Справка о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный архив фонодокументов»

2013 г.

Происходящие с конца XX в. беспрецедентно стремительный переход на цифровые носители звука, кардинальные изменения всей среды производства и обращения аудиоинформации, усугубляемые недостаточной разработанностью научно-методических вопросов работы с фонодокументами на электронных носителях (как объектами архивного хранения) и наличием в законодательстве коллизий в части авторского и смежных прав, обуславливают существующие сегодня проблемы и трудности собирания и сохранения звукового наследия страны. В совокупности с имеющимися объективными ограничениями потенциала развития и рядом субъективных факторов они во многом предопределяют заметные недостатки в работе Российского государственного архива фонодокументов (далее – РГАФД), являющегося одним из крупнейших отечественных собраний хроникально-документальных и художественных звукозаписей. 
 

1. Правовое, организационное, научно-методическое и кадровое обеспечение

В рамках реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» архив преобразован в федеральное казенное учреждение. В его Устав, регистрационные документы в финансовых, налоговых и статистических органах, печати, штампы и бланки в установленном порядке внесены необходимые изменения согласно новому организационно-правовому статусу.

Действующие в настоящее время структура и штатно-должностная расстановка архива, утвержденные приказом по РГАФД от 19.07.2013, заметно отличаются от типовой структуры федерального архива, рекомендуемой приказом Росархива от 04.07.1996 № 29-ДСП, что на практике негативно сказывается на его деятельности. Отсутствие, например, подразделения, отвечающего за ведение организационной и научно-методической работы, как представляется, обуславливает многие из имеющихся в архиве недостатков.

Организация и порядок работы структурных подразделений и их работников определяются соответствующими положениями и должностными инструкциями.

В соответствии с положением о распределении обязанностей между руководством распределены обязанности между директором и его заместителями, за которыми закреплено курирование всех направлений деятельности и профильных структурных подразделений.

Работа дирекции строится на основе положения и годового плана. Хотя ее заседания проводятся достаточно регулярно, влияние этого совещательного органа на состояние дел в архиве, как представляется, недостаточно.

Несмотря на то, что в целом планово-отчетная работа в архиве ведется в соответствии с принятой системой планирования, учета труда и отчетности, предусмотренной приказом Росархива от 12.10.2006 № 59, а также ежегодными организационно-методическими письмами Росархива о планировании и отчетности, годовой план архива, планы-отчеты структурных подразделений носят довольно общий характер, зачастую без указания конкретных ответственных исполнителей, вместо которых проставляются должности согласно штатному расписанию. Учет проделанной работы в дневниках работников часто сводится к перечислению того, чем занимался тот или иной из них в течение отчетного периода без указания объемов выполненных работ, количества затраченного бюджета рабочего времени, норм выработки. Это затрудняет проведение анализа результативности и эффективности работы конкретного работника, определение его действительной загруженности и производительности труда.

При разработке и реализации плановых заданий используются «Нормы времени и выработки на основные виды работ в РГАФД», утвержденные приказом от 26.12.2012 № 21/2012, которые в основном соответствуют типовым «Нормам времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами» (М., 2008) и «Нормам времени и выработки на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами, хранящими аудиовизуальные документы» (М., 2012).

Положение с научно-методическим обеспечением деятельности архива трудно оценить однозначно. Наряду с хорошо проработанными документами, могущими заинтересовать помимо архивов всех уровней и многие другие организации, включая коммерческие, хранящие аудиозаписи на различных типах носителей, имеются или откровенно слабые, или они вовсе отсутствуют, прежде всего, в сфере обеспечения сохранности. Ситуация при этом усугубляется прекращением функционирования Научного совета, связанным со сложностями в формировании его состава.

Вместе с тем, следует отметить, что отдельные проблемы работы с фонодокументами, связанные с окончательным переходом с аналоговых на цифровые носители, в том числе вопросы изменения вследствие этого их комплектности, выбор оптимальных форматов электронного хранения аудиозаписей, определение статуса цифровой копий и т.п., не могут быть решены на уровне архива, поскольку носят отраслевой характер. Однако РГАФД в их решении занял крайне пассивную позицию, не является ни инициатором, ни разработчиком (либо соисполнителем) какой-либо из тем НИР по указанной тематике.

