Об утверждении Положения об организации в Федеральном архивном агентстве работы по сокращению дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета

Об утверждении Положения
об организации в Федеральном архивном агентстве работы
по сокращению дебиторской задолженности
по расходам федерального бюджета

     В целях реализации подпункта «а» пункта 1 перечня поручений Президента Российской Федерации от 18 августа 2015 г. № Пр-1659 по повышению эффективности использования бюджетных средств, пункта 2 поручения Правительства Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № ИШ-П13-6973   п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации в Федеральном архивном агентстве работы по сокращению дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета (далее – Положение).

2. Финансово-экономическому отделу (О.Р. Отводная) Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования обеспечить координацию деятельности по исполнению Положения.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря – заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

Руководитель Росархива      А.Н. Артизов

Утверждено
приказом Росархива
от 18.01.2019 г. № 12

Положение
об организации в Федеральном архивном агентстве
работы по сокращению дебиторской задолженности
по расходам федерального бюджета

I. Общие положения

1. Настоящее Положение об организации в Федеральном архивном агентстве работы по сокращению дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета (далее – Положение) разработано в целях реализации подпункта «а» пункта 1 перечня поручений Президента Российской Федерации от 18 августа 2015 г. № Пр-1659 по повышению эффективности использования бюджетных средств, пункта 2 поручения Правительства Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № ИШ-П13-6793 и устанавливает порядок организации работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных казенных и федеральных бюджетных учреждений (далее – казенные учреждения, бюджетные учреждения соответственно) по сокращению дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета.

2. Используемые в Положении понятия означают следующее:

   • контрагент – одна из сторон государственного контракта (договора), второй стороной которого является Росархив, казенное учреждение или бюджетное учреждение;

   • дебитор – контрагент, имеющий дебиторскую задолженность;

   • дебиторская задолженность – задолженность контрагентов перед Росархивом, казенным учреждением или бюджетным учреждением;

   • срочная дебиторская задолженность – задолженность контрагента, по которой не истек срок исполнения по договору;

   • просроченная дебиторская задолженность – не исполненное в установленный срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств, в соответствии с законодательством Российской Федерации или государственным контрактом (договором), а также не исполненное в установленный срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по государственному контракту (договору).

   • подразделение-исполнитель – подразделение Росархива, казенного учреждения, бюджетного учреждения, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией;

   • финансовое подразделение – подразделение Росархива, казенного учреждения, бюджетного учреждения, отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами и составление бюджетной отчетности;

   • юридическое подразделение – подразделение Росархива, осуществляющее проведение правовой экспертизы документов и представление интересов Росархива в судах, органах прокуратуры и иных органах.

3. Подразделение-исполнитель в целях контроля за состоянием задолженности ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.

4. Финансовое подразделение ведет учет и инициирует проведение инвентаризации дебиторской задолженности, периодичность и порядок проведения которой отражены в разделе III Положения.

5. Ответственность за полноту и достоверность документов, подтверждающих исполнение обязательств контрагентом, несет подразделение- исполнитель.

6. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет финансовое подразделение.

7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу Росархива, казенного учреждения, бюджетного учреждения в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, подразделение – исполнитель обязано отказывать в заключении (продлении) государственных контрактов (договоров) с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность Росархива, казенного учреждения, бюджетного учреждения заключить государственный контракт (договор) предусмотрена законодательством Российской Федерации.

8. Казенные учреждения, бюджетные учреждения самостоятельно определяют порядок проведения досудебных мероприятий по взысканию дебиторской задолженности и организации работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке.
    

   II. Мониторинг дебиторской задолженности
   по расходам федерального бюджета

9. Мониторинг дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета (далее – Мониторинг) проводится в целях:

   • организации работы с дебиторской задолженностью;

   • выявления отклонений дебиторской задолженности на текущую дату от задолженности на начало отчетного периода;

   • выявления и анализа причин возникновения и увеличения дебиторской задолженности, в том числе долгосрочной и просроченной дебиторской задолженности, подтвержденной и неподтвержденной дебиторами;

   • своевременного принятия мер, направленных на недопущение увеличения дебиторской задолженности;

   • снижения рисков возникновения негативных последствий от наличия задолженности;

   • предотвращения потерь федерального бюджета от несвоевременного получения доходов.

