"О состоянии делопроизводства и архивного дела в России" ("Справочник секретаря и офис-менеджера" №7 2010 г.)

О состоянии делопроизводства и архивного дела в России

В конце 2009 г. распоряжением Правительства Российской Федерации Андрея Николаевича Артизова назначили руководителем Федерального архивного агентства. Мы попросили его ответить на несколько вопросов от наших читателей, основная часть которых напрямую связана с делопроизводством. О перспективах развития в России нормативного регулирования делопроизводства, в том числе электронного, читайте в интервью.

Андрей Николаевич, каково сегодня состояние нормативной базы делопроизводства и архивного дела Российской Федерации? Какие нормативные документы сейчас действуют?

В последние годы активизировалось формирование законодательной и нормативной базы по делопроизводству и архивному делу. Приняты такие законодательные акты, как федеральные законы: от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Помимо законодательных актов принимались нормативные правовые акты. Указы Президента РФ: от 02.05.1996 № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации", от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"; постановления Правительства РФ: от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", от 19.01.2005 № 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", от 28.07.2005 № 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота". Этот Перечень можно продолжить, но мы назвали некоторые, наиболее важные законодательные и нормативные правовые акты по вопросам делопроизводства.

Что касается архивного дела, то помимо упомянутого Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ его регулирование осуществляется такими нормативными правовыми актами, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, № 9059), а также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, зарегистрирован в Минюсте России 27.09.2007, № 10194).

Естественно, действующая законодательная база обязательна для исполнения специалистами организаций независимо от форм собственности.

Тем не менее законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов. Это одна из тех государственных задач, от решения которой зависит успешное социально-экономическое развитие страны.
 

Каковы планы Федерального архивного агентства (Росархива) в области нормотворчества в 2010 году? Что уже сделано, что планируется?

В 2010 г. Росархив планирует разработать и ввести в действие ряд важных нормативных документов. Подготовлен и направлен на государственную регистрацию в Минюст России Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Подготовлены и вступили в силу Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (по мнению Минюста России, они в государственной регистрации не нуждаются).

Подготовлен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использо­вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. В завершающую стадию вступила работа над проектом Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения.
 

Что Вы думаете о перспективах развития в России нормативного регулирования делопроизводства, в том числе электронного?

Перспективы развития норма­тивного регулирования делопроизводства в нашей стране во многом зависят от выработки государственной политики в области документационного обеспечения управления. К сожалению, сложившееся положение в этой области вызывает определенную озабоченность.

Это объясняется тем, что за последние десятилетия управление документационным обеспечением осталось без федерального органа исполнительной власти, координирующего деятельность федеральных органов исполнительной власти в области делопроизводства. Ранее эту задачу частично выполнял Росархив. В условиях проведения административной реформы, совершенствования системы управления, внедрения электронного документооборота, создания "электронного правительства" сложившееся положение, как нам представляется, не отвечает задачам социально-экономического развития государства и повышения эффективности государственного управления, поэтому в этом направлении необходимы перемены.
 

Насколько сейчас Федеральное архивное агентство влияет на делопроизводство организаций различных форм собственности? Что планируется сделать в этом направлении?

Прямого влияния на организацию делопроизводства в организациях различных форм собственности Росархив по действующему законодательству не имеет. Росархивом осуществляется лишь регулирование постановки делопроизводства в федеральных органах государственной власти, в первую очередь с помощью утверждения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также через согласование конкретных инструкций по делопроизводству. Что касается расширения полномочий Росархива в этой сфере, то отвечу дипломатично: этот вопрос в настоящее время находится в стадии обсуждения. Добавлю лишь следующее: по факту, без наличия полномочий, Росархиву были поручены разработка и утверждение вышеупомянутых Методических рекомендаций. Сейчас нам по­ступило новое поручение: разработать необходимые классификаторы для функционирования системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
 

Планируется ли Вами активизировать деятельность Росархива в об­ласти методического руководства и контроля деятельности архивов негосударственных организаций? В частности, нас интересует вопрос регламентирования на государственном уровне правил обеспече­ния сохранности редких документов и контроля их соблюдения в органи­зациях, которые не являются ис­точниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Хотел бы обратить ваше внимание, что эти вопросы уже нашли свое отражение в действу­ющем Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации". В части 5 ст. 14 названного закона говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Это положение нашло дальнейшее развитие в ч. 1 ст. 16 названного закона, которой установлено, что контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Ввиду того, что Росархив является федеральным агентством и в соответствии с Поло­жением о нем не имеет прав контроля за соблюдением норм законодательства, эти функции на федеральном уровне возложены на Федеральную службу по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (Росохранкультура). Росархив с указанной Федеральной службой работает в тесном контакте, и уже был проведен ряд совместных проверок в части выполнения норм архивного законодательства в ряде организаций. На уровне субъектов Российской Федерации, как известно, контрольные функции сохраняются за многими региональными архивными органами.

Одновременно хотел бы сообщить, что в настоящее время Росархивом ведется разработка новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Эти Правила должны установить единые требования к обеспечению сохранности архивных документов всех организаций независимо от форм собственности и отнесения их к составу источников комплектования государственных или муниципальных архивов.