Штатная численность РГАФД по состоянию на 01.10.2013 составляет 62 чел., в том числе 56 – руководителей и специалистов. Архив укомплектован кадрами по основной деятельности на 75 %, что примерно соответствует другим федеральным архивам (72 %). Стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет имеют 36 % работников; 71 % руководителей и специалистов с высшим образованием, у 82,5 % (33 чел.) из их числа оно – историко-архивное и историческое. В настоящее время в архиве трудятся 2 кандидата наук; в ВУЗах и аспирантуре учатся соответственно 12 и 2 чел.

Подбор и расстановка кадров производится традиционными методами. Поскольку до недавнего времени средняя зарплата в РГАФД оставалась довольно низкой, обычной практикой для архива стало привлечение на штатные должности, как правило, на полставки, студентов очных отделений с учетом их возможностей совмещения работы с учебой. Во многом вследствие этого текучесть кадров среди наиболее низкооплачиваемых должностей, в отличие от начальников структурных подразделений, достаточна велика. Начиная с 2003 г. в архиве не обновлялся список резерва руководящего состава.

Установление стажа работников для назначения надбавки к должностному окладу за выслугу лет осуществляет соответствующая комиссия. Другая комиссия, предусмотренная Уставом архива – комиссия по охране труда – отсутствует.

Нормы трудового законодательства соблюдаются: разработаны и согласованы с профсоюзной организацией локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между учреждением и его работниками, заключен Коллективный договор на период 2011–2013 гг., со всеми работниками заключены трудовые договоры. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости.

Условия труда и отдыха работников архива можно считать удовлетворительными, принимая во внимание особенности функционирования РГАФД в приспособленном здании. Администрация оперативно и адекватно тяжести реагирует на случаи нарушения трудовой дисциплины, вплоть до увольнения виновных.

Расчет заработной платы производится согласно штатному расписанию, с учетом установленных персональных надбавок. Выплата премий осуществляется на основании приказов (распоряжений) директора согласно Положению о материальном стимулировании работников архива, согласованному с профкомом и утвержденному в декабре 2011 г. Включенные в него в марте 2013 г. Дополнения с критериями получения поощрения, вопреки указаниям Росархива, не конкретизированы и не формализованы, что допускает их самое широкое толкование.

Следует отметить произошедшие в последнее время серьезные позитивные изменения в заработной плате работников архива. Так, если в 2012 г. ее среднее значение составляло всего 19,1 тыс. руб., то в 2013 г. она выросла на 89 % и достигла 34,48 тыс. руб.

Определенная работа ведется по повышению квалификации работников, небольшое число которых направляется для обучения в ОЦПК ВНИИДАД. 
 

2. Материально-техническая база.
Обеспечение сохранности и государственный учет документов

РГАФД размещается совместно с РГВИА в приспособленном здании постройки XVIII – XIX вв. (Дворце Петра I на Яузе) – памятнике истории и культуры федерального значения и занимает в нем на правах безвозмездного пользования помещения общей площадью 1877 кв. м, из которых свыше 470 кв. м составляют хранилища. В связи с этим модернизация систем безопасности и жизнеобеспечения РГАФД ведется через РГВИА, являющегося балансодержателем объекта, в рамках осуществляемых в нем ремонтно-реставрационных работ по ФЦП «Культура России». Соответственно уровень развития материально-технической базы архива определяется, во многом, состоянием инфраструктуры всего объекта, подробная характеристика которой была дана в справке об итогах комплексной проверки РГВИА в 2012 г.

В целом противопожарное состояние РГАФД может быть оценено как удовлетворительное. Электрооборудование отвечает нормативным требованиям, 98 % площадей оснащено современной пожарной и охранной сигнализациями. Архив полностью обеспечен огнетушителями. В то же время следует отметить, что на всем объекте отсутствует система автоматического пожаротушения.

Приказом директора утверждена инструкция о пропускном режиме, список лиц, имеющих право подписи на пропусках на въезд автотранспорта, вынос материальных ценностей, ответственных за сдачу помещений под охрану и снятие с охраны. Вместе с тем, учет ключей от архивохранилищ и рабочих комнат не налажен.

