Справка по итогам комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный архив древних актов»

2016 г.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив древних актов» (далее – РГАДА), собрание которого включает документы за период с XI до начала XX вв., Указом Президента Российской Федерации от 6 ноября 1993 г. № 1847 отнесен к особо ценным объектам культурного наследия народов Российской Федерации.
  

Организация деятельности

Учредительные и правоустанавливающие документы РГАДА (Устав, Свидетельство о регистрации юридического лица, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и др.) оформлены в установленном порядке и имеются в наличии. Однако, в связи с выходом Указа Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», необходимо внесение соответствующих изменений в его Устав.

Информация об архиве (контакты, историческая справка, сведения о составе и содержании документов, распорядок работы читальных залов, перечень предоставляемых услуг и т.д.) размещена и регулярно обновляется на официальном сайте государственных и муниципальных учреждений (http://www.bus.gov.ru) и на Портале «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru/federal/rgada). Поддерживается в актуальном состоянии официальный сайт учреждения (http://rgada.info), к которому имеется устойчивый общественный интерес. Так, в 2016 г. к нему было зафиксировано около 800,0 тыс. обращений.

Структура архива соответствует уставным задачам и основным направлениям деятельности, учитывая в то же время специфику хранимых документальных комплексов. Работа структурных подразделений, в т.ч. архивохранилищ, а также непосредственно специалистов, за исключением финансово-экономического отдела, регламентируется положениями и должностными инструкциями, утвержденными приказами от 07.09.2015 № 47, от 23.09.2015 № 50, от 09.11.2016 № 37. В то же время, представляется целесообразным уточнить распределение штатной численности между функциональными отделами и хранилищами в целях установления равномерной нагрузки на работников.

Кураторство за направлениями деятельности архива, его структурными подразделениями и совещательными органами осуществляют директор и его заместители. Соответствующее распределение обязанностей утверждено приказом от 29.05.2009 № 18, но требует актуализации.

Важную роль в организации деятельности РГАДА играют совещательные органы и, прежде всего, дирекция, собирающаяся в соответствии с годовым планом заседаний ежемесячно и коллегиально рассматривающая наиболее важные вопросы основной деятельности. В целом ее работу можно признать удовлетворительной.

Кроме дирекции в архиве действуют Научный совет и экспертно-методическая комиссия. Заседания Научного совета протоколами не оформляются, что осложняет объективную оценку эффективности его работы. Деятельность экспертно-методической комиссии в целом учитывает актуальность решаемых задач и специфику архива. Составы совещательных органов и их положения утверждены приказами от 27.08.2013 № 41, от 01.03.2016 № 8, от 05.10.2016 № 31.

Вопросы текущего характера регулярно рассматриваются на рабочих совещаниях и планерках у директора и его заместителей.

Организация планирования и отчетности осуществляется в соответствии с приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 и внесенными в него приказом Росархива от 10.08.2015 № 58 изменениями, а также ежегодными организационно-методическими указаниями Росархива. Годовые планы работы представляются на согласование в Росархив в установленный срок, дорабатываются по замечаниям и своевременно направляются в Росархив с приложением расчетной части.

Формирование расчетной части к планам осуществляется на основе Норм выработки и времени по основным видам работ, выполняемых в РГАДА, утвержденных приказом от 24.09.2015 № 51.

Первичный учет выполненных работ ведется в дневниках учета рабочего времени работников во всех структурных подразделениях, кроме финансово-экономического отдела.

В развитие «Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности архивного дела», утвержденного приказом Росархива от 25.03.2013 № 21, реализуется «План мероприятий РГАДА по повышению эффективности деятельности в части оказания государственных услуг на основе целевых показателей деятельности, совершенствования оплаты труда и проведения оптимизационных мер» (приказ от 02.07.2013 № 32).

Устанавливаемые Росархивом поквартальные показатели эффективности деятельности архивом в основном выполняются. Хотя расчетный интегрированный коэффициент эффективности составляет в среднем лишь 0,94, наблюдается положительная тенденция его роста с 0,88 в 2014 г. до 0,985 в 2016 г.

