры, имеется специальное помещение для приема пищи, оснащенное холодильником и микроволновой печью. Контроль за соблюдением требований охраны труда и их условиями осуществляет соответствующая комиссия, созданная в 2002 г.

Постановка кадрового делопроизводства в целом соответствует требованиям законодательства. Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения в несгораемом шкафу документов персонального учета, проводить собеседования с претендентами на должность и сотрудниками архива по кадровым вопросам.

Ведение журнала учета и движения трудовых книжек осуществляется в установленном порядке, а их выдача производится под роспись, так же как и ознакомление работников со всеми документами (приказами, должностными инструкциями и пр.), касающимися их трудовой деятельности.

Вместе с тем выборочная проверка показала, что при ведении отдельных видов кадровой документации имеют место определенные недостатки. Так, в ряде трудовых книжек некоторые записи дат не соответствуют принятому написанию, допускаются записи о переводе работника без указания конкретного структурного подразделения. В карточках Т-2 не ведутся записи о воинском учете, награждениях и поощрениях, отпусках (учет отпусков ведется в отдельной картотеке). Приказы по личному составу с разными сроками хранения нумеруются под одним индексом и имеют одинаковое название «по личному составу».
 

3. Материально-техническая база. Обеспечение сохранности и учет документов

По данным паспортизации на 01.01.2014 в РГВА хранится более 7,3 млн. ед. хр., включенных в 33 828 фондов, размещенных в специально построенном здании общей площадью более 20,5 тыс. кв. м по ул. Адмирала Макарова, д. 29 и в двух хранилищах общей площадью 560,9 кв. м в находящемся в оперативном управлении РГАЛИ здании по ул. Выборгской, д. 3, корп. 1. РГВА, являющимся балансодержателем основного здания, зарегистрированы права на оперативное управление и постоянное (бессрочное) пользование занимаемым им земельным участком. В ближайшей перспективе планируется полностью отказаться от использования здания по ул. Выборгской, переместив работников и документы в объеме 189,3 тыс. ед. хр. в основное здание РГВА, где имеются свободные помещения общей площадью 816,3 кв. м.

В техническом отношении обслуживание систем жизнеобеспечения РГВА осуществляет ОЭТО Росархива. Благодаря проводимым в последние годы ремонтным работам и дооснащению средствами хранения документов и научно-справочного аппарата материально-техническая база архива в целом находится в удовлетворительном состоянии. Вместе с тем отсутствие зачастую в ОЭТО Росархива необходимых материалов и комплектующих для ремонта выходящего из строя оборудования заставляет архив за свой счет закупать запасные части, либо привлекать сторонние организации для устранения неполадок.

Основное здание, введенное в эксплуатацию в 1982 г., оснащено необходимыми системами безопасности, которые усилены электронной системой доступа в служебные помещения его административной части. Представляется целесообразным расширить ее действие также и на хранилища, что позволит исключить несанкционированное проникновение посторонних лиц в закрытую зону архива. В этих же целях требуется замена 17 дверей на главном входе в здание и выходах во внутренний двор.

От всех помещений РГВА имеется два комплекта ключей, один из которых хранится в режимно-секретном подразделении архива.

В архиве строго соблюдаются требования противопожарного режима, согласно которым во всех хранилищах установлены металлические двери, помещения полностью оснащены нормативным комплектом первичных средств пожаротушения, в установленных местах размещены планы эвакуации в случае пожара, отведены специальные места для курения вне здания, разработаны и утверждены «Паспорт безопасности РГВА», план действий при возникновении чрезвычайных ситуаций, приказ о назначении ответственных за противопожарное состояние каждого помещения.

Поддержанию высокого уровня противопожарной безопасности способствует активная деятельность созданной в 2012 г. Пожарно-технической комиссии и добровольной пожарной дружины, занятия с членами которой регулярно проводит инженерно-инспекторский состав пожарной части, обслуживающей объект.