Полная замена системы отопления на объекте позволила улучшить климатические условия хранения документов РГАФД, однако параметры температурно-влажностной среды в его хранилищах все еще не в полной мере соответствуют нормативным: в отдельные периоды температура превышает норму на 5ºС, влажность ниже нормативной на 19 %.

Архивохранилища оснащены металлическими стеллажами различных конструкций общей протяженностью 2,3 тыс. пог. м. Все документы архива размещены в первичных средствах хранения. К настоящему времени в большинстве хранилищ заменены оконные блоки. Такой же замены требуют также деревянные двери хранилищ и стеллажи в архивохранилище граморигиналов, подвергшиеся деформации под тяжестью металлических пластинок.

Особенно серьезное беспокойство вызывают режимы хранения 666 ед. хранения тонфильмов, включая 264 на нитрооснове, размещенных в строении № 4, в котором отсутствует охранно-пожарная сигнализация, а санитарно-гигиенические условия не отвечают нормативным требованиям. Разнообразие носителей фонодокументов, хранящихся в архиве, вызывает необходимость содержания такого же разнотипного парка звукозаписывающей и воспроизводящей техники - от патефонов до современных цифровых проигрывателей. В значительной своей части используемая аппаратура требует обновления. Однако возможность проведения ее замены и/или модернизации существенно затрудняются как отсутствием возможности отремонтировать изношенное в ходе эксплуатации оборудование вследствие утери соответствующих технологий, так и невозможностью заменить его устаревшие образцы, в частности магнитофоны, на новые из-за прекращения выпуска основными мировыми производителями такой аудиотехники.

Помимо специализированной звуковой аппаратуры, РГАФД имеет также 39 персональных компьютеров, из которых 24 получены в последние три года. До конца 2013 г. планируется поставка еще двух специализированных рабочих станций оцифровки звука. Таким образом, большая часть рабочих мест, а также читальный зал оснащены современными компьютерами, хотя не все они имеют лицензионное программное обеспечение, в том числе антивирусное, и не объединены в ЛВС. Проект создания информационной инфраструктуры РГАФД с организацией общего серверной с РГВИА имеется, но начало его реализации откладывается до завершения всего комплекса ремонтно-реставрационных работ на объекте.

До последнего времени доступ в Интернет отсутствовал, вследствие чего для работы с электронной почтой использовались персональные беспроводные USB-модемы. С января 2014 г. 4 рабочих места РГАФД получат выход в широкополосный Интернет после завершения работ по подключению объекта к оптоволоконному каналу связи.

Согласно паспорту архива по состоянию на 01.01.2013 в нем находится на хранении 241,7 тыс. ед. хранения (почти 119,7 тыс. ед. учета) фонодокументов. В дополнение к ним в архиве имеется общедоступная специализированная библиотека, насчитывающая около 2,0 тыс. изданий, в основном каталогов грамзаписей отечественных и зарубежных фирм начала XX в. («Граммофон», «Метрополь», «Стелла», РАОГ, «Пате») и каталогов фирмы «Мелодия» за 1960–1980-е гг.

Уникальность организации хранения документов РГАФД, а также особенности систем их учета и научно-справочного аппарата обусловлены изменением организации документов с нефондовой на фондовую, начатой еще в 80-е годы XX в. с санкции и под руководством Главархива СССР. При этом в основу фондирования был положен принцип происхождения фонозаписей, что дало возможность сгруппировать звукозаписи по производителям, детально изучить их происхождение, и, кроме того, во многих случаях собрать воедино элементы комплекта одной и той же единицы учета (граморигинал и пластинка к нему). При решении вопроса о фондировании фонодокументов немаловажную роль сыграло и то обстоятельство, что многие фондообразователи требовали и требуют, чтобы их собрания хранились единым комплексом.

После включения в 1998 г. в состав РГАФД звукозаписей бывшего ЦГАКФФД РСФСР в г. Владимире организована работа по фондированию также и его документов. В результате к настоящему моменту в общей сложности сформировано и учтено более 700 фондов, в которые включены свыше 225,0 тыс. ед. хранения.

Консервационно-профилактическая обработка (с фиксацией результатов в паспортах технического состояния) ведется только в части фонодокументов на магнитной ленте и CD дисках.