Основные направления деятельности в целом методически обеспечены соответствующими инструкциями, памятками, положениями и т.п., однако отдельные из них требуют актуализации.

В целях недопущения нарушений исполнительской дисциплины в архиве ведется картотека по контролю за выполнением распорядительных документов Росархива, приказов директора и решений дирекции.
  

Кадровое обеспечение

В соответствии с приказом Росархива от 18.12.2013 № 83 РГАДА установлена штатная численность в количестве 87 единиц, включая 80 руководителей и специалистов по основной деятельности и 7 работников, содержащихся на новой системе оплаты труда. По состоянию на 01.11.2016 списочный состав руководителей и специалистов с учетом внешних совместителей (12 полставочников^[1]) – 82 чел. Таким образом, кадровая укомплектованность по основной деятельности составляет 97 %, что выше, чем в целом по федеральным архивам. Распределение работников по возрасту практически не отличается от других: до 29 лет – 14 чел., до 49 – 26, старше 50 – 42, в т.ч. пенсионеров – 28. Стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет имеет 41 % основного персонала.

Кадровый состав характеризуется чрезвычайно высоким образовательным уровнем: 97 % руководителей и специалистов имеют высшее образование (из них 73 % – профильное историко-архивное или историческое), 7 сотрудников имеют два высших образования. В архиве работают 4 доктора и 18 кандидатов наук, в ВУЗах (РГГУ и Высшей школе экономики) обучаются 2 человека.

Из 82 действующих трудовых договоров, в 55 (72 %), в т.ч. с заместителями директора и начальниками структурных подразделений, за исключением начальника финансово-экономического отдела, в течение 2014-2016 годов внесены дополнения о переводе на «эффективный контракт». Перевод остальных работников планируется завершить в течение 2017 г.

Список резерва руководящего состава в РГАДА не ведется.

В целях противодействия коррупции разработаны и утверждены Кодекс этики (приказ от 05.10.2016 № 32) и Положение о конфликте интересов (приказ от 05.10.2016 № 33).

В архиве действуют комиссия по установлению стажа работы, дающего права на получение надбавки за выслугу лет работникам (приказ от 28.12.2015 № 56) и комиссия по охране труда (приказ от 29.12.2014 № 47).

График отпусков согласовывается с профсоюзом и утверждается в сроки, соответствующие трудовому законодательству Российской Федерации.

Разработаны и утверждены Правила внутреннего трудового распорядка. Вопросам трудовой дисциплины уделяется достаточно серьезное внимание, они рассматриваются на дирекции и производственных совещаниях. К нарушителям принимаются меры дисциплинарного воздействия. В качестве морального поощрения практикуется объявление благодарности и представление к награждению ведомственными наградами Росархива, а материального – премирование, которое производится ежемесячно и ежеквартально, а также к юбилейным датам.

Коллективный договор в РГАДА не заключался.

Повышение квалификации работников происходит по ежегодно утверждаемым директором архива планам, охватывающим все основные направления деятельности. Кроме этого, организован семинар «Общество молодых ученых и специалистов РГАДА», работой которого руководят специалисты, имеющие ученую степень. В период с 2014 по 2016 гг. проведено 12 занятий с участием представителей РГГУ, МГУ, ВШЭ и архивных учреждений. В работе семинара приняли участие в общей сложности 53 чел.

В рамках взаимодействия с профильными ВУЗами в архиве регулярно проводятся практики студентов Историко-архивного института РГГУ, МГУ, МГГУ и ряда других учебных заведений, которую ежегодно проходят порядка 40 человек. В 2016 г. один из студентов, проходивших практику, принят на работу.

Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения документов персонального учета (трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, журналы регистрации и т.п.), однако сама кадровая документация ведется небрежно; не разработано Положение о защите персональных данных работников; отсутствуют согласия работников на обработку их персональных данных; воинский учет ведется не в полном соответствии с указаниями ГШ ВС Российской Федерации.
  

