Проект Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

Проект

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом Росархива
от __ _______ 2011 г. № __

Рекомендации
по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

1. Общие положения

1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р («Собрание законодательства Российской Федерации», 21.02.2011, № 8, ст. 1151).

1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, а также национальных стандартов:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 25.10.2004, № 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 02.08.2010, № 31, ст. 4196);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» («Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060);

Распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р "О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» («Собрание законодательства Российской Федерации», 15.11.2010, № 46, ст. 6026);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 регистрационный № 9059 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010, регистрационный № 18380 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 38, 20.09.2010);

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (признаны не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).

2. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов

2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД) осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивов при участии специалистов структурных подразделений.

2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.

2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. «Переченя типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.).

2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.)^[1];

2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечни ЭД не включаются:

2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;

2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.

2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать извлечения из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России 25 августа 2010 г. № 558 (приложение № 2).

В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.

3. Оформление перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов

3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения.

3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).

3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.

После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использования которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».

3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

Приложение № 1

к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности

Примерный перечень видов управленческих документов,
создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти
осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности:

1. ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВ:

– проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов;

– документы к ним (к проектам);

– документы по их разработке (по разработке проектов).

2. ПЛАНОВЫЕ, ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИНФОРМАЦИЯ КОТОРЫХ ПОДВЕРГАЕТСЯ ОБОБЩЕНИЮ:

планы:

– текущего планирования;

– оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;

– планы работы структурных подразделений;

– индивидуальные планы работников;

– планы проведения различных мероприятий;

– графики учета рабочего времени;

– графики проведения различных мероприятий;

– графики проведения аттестации, повышения квалификации;

отчеты:

– выполнения планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);

– выполнения планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);

– выполнения индивидуальных планов работников;

– о документообороте организации;

документы к планам, графикам, схемам, отчетам

документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

3. ИНФОРМАЦИОНННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

– доклады, обзоры информационного характера;

– информационные, тематические, библиографические подборки информации;

– сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.

4. СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

– списки адресов, телефонов;

– списки рассылки документов;

– списки (перечни) оборудования.

5. ДОКУМЕНТЫ ПО ОПЕРАТИВНЫМ ВОПРОСАМ:

– поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям;

– документы рабочих групп, комиссий оперативного характера;

– документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.

6. ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА:

– о реализации принятых решений;

– о применении нормативных документов;

– по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;

– по оперативным правовым вопросам;

– по вопросам обеспечения оборудованием;

– по вопросам делопроизводства и архивного дела;

– по хозяйственным и административным вопросам;

– по обеспечению транспортом, связью;

– по кадровому обеспечению;

– по экономическим, научным, культурным и иным связям.

В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».

7. Документы по регистрации, учету и контролю:

– книги;

– журналы;

– списки;

– карточки;

– реестры;

– базы данных.

Приложение № 2

Извлечения
из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России 25 августа 2010 г. № 558, для использования федеральными органами исполнительной власти при разработке Перечней ЭД

