Решение совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства Российской Федерации и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (3 октября 2018 г., г. Великий Новгород)

РЕШЕНИЕ
совместного заседания коллегий

3 октября 2018 г., г. Великий Новгород

О современных проблемах создания страхового фонда
копий уникальных и особо ценных документов
Архивного фонда Российской Федерации и
Национального архивного фонда Республики Беларусь

Заслушав и обсудив вопрос о современных проблемах создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь, коллегии отмечают, что за последние годы архивные учреждения обоих государств проводят значительную работу на этом важном направлении деятельности по обеспечению сохранности Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.

В федеральных государственных архивах Российской Федерации по данным последней паспортизации по состоянию на 01.01.2016 объем страхового фонда составляет свыше 378,3 млн. кадров, отснятых с 3,1 млн. ед.хр. документов всех видов, что составляет 33% от числа учтенных особо ценных ед.хр.

В течение последних пяти лет федеральные архивы Российской Федерации ежегодно за счет программных средств изготавливают свыше 2,0 млн. кадров микроформ, в результате чего впервые объем созданного страхового фонда почти в 2 раза превысил объем аналогичной работы конца 90 - х годов прошлого века.

В Республике Беларусь по состоянию на 01.01.2018 объем страхового фонда насчитывает 34,5 млн. кадров, отснятых с 239 927 единиц хранения документов на бумажной основе, что составляет 71% от числа учтенных уникальных и особо ценных дел на бумажной основе, хранящихся в государственных архивах.

В республиканских государственных архивах этот показатель равен 75,2%, в областных и зональных – 66,6%.

Страховые копии также имеют 93% особо ценных единиц учета магнитных фонограмм кинодокументов; 82,5% особо ценных единиц учета фотодокументов и 75% единиц учета особо ценных фонодокументов.

Объемы ежегодно изготавливаемых в последние годы страховых копий составляют не более 120 000 кадров микрофильмов.

В системе Федерального архивного агентства на правах структурных подразделений федеральных архивов действует сеть лабораторий, в плановом порядке ведущих страховое копирование архивных документов.

В Республике Беларусь страховое копирование документов на бумажной основе с 2003 года осуществляется только в государственном учреждении «Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации НАФ Республики Беларусь» (далее – ЦЛМРД). Страховое копирование кинофотофонодокументов возложено на учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (далее – БГАКФФД).

Создание страхового фонда строится на плановой основе и входит в основные показатели деятельности государственных архивных учреждений, а также в целевые показатели подпрограммы «Архивы Беларуси» Государственной программы «Культура Беларуси» на 2016 – 2020 годы.

В федеральных архивах Российской Федерации работы по страховому копированию уникальных и особо ценных документов ведутся, в основном, за счет средств федеральных целевых программ, в рамках которых не только выделяются деньги на производство микроформ, но и решается проблема технического переоснащения лабораторий микрофильмирования и реставрации архивных документов.

В Республике Беларусь работы по страховому копированию уникальных и особо ценных документов ведутся за счет средств республиканского бюджета. Дополнительно целевые финансовые средства выделялись в ходе реализации мероприятий Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы. Благодаря действию этой программы, для республиканских государственных архивных учреждений в 2012 году были закуплены проявочная машина и сканирующее оборудование. Из-за отсутствия финансирования на приобретение оборудования и расходных материалов изготовление страховых копий на кино-, фоно- и фотодокументы приостановлено.

Всего за период с 2008 г. в федеральные архивы Российской Федерации поставлено около 13 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.

В Республике Беларусь для производства страхового фонда и фонда пользования на микропленке в настоящее время имеется 13 единиц действующего оборудования. Срок службы большей части превышает 10 лет.

В системе Федерального архивного агентства особое внимание уделяется развитию действующего Центра хранения страхового фонда, в котором сосредоточено более 307,2 млн. кадров страховых копий. За последние годы в ЦХСФ модернизированы системы безопасности, вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилище страхового фонда, видеонаблюдения по периметру территории Центра. Лабораторный корпус, введенный в эксплуатацию в 2011 году, оснащен современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.

Результаты проверок страхового фонда, проводимые ЦХСФ в плановом порядке с нормативно установленной периодичностью (1 раз в 5 лет), свидетельствуют об его удовлетворительном техническом и физико-химическом состоянии.

В Республике Беларусь в здании ЦЛМРД на протяжении нескольких лет реализовываются этапы работ по проведению капитального ремонта с модернизацией здания.

В 2017 году завершились работы по капитальному ремонту с модернизацией фасадов здания БГАКФФД в г. Дзержинске (Минская область), в отдельных специальных хранилищах которого в неприкосновенности хранится страховой фонд копий уникальных и особо ценных документов НАФ Республики Беларусь. В модернизации нуждаются установленные в архивохранилищах пожарная сигнализация, автоматические установки пожаротушения, охранная сигнализация, система кондиционирования и вентиляции воздуха. В процессе хранения страховых копий выполняется разработанный на основе отечественного и зарубежного опыта комплекс мероприятий.