Материально-техническая база.
Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Российской Федерации

РГАДА занимает корпус № 1^[2] (7,2 тыс. кв. м) и два архивохранилища (1,7 тыс. кв. м) корпуса № 4 в комплексе зданий федеральных архивов на ул. Б. Пироговская, д. 17. Эти помещения закреплены за ним на праве безвозмездного пользования по договору от 14.04.2010 с ФБУ «Объединение по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов» (далее – ЭТО Росархива), являющегося их правообладателем.

После проведения в течение последних нескольких лет крупномасштабных ремонтно-реставрационных работ, включающих замену системы кондиционирования и вентиляции воздуха, антисептическую обработку стен архивохранилищ, восстановление лепнины и мозаичных полов в парадном вестибюле и коридорах, а также последующую санитарно-гигиеническую обработку помещений, материально-техническое состояние корпуса № 1 в целом находится в удовлетворительном состоянии. Он в полном объеме оснащен современными системами пожарной сигнализации и газового пожаротушения, электросетями и электрооборудованием, отвечающими требованиям пожарной безопасности. Установленная электронная система доступа в хранилища позволяет исключить несанкционированное проникновение посторонних лиц в закрытую зону архива. Каждый отсек хранилищ оборудован металлической решетчатой дверью, запираемой замком с индивидуальным кодом. В 2016 г. в корпусе № 1 установлена система дистанционного снятия/постановки помещений на охранную сигнализацию. В хранилищах в основном обеспечиваются нормативные параметры температуры и влажности; все они оборудованы приборами контроля за температурно-влажностным режимом.

В заметно худшем состоянии находятся помещения архивохранилища фондов межевых учреждений (корпус № 4), где в отличие от основного корпуса, в котором все хранилища оборудованы металлическими стеллажами и шкафами для большеформатных дел, по-прежнему эксплуатируются пожароопасные стеллажи с деревянными полками с истекшим сроком огнезащитной пропитки. Установленные в его помещениях светильники нуждаются в проверке на соответствие требованиям пожарной безопасности. Требуют замены выключатели выпуска 50-х годов прошлого века, частично находящиеся в аварийном состоянии. Аналогичная ситуация с имеющейся в корпусе № 4 системой водяного отопления, из-за протечек которой только в зимний период 2012-2013 гг. пострадало 120 ед. хр. Несмотря на недавно произведенную замену в нем оконных блоков «фальконе» на стеклопакеты, нормативные параметры воздушной среды в хранилищах не выдерживаются – температура достигает 22°С, относительная влажность, как правило, не превышает 38 %.

В архиве соблюдаются требования противопожарного режима, согласно которым во всех хранилищах установлены металлические двери, помещения полностью оснащены нормативным комплектом первичных средств пожаротушения, в установленных местах размещены планы эвакуации в случае пожара, отведены специальные места для курения вне здания, разработан и утвержден «Паспорт безопасности РГАДА». В ходе проведенной Госпожнадзором в 2014 г. проверки противопожарной безопасности нарушений не выявлено.

В части мобилизационной подготовки ведутся и периодически уточняются перечни уникальных и особо ценных документов, подлежащих эвакуации в особый период.

Санитарно-гигиенический режим поддерживается силами клининговой компании (по договору с ОЭТО Росархива) и за счет ежемесячного проведения санитарных дней силами самих работников архива. При этом, однако, по результатам осуществленных в 2014-2016 гг. проверок микологического и энтомологического состояния документов, хранилищ и служебных помещений РГАДА, санитарно-гигиеническое состояние большей части рабочих комнат и читальных залов признано не вполне удовлетворительным из-за повышенной запыленности и наличия посторонних предметов.