Начиная с 2003 г. одним из основных направлений работы в сфере обеспечения сохранности документов РГАФД стал перевод звукозаписей на магнитной ленте в цифровой формат в целях создания электронного фонда пользования. Ежегодно в среднем таким образом копируется около 1,5 тыс. ед. хранения. Хотя это и позволило к настоящему времени оцифровать около 8,8 тыс. ед. хранения (2 049 000 Мб), в т.ч. все дореволюционные фонодокументы, с которых можно снять звук^[1], темпы этой работы требуют ускорения.

Что касается страхового копирования особо ценных фонодокументов, то эта проблема пока еще остается предметом спора специалистов, так как действующие нормативы в этой области, в соответствии с которыми страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной записи, или путем механической записи в виде граморигиналов, устарели. В ЦХСФ хранятся страховые копии на 11 485 ед. хранения фонодокументов, изготовленных в 80-х годах XX в. фирмой «Мелодия» и Гостелерадио СССР указанным способом.^[2]

Среднегодовой объем выдачи документов, осуществляемый главным образом для проведения внутриархивных работ, составляет около 7,0 тыс. ед. хранения. Все выдаваемые из хранилищ материалы учитываются в соответствующих книгах, которые систематически (ежеквартально) выверяются с составлением итоговых записей. Проводится проверка правильности подкладки документов.

По итогам проверки наличия и состояния фондов первичные средства хранения опечатываются. Акты проверки наличия и состояния документов своевременно проводятся через учет. Положительной оценки заслуживает практика оформления указанных актов при приеме документов на постоянное хранение.

В картотеке необнаруженных документов числится 57 ед. хранения, в том числе 47 копий (2-е и 3-и экземпляры пластинок с записью художественных произведений), отсутствие которых было выявлено в 70–80-е годы прошлого века. По информации архива, в течение 2010–2013 гг. при проверке наличия фактов отсутствия документов на местах хранения не зафиксировано.

В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации внесено 17 ед. хранения РГАФД.Организовано выявление особо ценных документов, которое проводится, в первую очередь, по документальным звукозаписям. Всего выявлено 26 123 особо ценных ед. хранения.

Порядок и схема учета документов архива, включающие элементы как фондовой, так и нефондовой организации, утверждены в 1996 г. (с дополнениями от 10.12.2010 в связи с поступлением фонодокументов современных систем записи) требует обновления и совершенствования.

Общеотраслевой программный комплекс автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации «Архивный фонд» не используется, так как в нем, по мнению архива, не учтена специфика учета и описания фонодокументов.

Работа по совершенствованию системы учета документов архива осложнена тем, что с переходом на цифровые носители изменилось само содержание понятия «комплект фонодокументов». При работе с граммофонными и фотографическими (оптическими) записями, которые невозможно воспроизвести без наличия их комплекта^[3], каждый из его элементов учитывался как отдельная ед. хранения Архивного фонда Российской Федерации, что соответствует нормативным требованиям. С появлением цифровых носителей необходимость в комплекте фонодокументов исчезает. Однако РГАФД при приеме, например, двух одинаковых кассет от одного фондообразователя с одной и той же информацией обе учитывает как ед. хранения, рассматривая их как элементы комплекта.

В качестве документов Архивного фонда Российской Федерации учитываются также копии фонда пользования, изготовленные путем оцифровки магнитных копий. 
 

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архив является одним из двух федеральных архивов, комплектующихся как в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов», так и по договорам о передаче документов на постоянное хранение с государственными и негосударственными организациями, а также частными лицами.

Решением ЦЭПК при Росархиве список организаций – источников комплектования РГАФД последний раз был одобрен в декабре 2000 г. и насчитывал тогда 41 организацию (6 – государственных, 35 – негосударственных). В дальнейшем этот список неоднократно обновлялся (последний раз в 2010 г.) и в настоящее время включает 43 организации (11 государственных и 32 негосударственных).

При этом важно отметить, что с началом вещания отдельных радиостанций – источников комплектования РГАФД в сети Интернет архив в их отношении перешел к практике пополнения своего собрания аудиоконтентом непосредственно из сети в режиме он-лайн. Всего в 2010–2013 гг. таким образом были записаны 321 CD и 164 DVD диска.