Надеемся, что внедрение названных правил после их утверждения и регистрации в установленном порядке позволит оптимизировать организацию и методику контроля за обеспечением сохранности документов во всех юридических лицах.
 

А насколько активно идет ком­плектование государственных архивов документами коммерческих организаций?

В настоящее время негосудар­ственные организации составляют примерно 25% от общего количества организаций, входя­щих в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов по всей территории Российской Федерации. В соответствии с действующим законодательством работа с ними ведется на основании договоров. Вместе с тем, учитывая, что многие из коммерческих организаций образовались сравнительно недавно, срок ведомственного хранения архивных документов во многих из них еще не истек. Поэтому включение таких документов в состав Архивного фонда еще сравнительно невелико. Если, конечно, исключить "форс-мажор" (ликвидация в случае банкротства), поскольку это отдельный вопрос.
 

Как Вы считаете, есть ли смысл в создании отдельных правил для различных категорий организаций (АО, банки, производственные предприятия)?

Считаю, что создавать отдельные Правила для различных категорий организаций нецелесообразно, так как принципиальные условия организации хранения, комплектования и использования документов едины, как этого требует закон. В каждой организации может быть создан регламент, положение об архивном хранении документов, где учитывается собственная специфика работы с ними.
 

В рамках программы IDA Европейской комиссии были разработаны Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота (Moreq). Не планирует ли ФАА проделать аналогичную работу в России, чтобы создать подобный документ, который учитывал бы специфику и особенности отечественных систем документооборота и сложившихся традиций в сфере делопроизводства?

Если переводить этот вопрос в практическую плоскость, то он носит дискуссионный характер. Его решение зависит от той конфигурации системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов власти, которая будет выстроена в нашей стране. Сегодня ее контуры только намечены, и обсуждение этой темы в рамках правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления продолжается.
 

Внедрение СЭД сейчас является распространенной практикой как для государственных, так и для частных организаций. На рынке существует большое количество систем отечественного и зарубежного производства. Выбрать из них нужную сложно. Нет ли у Росархива планов организовать процедуру сертификации СЭД на предмет их соответствия требованиям отечественной нормативной базы в области ДОУ и архивного дела?

Вы совершенно правы. В настоящее время на отечественном рынке представлено большое количество программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. При этом используется большое количество разнообразных обозначений: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, система управления электронными документами и т.д.

К сожалению, в нашей стране отсутствует распространенный за рубежом институт независимых экспертов, которые могли бы, проанализировав потребности организации, рекомендовать тот или иной программный продукт, исходя из максимального учета особенностей работы с документами в конкретном подразделении и организации в целом.

Если же говорить о необходимости создания процедуры сертификации с участием пред­ставителей органов госвласти, то почему нет?
 

Планируется ли введение в России зарубежных стандартов в области архивного дела и делопроизводства? Что Вы думаете об импорте стандартов?

Цели и принципы стандартизации в Рос­сийской Федерации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии с этими принципами все лучшее за рубежом можно заимствовать, и международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. Ряд международных стандартов нашел свое применение в области делопроизводства.

Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.СИБД. "Управление документами. Общие требования" идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Стандарт определяет управление документами любого формата и на различных носителях информации, создаваемых различными организациями в процессе их деятельности.

Здесь же можно отметить стандарты ИСО серии 9000. Они содержат основные положения, требования и рекомендации по совершенствованию систем менеджмента качества.
 

Какую работу ведет Росархив по облегчению доступа к архивным документам?

Свобода доступа к открытым архивным документам - важное завоевание современной России.

В 2009 г. читальные залы федеральных архивов посетило 11 700 исследователей, в том числе почти 1,5 тыс. иностранцев (в целом рост посещений на 29% по сравнению с 2008 г.). Для удобства пользователей в последние годы мы открыли новые читальные залы, оснащенные всем необходимым оборудованием, пользова­тели ряда читальных залов уже получили возможность работать с самыми передовыми средствами поиска - электронными описями дел, или, точнее говоря, базами данных структурированных описаний заголовков дел. В Государственном архиве Российской Федера­ции (ГАРФ), например, объем БД таких описа­ний составляет 3 млн записей, то есть более половины всех хранящихся в архиве дел.
 

Росархивом ведется большая работа по формированию позитивного международного имиджа нашей страны. Расскажите об этом нашим читателям.

Росархив всегда уделял большое внимание международному сотрудничеству в области использования архивных документов.

Формы сотрудничества с зарубежными партнерами самые разнообразные: заключение взаимовыгодных договоров и соглашений как на двусторонней, так и на многосторонней основе, участие в работе Международного совета архивов и других международных организаций, в международных конференциях, конгрессах, семинарах; участие российских специалистов в национальных мероприятиях, проводимых зарубежными коллегами, а зарубежных партнеров - в российских мероприятиях, обмен опытом работы с заинтересованными зарубежными партнерами, обмен делегациями и стажерами, копиями документов и литературой; совместная подготовка публикаций и выставок архивных документов и т.д.