В РГАДА при штатной численности 80 руководителей и специалистов используется 62 персональных компьютера, что обусловлено спецификой работы отдельных структурных подразделений (читальные залы, хранилища), в которых в настоящий момент отсутствует необходимость оснащения компьютером каждого работника. Тем не менее, требуется замена 7 морально устаревших компьютеров, используемых в структурных подразделениях, и дооснащение читального зала еще 2-3 компьютерами для работы с электронными копиями документов и средствами их поиска. Все автоматизированные рабочие места подключены к ЛВС и имеют доступ в сеть «Интернет». Для хранения созданных информационных ресурсов используются 6 хранилищ данных общей емкостью 152 Тб.

На рабочих местах установлено 19 принтеров. Для копирования документов используются профессиональный цифровой фотоаппарат, сканер формата А3+ (Epson GT 15000) и 2 сканера формата А2 (Widetek 25, book2net). Еще один, формата А4 (Plustek PS 406u), задействован на оцифровке картотек.

По данным паспортизации на 01.01.2016 в РГАДА хранится 1434 фонда общим объемом 3 296,460 тыс. ед. хр.^[3] На момент проверки 181 документ из его фондов включен в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а «Соборное уложение 1649 года» – в Международный реестр Программы ЮНЕСКО «Память мира» (2015 г.). Почти 74 % дел отнесено архивом к категории особо ценных, что представляется не вполне обоснованным и требующим критической оценки и уточнения на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (2006 г.).

Важной составной частью собрания РГАДА является научно-справочная библиотека, насчитывающая более 220,0 тыс. изданий, в т.ч. редких рукописных книг и старопечатных изданий на русском и иностранных языках.

Организация хранения документов РГАДА в целом отвечает требованиям «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила).

Топографические указатели ведутся в автоматизированном режиме, выборочная проверка их качества показала соответствие внесенных в них данных фактическому размещению фондов.

Необходимость получения сотрудниками тех или иных документов подтверждается визами уполномоченных должностных лиц. Уникальные документы, а также документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, не выдаются. Несброшюрованные дела, а также дела, находящиеся на хранении в хранилище уникальных фондов, при выдаче в читальный зал и возврате проверяются полистно, о чем делаются соответствующие отметки в листах-заверителях, в которых отражаются особенности физического состояния и формирования дел. Для экспонирования дела выдаются только при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа директора архива; в случаях выдачи для экспонирования отдельных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа проставляется архивный шифр.

При выдаче дел из хранилищ используются карты-заместители. Книги выдачи ведутся по установленной форме и выверяются один раз в полгода. Обеспечивается систематический контроль за своевременным возвратом микроформ фонда пользования, выданных во временное пользование сторонним организациям. В то же время сроки возврата дел, выданных в структурные подразделения и читальные залы, не соблюдаются.

Среднегодовой объем проверки наличия документов составляет около 80,0 тыс. ед. хр., что соответствует среднему показателю по другим федеральным архивам, но не обеспечивает в целом по РГАДА полное соблюдение нормативно установленных сроков ее цикличности. Проводимые параллельно с этим выборочные полистные проверки наличия и состояния документов (ежегодно около 6,5 тыс. дел, свыше 100,0 тыс. листов) фактов утраты не зафиксировали.

В результате активной работы РГАДА по розыску и снятию в установленном порядке с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, количество необнаруженных дел по сравнению с началом 2000-х годов сократилось более чем в 2 раза, составляя на момент проверки 556 ед. хр. (в т.ч. 361 – особо ценное дело). Тем не менее, отказ архива от практики опечатывания коробок с делами, не подлежащими выдаче, малоиспользуемыми фондами и делами, а также имеющими фонд пользования, вкупе с отсутствием выборочной проверки качества подкладки дел, как представляется, повышает риск их «закладки» и, соответственно, увеличения числа случаев выявления отсутствующих дел.