В ходе проведенной Госпожнадзором в 2013 г. проверки противопожарной безопасности нарушений не выявлено. Тем не менее, автоматика электрических щитов в административном корпусе и хранилищах нуждается в модернизации с заменой электропроводки. Кроме того, требует дополнительной проработки вопрос о технической возможности дальнейшей эксплуатации систем охранной и пожарной сигнализации, срок эксплуатации которых истекает в текущем году.

Несмотря на наличие приточно-вытяжной вентиляции в основном здании архива, нормативные параметры воздушной среды в помещениях хранилищ не выдерживаются. Сезонные колебания температуры в них составляют от 15°С до 22°С, относительная влажность, как правило, не превышает 30%. Помимо неисправной системы кондиционирования воздуха, этому способствует также нарушение герметичности установленных в хранилищах стеклоблоков «фальконе», 3,5 тыс. из которых требует замены. Таким образом, в ненормативных температурно-влажностных условиях находятся практически все документы РГВА, а не только микроформы страхового фонда и фонда пользования, показанные архивом в анкете мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2013.

Хранилища архива общей площадью 10,7 тыс. кв. м оборудованы стационарными металлическими стеллажами, картотечными шкафами для хранения документов и научно-справочного аппарата, а также приборами контроля за температурно-влажностным режимом. Обеспечивается сейфовое хранение уникальных документов и частично изолированное хранение секретных дел. Микроформы на правах подлинников, а также фонд пользования, созданный одновременно со страховым фондом, размещены в отдельном хранилище.

В целях приведения организации хранения архивных документов в полное соответствие с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования……» архивом в последние годы ежегодно реализуется комплекс соответствующих мероприятий, включающих издание и при необходимости актуализацию приказов об утверждении лиц, ответственных за выдачу и подкладку дел; порядках доступа в архивохранилища, опечатывания помещений, хранения ключей и печаток.

Выборочная проверка топографических указателей показала их соответствие фактическому размещению фондов.

Среднегодовой объем цикличной проверки наличия документов составляет 70,2 тыс. ед. хр., что хотя и соответствует среднему показателю по другим федеральным архивам, но не обеспечивает в целом по архиву полное соблюдение нормативно установленных сроков ее проведения.

По итогам сплошной проверки наличия комплекса документов бывшего ЦГАСА^[2], проводившейся с 1983 по 2012 гг., на 01.01.2014 в розыске находится 238 ед. хр., из которых 26 являются особо ценными. При этом предложения по списанию необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, на рассмотрение Комиссии Росархива по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел в федеральных архивах РГВА не представлялись.

По завершению проверочных работ коробки с малоиспользуемыми фондами опечатываются. Всего за 2012-2014 гг. опечатано 22,5 тыс. коробок.

Соблюдается порядок прохождения требований на выдачу документов из хранилищ, однако при их визировании не указываются должность и расшифровка подписи. Книги выдачи ведутся по установленной форме и ежеквартально выверяются. На место всех выдаваемых дел помещаются карты-заместители. Систематически осуществляется выборочная проверка качества их подкладки. Так, за последние три года проверено наличие 302,2 тыс. ед. хр., что составляет 73% от общего объема выданных дел.

Проводится 100% полистная проверка наличия при выдаче документов из хранилищ в читальный зал с отметками в листах-заверителях, в которых отражаются особенности физического состояния и оформления дел. При их возврате в хранилища полистно проверяются несброшюрованные дела из фондов личного происхождения, особо ценные, а также дела, представляющие интерес для коллекционеров. В то же время сотрудниками читальных залов не всегда контролируется заполнение листов использования.

В основном обеспечен контроль за своевременным возвратом дел, выданных во временное пользование. Особо ценные документы, имеющие фонд пользования, выдаются в исключительных случаях только с разрешения руководства РГВА. Вместе с тем выданные сторонним организациям в 1993-1994 гг. 850 ед. хр. из фондов иностранного происхождения, несмотря на постоянные напоминания, до настоящего времени не возвращены, в связи с чем, очевидно, необходимо вмешательство Росархива.

