Визит делегации российских архивистов в Германию

17 октября 2013 г. Федеральное архивное агентство сообщает.

С 9 по 13 сентября 2013 г. в Германии по приглашению Федерального архива находилась делегация в составе заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова, директора ВНИИДАД М.В. Ларина и начальника отдела Росархива К.Г. Черненкова с целью изучения опыта работы Федерального архива с ведомствами, главным образом, в деле организации приема на хранение электронных документов и работы промежуточных архивов.

Российские архивисты посетили и ознакомились с деятельностью подразделений Федерального архива «Цифровой архив» (Digitalarchiv), «Цифровое хранилище» (Digitalmagazin), «Военный архив» (Militärarchiv) в г. Фрайбурге, Промежуточного архива в г. Сант-Августин-Хангелар, Главного государственного архива федеральной земли Райнланд-Пфальц в г. Кобленце.

Деятельность Федерального архива Германии регулируется Законом о хранении и использовании архивных материалов ФРГ 1988 г. (сокращенно Закон о Федеральном архиве (Bundesarchivgesetz – BАrchG) с изменениями 2006 г.

Федеральный архив принимает на хранение документы высших федеральных органов государственной власти, федеральных судов и ведомств, а также корпораций федерального подчинения, которые им более не требуются для оперативной деятельности. Отбор документов на хранение для обеспечения интересов науки, управления и заинтересованных граждан осуществляется в соответствии со стратегией Федерального архива в отношении документов ФРГ от 17 мая 2011 г. (Strategie-papier des Bundesarchivs fur Unterlagen der Bundesrepublik Deutschland vom 17. Мai 2011) для выполнения своих повседневных текущих функций. К функциям Федерального архива отнесено также консультирование федеральных органов по вопросам обращения с документами. В соответствии с Законом о Федеральном архиве эти ведомства обязаны не «сдавать» в Федеральный архив документы, а «предлагать» их архиву, из которых тот выберет «документы, достойные постоянного хранения».

Особенность архивного дела ФРГ заключается в наличии системы так называемых промежуточных архивов. Промежуточный архив имеет статус временного хранилища документов организаций-сдатчиков до проведения их экспертизы и отбора на хранение в Федеральный архив документов, имеющих историческое значение. Остальные документы после проведенной экспертизы подлежат уничтожению. Передача документов в Промежуточный архив регламентируется Директивой по обработке и управлению документами в федеральных министерствах ФРГ (RegR) 2001 г., методикой Федерального архива «ДОУ в федеральных министерствах – введение в практику» (Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis) 2005 г., а также Памяткой о сдаче документов в Промежуточный архив Федерального архива (Vorschrift über die Abgabe von Altschriftgut an das Zwischenarchiv des Bundesarchivs). Для консультирования федеральных ведомств в Федеральном архиве функционирует группа консультантов (кураторов).

Основной задачей промежуточных архивов в работе с ведомствами является подготовка к правильному оформлению архивных материалов, передаваемых ведомствами на хранение в Промежуточный архив.

Передача архивных документов федеральными ведомствами на хранение в Промежуточный архив обеспечивает освобождение архивов федеральных ведомств от документов, вышедших из активного оборота; освобождение персонала от работы по управлению этими документами; экономию площадей для хранения этих документов; открытый доступ для сотрудников федеральных ведомств к находящимся в Промежуточном архиве оригиналам или электронным копиям документов.

Федеральный архив имеет два промежуточных архива: в г. Сант-Августин-Хангелар (недалеко от Бонна) и в местечке Хоппегартен под Берлином. В 2011 г. оба промежуточных архива приняли на хранение 168388 ед. хранения, из них архив в Санкт-Августине – 85687 единиц хранения, а ПА в Хоррегартене – 82701. В промежуточном архиве в г. Санкт-Августине работает 16 человек, из них 1 – руководитель; 5 – сотрудников бюро и 10 сотрудников непосредственно в хранилищах. Архив насчитывает 43000 погонных метров стеллажей, из которых 41000 полностью заполнены делами. В связи с тем, что федеральные органы управления в большинстве случаев переместились в Берлин не полностью и оставили в прежней столице г. Бонне отдельные подразделения, документы в промежуточный архив принимают по принципу территориальной близости. В таких случаях переданные в промежуточные архивы документы одного ведомства, но разделенные географически, учитываются в разных информационных системах.

Передача документов из федеральных ведомств на хранение в Промежуточный архив регламентируется договором между организацией-сдатчиком документов и Федеральным архивом, а сама передача проводится после соответствующего обращения организации в Федеральный архив с предложением о передаче документов на хранение в промежуточный архив.