Работа по улучшению физического состояния документов ведется не на должном уровне. В нарушение инструктивного письма Росархива от 29.04.2005 № 5/842-А не разработаны перспективные планы реставрации документов и создания страхового фонда; в практику не внедрен метод буквенно-цифровой индексации, позволяющий объективно оценить состояние основы и текста документальных комплексов и выявить документы с наиболее низкой потенциальной долговечностью для организации их первоочередной обработки. Несмотря на то, что в дезинсекции нуждается 65,0 тыс. дел архив только в 2016 г. впервые направил на обработку в сублимационной сушильной камере ЛМРД РГАНТД 450 дел (около 100,0 тыс. листов).

Ежегодно в ЛМРД РГАНТД на плановой основе реставрируется порядка 26 дел (около 1,6 тыс. листов) РГАДА, еще примерно столько же – специализированными организациями за счет средств ФЦП «Культура России», что позволяет проводить «высокую» реставрацию таких раритетов, как «Минея. Древняя Русь. XI-XII вв.», жалованные грамоты великих князей Ивана III и Василия II, царей Ивана IV, Алексея Михайловича и т.п.

В той же лаборатории с документов архива ежегодно изготавливается в среднем более 400,0 тыс. кадров в комплекте «негатив/позитив» для создания соответственно страхового фонда и фонда пользования. На момент проверки общий объем страхового фонда РГАДА составил почти 18,9 млн. кадров^[4]. Таким образом, страховые копии имеют только 7 % от объема числящихся по паспорту особо ценных дел, что на четверть ниже среднего показателя по федеральным архивам.

В результате проведенной в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» масштабной оцифровки ландратских книг и ревизских сказок РГАДА имеет довольно большой электронный фонд пользования (3519 ед. хр. (2,1 млн. листов)). При этом сам архив оцифровку документов в плановом порядке, несмотря на наличие сканирующего оборудования, практически не осуществляет.

Основные и вспомогательные учетные документы РГАДА ведутся, в основном, в установленном порядке, обеспечивается сбалансированность их показателей, однако используемые формы основных учетных документов и актов не соответствуют Правилам.

Разработан и внедрен Порядок учета документов РГАДА, в соответствии с которым изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, а в отчетные показатели по итогам года включаются данные только после внесения соответствующих сведений в документы централизованного учета. Наряду с централизованным, организован учет дел по архивохранилищам. Ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ. Выборочная проверка качества составления итоговых записей к описям показала их соответствие нормативным требованиям. Положительной оценки заслуживает практика учета в РГАДА нумизматической коллекции, орденов, медалей и нагрудных знаков, наличие которых также учитывается в листах-заверителях.

Автоматизированный учет документов Архивного фонда Российской Федерации ведется на базе ПК «Архивный фонд» (версия 3).
  

Пополнение Архивного фонда Российской Федерации

В последние годы новыми документами фонды РГАДА не пополнялись. В 2015 г. в качестве дара от частного лица получена одна старопечатная книга XVI в.
  

Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)

РГАДА располагает разнообразной по видам и целевому назначению системой научно-справочного аппарата (НСА), включающей как обязательные, так и дополнительные архивные справочники о составе и содержании документов.

Основным из первых является изданный в 1991-1999 гг. Путеводитель в 4-х томах, в котором проаннотированы все фонды архива. Его электронная версия размещена в БД «Путеводители по российским архивам» на интернет-портале «Архивы России».

По состоянию на 01.01.2016 в архиве учтены 4542 описи, при этом 27 % из них не имеют предусмотренного Правилами полного комплекта. Один экземпляр описей находится в свободном доступе в основном читальном зале. С описями можно также ознакомиться в электронном виде, поскольку все они оцифрованы и размещены на интернет-сайте архива, как правило, в виде образов^[5].