В части работы с уникальными и особо ценными документами в рамках мобилизационной подготовки подготовлены перечни такого рода документов, подлежащих эвакуации в военное время.

В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации включено 3 документа РГВА^[3], что свидетельствует о необходимости активизации работы по их выявлению. В свою очередь требует критической оценки и уточнения на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (2006 г.) состав особо ценных дел архива, поскольку после проведенного в 2013–2014 гг. просмотра уже первой тысячи таких дел выявлена возможность исключения из состава указанной категории почти половины.

Работа по созданию страхового фонда на особо ценные документы ведется в соответствии с перспективным планом на 2012-2016 гг. с ежегодным объемом около 60,0 тыс. кадров негативов (в комплекте с позитивом фонда пользования), что позволило довести к настоящему времени долю особо ценных дел, имеющих страховые копии, до 79% от общего количества числящихся по паспорту особо ценных дел^[4]. В целом же объем страхового фонда РГВА составляет 26,8 млн. кадров, из которых 15,5 млн. кадров в установленном порядке переданы в ЦХСФ. Однако его качество неодинаково удовлетворительное. Особенно вызывает беспокойство состояние страхового фонда и фонда пользования, отснятых с трофейных документов из фондов иностранного происхождения в 1950-60 гг., проверка технического состояния которых не проводилась почти 50 лет.

Реставрация особо ценных документов осуществляется за счет средств федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)». Всего за 2012-2014 гг. отреставрировано более 6,3 тыс. листов (39 дел)^[5].

Несмотря на беспрецедентное количество фондов (почти половина от общего числа фондов, хранящихся в федеральных архивах), основные и вспомогательные учетные документы, в целом, ведутся в установленном порядке. Наряду с централизованным государственным учетом организован учет дел по хранилищам. Ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ. Изменения в учетные документы вносятся на основании соответствующих актов. Выборочная проверка качества составления итоговых записей к описям показала их соответствие нормативным требованиям.

По состоянию на 01.01.2014 в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (ГИС «Архивный фонд» версия 3.1) внесены все несекретные фонды (32 727), по каждому из которых заполнены названия и переименования, объемы, крайние даты документов, источник поступления, дата последней проверки наличия. Исторические справки и аннотации заполнены по 18 869 фондам, описи – по 4 089.

Среди недостатков в ведении учетных документов следует отметить отсутствие формы акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; не внедрены новые формы отдельных учетных документов (книги учета поступлений, листа фонда, реестра особо ценных описей).

Не обеспечивается сбалансированность и достоверность показателей по учету страхового фонда. В книге учета поступлений страхового фонда отсутствуют итоговые записи. В нарушение требований Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 № 61, объем страхового фонда, переданного РГВА на хранение в ЦХСФ, ошибочно учитывался в паспорте архива на 01.01.2013. В результате сравнительного анализа паспортных данных РГВА с паспортными данными ЦХСФ и соответствующими приказами Росархива о приеме-передаче страховых копий выявлены ошибки в паспортах архива на 01.01.2013 и 01.01.2014, допущенные по причине неправильного подсчета объема страховых копий, переданных в Центр.
 

4. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование РГВА документами Архивного фонда Российской Федерации имеет определенную специфику в силу того, что источниками их поступления являются главным образом архивы силовых ведомств: Центральный архив Минобороны России (ЦАМО), Центральный архив внутренних войск МВД России (ЦАВВ) и Центральный пограничный архив ФСБ России (ЦПА).

Поскольку комплектование документами из двух первых учреждений возможно лишь по истечении сроков их депозитарного хранения, установленных договорами, заключенными Росархивом с Минобороны России и МВД России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 № 808, оно не может вестись в плановом порядке. По этой причине в РГВА поступают либо отдельные комплексы архивных документов, передаваемые по инициативе депозитария до истечения срока их депозитарного хранения, либо выявленные в этих архивах непрофильные документы.