10. В составе дебиторской задолженности при проведении Мониторинга учитываются:

    10.1. Суммы задолженности материально ответственных лиц по возмещению ущерба в случаях наступления полной материальной ответственности, предусмотренных статьей 243 Трудового кодекса Российской Федерации;

    10.2. Суммы задолженности по возмещению затрат федерального бюджета, понесенных Росархивом на целевое обучение гражданина Российской Федерации, в случаях и порядке, предусмотренных статьей 249 Трудового кодекса Российской Федерации, статьями 61 и 62 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

    10.3. задолженности, образовавшиеся из государственных контрактов (договоров, включая контракты, заключенные по переданным полномочиям государственного заказчика в части реализации бюджетных инвестиций в объекты государственной собственности), в том числе:

    10.3.1. денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок, подлежащих возврату в федеральный бюджет, в случаях, предусмотренных пунктом 15 статьи 44 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

    10.3.2. в связи с авансированием государственных контрактов (договоров);

    10.3.3. задолженности по исполнению обязательств по незавершенному строительству;

    10.4. суммы задолженности по платежам в федеральный бюджет в результате применения мер гражданско-правовой и административной ответственности (в том числе штрафы, неустойки, пени, компенсации, средства, подлежащие взысканию по банковской гарантии или подлежащие удержанию, ранее предоставленные в качестве обеспечения исполнения государственного контракта в случае его неисполнения или ненадлежащего исполнения, средства, полученные в порядке возмещения вреда, причиненного Росархиву, казенным учреждениям, бюджетным учреждениям, возмещения убытков, возмещения ущерба при возникновении страховых случаев);

    10.5. в отношении казенных учреждений и бюджетных учреждений, подведомственных Росархиву:

    10.5.1. суммы задолженности по возврату в федеральный бюджет неиспользованных на 1 января финансового года остатков субсидий в случае отсутствия принятого Росархивом решения о наличии потребности направления этих средств на цели предоставления субсидии;

    10.5.2. задолженности по исполнению обязательств по заключенным соглашениям (договорам) о предоставлении субсидий на иные цели бюджетным учреждениям;

    10.5.3. задолженности по исполнению обязательств по заключенным соглашениям о передаче полномочий государственного заказчика при реализации бюджетных инвестиций в объекты государственной собственности;

    10.5.4. суммы задолженности по возврату в федеральный бюджет субсидий в случае нарушения условий, установленных при их предоставлении (в том числе на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства государственной собственности).

11. Мониторинг проводится посредством инвентаризации, сбора информации о текущем состоянии задолженности, ее обобщения и анализа.
     

    III. Инвентаризация дебиторской задолженности
    по расходам федерального бюджета

12. В целях обеспечения качественного и достоверного анализа информации о состоянии дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета Росархивом, казенными учреждениями, бюджетными учреждениями как получателями бюджетных средств проводится инвентаризация дебиторской задолженности по расходам (далее – Инвентаризация).

13. Инвентаризация осуществляется Росархивом, казенными учреждениями, бюджетными учреждениями в порядке, ими установленном в рамках формирования своей учетной политики с учетом положений приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (в части норм действующего законодательства), применения первичных учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», а также положений Методических рекомендаций, направленных в совместном письме от 10.12.2015 Минфина России № 02-07-07/73609, Казначейства России № 07-04-05/02-848 «О направлении Методических рекомендаций по проведению главными распорядителями средств федерального бюджета инвентаризации дебиторской задолженности по расходам федерального бюджета, в том числе образовавшейся в связи с авансированием договоров (государственных контрактов), и по представлению информации о результатах указанной инвентаризации, с указанием причин образования дебиторской задолженности и мер по ее сокращению».

14. Инвентаризация проводится ежеквартально не позднее 10 рабочих дней до окончания соответствующего отчетного периода.