Хотя все описи РГАДА и являются листовыми, но в силу создания многих из них (порядка 70 %) в XVIII– XIX вв., имеют неравный информационный потенциал и не соответствуют в полной мере Правилам. В связи с этим архивом ведется работа по повышению уровня их информативности путем переописания документов (без пересистематизации описей) или дополнения описей указателями. Очередность выбора фондов для усовершенствования описей определяется либо политической актуальностью (например, Ф. 23 «Кавказские дела»), либо исторической значимостью (Ф. 17 «Наука, литература, искусство», Ф. 141 «Приказные дела старых лет»), либо общественными запросами (Ф. 1177 «Якутская приказная изба», фонды местных учреждений XVIII в.). Ежегодно таким образом усовершенствуются описи в общем объеме 6,0–8,0 тыс. заголовков, что, безусловно, является недостаточным. В качестве положительного момента здесь можно отметить привлечение при необходимости к этой работе сторонних специалистов (медиевистов, востоковедов, палеографов), коллег из региональных государственных архивов, а также применение унифицированных для однотипных учреждений методических подходов при переработке описей фондов губернских и уездных учреждений^[6].

Система каталогов, картотек и указателей включает именной каталог (70,0 тыс. традиционных карточек/более 60,0 тыс. записей в электронном виде), тематические картотеки: по внешней политике России, истории промышленности, полезным ископаемым, истории театра, истории Белоруссии и др. (всего – 75,0 тыс. карточек), межфондовый электронный именной указатель (более 20,0 тыс. персоналий/около 40,0 тыс. записей). Электронная версия именного каталога и Межфондовый электронный именной указатель регулярно пополняются и доступны пользователям в читальном зале, а картотеки – в помещении Отдела НСА. До конца 2017 г. они также будут доступны и на сайте РГАДА.

В качестве дополнительных архивных справочников используются каталоги по комплексам древнейших документов в книжной форме – «Каталог писцовых книг Русского государства» (вып. 1-5), включающий 3405 писцовых и переписных книг XV-XVII вв. из Ф. 1209 «Поместный приказ», и межфондовый Каталог славяно-русских рукописных книг XI-XVI вв. В настоящее время изданы выпуски по XI-XIV вв. (174 ед. хр., 1988 г.), XV в. (137 ед. хр.,2000 г.) и два выпуска по XVI в. (245 ед. хр., 2005 и 2014 гг.). Работа над очередным выпуском (60 ед. хр.) планируется завершить в 2017 г., после чего будет усовершенствовано описание 85 % рукописных книг XI-XVI вв., хранящихся в РГАДА. Помимо этого, на рукописные книги XVII в. (1442 ед. хр.) составлен краткий каталог, который доступен в читальном зале и на сайте архива.
  

Использование документов

Использование документов ведется архивом во всех предусмотренных Правилами формах и характеризуется ростом числа потребителей оказываемых государственных услуг.

Ежегодно в среднем РГАДА исполняет около 400 запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан. При этом их количество за три года выросло на 35 % (в 2014 г. поступил 361 запрос, 2015 г. – 408, 2016 г. – 487). Подавляющее большинство запросов (до 80 %) поступает от граждан и имеет генеалогический характер.

Регистрация и учет поступающих запросов ведется в АИС «Запросы». Сроки подготовки архивом ответов на них варьируются. Взятые на контроль обращения Росархива, других федеральных органов государственной власти выполняются в течение 1 месяца^[7]. Сроки исполнения иных тематических запросов и крупных тематических выявлений определяются в соответствующих договорах (с юридическими лицами) и в информационных письмах (для физических лиц).

В 2014–2015 гг. исполнение запросов длилось от нескольких месяцев до 1–1,5 лет, причем промежуточные ответы (в течение одного месяца), как правило, не направлялись. Подключение в 2016 г. РГАДА к АИС «Запросы» позволяет теперь, как своевременно направить пользователю промежуточное письмо с информацией об условиях рассмотрения обращения, так и в целом сократить сроки исполнения до 2–3 месяцев (по согласованию сторон). При этом в отдельных случаях заявителям рекомендуется осуществить поиск генеалогической информации или провести тематическое исследование самостоятельно в читальном зале.

Процент ответов с положительным результатом достаточно высок, доходя до 75 % от общего количества поступивших запросов.