Таким образом, за 2012-2014 гг. приняты на постоянное хранение из ЦАМО 2 858 ед. хр. (практически все – личные дела командного состава, проходившего службу в Красной Армии до 1941 г.), от Главной военной прокуратуры (минуя ЦАМО) 16 322 ед. хр. (дела надзорного производства по контрреволюционным преступлениям за 1935-1938 гг.), из ЦАВВ 1 539 ед.хр. (дела с послужными карточками рядового и младшего начсостава Внутренних войск за 1947-1966 гг.).

Список граждан – владельцев или собственников архивных документов, потенциально могущих стать источниками комплектования, РГВА не ведет, так как их немного и длительных контактов с ними, требующих официального оформления и планирования этой работы (как, например, в РГАЛИ), не возникает. Вследствие этого выявление держателей личных архивов осуществляется чаще всего через личные контакты и/или по информации пользователей РГВА. Всего за указанный период времени принято 4 094 документа личного происхождения, из которых сформировано 348 ед. хр.

После 2011 г. какие-либо подлинники архивных документов и/или их копии на правах подлинников из-за рубежа в РГВА не поступали.

Вопросы приема управленческой документации и документов личного происхождения рассматриваются Экспертно-проверочной комиссией, работающей на регулярной основе с частотой 9–10 заседаний в год.

Оказание методической помощи организациям – источникам комплектования РГВА носит эпизодический характер.
 

5. Работа с перемещенными архивными документами

В рамках реализации Федерального закона от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации» РГВА ведет работу, связанную с урегулированием проблемы перемещенных архивных фондов иностранного происхождения. В частности, в течение 2014 г. архивом организована совместная экспертиза документов греческого (8 фондов) и австрийского (20 фондов) происхождения, включающихв себя материалы еврейских общин, общественных организаций и частных лиц. По ее результатам были подготовлены соответствующие заключения, подписаны (с Грецией) и готовятся к подписанию (с Австрией) совместные документы.
 

6. Научно-справочный аппарат

Особенность научно-справочного аппарата (НСА) архива и соответственно имеющиеся проблемы его совершенствования обусловлены исторически сложившейся обособленностью трех комплексов документов, составляющих собрание РГВА, а именно: Красной (Советской) Армии, белогвардейских формирований, Внутренних войск – ГУПВИ МВД СССР – трофейных документов из фондов иностранного происхождения.

Вследствие разной степени открытости каждого из названных документальных комплексов корпус путеводителей по РГВА представлен различными по степени подробности архивными справочниками двух бывших архивов (ЦГАСА и ЦХИДК): «Центральный государственный архив Красной Армии. Путеводитель» (1945 г.), Аннотированный перечень фондов Центрального государственного архива Советской Армии в 5-ти томах (1987 г.), «Центральный государственный архив Советской Армии. Путеводитель в 2-х томах» (1993 г.), «Путеводитель по фондам Белой армии» (1998 г.), «Указатель фондов иностранного происхождения и Главного управления по делам военнопленных и интернированных НКВД – МВД СССР Российского государственного военного архива» (2001 г.). В своей совокупности эти издания дают достаточно полное представление о составе и содержании фондов и документов, хранящихся в РГВА.

Поскольку все документы архива описаны, за исключением около 1,2 тыс. ед. хр. микроформ на правах подлинников, основными средствами поиска необходимой архивной информации являются списки фондов, реестры описей и непосредственно архивные описи^[6]. Всего в архиве числится по учетным данным 64 013 описей, в том числе 3 описи на фотодокументы и 239 описей на микроформы на правах подлинников.

Листовые описи^[7] (36 636) составляют 58% от их общего числа, остальную часть – сдаточные (7 626) и карточные (19 509), относящиеся, как правило, к фондам так называемой 3 категории. К сожалению, следует констатировать, что темпы их переработки и/или перевода в электронный вид крайне низки, что осознает и сам архив. В целях ускорения этой работы на апрельском (2014 г.) заседании дирекции принято решение о подготовке к декабрю 2014 г. трехлетнего плана-графика оцифровки карточных описей.

