О приеме в РГАЭ документов по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ и порядке проведения этой работы

О приеме в РГАЭ документов по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ и порядке проведения этой работы

     В связи с отсутствием свободных площадей в архивохранилищах ГА РФ и РГАЛИ для осуществления приема документов по личному составу от ликвидированных министерств и ведомств СССР, РСФСР и Российской Федерации,   п р и к а з ы в а ю:

1. РГАЭ (Е.А. Тюрина) организовать прием в архивохранилище в поселении Вороновское (Новая Москва) на временное хранение в сроки, определенные заранее согласованным графиком, документов по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ, их учет и использование.

2. ГАРФ (С.В. Мироненко), РГАЛИ (Т.М. Горяева) обеспечить:

   2.1. Представление в РГАЭ описей дел по личному составу, согласованных соответственно ЭПК ГА РФ и РГАЛИ, не позднее чем за 2 недели до начала работ по приему документов.

   2.2. Участие представителей ГА РФ и РГАЛИ в приеме-передаче профильных им документов в РГАЭ.

   2.3. Устранение в 2-х недельный срок недостатков в описании и учете дел, если таковые будут выявлены по результатам приема документов на временное хранение в РГАЭ.

3. Установить, что акт приема-передачи документов с прилагаемым к нему листом проверки наличия и состояния дел при приеме составляется РГАЭ в 3-х экз., подписывается тремя сторонами – РГАЭ, ведомством и соответственно ГА РФ или РГАЛИ.

4. Утвердить Порядок планирования передачи на временное хранение в РГАЭ и учета документов по личному составу организаций – источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ (прилагается).

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова

Приложение
к приказу Росархива
от 11.02.2014 г. № 13

Порядок
планирования передачи на временное хранение в РГАЭ
и учета документов по личному составу организаций-
источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ^[1]

1. ГА РФ и РГАЛИ ежегодно в период до 1 октября направляют в РГАЭ сведения об объемах документов по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ, планируемых к передаче в РГАЭ в течение года.

   РГАЭ не позднее 1 ноября года, предшествующего планируемому, на основании представленной информации и исходя из производственных возможностей составляет годовой план-график приема с поквартальной разбивкой, отражающий согласованные с ГА РФ и РГАЛИ объемы и сроки приема документов.

2. Переданные на временное хранение в РГАЭ документы по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ и РГАЛИ учитываются только РГАЭ в отдельном списке фондов РГАЭ для документов по личному составу ГА РФ и РГАЛИ (далее – отдельный список фондов РГАЭ) за номерами, которые присвоены фондам этих организаций в ГА РФ и РГАЛИ, с добавлением индекса «Л» после номера фонда.

3. В целях составления итоговой записи к отдельному списку фондов РГАЭ указанные фонды нумеруются в валовом порядке (через дробь к номеру фонда). Валовая нумерация носит вспомогательный характер и не является составной частью номера фонда.

4. Общее количество фондов, хранящихся в РГАЭ, учитывается путем суммирования данных итоговых записей отдельного списка фондов РГАЭ и списка фондов РГАЭ и отражается в паспорте РГАЭ в строке 105, графе 2 «Количество ед.хр. документов по личному составу».

5. В шифры дел по личному составу добавление индекса «Л» проводится по мере их выдачи из архивохранилищ.

6. Ссылки на документы по личному составу, учтенные в отдельном списке фондов РГАЭ, оформляются в установленном порядке в соответствии с местом хранения фондов и их индексацией, например:

   РГАЭ, ф. 10025Л, …

   РГАЭ, ф. Р-9635Л, …

7. ГА РФ и РГАЛИ сведения о месте хранения профильных им документов по личному составу включает в соответствующие справочники системы НСА со ссылкой на РГАЭ.

[1] Документы по личному составу организаций-источников комплектования ГА РФ, РГАЛИ могут передаваться на временное хранение в РГАЭ только после приема их документации по основной деятельности в ГА РФ, РГАЛИ и присвоения номера фонда организации по списку фондов ГА РФ, РГАЛИ.