Архив принимает документы также и от ликвидированных организаций – в тех случаях, когда с таковыми устанавливается необходимый контакт. В частности, в 2010–2011 гг. были приняты документы на магнитной ленте из Музея «Молодой гвардии» школы № 310, Музея Дома кино, музыкальной школы им. Шаляпина.

Список частных лиц, передающих документы на постоянное хранение в Архив, обновляется по мере завершения передачи. В настоящее время действует список, утвержденный в декабре 2011 г., в котором значатся всего лишь 4 сдатчика. Кроме того, периодически составляется список потенциальных владельцев фонодокументов (последний раз – в 2010 г., насчитывающий 14 чел.), куда включаются прежде всего держатели фонодокументов, которые можно было бы отнести к составу Архивного фонда Российской Федерации. Однако они отнюдь не всегда идут на контакт с архивом и в результате лица из перспективного списка попадают в реальный далеко не всегда.

Ежегодная динамика приема документов в рамках реализации Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» относительно стабильна и составляет чуть более 200 ед. хранения, но по типам носителя резко рознится с тенденцией снижения числа обязательных экземпляров на устаревающих и непопулярных носителях.

Количество документов, принятых от организаций, характеризуется значительными колебаниями: 2010 г. – 619 ед. хранения, 2011 г. – 262, 2012 г. – 260, 9 месяцев 2013 г. – 868. Соответственно весьма разнятся и цифры приема по типам носителя. Так, если грампластинок в 2010 г. было принято 330 ед., то на следующий год их было всего 2, а в 2012 г. вообще ни одной. Зато в 2013 г., когда началась передача фонотеки Всероссийского театрального общества, число принятых грампластинок за 9 месяцев составило 862 ед. Аналогично нестабильны прием CD дисков (соответственно 289, 90, 6 и 5 ед.), DVD дисков (142 ед., только в 2012 г.) и магнитных лент (104 ед., тоже только в 2012 г.).

Прием документов на постоянное хранение осуществляет Экспертно-методическая комиссия (ЭМК), работающая достаточно активно. В 2010–2012 гг. состоялось 32 ее заседания, на которых обсуждались вопросы утверждения описей на принимаемые документы, фондирования и т.п. Вместе с тем обращает на себя внимание тот факт, что в некоторых случаях ЭМК санкционирует прием фонодокументов, целесообразность включения которых в состав Архивного фонда Российской Федерации вызывает определенные сомнения, а также прием непрофильных документов, в т.ч. и  на бумажном носителе, часть из которых в дальнейшем передается в соответствующие федеральные архивы по принадлежности. 
 

4. Научно-справочный аппарат

Система НСА РГАФД включает в себя весь комплекс обязательных, а также ряд дополнительных справочников о составе и содержании хранящихся в нем документов, предусмотренных «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов …» (М., 2007).

К их первой группе относится, прежде всего, очерк-путеводитель «Центральный государственный архив звукозаписей СССР», содержащий информацию о 200,0 тысячах единицах хранения, находившихся на хранении в архиве на момент издания в 1991 г. и который, безусловно, устарел, т.к. не дает представления о документах, поступивших на хранение за последние 20 лет.

Всего в архиве числятся по учетным данным 759 фондов, на которые составлено 2 289 описей.^[4] Около 90 % из них являются рукописными, поскольку до недавнего времени они рассматривались исключительно как документы учета, а не как архивные справочники, доступные пользователям. В 2010 г. архив приступил к их компьютерному набору и распечатке, после которой один из экземпляров описи передается в читальный зал. В настоящее время нормативную комплектность имеют примерно 30% описей.

Вместе с тем, описание принимаемых документов в большинстве случаев продолжается в рукописном виде, с составлением описи отдельно на каждое новое поступление. В результате такой практики описи зачастую включают от 1 до 5 ед. хранения. При их оформлении не всегда правильно заполняются титульные листы, не указываются переименования учреждений – фондообразователей, предисловия к описям за редким исключением малоинформативны.