Важной составляющей НСА архива являются систематический и тематические (именные) каталоги, в которые включены более 3,0 млн. карточек, содержащих ретроспективную информацию из 216,3 ед. хр.^[8]. В настоящее время ни целевая, ни попутная каталогизация не ведется, поскольку в приоритетном порядке осуществляется переработка и усовершенствование сдаточных и карточных описей, а также создание компьютерных баз данных.

Помимо обязательных к ведению архивных справочников в РГВА имеются дополнительные - межфондовые и внутрифондовые указатели к описям и документам по истории Советской Армии и других вооруженных формирований, ГУПВИ МВД СССР, документам иностранного происхождения и др. Созданные в разное время эти указатели имеют различную степень востребованности.

В соответствии с современными требованиями архивом ведется создание электронного НСА. Как и в других федеральных архивах это происходит двояко: путем перевода традиционного НСА в электронный вид при переработке (усовершенствовании) карточных и сдаточных описей и посредством создания оригинальных автоматизированных баз данных. Всего в архиве функционируют 35 баз данных по различным аспектам военной истории первой половины прошлого века. К наиболее информационным из них можно отнести, например, базы (банки) данных «Иностранные военнопленные и интернированные периода 2 Мировой войны» и «Германская неволя. Сведения о советских гражданах, угнанных на работы в Германию и военнопленных периода 2 Мировой войны», созданные в рамках реализации международных проектов. Переведены в электронный формат фондовые книги, путеводители и справочники по фондам архива.

В целом, имеющиеся справочно-поисковые средства позволяют осуществлять достаточно эффективный поиск ретроспективной информации, содержащейся в документах РГВА, однако доступ к ним пользователей (да и большинства работников) неоправданно ограничен, что противоречит внедряемым в деятельность российских архивов принципам открытости. Так, пользователи не имеют непосредственного допуска к значительно части НСА – большинству именных каталогов, базам данных. В читальном зале отсутствует информация в целом о системе НСА архива, что не позволяет пользователям узнать о наличии того или иного архивного справочника, а те, что выдаются, зачастую находятся в довольно ветхом состоянии. Самостоятельный поиск информации в систематическом и тематических каталогах без участия работника архива запрещен. Таким образом, фактически весь созданный архивом НСА предназначен исключительно для служебного пользования.

В связи с этим учет обращений пользователей к нему практически не ведется, что не позволяет оценить эффективность НСА архива и определить правильный вектор его развития.
 

7. Внедрение и применение инновационных технологий

Внедрение в свою деятельность инноваций архив вполне справедливо связывает в первую очередь с расширением использования информационных технологий, перспективные направления которых определены одобренной методической комиссией в июле 2012 г. Концепцией информатизации РГВА на период до 2020 г.

В настоящий момент информационная инфраструктура архив включает 60 автоматизированных рабочих мест, из которых 40 – относительно новых. Все они объединены в локальную сеть, реализованную на хорошем уровне и способную обеспечить современные и среднесрочные потребности архива.

В архиве имеются точки Wi-Fi доступа в Интернет, охватывающие практически все административное здание архива и предназначенные для служебного пользования. В целях обеспечения широкополосного доступа к Интернету представляется целесообразным перевести его с асинхронного ADSL модема на подключение через линию оптоволоконной связи, техническая возможность чего у архива имеется.

Лицензионным типовым программным обеспечением архив в целом обеспечен. Помимо них в архиве используются также компьютерные программы собственной разработки.

С ноября 2013 г. в сети Интернет начал функционировать сайт РГВА (http://rgvarchive.ru/) с понятным интерфейсом и достаточно разнообразным контентом. Уже первые месяцы его работы дали положительный результат – после опубликования в разделе «Запросы» разъяснений и форм анкет-заявлений количество поступающих в архив непрофильных запросов заметно снизилось. В то же время отдельная информация, размещенная на нем, уже изначально устарела. Это касается, в частности, раздела «Рассекречивание», в котором эта деятельность РГВА показана только за период с 1993 г. по 2007 г.
 

