Справка о ходе выполнения Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р

С П Р А В К А
о ходе выполнения Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р

Во исполнение Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности (далее – План), утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, федеральные органы исполнительной власти в 2011 году должны были осуществить комплекс мероприятий, направленных на обеспечение с 1 января 2012 г. безбумажного документооборота при организации внутренней деятельности. Однако, несмотря на определенную проделанную работу по исполнению данного Плана, распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р федеральными органами исполнительной власти в 2011 году выполнено не было. Значительная часть федеральных органов исполнительной власти не выполнила ряд основных, базовых мероприятий Плана: проведение модернизации СЭД, утверждение планов по поэтапному переходу на безбумажный документооборот, применение электронных подписей. О ходе выполнения федеральными органами исполнительной власти распоряжения Правительства Российской Федерации за 2011 г. было доложено Росархивом Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления.

В 2012 году федеральные органы исполнительной власти продолжали осуществлять работы по выполнению Плана мероприятий. Мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, проведенный Росархивом и ВНИИДАД в текущем году, показал, что по состоянию на декабрь 2012 года 49 федеральных органов исполнительной власти разработали и утвердили планы по поэтапному переходу на безбумажный документооборот, 59 – утвердили перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, 49 – инструкции по делопроизводству и изменения к ним. Разработали и модернизировали СЭД 58 федеральных органов исполнительной власти, 40 – обеспечили должностных лиц средствами реализации электронной подписи, 28 – применяют в СЭД электронные подписи (простую, усиленную квалифицированную и усиленную неквалифицированную). Следует отметить, что сведения по мониторингу представили только 60 федеральных органов исполнительной власти. Общее количество внутренних документов, созданных и используемых в федеральных органах исполнительной власти исключительно в форме электронных документов, составило – 143 733. С использованием технологии сканирования в СЭД в 2011 году было включено 2 931 980 электронных образов документов, что составляет 26,33% от общего объема поступающих, отправляемых и внутренних документов на бумажном носителе (11 136 435 документов), что свидетельствует о достаточном развитии данной технологии.

По данным мониторинга полностью переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности осуществлен в 15-ти федеральных органах исполнительной власти.

Большинство федеральных органов исполнительной власти предполагают завершить перехода на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности в 2013 году.

Вместе с тем мониторинг перехода на безбумажный документооборот показывает, что в реализации данного процесса подавляющее большинство федеральных органов исполнительной власти по-прежнему испытывает трудности и проблемы организационного, финансового, нормативно-правового, технического и кадрового характера:

• отсутствие федерального органа исполнительной власти, наделенного полномочиями по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере документационного обеспечения управления и, как следствие этого, несогласованность решений по вопросам разработки и внедрения как систем электронного документооборота, так и организации работы с документами в целом;

• отсутствие единых проектных, технологических и программных подходов по внедрению и модернизации систем электронного документооборота при наличии систем электронного документооборота, базирующихся на разнотипной программно-аппаратной платформе, что создает серьезные трудности при переходе к межведомственному информационному взаимодействию;

• недостаточное нормативное обеспечение вопросов электронного документооборота, в том числе в части электронной подписи, как необходимого элемента идентификации, аутентификации (подтверждения подлинности) и целостности электронных документов, особенно для документов длительного и постоянного сроков хранения;

• масштабное расширение участников электронного документооборота, требующее дополнительных финансовых и технических средств;

• недостаточный уровень подготовки кадрового состава, задействованного в работе с системами электронного документооборота;

• недостаточное развитие нормативной базы в области архивного хранения электронных документов в информационной системе и форматов их хранения, а также отсутствие регламентирующих документов по вопросам передачи электронных документов на постоянное хранение, их учета, описания, обеспечения сохранности и использования в интересах граждан, бизнеса и государства.

Перспективы дальнейшего перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, как представляется, зависят от способности реализовать комплексный, системный подход в решении вышеназванных проблем на общегосударственном уровне.

Отдел комплектования и документационного
обеспечения управления Росархива