В процессе фондирования документов, поступивших из ЦГАКФФДД РСФСР, а также по ходу переработки сдаточных описей проводится усовершенствование описей. Всего за три последних года переработаны 52 описи на 4 427 ед. хранения. В связи с планируемым на 2014 г. завершением этой работы в части «Владимирского архива» ее объемы в перспективе будут заметно снижаться.

Наиболее используемой частью НСА архива являются систематический (182 225 карточек) и именной (246 175 карточек) каталоги. Информация в систематическом каталоге на хроникально-документальные фонодокументы расположена по тематическому принципу, на фонодокументы с художественными записями (литература, музыка) – по жанровому. Именной каталог также делится на хроникально-документальные и художественные записи.

По мере фондирования и описания документов ЦГАКФФД РСФСР каталог этого ликвидированного архива, также состоящий из систематической (4 105 карточек) и именной (7 867 карточек) частей, переводится в электронный формат и инкорпорируется в ведущиеся архивом базы данных.

К дополнительным архивным справочникам, облегчающим поиск ретроспективной информации, относятся обзоры фондов и тематические перечни документов - тематические листовые каталоги.

К настоящему времени выпущено 15 обзоров фондов, содержащих информацию о 213 фондах. Они, помимо систематизированных сведений о составе и содержании документов, включают исторические справки о фондообразователях, именные указатели и списки источников и литературы, использованные при их подготовке.

Так называемые, тематические листовые каталоги, по сути, являются аннотированными тематическими перечнями документов. В большинстве своем они посвящены творчеству выдающихся отечественных композиторов и исполнителей, а также отражению памятных страниц российской истории и культуры. Все они снабжены введением, биографическими справками, именными указателями и другим справочным аппаратом. Всего подготовлено 46 справочников, в том числе тематический каталог «Военная история СССР в фонодокументах РГАФД (1929–1946 гг.)». Последний (частично), а с ним еще около 200 обзоров фондов переведены в электронный формат и доступны как в читальном зале, так и на сайте архива.

К сожалению, размещение в режиме удаленного доступа двух других баз данных (на документальные (32 160 заголовков) и художественные фонозаписи (100 933 заголовка)), довольно информативных (общий объем 673 мегабайта) и обеспечивающих оперативный поиск по широкому спектру параметров, невозможно без их перевода на современную программную платформу. При этом следует отметить, что обе они – одни из немногих электронных ресурсов, ведущихся в федеральных архивах, – зарегистрированы в Государственном регистре баз данных.

В качестве дополнительного электронного справочника в архиве ведется база данных на авторов и исполнителей художественных произведений в формате Microsoft Access, доступная пользователям в читальном зале.

Весь научно-справочный аппарат архива доступен как его работникам, так пользователям, однако оценить его эффективность, а также частоту использования не представляется возможным вследствие того, что анализ состояния НСА и учет обращений к нему в РГАФД не ведутся. 
 

5. Использование документов

Появление в свободном доступе в сети Интернет гигантских объемов разнообразного по жанрам, формам и содержанию медиаконтента, заметное преобладание интереса пользователей к визуальной продукции по сравнению с «акустической», объективно обуславливают стабильно невысокий спрос на документы РГАФД, использование которых к тому же ограничивается необходимостью строгого соблюдения им, как государственным учреждением, авторских и смежных прав.

Вследствие этого, основной формой использования является обеспечение доступа к документам архива через его читальный зал. В 2010–2012 гг. этой услугой воспользовались соответственно 34 (65 посещений), 40 (76 посещений), 38 (57 посещений) пользователей. На всех из них заведены личные дела, включающее помимо анкеты также письмо от организации или личное заявление. На последних проставляется разрешающая виза руководства РГАФД.

В читальном зале могут одновременно разместиться до 6 человек. Имеющееся в нем оборудование в полной мере обеспечивает потребности в прослушивании звукозаписей, в том числе и на электронных носителях.

На следующий день после оформления требования исследователь может получить на срок до одного месяца одновременно не более 10 ед. хранения, 2 описей, 3 справочных и информационных изданий. Для удобства пользователей в архиве практикуется также дистанционный заказ документов по телефону и/или электронной почте.

