Устав Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов

ПРИНЯТ Организационной конференцией Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов Москва, 6 декабря 2000 г. с изменениями, принятыми 6-й (Львов, 23 сентября 2005 г.), 7-й (Ереван, 6 октября 2006 г.) и 14-й (Бишкек, 3 сентября 2013 г.) Общими конференциями

В соответствии со статей 53 Устава Международного совета архивов (МСА) и на основании решения XIV сессии Генеральной ассамблеи МСА (Севилья, 25 сентября 2000 г.);

следуя миссии МСА по сохранению и организации использования архивов;

учитывая стремление стран Евроазиатского региона вносить свой вклад в международное и региональное сотрудничество, способствовать распространению знаний и опыта в области культуры, науки и образования;

принимается настоящий Устав:

1. Название

1.1. Название отделения – Евро-Азиатское региональное отделение (сокращенно ЕВРАЗИКА).

1.2. ЕВРАЗИКА является региональным отделением Международного совета архивов (МСА).

1.3. ЕВРАЗИКА имеет эмблему.
 

2. Цели и задачи

Цели ЕВРАЗИКИ соответствуют общим целям и задачам МСА, а именно:

2.1. Установление, поддержка и развитие связей между национальными архивными службами региона, а также между всеми учреждениями и организациями, занятыми в сфере хранения, использования и управления архивными документами;

2.2. Поддержка мероприятий по сохранению и защите архивного наследия региона, совершенствованию методов управления им;

2.3. Расширение доступа к архивам региона, подготовка и распространение информационных материалов об их фондах, стимулирование использования архивных документов;

2.4. Улучшение профессиональной подготовки архивистов региона;

2.5. Организация научных конференций, семинаров, симпозиумов и других встреч по определенной тематике, представляющей взаимный интерес в регионе.
 

3. Членство

3.1. Члены отделения подразделяются на следующие категории:

A. Национальные/региональные архивные управления и национальные ассоциации архивистов, другие архивные учреждения, являющиеся членами МСА по категориям "А" или "B" (члены с правом голоса)

B. Учреждения, занятые в сфере управления и хранения документации или профессиональной подготовки архивистов;

C. Действующие или бывшие сотрудники любого архивного, научного учреждения или учебного заведения;

D. Лица, внесшие выдающийся вклад в архивное дело стран региона или в развитие архивной профессии, решением Общей конференции могут быть избраны почетными членами ЕВРАЗИКИ.

3.2. Обязательным условием для членства в ЕВРАЗИКЕ по категориям А, В и С является членство в МСА.

3.3. Приостановление членства в МСА любой организации автоматически влечет за собой приостановление ее членства в ЕВРАЗИКЕ.

3.4. Прием в члены ЕВРАЗИКИ осуществляется Общей конференцией на основании направленного в адрес Исполнительным бюро отделения письменного заявления. В соответствии со статьей 53 (d) Устава МСА члены МСА, географически не относящиеся к Евро-Азиатскому региону, могут вступить в ЕВРАЗИКУ, причем члены МСА по категориям "А" и "В" имеют в ней право голоса согласно статье 19 Устава МСА.

3.5. Любой член ЕВРАЗИКИ может выйти из отделения по письменному уведомлению, адресованному председателю отделения. Такое уведомление вступает в силу 31-ого декабря года его подачи. При этом до момента выхода из отделения все финансовые обязательства подавшего уведомление сохраняются.

4. Членские взносы

Условия установления, размер и форма уплаты членских взносов определяются Общей конференцией.

5. Структура отделения

Структуру ЕВРАЗИКИ образуют Общая конференция, Исполнительное бюро и Секретариат. По инициативе членов отделения Исполнительное бюро может создавать профессиональные органы (секции, комитеты, рабочие группы) по отдельным направлениям деятельности архивов.

6. Общая Конференция

6.1. Все члены отделения имеют право участвовать в Общей конференции ЕВРАЗИКИ.

6.2. Общая конференция принимает Устав отделения, определяет политику и основные направления деятельности ЕВРАЗИКИ. Она принимает решения по проектам программ, представленным ей Исполнительным бюро.

6.3. Общая конференция рассматривает отчеты Исполнительного бюро, других органов отделения.

6.4. Каждый член отделения имеет право представить свои предложения на Общуюю конференцию как правило через Исполнительное бюро.

6.5. Общая Конференция избирает председателя отделения и членов Исполнительного бюро.

6.6. Присутствие на Общей конференции большинства членов отделения с правом голоса составляет кворум. При отсутствии кворума Общая конференция может быть проведена в форме консультативного заседания с передачей полномочий Исполнительному бюро.

6.7. Решения Общей конференции принимаются простым большинством голосов членов отделения, обладающих правом голоса.

6.8. Общая Конференция может лишить члена отделения права голоса, если у него имеется задержка по выплате членского взноса более одного года.

6.9. Сессии Общей конференции проводятся не реже одного раза в два года. По решению Общей конференции или Исполнительного бюро или же по требованию не менее двух третей членов отделения, имеющих право голоса, может быть проведена внеочередная сессия Общей конференции.

6.10. На сессии Общей конференции определяется место и время проведения очередной сессии. Общая конференция назначает также место и время проведения внеочередной сессии. Если по каким-либо причинам этого не удается сделать на Общей конференции, решение относительно места и времени проведения внеочередной сессии Общей конференции принимается Исполнительным бюро.