За последние 12 лет совместно с восьмью государственными архивами проведена сверка учетных данных и покадровая проверка наличия микрофотокопий на рулонной пленке и микрофишах страховых копий особо ценных документов.

Осуществляемая проверка технического состояния микрофотокопий подтверждает отсутствие серьезных дефектов изготовленных за последнее десятилетие микроформ.

В Российской Федерации решению названных и других проблем способствовало нормативно-методическое обеспечение работ, в подготовке которого ведущая роль принадлежит специалистам РГАНТД. В этой работе приняли также участие сотрудники РГАКФД.

В Республике Беларусь в силу отсутствия, кроме архивной отрасли, активных потребителей микрофильмирующего оборудования и расходных материалов, не хватает соответствующей научной и производственной базы, должного нормативно-методического обеспечения работ и межведомственного обсуждения вопросов современного состояния и перспектив микрофильмирования, внедрения современных технологий создания страхового фонда документации. Отдельные локальные документы создаются специалистами БГАКФФД и ЦЛМРД.

Перспективы развития страхового копирования в Российской Федерации на данном этапе связаны с внедрением в практику работы федеральных архивов современной электронно-микрографической технологии, сочетающей оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных микроформ для создания электронного фонда пользования.

С этой целью в федеральных архивах Российской Федерации уже создана определенная техническая база, закуплено в 2010 году оборудование для лаборатории РГАНТД, выполняющей отраслевые функции, и лаборатории ЦХСФ. Сканеры микроформ имеются также в РГИА, РГАДА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ.

В Республике Беларусь воссоздание копий фонда пользования на документы, прошедшие страховое копирование, поступательно восполняется за счет самостоятельного оцифровывания в госархивах как оригиналов документов, так и микрофотокопий особо ценных документов (последнее направление реализуется в учреждении «Национальный исторический архив Беларуси»). Для переоснащения ЦЛМРД в 2018 году осуществлена закупка планетарного сканера, для перевода на микропленку цифровых копий архивных документов на баланс передается неиспользуемое учреждением культуры оборудование.

Для архивных служб обоих государств настоятельной необходимостью является организационно-методическое обеспечение этой работы, определение порядка создания, хранения, учета и использования цифровых копий фонда пользования документов на бумажной основе.

В нормативном закреплении нуждается уже сложившаяся практика изготовления цифровых копий аудиовизуальных документов.

С учетом внедрения новых технологий в рассматриваемой сфере, нуждается в совершенствовании и действующая в отрасли нормативная база.

Актуальной остается проблема модернизации лабораторий федеральных архивов России и республиканских государственных архивных учреждений Беларуси на основе оценки технического состояния имеющегося микрокопировального оборудования.

Постоянного внимания со стороны дирекций и методических комиссий архивов требуют вопросы отбора документов для страхового копирования.

Не изжиты недостатки в учете страхового фонда, подготовке дел к микрофильмированию.

В архивной отрасли Российской Федерации в настоящее время существует дефицит специалистов в области репрографии архивных документов ввиду отсутствия профильных образовательных программ.

Для Республики Беларусь на современном этапе в работе по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов НАФ весьма важным является закрепление молодых специалистов на данном участке работы, повышение их профессионального уровня.

Коллегии отмечают, что архивистами обоих государств наработан большой опыт в рассматриваемой сфере, обмен которым был бы чрезвычайно полезен.
 

КОЛЛЕГИИ Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь РЕШИЛИ:

1. Принять к сведению информацию о современных проблемах создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь (справки прилагаются).

2. Положительно оценить работу архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.

3. Отметить, что приоритетное направление дальнейшего совершенствования работы архивных учреждений в этом направлении должно базироваться на применении современных электронно-микрографических технологий, сочетающих оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных страховых копий.

4. Директорам федеральных государственных архивов Российской Федерации и республиканских государственных архивных учреждений Республики Беларусь:

   4.1. Обратить особое внимание на состав документов, планируемых к страховому копированию, имея в виду создание страхового фонда только на уникальные и особо ценные документы.

   4.2. Планировать и осуществлять целевую работу по изготовлению цифровых копий фонда пользования на интенсивно используемые документы, не отнесенные к числу особо ценных.

   4.3. Усилить контроль за качеством подготовки дел к страховому копированию.

5. Отделу обеспечения сохранности и учета Федерального архивного агентства (Г.А. Хабибулина) и отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова):

   5.1. Организовать изучение опыта работы по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь, в том числе путем организации командировок специалистов.

   5.2. Предусмотреть совершенствование нормативного и организационно-методического обеспечения работы по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь и фонда пользования.

   5.3. Организовать проведение во II половине 2019 года совместного семинара по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и фонда пользования на базе ЛМРД РГАНТД в г. Москве.

6. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь разместить на архивных сайтах.

7. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на отдел обеспечения сохранности и учета Федерального архивного агентства (Г.А. Хабибулина) и отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова).