Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов

Создание страхового фонда уникальных
и особо ценных документов и фонда пользования 

За прошедшее трехлетие страховые копии созданы на более чем 129,3 тыс. ед.хр. Объем страхового фонда составляет 623,5 млн. кадров, отснятых с 5,5 млн. ед.хр. документов всех видов.

Страховые копии имеют 46% учтенных особо ценных документов (что на 1% больше данных предыдущей паспортизации), в том числе:

• 44% особо ценных документов на бумажной основе;

• 16% особо ценных кинодокументов;

• 52% особо ценных фонодокументов.

Количество фотодокументов, имеющих страховые копии, на 34% превышает объем выявленных и учтенных особо ценных фотодокументов.

В федеральных архивах скопировано 33% особо ценных документов.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации этот показатель почти в 2,8 раза превышает федеральный уровень и составляет 94%, что соответствует аналогичному показателю 2010 г.

На федеральном уровне во всех архивах, кроме РГИА ДВ, организовано создание страхового фонда.

В регионах страховые копии документов на бумажной основе учтены в паспортах государственных архивов 39 (48%) субъектов Российской Федерации. С 2010 г. эта работа впервые начата в госархивах Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов.

В части фотодокументов страховое копирование ведется в государственных архивах 59 (72%) субъектов Российской Федерации, что соответствует данным предыдущей паспортизации.

Страховые копии на кинодокументы создаются в госархивах Республики Карелия, Тамбовской и Кировской областей.

Государственные архивы 7 регионов (8%) (республики Адыгея, Ингушетия, Карачаево-Черкесская, Хакасия, Чеченская, Магаданская область, Чукотский автономный округ) не имеют страховых копий на хранящиеся у них документы.

Страховой фонд должен изготавливаться в комплекте с фондом пользования. За последние три года произошел рост количества ед.хр., имеющих фонд пользования, (увеличение на 7%) и в целом по Российской Федерации этот показатель составляет 90%.

В комплекте с фондом пользования страховой фонд создается:

• на документы на бумажной основе – во всех федеральных архивах и государственных архивах 13 (16%) регионов (республики Мордовия, Татарстан, Алтайский край, Калужская, Кемеровская, Мурманская, Псковская, Тульская, Ярославская области, Еврейская автономная область, Ханты-Мансийский и Ямало-Ненецкий автономные округа, г. Москва), ведущих страховое копирование документов;

• на фотодокументы – в государственных архивах 39 (48%) регионов Российской Федерации;

• на кинодокументы – в Республике Карелия, Тамбовской и Кировской областях;

• на фонодокументы – в Пермском крае, Вологодской, Свердловской, Тамбовской областях, г. Москве;

• на видеодокументы – в Пермском крае, Омской области.

В муниципальных архивах страховое копирование управленческой документации ведется в Удмуртской Республике, Краснодарском, Красноярском, Пермском краях, Ивановской, Липецкой, Самарской, Челябинской областях; фотодокументов – в Удмуртской Республике, Краснодарском, Пермском краях, Ивановской области.

В муниципальных архивах Удмуртской Республики, Красноярского края, Самарской области и Миасском городском архиве Челябинской области страховые копии изготавливаются в комплекте с фондом пользования.

Работа по созданию страхового фонда ведется и в государственных музеях и библиотеках, уровень страхового копирования документов от числа учтенных особо ценных ед.хр. составляет около 20%, что соответствует данным предыдущей паспортизации.

В научных учреждениях РАН страховые копии имеют 33% документов, отнесенных к категории особо ценных, при этом в Архиве РАН на весь объем скопированных для страхового фонда дел создан и фонд пользования.
 

Создание справочно-поисковых средств
(научно-справочного аппарата) к архивным документам

Систему научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов составляют почти 1,5 тыс. справочных изданий, свыше 1,7 млн. описей, более 2,1 тыс. баз данных о составе и содержании документов, а также систематические и другие каталоги и картотеки объемом почти 75,0 млн. карточек.

За отчетный период количество изданных справочников увеличилось на 6%.

Федеральными архивами организована подготовка и издание 37 справочников.

Количество справочников, изданных в субъектах Российской Федерации, увеличилось на 100. Впервые изданы справочники по фондам госархивов республик Тыва, Хакасия, Ханты-Мансийского автономного округа, справочники по административно-территориальному делению Республики Ингушетия, Белгородской, Кировской, Ленинградской, Самарской, Тамбовской областей, справочники по истории госучреждений республик Дагестан, Северная Осетия (Алания), а также справочники «других типов» в госархивах Республики Ингушетия, Ставропольского края, Пензенской, Рязанской областей.

Из года в год растет число справочников по фондам муниципальных архивов. За отчетный период количество таких справочников увеличилось на 62%. В числе изданных – справочники по документам муниципальных архивов Красноярского, Пермского краев, Новосибирской, Свердловской, Тверской областей, Ямало-Ненец-кого автономного округа. Впервые изданы справочники по документам муниципальных архивов в Архангельской, Калужской, Курской, Нижегородской, Орловской областей, г.Москвы.

Базовым элементом системы НСА являются описи, количество которых по сравнению с данными предыдущей паспортизации увеличилось на 4%. С 63% до 67% возросло количество описей, имеющихся в нормативном количестве экземпляров. При этом по федеральным архивам этот показатель составляет 62%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 54%, по муниципальным архивам – 90% (рост соответственно на 3%, 4%, 2%).

Полный комплект описей на все виды документации имеется только в филиале РГАНТД в г. Самаре и архивах 7 регионов (республики Адыгея, Ингушетия, Калмыкия, Алтайский, Хабаровский края, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ).