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа^[*]	Примечания
1	2	3	4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Руководство
7	Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)	5 л. ЭПК	(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
18	Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:
18	з) собраний структурных подразделений организации	5 л. (3)	(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК
19	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: в) по административно-хозяйственным вопросам	5 л.
20	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 г.
24	Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний	5 л. ЭПК
26	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК
29	Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК
30	Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК
31	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК
1.2. Организационные основы управления
58	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК
59	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 л. (1) ЭПК	(1) После завершения деятельности рабочих групп
65	Проекты структур и схем организации управления	5 л. ЭПК
66	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 г. (1)	(1) После утверждения
67	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК
72	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 л. ЭПК
73	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 г. (1)	(1) После утверждения
82	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики	5 л. ЭПК
84	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 л.
87	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК
88	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭПК
89	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК
91	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 л. ЭПК
93	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 л. ЭПК
109	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации	5 л. ЭПК
1.3. Контроль
175	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
176	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л.
177	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л.
178	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
194	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства	3 г.
196	Базы данных (справочные, полнотекстовые):		(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов – пост.
	а) по законодательным актам	До замены новыми (1)
	б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации	Пост.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
202	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г. (1)	(1) После утверждения
203	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1)	(1) После снятия с контроля
204	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
205	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г.
206	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г.
212	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК
213	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л.
214	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК
216	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 л. ЭПК
217	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л.
218	Программные продукты (комплексы)	Пост.
220	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
222	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 л. (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
225	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 л.
238	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭПК
249	Топографические указатели	1 г. (1)	(1) После замены новыми
256	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК
257	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 г.
258	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.
	г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.
	д) контроля исполнения документов	3 г.
	е) обращений граждан	5 л.
	ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.
	з) фотофонодокументов, видеодокументов	3 г. (1)
	и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г.
259	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		(1) После возвращения всех дел
	а) приема посетителей	3 г.
	б) рассылки документов	2 г.
	в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 г.
	г) бланков строгой отчетности	3 г.
	д) машинописных, компьютерных, копировальных работ	1 г.
	е) выдачи дел во временное пользование	3 г. (1)
	ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 г.
260	Книги, журналы учета:		(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа
	а) электронных носителей	5 л. (1)
	б) выдачи электронных дисков	5 л. (1)
	в) паролей	5 л. (2)
	г) ключевых носителей	5 л. (3)
	д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 л. (3)
	ж) копирования баз данных	До минования надобности
	з) технических средств защиты	5 л. (1)
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Прогнозирование
263	Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 л. ЭПК
264	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭПК
266	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
269	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 л. ЭПК
2.2. Текущее планирование
283	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 л.
284	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 л.
285	Годовые планы организации: б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности	5 л.
286	Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 л. ЭПК
288	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности
289	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 л.
290	Годовые планы работы структурных подразделений организации	5 л.(1)	(1) При отсутствии годовых планов работы организации – пост.
291	Индивидуальные планы работников	1 г.
292	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л.
293	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК
295	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭПК
296	Переписка по вопросам планирования	5 л.
2.3. Ценообразование
298	Справки, расчеты по прогнозированию цен	5 л.
303	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
304	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов	5 л. ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1. Финансирование, кредитование
315	Проекты планов (бюджетов) организации	5 л.
319	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭПК
323	Переписка об экономических нормативах	5 л.
331	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.
332	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭПК
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
359	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л.
367	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г.
414	Переписка о выплате заработной платы	5 л.
461	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л.
463	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г.
4.2. Статистический учет и отчетность
464	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:		(1) При отсутствии годовых – пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – пост.
	в) полугодовые	5 л. (1)
	г) квартальные	5 л. (1)
	д) месячные	1 г. (2)
470	Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ	5 л. ЭПК
475	Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации	5 л. (1)	(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – пост.
476	Индивидуальные отчеты работников	1 г.
477	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 л.
479	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л.
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ 5.1. Организация связей
483	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК
487	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК
5.2. Осуществление связей
497	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	10 л. ЭПК
498	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	5 л. ЭПК
503	Переписка с российскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности	5 л. ЭПК
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
511	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге	5 л. ЭПК
512	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 л.
514	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности
521	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
	а) на материалы, изданные за рубежом	3 г.
	б) на материалы, изданные в Российской Федерации	1 г.
522	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности
523	Переписка о переводе иностранной литературы	1 г.
524	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 г.
525	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 л.
527	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности
529	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г. (1)	(1) После получения подписной литературы
*6.2. Распространение информации, реклама*
535	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники):
535	а) по месту разработки	До ликвидации организации
538	Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации	5 л. ЭПК
540	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭПК
547	Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам её деятельности	5 л. ЭПК
555	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой	5 л. ЭПК
556	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации	5 л. ЭПК
557	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л.
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 7.1. Организация труда и служебной деятельности
561	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭПК
564	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л.
578	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 г.
580	Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора	5 л. ЭПК
585	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г.
586	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 л. (1)	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
595	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 л. ЭПК
596	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭПК
600	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л.
7.3. Охрана труда
608	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л.
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК
650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК
673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК
675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭПК
685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л.
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
693	Графики предоставления отпусков	1 г.
694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
695	Книги, журналы, карточки учета:		(2) В зарубежные командировки – 10 л.
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л.(2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.
8.2. Установление квалификации работников
702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.4. Награждение
742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
779	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 г.
781	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г.
783	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.
785	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
811	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭПК
818	Переписка о коммунальном обслуживании организации	1 г.
819	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
824	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами	3 г.
825	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах	3 г.
845	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 л.
846	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 л. ЭПК
852	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г.
853	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми
11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ 11.1. Социальное страхование
903	Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации	5 л. ЭПК
913	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 г.
917	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 г.
918	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 г.
919	Списки детей работников организации	До замены новыми
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
957	Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников	3 г.
11.3. Организация досуга
960	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников	5 л. ЭПК
963	Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч., благотворительных мероприятий	5 л. ЭПК
Реестры (на бумажных и электронных носителях)
42	Государственные реестры; документы по их ведению (1)	Пост. (2)	(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

^[1] приложения №№ 1, 2 настоящих Рекомендаций

^[*] Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Опубликовано: 03.05.2011, последнее изменение: 03.05.2011