8. Использование архивных документов

Стабильный интерес общества к военной истории Отечества, а также практически не ослабевающий поток поступающих тематических и социально-правовых запросов, определяют приоритетность этого направления деятельности РГВА, ведущегося в том числе в рамках реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011–2015 годы».

Как и в других федеральных архивах, информационное обслуживаниеорганов государственной власти и органов местного самоуправления, от которых ежегодно поступает до 50 обращений^[9], осуществляется на бесплатной основе и в приоритетном порядке, остальных организаций и граждан - за плату.

В соответствии с законодательством также бесплатно исполняются запросы социально-правового характера. Помимо возможности почтового обращения заявители могут обратиться и в архив лично. Однако условия приема посетителей (в 2012 г. – 235, в 2013 г. – 237) нельзя назвать комфортными – для этого нет ни отдельного помещения, ни информационного стенда с образцами заполнения анкеты-заявления.

Среднегодовой объем поступления социально-правовых запросов составляет около 4,0 тыс. Благодаря принимаемым мерам по совершенствованию организации справочной работы, в последнее время количество исполненных запросов превышает количество поступающих, в результате чего постепенно ликвидируется имевшаяся ранее задолженность по исполнению социально-правовых запросов, а срок наведения архивных справок сокращен до 1,5 месяцев. Наличие автоматизированной системы регистрации и контроля прохождения запросов позволяет в случае превышения установленного законодательством месячного срока их исполнения оперативно направлять его инициатору промежуточный ответ.

Также в автоматизированном режиме ведется регистрация, контроль прохождения и состояния исполнения тематических запросов организаций и граждан, число которых ежегодно составляет в среднем около 3,5 тыс. Работа по ним осуществляется в качестве платной услуги на основе заключаемых договоров в порядке очередности поступления. Вследствие прогрессирующей сложности поступающих в архив тематических запросов, а также нехватки квалифицированных кадров срок их исполнения доходит до 7 месяцев^[10]. В связи с такой задержкой заявителям направляются промежуточные ответы о постановке в очередь на исполнение; в отдельных случаях заявителю, занимающемуся установлением родственных связей, при отсутствии достаточных поисковых данных рекомендуется осуществить поиск интересующей информации самостоятельно в читальном зале.

Организация публичного доступа к хранящимся в РГВА документам и средствам их поиска осуществляется в соответствии с «Порядком использования архивных документов в читальных залах Российского государственного военного архива» (2014 г.) и «Инструкцией по обеспечению доступа иностранных граждан к документам и НСА РГВА» (2006 г.) через три читальных зала, рассчитанных в общей сложности на 54 посадочных места. Все они работают полную рабочую неделю; первый рабочий день каждого месяца – санитарный день.

Читальные залы оборудованы видеокамерами наблюдения. Читальный зал в основном здании оснащен также читальными аппаратами  INDUS, парк которых нуждается в обновлении.

Регистрация пользователей, а также учет заказываемых ими материалов (описей, подлинников, микрофотокопий, печатных изданий) ведется традиционно, без использования компьютерных технологий. При первом посещении на каждого из них оформляются личные дела; в соответствии с установленными требованиями ведутся журналы учета посещений, выдачи и возврата дел и микрофильмов в архивохранилища, выдачи описей, учета заказов на копирование и выдачи копий документов.

Как и в других федеральных архивах пользователи могут получать дела в объемах, установленных вышеуказанным Порядком использования. Кроме того, в качестве дополнительных услуг они могут заранее согласовать время выдачи документов в режиме удаленного доступа по телефону и/или электронной почте, заказать на платной основе копирование документов на бумажный и/или цифровой носитель.

В среднем ежедневно в читальных залах работают до 20 человек; в течение года – около 600 (более 4,0 тыс. посещений), примерно четверть из которых – иностранцы. Ежегодно в среднем им выдается более 7,2 тыс. описей, около 17,0 тыс. ед.хр. подлинников и 5,0 тыс. микрофотокопий фонда пользования, а также изготавливается по их заказам почти 35,0 тыс. листов ксерокопий.