Большинство обращений, в т.ч. органов государственной власти и местного самоуправления, выполняется на платной основе по договорам с юридическими лицами^[8]. Оплата с пользователей взимается, как правило, целиком, без аванса.

Для доступа к документам архива в нем функционируют 3 читальных зала:

• основной, на 48 посадочных мест, в т.ч. 15, оборудованных компьютерами, для работы с электронным НСА, оцифрованными фондами, каталогами и картотеками научно-справочной библиотеки (архивохранилища старопечатных и редких изданий);

• читальный зал на 17 посадочных мест для просмотра микроформ фонда пользования;

• читальный зал Межевого архива на 6 посадочных мест, посетителей которого обслуживают работники соответствующего хранилища.

Работа читальных залов в целом отвечает требованиям Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635. Они открыты ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, причем дважды в неделю до 20 часов. Документы выдаются в читальный зал через 2 дня после заказа – москвичам, через 1 день – иногородним пользователям, справочники и печатные издания – на следующий день после заказа. Практикуется предварительный заказ дел по электронной почте.

Число пользователей, работающих в читальных залах, за три последних года возросло на 20 % (2014 г. – 1253 чел./8419 посещений, 2015 г. – 1550/9135, 2016 г. – 1428/10025)^[9], притом, что в начале 2000-х годов их количество не превышало в среднем 1100 в год. Иностранцы составляют 5% от общего количества пользователей.

Несмотря на проведенную оцифровку ряда наиболее востребованных фондов^[10], позволившую вывести из оборота значительные объемы подлинников XVII–XVIII вв., выдача в читальные залы продолжает стабильно расти, составив в 2014 г. – 40,4 тыс. ед. хр., 2015 г. – 45,8 тыс. ед. хр., 2016 г. – 53,4 тыс. ед. хр. Правда этот рост отчасти нивелируется одновременным увеличением объемов выдачи копий фонда пользования, достигших в 2016 г. 70 % от общего количества выданных единиц хранения.

В целом, по независимой общественной оценке, в последнее время организация работы читальных залов в части повышения уровня комфортности и качества обслуживания претерпела заметные позитивные изменения, что, тем не менее, не отменяет необходимость оснащения основного читального зала современной мебелью, настольными лампами, а также модернизации используемого парка читальных аппаратов (17 шт.), имеющих низкое качество изображения.

Документы РГАДА достаточно активно экспонируются. Так, в 2014 г. они были представлены на 7 выставках, 2015 г. – на 11, 2016 г. – на 14, проходивших, как в обоих выставочных залах федеральных архивов в Москве и Санкт-Петербурге, так и на площадках крупнейших российских музеев (ГИМ, ГИКМЗ «Московский Кремль», Государственный музей А.С. Пушкина, «Коломенское», «Царицыно» и др.). В этой связи можно только сожалеть, что за последние три года в качестве головной организации РГАДА выступил при проведении лишь одной выставки – «Москва – Стамбул: история отношений в архивных документах XV – начала XVIII веков» (Москва-Стамбул, 2015 г.).

Наравне с другими федеральными архивами РГАДА практикует подготовку Интернет-выставок своих документов. Из числа последних реализованных проектов можно отметить «Связи России с афонскими монастырями в XVI – XIX вв.», подготовленную к 1000-летию духовных и культурных связей между Св. Афоном и Россией.

Вследствие отсутствия общей концепции и перспективного плана научно-издательской деятельности архива это направление является наиболее проблемным в сфере использования. Хотя подготовка документальных публикаций регулярно включается в годовые планы работы, но либо растягивается на чрезмерно длительный срок («Письма и бумаги императора Петра Великого» (Т. 14. Вып. 1)), либо вовсе не выполняется («Статейный список посольства Петра Толстого в Константинополе»). За последние три года из печати с грифом архива вышел лишь один сборник, включенный в планы научно-издательской деятельности в предшествующий период, а именно, «Материалы по истории Нижегородского края конца XVI – первой четверти XVII века». Ч. 1, 2 (М., 2015). При этом в тот же период работниками РГАДА в инициативном порядке подготовлено 4 публикации («Писцовые материалы Ростовского уезда XVII века. Переписная книга города Ростова и Ростовского уезда 1646 г.» (2014 г.), «Подлинные боярские списки 1626–1633 гг.» (2015 г.), «Подлинные боярские списки 1638–1645 гг.» (2016 г.), «Города Российской империи в материалах Генерального межевания: Центральная Россия» (2016 г.).