Промежуточный архив является хранилищем документов, а не полноценным архивом. Все переданные в него документы находятся в полной компетенции организаций-сдатчиков, любое обращение к ним регулируется владельцами документов. Лишь после экспертизы ценности документационных массивов (не более чем через 30 лет после их завершения делопроизводством), ценные документы становятся в буквальном смысле архивными, т.е. передаются в Федеральный архив.

Для организации приема на хранение в Федеральный архив электронных документов в составе архива создано специальное подразделение «Цифровой архив».

В архиве применяется формат архивного хранения документов – PDF-A, рекомендованный  МСА и поддерживаемый стандартом ИСО 19005-1 2005 г. с изменениями 2007 г.

Комплекс документов, хранящийся в «Цифровом архиве» (Digitalarchiv), отражает различные уровни задач и сформирован из разных источников: министерских фондов (прежде всего Федерального министерства обороны), подведомственных учреждений (Федерального статистического ведомства, Федерального ведомства гидрологии и т.д.), документов от частных лиц.

В настоящее время в «Цифровом архиве» находится на хранении около 10 млн. электронных файлов, в их числе самые ранние начала 70-х гг. ХХ в. из вычислительных центров бывшей ГДР.

Из бесед со специалистами Федерального архива выяснилось, что первоначальные ожидания того, что электронные дела из систем обработки или систем управления документами будут сдаваться в «Цифровой архив» Федерального архива в форме, которую предусматривала опубликованная в 2004 г. Федеральным министерством внутренних дел концепция DOMEA, не сбылись.  Многие проекты по внедрению систем обработки документов в прошедшие годы по различным причинам либо не оправдали себя, либо были прерваны. Более того, было отмечено, что число различных типов информационных систем в ведомствах растет, а надежды на их унификацию в рамках проекта DOMEA нет. Примерно лишь треть министерств переходят на электронный документооборот. Вследствие этого Федеральному архиву предлагаются для приема, прежде всего, неструктурированные данные, т.е. электронные документы из различных файловых систем.

Федеральным архивом проведена большая работа по созданию хранилища цифровых копий (по российской терминологии – фонда пользования) архивных документов (Digitalmagazin). Специально образованной рабочей группой создана эффективно работающая система, которая  была продемонстрирована членам делегации он-лайн. Для создания цифровых копий применяются различные форматы в зависимости от типа исходного документа (фото, кино, аудиозапись, графические изображения, карты, рукописные и печатные документы и т.п.). Выбранное программное обеспечение позволяет без проблем воспроизводить оцифрованные документы. Хранение оцифрованных копий (два экземпляра) производится на серверах с разными типами носителей информации (жесткие диски и магнитные ленты в кассетах).

При посещении подразделения Федерального архива «Военный архив» (Militärarchiv) в г. Фрайбург российские архивисты ознакомились с работой открытой части архива (архив хранит и закрытые фонды). Данный архив принимает на хранение документы, минуя стадию промежуточного хранения.

«Военный архив» хранит документы, относящиеся к военной сфере с 1867 года до наших дней. С 1956 г. архив комплектуется документами Бундесвера. Здесь же хранятся документы Национальной народной армии ГДР и пограничных войск бывшей ГДР. На хранении имеются и документы немецких войск периода Второй мировой войны. Многие исторические документы пострадали в результате разрушения здания Военного архива в Потсдаме во время одного из авианалетов на Берлин.

Документы описаны, внесены в компьютерные информационные системы и активно используются (примерно 10000 запросов в год на 10 работающих архивистов). Поступают запросы из России. В основном они касаются сведений о военнослужащих Вермахта, чьи опознавательные жетоны (Erkennungsmarke) были найдены в России в ходе поисковых работ. Такие запросы переправляются в Берлин, в т.н. Германское ведомство, хранящее личные данные солдат и офицеров вооруженных сил нацистской Германии. При этом архив не готовит развернутые справки, а сообщает лишь о наличии документов и приглашает для работы с ними в читальный зал (с 25 рабочими станциями) или дает список фирм во Фрайбурге, которые за соответствующую плату могут провести необходимые исследования. Архив не занимается документальными выставками, но дает возможность их организаторам выявлять необходимые документы и предоставляет их или их копии для экспонирования.

В ходе посещения Главного государственного архива федеральной земли Райнланд-Пфальц члены делегации детально ознакомились с основными направлениями его работы и составом документов. Это – традиционный архив с устоявшимся составом документов; электронными документами архив пока не занимается и не содержит их в своих фондах.