Традиционно используемыми формами организации доступа к документам архива являются проведение и/или участие в выставках архивных документов и подготовка документальных публикаций, которая ведется в соответствии с ежегодными планами научно-издательской деятельности.

Помимо организуемых непосредственно в помещении архива экспозиций («Советско-финляндская война 1939–1940 гг.») архив, как правило, предоставляет копии своих документов на выставки по военной тематике, в том числе «Тегеран-43» и «Освободительная миссия Красной Армии в Европе» в Центральном музее Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., «Огненная дуга: стратегия победы» (к 70-летию Курской битвы) в Выставочном зале федеральных государственных архивов и др.

В качестве головной организации архив ежегодно готовит на достаточно высоком уровне не менее одного сборника документов, из которых в последнее время изданы: «Вооруженный конфликт в районе реки Халхин-Гол. Май-сентябрь 1939 г. Документы и материалы» (М., 2014), «Чешско-Словацкий (Чехословацкий) корпус. 1914–1920. Документы и материалы». Том 1. (М., 2013), «Румынские военнопленные в СССР» (на румынском языке). Сборник документов «Приказы НКО СССР, ВМ СССР, МВС СССР и МО СССР. 1945–1953 гг.» занял II место в соответствующей номинации в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009–2011 гг.

Наряду с этим РГВА на постоянной основе привлекается в качестве соисполнителя к подготовке документальных сборников, посвященных советскому периоду российской истории, например таких серийных изданий. как «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР (1900–1963 гг.)» и «Голод в СССР. 1929–1934 гг.».

В целях популяризации своих документов архив организует научные конференции, круглые столы, активно сотрудничает со средствами массовой информации, проводит экскурсии по выставкам и непосредственно архиву. РГВА едва ли единственный из федеральных архивов, проводящих целенаправленную работу со школьниками («Уроки Памяти», «Уроки мужества») и оказывающих содействие учебным заведениям в создании и обновлении их музеев и/или выставочных экспозиций.

В целях расширения публичного доступа к своим фондам архив ведет работу по рассекречиванию находящихся на закрытом хранении документов, которая организуется специальной комиссией в соответствии с действующим законодательством о государственной тайне и во взаимодействии с экспертными комиссиями силовых ведомств. Ежегодно в среднем в архиве рассекречивается порядка 3,5 тыс. ед. хр. полностью и 0,5 тыс. частично. Такой темп, безусловно, является недостаточным, но повлиять на него РГВА не может по объективным причинам, находящимся вне его компетенции.

В то же время в вину архиву можно вменить необоснованное увеличение сроков перевода рассекреченных документов на открытое хранение, составляющих от полугода до года. В результате в 2012 г. из 2937 дел были переданы на открытое хранение 2120, в 2013 г. из 4467 – 2222. К тому же соответствующая информация архива, направляемая в Росархив для включения в «Базу данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов», до пользователей, работающих в читальном зале, не доводится.
 

9. Финансово-экономическое обеспечение

РГВА, как казенное учреждение, осуществляет расходование выделяемых ему бюджетных ассигнований в соответствии со сметами, утверждаемыми Росархивом. Наблюдаемый в последнее время рост объемов его финансирования с 67,45 млн. руб. в 2012 г. до 105,45 млн. руб. в 2014 г. практически полностью обусловлен увеличением ФОТ, выделяемого архиву в рамках реализации Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597.

Выборочная проверка соответствия расходования бюджетных средств утвержденным сметам расхождений не выявила. Лимиты бюджетных ассигнований соблюдены, неиспользованные остатки бюджетных средств возвращены в доход федерального бюджета. Освоение лимитов бюджетных обязательств составили в 2012-2013 гг. соответственно 99,9 и 97,6 процентов.