В рамках публикаторской деятельности РГАДА также оказывает содействие в работе над документальными сборниками, подготовка которых осуществляется сторонними организациями. Претензий к архиву с их стороны в отношении сроков и качества предоставленных материалов не поступало.
  

Финансово-хозяйственная деятельность

Как и остальные федеральные архивы, РГАДА финансируется только из средств федерального бюджета, осуществляя расходование выделяемых ему бюджетных ассигнований в соответствии с утверждаемыми Росархивом годовыми сметами. Выборочной проверкой соответствия расходования бюджетных средств утвержденным сметам нарушений не установлено.

В целях осуществления закупочной деятельности архив зарегистрирован на официальном сайте (http://www.zakupki.gov).Планы-графики закупок утверждаются в установленные сроки и изменяются в течение года по мере необходимости. Начальная (максимальная) цена включенных в план-график закупок определяется предусмотренными Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» (далее – 44-ФЗ) методами.

Комиссия по осуществлению закупок и контрактный управляющий назначены приказом от 28.12.2015 № 57. В связи с небольшими объемами бюджетных средств, выделяемых на закупку товаров, работ и услуг для нужд РГАДА, все они осуществляются без проведения конкурсных процедур на основании пункта 5 части 1 ст. 93 44-ФЗ.

Выборочной проверкой правильности установления должностных окладов и надбавок руководителям и специалистам, а также их начисление работникам, переведенным на новую систему оплаты труда, нарушений не установлено. Оплата труда производится в соответствии с трудовыми договорами и табелем учета рабочего времени. Задержек выплаты заработной платы трудовому коллективу не было, задолженности по заработной плате не имеется.

Внебюджетная деятельность ведется в соответствии с «Прейскурантом работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив древних актов» на платной основе», последняя редакция которого введена в действие с 01.11.2016. Устанавливаемые ежегодно архиву финансовые задания по привлечению средств в федеральный бюджет стабильно выполняются.

[1] В т.ч.: 4 в отделе ОСД, 5 – отделе НСА, 2 – отделе использования, 1 – финансово-экономическом отделе.

[2] Построен в 1886 г. для Московского архива Министерства юстиции; является одним из первых в России специализированных архивных зданий, памятник культурного наследия регионального значения.

[3] Все документы РГАДА описаны и включены в описи.

[4] При этом более 18,3 млн. кадров в установленном порядке переданы в ЦХСФ, который положительно оценивает качество учета страховых копий и смикрофильмированных дел РГАДА.

[5] Лишь небольшая их часть (всего 5213 заголовка дела) размещена в полнотекстовом виде (либо в виде базы данных (Ф. 135), либо в виде pdf-файла), позволяющем осуществлять контентный поиск.

[6] В целом же решение проблемы «модернизации» описей, созданных до 50-х гг. прошлого века, как в РГАДА, так и в других исторических архивах, требует дополнительной методической проработки, а также серьезных финансовых затрат на компьютерный набор рукописных описей, имеющих удовлетворительный информационный уровень.

[7] В 2016 г. таких запросов было 48, все исполнены в срок.

[8] С пользователями – физическими лицами – договоры не заключаются.

[9] В среднем ежедневно архив посещает 70 исследователей.

[10] Фонды: 350 «Ландратские книги и ревизские сказки», 1475 «Канцелярия архиепископа Московского и Всея Руси», 1204 «Троице-Сергиева Лавра» и картографические материалы Ф. 1356 «Планы городов».