Ежегодно для работы им выдается около 400 ед. хранения. Это, как правило, магнитные копии восковых валиков, шоринофонов, тонофильмов, грампластинок, рабочие копии записей на магнитных лентах, вторые экземпляры грампластинок. Документы основного фонда выдаются только в исключительных случаях с разрешения директора архива при отсутствии рабочих копий.

Как и во всех федеральных архивах, информационное обеспечение органов государственной власти и органов местного самоуправления осуществляется на бесплатной основе, остальных пользователей из числа юридических и физических лиц – за плату.

Число исполняемых ежегодно тематических запросов невелико (за 2010 г. их было 258, в 2011 г. – 260, 2012 г. – 217, 9 месяцев 2013 г. – 194). При этом копирование документов по заказам пользователей производится, как правило, в порядке оказания платных услуг в соответствии с действующим прейскурантом работ и услуг архива, утвержденным в 2010 г.

Другими формами использования документов РГАФД являются предоставление их для историко-документальных выставок, проводимых другими федеральными архивами (например, «Гибель семьи императора Николая II. Следствие длиною в век», «История страны, история архива. К 50-летию Российского государственного архива экономики», экспозиции Германо-Российского музея «Берлин-Карлхорст», виртуальной выставки к 1150-летию зарождения российской государственности), и для реализации межархивных интернет–проектов («Архивы – школе», «Документы советской эпохи»).

В целях популяризации своих документов РГАФД проводит обзорные экскурсии (обычно до 8 в год) по архиву и истории звукозаписи для студентов ИАИ РГГУ, Института радио и телевидения, слушателей курсов повышения квалификации работников комплекса «Останкино».

Помещения и документы архива периодически предоставляются на договорной основе для организации теле- и киносъемок крупным российским медийным организациям, в том числе таким как телеканал Совета Федерации, телеканал «Культура», кинокомпания «Интер-классик» и др.

Большие надежды по активизации использования архив связывает с началом функционирования с июля 2013 г. в сети Интернет собственного сайта (www.ргафд.рф). Статистика свидетельствует, что размещенный на нем аудиоконтент вызывает заметный общественный интерес: с июля по ноябрь с.г. его посетили 1375 раз (зафиксировано 942 уникальных посетителей, осуществивших 14060 просмотров). На сегодняшний день из вновь созданных сайтов федеральных архивов сайт РГАФД – один из лучших. Представляется, что взятый архивом курс на внедрение современных информационных технологий в сфере использования открывает перед ним широкие перспективы по активизации этого направления деятельности.
 

6. Финансово-экономическое обеспечение

Бюджетный учет в РГАФД ведется в целом в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, а также утвержденным приказом директора от 26.12.2012 № 24/2012 од «Положением об учетной политике».

До последнего времени при этом соответствующие программные продукты не применялись, лишь в 2013 г. осуществлен переход на использование программы «1С: Предприятие 8 «Бухгалтерия для бюджетных учреждений», позволяющей вести его в едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. В то же время, в нарушение указаний Росархива (письмо от 25.06.2010 № 8/1166-А) до сих пор не налажена система электронного документооборота с обслуживающим РГАФД территориальным органом Федерального казначейства.

Бюджетная и статистическая отчетность представляется в Росархив в установленные сроки, в соответствии с требованиями бюджетного законодательства в полном объеме и качественно.

[1] В случае, если на хранении имеется и оригинал и рабочая копия одной и той же звукозаписи, то после создания цифровой копии рабочая магнитная копия уничтожается по акту.

[2] В целом же, учитывая неопределенную долговечность хранения информации на электронных носителях, а также скорость старения записей на магнитной ленте, требуется принятие принципиальных решений о выборе путей обеспечения гарантированной сохранности фонодокументов на названных носителях в долгосрочной перспективе.

[3] В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотодокументами» (М.,1980) комплектом являются для граммофонной записи – граммофонный оригинал, грампластинка или звукозапись на магнитной ленте; фотографическая (оптическая) запись-негатив, позитив.

[4] Для учета описей в архиве ведутся их реестры, составленные по типам носителей (фоновалики, тонфильмы, шоринофоны, грамзаписи, магнитная лента, говорящая бумага, компакт-кассеты, DVD, DVD/B, MP3 и т.д.) и содержащие перечни фондов и описей к ним с указанием крайних дат и количества экземпляров описей.