В целях экономии средств федерального бюджета, выделяемых на содержание, в 2010-2012 гг. в РГВА велась реализация программы по энергосбережению и повышению энергетической эффективности, которая в основном выполнена.

Закупочная деятельность в целом приведена в соответствие с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»: назначен конкурсный управляющий; приказом РГВА от 06.11.2014 № 82 обновлены положение и состав комиссии по организации и проведению торгов; соблюдаются обязательные конкурсные процедуры и установленные законодательством ограничения.

Бюджетный учет и отчетность ведутся в соответствии с требованиями действующего законодательства и ежегодными приказами РГВА об учетной политике в автоматизированном режиме с использованием программных средств «1С Бухгалтерия», «Парус Зарплата», «Парус-бюджет». Недочетов по правильности и полноте их ведения не выявлено.

Оплата труда руководителей и специалистов РГВА осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.05.2007 № 287 с учетом ежегодного увеличения от 4 до 5 процентов. Кроме того, начиная с 2013 г. в соответствии с названным Указом Президента Российской Федерации, осуществляется планомерное увеличение заработной платы, которая по предварительным итогам 2014 г. достигла в среднем 43,3 тыс. руб.

Оплата труда работников, переведенных на новую систему труда^[11], осуществляется в соответствии с приказом РГВА от 14.11.2008 № 102 «О введении в действие Положения об оплате труда по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов и служащих и общеотраслевым профессиям рабочих в РГВА».

Выборочной проверкой правильности использования средств федерального бюджета на оплату труда нарушений не установлено. Задолженности и задержек выплаты заработной платы в 2012-2014 гг. не было.

Платные работы и услуги оказываются в соответствии с приказом Росархива от 06.02.2013 № 15 и приказом РГВА от 27.06.2014 № 51 «О введении в действие Прейскуранта работ и услуг, выполняемых РГВА на платной основе». Оплата за выполненные работы, услуги осуществляется перечислением с лицевых счетов заказчиков в доход федерального бюджета на лицевой счет администратора доходов бюджета в УФК по городу Москве. Выборочная проверка соответствия оказанных платных работ и услуг установленной в прейскуранте цене, а также правильности оформления первичной документации (счета, счета-фактуры, акты сдачи-приемки работ) нарушений не выявила.

Согласно данным отчетов об исполнении сметы доходов и расходов по приносящей доход деятельности их объем в 2012 г. составил 5,6 млн. руб., в 2013 г. – 1,64 млн. руб., за девять месяцев 2014 г. – 3,28 млн. руб.
 

---

[1] Результаты проверки обеспечения режима секретности и ведения секретного делопроизводства в РГВА оформлены отдельной справкой ДСП.

[2] За исключением архивохранилища военно-учебных заведений и медико-санитарных тыловых вспомогательных учреждений объемом свыше 686,1 тыс. ед. хр.

[3] Приказ НКО СССР № 227 от 20 июля 1942 г. («Ни шагу назад»),

Приказ РВСР № 1/1 от 6 сентября 1918 г. «Об учреждении Революционного Военного Совета Республики»,

Журнал оперативной записи (телеграфные донесения о наступлении немецких войск на государственные границы и боевых операциях при отступлении пограничных частей) от 22–23 июня 1941 г.

[4] Это на 46% превышает средний показатель по федеральным архивам.

[5] Помимо этого, в целях улучшения физического состояния документов архив самостоятельно ежегодно проводит мелкий ремонт и переплет около 1,3 тыс. ед. хр.

[6] Описи документов иностранного происхождения ведутся на русском языке.

[7] Практически все имеют нормативную комплектность.

[8] Закаталогизировано около 3% от общего объема хранящихся в архиве дел.

[9] Активное участие архива в информационном обеспечении работы по присвоению почетного звания «Город воинской славы» было отмечено в мае 2013 г. благодарностью Президента Российской Федерации.

[10] На момент проверки насчитывалось около 700 неисполненных запросов, поступивших с начала 2014 г.

[11] Младший обслуживающий персонал.