15. Результаты Инвентаризации отражаются в регистрах бюджетного учета в порядке, установленном приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению», в бюджетной отчетности – в порядке, установленном приказом Минфина России от 1 марта 2016 г. № 15н «Об утверждении дополнительных форм годовой и квартальной бюджетной отчетности об исполнении федерального бюджета и Инструкции о порядке их составления и представления».
     

    IV. Досудебные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

16. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности.

17. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед Росархивом контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном государственным контрактом (договором) или настоящим Положением.

    Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение- исполнитель от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т.д.

18. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель передает на согласование в юридическое подразделение претензию, содержащую следующие данные:

    • наименование контрагента;

    • обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

    • указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

    • расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

    • срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 30 дней с даты с даты получения должником претензии, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

    • информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Росархивом, обращение в суд и т.д.);

    • дата и регистрационный номер претензии;

    • подпись уполномоченного лица.

    К претензии прилагаются следующие документы:

    • копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

    • реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и иные реквизиты);

    • расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

    • копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

    • копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

19. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения от подразделения-исполнителя претензии, указанной в пункте 18 Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований согласовывает направление претензии контрагенту.

    Если основания для предъявления претензии отсутствуют, юридическое подразделение в письменной форме сообщает об этом подразделению-исполнителю.

20. Претензия направляется подразделением-исполнителем контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

21. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:

    • проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

    • информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

22. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

23. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.
     

    V. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности
    в судебном порядке

24. Не позднее трех рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок подразделение- исполнитель оформляет докладную записку на имя руководителя Росархива о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:

    • копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты, передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

    • информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

    • реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

    • расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

    • копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

    • копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

    По решению руководителя Росархива информация и документы для предъявления иска передаются в юридическое подразделение для подготовки искового заявления о взыскании задолженности в судебном порядке.

25. Юридическое подразделение организует работу по предъявлению иска в суд, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

26. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить об отсутствии таковых.

27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).

    В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно информирует об этом юридическое подразделение с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов Росархива.

28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

29. После вступления судебного акта в законную силу юридическое подразделение организует работу по предъявлению исполнительного листа в органы, осуществляющие исполнение судебных актов, и осуществляет контроль за их исполнением.
     

    VI. Основания списания просроченной дебиторской задолженности

30. Списание дебиторской задолженности осуществляется в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2007 г. № 68н «Об утверждении порядка списания и восстановления в учете задолженности по денежным обязательствам перед федеральным бюджетом (Российской Федерацией)».

31. Дебиторская задолженность, списанная вследствие неплатежеспособности дебитора, отражается финансовым подразделением на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение срока возможного возобновления согласно законодательству Российской Федерации процедуры взыскания задолженности, в том числе:

    • в случае изменения имущественного положения дебитора;

    • до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособного дебитора денежных средств;

    • до исполнения (прекращения) задолженности иным, не противоречащим законодательству Российской Федерации, способом.
       

    VII. Предельно допустимый уровень просроченной дебиторской
    задолженности по расходам федерального бюджета

32. Предельно допустимый уровень просроченной дебиторской задолженности устанавливается в целях недопущения роста дебиторской задолженности.

33. Предельно допустимый уровень просроченной дебиторской задолженности устанавливается в размере не более 10 процентов от уровня дебиторской задолженности на отчетную дату.
     

    VIII. Мероприятия, направленные на предупреждение образования
    дебиторской задолженности

34. Росархив, казенные учреждения, бюджетные учреждения при заключении государственных контрактов (договоров) предусматривают дополнительные требования об обязательности включения в условия государственных контрактов (договоров) обеспечительных мер, направленных на недопущение роста просроченной дебиторской задолженности (своевременного взыскания выплаченных авансов за счет обеспечений, предоставленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).

35. В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Росархивом, казенными учреждениями, бюджетными учреждениями не включаются условия об авансовом платеже при заключении государственных контрактов (договоров) для осуществления отдельных закупок товаров, работ и услуг.