О ходе выполнения Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

27 марта 2013 г.

О ходе выполнения Плана мероприятий
по переходу федеральных органов исполнительной власти
на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности,
утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации
от 12 февраля 2011 г. № 176-р

Информационное сообщение о заседании коллегии Росархива
(Москва, 27 марта 2013 г.)

Заслушав информацию Заместителя начальника управления – начальника отдела Росархива Т.А. Мещериной «О ходе выполнения Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-p (далее – План), коллегия отмечает, что в 2012 году федеральные органы исполнительной власти продолжали осуществлять работы по выполнению Плана. Мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, проведенный Росархивом и ВНИИДАД в текущем году, показал, что по состоянию на конец отчетного года 59 федеральных органов исполнительной власти утвердили перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, 49 – разработали инструкции по делопроизводству и изменения к ним. Разработали и модернизировали СЭД 58 федеральных органов исполнительной власти, 40 – обеспечили должностных лиц средствами реализации электронной подписи, 28 – применяют в СЭД электронные подписи (простую, усиленную квалифицированную и усиленную неквалифицированную).

Общее количество внутренних документов, созданных и используемых в федеральных органах исполнительной власти исключительно в форме электронных документов, невелико и составило более 143 тыс. С использованием технологии сканирования в СЭД в 2011 году было включено почти 2 932 тыс. электронных образов документов, что составляет 26,33%отобщего объема входящих, исходящих и внутренних документов на бумажном носителе (11 136 435 документов).

По данным мониторинга полностью переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности осуществлен в 15-ти федеральных органах исполнительной власти.

Большинство федеральных органов исполнительной власти предполагают завершить перехода на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности в 2013 году.

Вместе с тем мониторинг перехода на безбумажный документооборот показывает, что в реализации данного процесса подавляющее большинство федеральных органов исполнительной власти по-прежнему испытывает трудности и проблемы организационного, финансового, нормативно-правового, технического и кадрового характера.

Перспективы дальнейшего перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот зависят от способности реализовать комплексный, системный подход в решении вышеназванных проблем на общегосударственном уровне. 

Коллегия решила:

1. Принять к сведению информацию Заместителя начальника управления – начальника отдела Росархива Т.А. Мещериной «О ходе выполнения Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р.

2. Отделу комплектования и документационного обеспечения управления (Т.А. Мещерина) продолжить работу с федеральными органами исполнительной власти по рассмотрению и согласованию Перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, при организации внутренней деятельности и инструкций по делопроизводству.

3. ВНИИДАД (М.В. Ларин) при планировании научно-исследовательской и опытно-конструкторской работы, выполняемой на основе государственного задания Федерального архивного агентства, а также в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы) формировать тематику научных исследований, обеспечивающих создание полноценной нормативной и методической базы по работе с электронными документами в области делопроизводства и архивного дела.

4. Общему отделу с режимно-секретной частью (Г.В. Аракчеева), Отделу комплектования и документационного обеспечения управления (Т.А. Мещерина), совместно с ВНИИДАД (М.В. Ларин) в месячный срок подготовить предложения о совершенствовании перехода Росархива на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.