С начала 1990-х гг. Росархив участвует в урегулировании проблемы возвращения по при­надлежности перемещенных архивных документов с теми странами, от которых в Россию поступили соответствующие претензии. При этом Росархив неизменно руководствуется Федеральным законом "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации", а также международными соглашениями России.

В результате перемещенные архивные документы в установленном порядке были переданы Австрии, Бельгии, Великобритании, Лихтенштейну, Люксембургу, Нидерландам, Франции.

Мы, историки-архивисты, хорошо помним, что представляют собой и к чему приводят лозунги об "исторической науке как политике, опрокинутой в прошлое". Поэтому современные адепты таких идей, в изобилии появившиеся на постсоветском пространстве, не должны оставаться без аргументированных ответов.

Этим целям служат 25 историко-документальных выставок, которые организовали в прошлом году Росархив и федеральные архивы. Поэтому так важны для нас недавно увидевший свет сборник документов "Полтавская битва. 27 июня 1709 г. Документы и материалы" и готовящийся сборник о сотрудничестве украинских националистов с немецко-фашистскими захватчиками.

Росархив выступил организатором мероприятий по проблеме голода в СССР в 30-х гг. XX в. Мы просто не могли остаться в стороне, видя, какое политизированное значение придают этой теме украинские соседи. Были подготовлены DVD-диск "Голод в СССР. Документы" на английском языке, а также одноименный факсимильный сборник документов на русском языке. Трагическая страница нашего совместного прошлого с украинцами столь масштабна, что она, безусловно, нуждается в фундаментальном научном издании документов, которые всесторонне и объективно раскроют правду о голоде в СССР. Подготовка 1-го тома такого издания завершена, он сдан в издательство. К концу нынешнего года необходимо закончить 2-й том, а в следующем году - оставшиеся тома.

В последнее время деятельность Росархива и федеральных государственных архивов была направлена на подготовку мероприятий, посвященных 65-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

Регулярно исполняются поступившие от граждан и организаций запросы, связанные с поиском и установлением судеб защитников Отечества, погибших в годы Великой Отечественной войны. Оказано содействие Минобороны России в организации работы по совершенствованию обобщенного компьютерного банка данных, содержащего информацию о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в период Великой Отечественной войны и послевоенный период (ОБД "Мемориал"). Подготовлена и передана в Минобороны России автоматизированная база данных "Военнослужащие войск НКВД, погибшие, умершие и пропавшие без вести в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг."

9 апреля состоялось торжественное открытие выставки документов и фотоматериалов "Советское общество и война (1941-1945 гг.)", посвященной 65-летию Великой Победы, а 6 мая - презентация подготовленного Российским государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД) электронного проекта к 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. "Закаленные Великой Отечественной...", который доступен для просмотра на портале "Архивы России" http://www.rusarchives.ru/.
 

В настоящее время в Историко-архивном институте (РГГУ) переходят на обучение студентов в рамках бакалавриата "документоведение и архивоведение. Как Вы относитесь к обучению специалистов в этой области по такой системе?

В связи с переходом на двухуровневую систему высшего образования в Российской Федерации недавно были разработаны государственные стандарты и программы подготовки специалистов с высшим образованием уровней бакалавриата и магистратуры. Российский государственный гуманитарный университет, возглавлявший подготовку госстандартов и программ обучения по направлению "документоведение и архивоведение", привлек к этой работе наше агентство как представителя работодателя, а также большинство вузов страны, готовящих специалистов по этому направлению. При разработке, естественно, учитывались требования архивных учреждений к уровню знаний и навыков выпускников вузов по этому направлению обучения, программы были насыщены необходимыми дисциплинами, заданы компетенции, которыми должны обладать выпускаемые специалисты.

Поскольку бакалавриат является первой ступенью высшего образования, целью разработчиков было обеспечение подготовки бакалавров как полноценных специалистов с высшим образованием, готовых к работе в архивных учреждениях, службах документоведения и делопроизводства в качестве специалистов и руководителей низшего и среднего звена.

По сравнению с привычным для нас специалитетом (обучение в течение 5 лет) пришлось несколько сжать программу (обучение по бакалавриату - 4 года), некоторые редко требующиеся в практической деятельности предметы перевести в разряд факультативных дисциплин. Одновременно произошла модернизация учебного процесса, введены новые подходы к наполнению индивидуальных программ обучения, учтены требования времени в плане общего развития будущих специалистов.

Поэтому можно сказать, что введение двухуровневой системы высшего образования не застало нас врасплох, мы участвовали в ее формировании; получивших этот вид образо­вания выпускников вузов ждем на работу.
 

Что бы Вы хотели пожелать нашим читателям, среди которых секретари, делопроизводители, документоведы, архивисты?

Верно и честно служить избранному делу и осознавать свою профессиональную значимость, поскольку без качественного делопроизводства и хорошо налаженного архива управление никогда не будет эффективным.

Благодарим Вас за то, что Вы нашли время при своем плотном графике для интервью нашему изданию. Желаем Вам новых проектов и их успешной реализации!

Редакция журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" №7 2010
www.sekretariat.ru