6.11. Общая конференция по рекомендации Исполнительного бюро может приглашать или допускать на свои сессии представителей международных организаций, государственных и других учреждений, частных лиц в качестве наблюдателей. Наблюдатели не имеют права голоса.
 

7. Исполнительное бюро

7.1. Исполнительное бюро избирается Общей конференцией из числа представителей членов отделения, обладающих правом голоса. В его состав входят председатель, заместитель председателя, члены бюро, исполнительный секретарь.

7.2. Члены Исполнительного бюро избираются на четыре года. Если член Исполнительного бюро заменяется организацией, которую он представляет, лицо, заменившее его, остается на этой должности до конца срока. Члены Исполнительного бюро могут оставаться на одной и той же должности не более двух полных сроков подряд. Исполнительный секретарь может находиться на своей должности не более трех сроков подряд.

7.3. В случае выбытия из состава Исполнительного бюро одного из его членов, его место на остаток срока работы избранного состава бюро занимает новый член, назначаемый Исполнительным бюро по согласованию с организацией, которую представлял бывший член бюро.

7.4. Исполнительное бюро осуществляет руководство отделением в перерывах между сессиями Общей конференции за исключением вопросов, относящихся исключительно к компетенции Общей конференции.

7.5. Исполнительное бюро готовит повестку дня сессий Общей конференции, представляет программу работы отделения и предложения по его бюджету.

7.6. Исполнительное бюро отвечает за выполнение программы, принятой Общей конференцией.

7.7. Исполнительное бюро принимает заявки о приеме в отделение новых членов и представляет их для последующего голосования на очередной Общей конференции.

7.8. В соответствии с решениями Общей конференции Исполнительное бюро принимает собственный регламент работы, а также имеет полномочия определять процедуру проведения Общей конференции, которая подлежит одобрению большинства членов ЕВРАЗИКИ с правом голоса.

7.9. Исполнительное бюро проводит заседания регулярно не реже одного раза в год. Оно может проводить специальные сессии по инициативе председателя или по требованию большинства членов бюро. В случае невозможности проведения заседания Исполнительного бюро, принимаемые им решения могут быть согласованы по переписке.

7.10. Члены Исполнительного бюро реализуют полномочия, делегированные им Общей конференцией, от имени всей ЕВРАЗИКИ.
 

8. Секретариат

8.1. Секретариат может насчитывать столько членов, сколько потребуется для обеспечения деятельности отделения. Его местоположение определяется Общей конференцией.

8.2. Исполнительный секретарь является руководителем Секретариата. Он подотчетен председателю и Исполнительному бюро. Исполнительный секретарь является ответственным по связям с Генеральным секретарем МСА.

8.3. Секретариат хранит все имущество ЕВРАЗИКИ и управляет им.
 

9. Бюджет

9.1. Исполнительное бюро распределяет финансовые обязательства среди членов ЕВРАЗИКИ.

9.2. Казначей несет ответственность за исполнение бюджета отделения.

9.3. Казначей от имени отделения и с одобрения Исполнительного бюро, может получать любые пожертвования, подарки, наследства и дотации непосредственно от международных и других организаций, фондов, учреждений и ассоциаций или от частных лиц.

9.4. Казначей ежегодно представляет Исполнительному бюро отчет по расходам отделения.

9.5. Казначей представляет финансовый отчет Общей конференции.
 

10. Публикации

ЕВРАЗИКА издает собственный информационный бюллетень. Главный редактор бюллетеня назначается Исполнительным бюро. Информационный бюллетень может издаваться как в печатном виде, так и в электронном формате. Главный редактор информационного бюллетеня приглашается по решению председателя на заседания Исполнительного бюро.
 

11. Официальные языки

11.1. Официальными языками ЕВРАЗИКИ являются русский и английский.

11.2. Рабочим языком Общей конференции, Исполнительного бюро является русский язык.

11.3. В целях поддержки принципа многоязычия мероприятия отделения могут проводиться на других согласованных языках.
 

12. Отношения с Международным советом архивов

12.1. ЕВРАЗИКА работает в тесном сотрудничестве с МСА и его органами в реализации их общих целей и задач.

12.2. Председатель ЕВРАЗИКИ в соответствии с Уставом МСА является по должности членом Исполнительного комитета МСА.

12.3. Председатель ЕВРАЗИКИ представляет МСА в своем регионе.

12.4. Председатель ЕВРАЗИКИ информирует Генерального секретаря МСА о любых изменениях в структуре, составе и условиях деятельности отделения.

12.5. ЕВРАЗИКА приглашает Президента и Генерального секретаря МСА на заседания Исполнительного бюро и сессии Общей конференции.
 

13. Отношения с другими региональными отделениями Международного совета архивов

ЕВРАЗИКА поддерживает тесные связи с другими региональными отделениями МСА. Представители этих отделений могут принимать участие в работе руководящих органов ЕВРАЗИКИ в качестве наблюдателей.
 

14. Поправки

Поправки к данному уставу вступают в силу после одобрения их более чем двумя третями участников Общей конференции. Проект текста предложенных поправок должен направляться исполнительным секретарем членам отделения по категориям "А" и "В" не менее чем за три месяца до сессии Общей конференции.
 

15. Толкование

15.1. Оба текста настоящего Устава (русский и английский) являются официальными.

15.2. Любые вопросы или разногласия относительно толкования настоящего Устава рассматриваются на Общей конференции ЕВРАЗИКИ в соответствии с принятыми ей правилами и процедурами.