В ГА РФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАНИ, архивах еще 10 регионов (республики Башкортостан, Коми, Хакасия, Приморский край, Амурская, Владимирская, Калининградская, Кемеровская, Курская, Мурманская области) этот показатель составляет от 90% до 99%.

В РГИА, РГАДА, РГВИА, РГИА ДВ, РГВА и государственных архивах 34 (41%) регионов комплектность описей ниже среднеотраслевого уровня. В госархивах Краснодарского края, Архангельской, Волгоградской, Калужской, Костромской, Курганской, Рязанской, Тульской областей комплектность описей составляет от 8% до 20%. Все еще низки эти показатели в архивах республик Алтай, Бурятия, Дагестан, Марий Эл, Саха (Якутия), Северная Осетия (Алания), Чувашской, Брянской, Вологодской, Воронежской, Кировской, Магаданской, Новгородской, Орловской, Пензенской, Ростовской, Самарской, Ярославской областей (от 21% до 40%).

В государственных музеях и библиотеках 45% описей составлены в нормативном количестве экземпляров. Комплектность описей в архивах учреждений РАН – 50%.

Уровень тематической разработки документов на бумажной основе составляет 8% дел, кинодокументов – 81%, фотодокументов – 79%, фонодокументов – 73%.

В федеральных архивах тематически разработано 22% дел, в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 7%, в муниципальных архивах – 1,5%.

В 54 (66%) регионах тематическая разработка фондов ведется в архивах муниципального звена. Тематическую разработку кинодокументов продолжают в муниципальных архивах Красноярского, Пермского краев, Свердловской, Челябинской областей. Каталогизация фонодокументов проводится в муниципальных архивах Красноярского, Пермского краев, Оренбургской, Свердловской, Тверской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа. Тематическую разработку видеодокументов продолжают в архивах Удмуртской Республики, Краснодарского, Приморского, Пермского, Хабаровского краев, Оренбургской, Самарской, Свердловской, Тверской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. К этой работе приступили в муниципальных архивах Красноярского края.

Общее количество составленных для каталогов карточек в архивах всех уровней увеличилось почти на 1,1 млн. (1,4%) и составляет, как было указано выше, почти 75,0 млн. карточек, 99% которых организованы в систематические и другие каталоги и картотеки.

Все большее место в системе НСА архивов занимают электронные справочники.

По данным паспортов в федеральных архивах ведется 120 БД, информационный объем которых увеличился более чем в 2 раза по сравнению с данными предыдущей паспортизации.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации число БД возросло с 843 до 951 (11%), а их информационный объем – почти в 7 раз.

Наибольшее количество БД создано в государственных архивах Тульской области (118), Республике Башкортостан (37), Омской (62), Тамбовской (33), Смоленской (32) областей.

Создание архивных справочников на основе информационных технологий ведется в муниципальных архивах 35 (43%) регионов. За последние три года приступили к внедрению информационных технологий в муниципальных архивах республик Башкортостан, Северная Осетия (Алания), Хакасия, Волгоградской, Калужской, Нижегородской областей, г. Москвы. Значительно увеличилось количество БД в муниципальных архивах Удмуртской Республики (с 43 до 70), Иркутской (с 22 до 77), Курской (с 1 до 14), Московской (со 120 до 264), Тамбовской (с 4 до 33), Тюменской (с 47 до 54) областей.

По данным паспортизации в научно-справочных библиотеках архивов сосредоточено более 5,3 млн. единиц печатной продукции, что на 246,2 тыс. единиц (4,6%) превышает данные трехлетней давности. В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры – 62%.

Систему научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в государственных музеях и библиотеках, составляют 565 справочников различных типов, более 22,0 тыс. описей, каталоги объемом 3,6 млн. карточек и 121 БД. Уровень тематической разработки документов на бумажной основе – 30%. В каталоги включено 71% составленных карточек.

По документам, находящимся на хранении в учреждениях Российской академии наук, издано 137 справочников (при этом 31 из них – непосредственно Архивом РАН), составлено более 7,6 тыс. описей, в каталоги общим объемом свыше 735,4 тыс. карточек включена информация о более чем 587,8 тыс. дел.
 

Условия хранения документов

Государственные и муниципальные архивы занимают 3.251 здание и помещение, лишь 213 (7%) из которых – специально построенные. По федеральным архивам здания этой категории составляют 80%, по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 41%. Из почти 2,9 тыс. зданий и помещений муниципальных архивов специально построено 39 зданий в 14 субъектах Российской Федерации.

За истекшие три года введены в эксплуатацию:

• на федеральном уровне – лабораторный корпус ЦХСФ, комплекс архивохранилищ РГАЭ в поселке Вороново;

• в субъектах Российской Федерации – здания государственных архивов Калининградской, Смоленской, Томской областей, пристройки к зданию госархива Красноярского края, корпус лаборатории микрофильмирования государственного архива историко-политических документов Московской области (г. Пушкино Московской области).

Завершена реконструкция зданий государственных архивов республик Тыва, Чувашской, Пермского края, Ивановской, Ленинградской в г. Выборге областей.

За прошедшие три года были специально построены здания для Железнодорожного, Одинцовского и Щелковского муниципальных архивов Московской области.

Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 213,3 тыс. пог.м, что на 5% ниже динамики роста этого показателя по итогам предыдущей паспортизации и составляет почти 4,4 тыс. км.

По федеральным архивам увеличение за 3 года составило 65,2 тыс. пог.м (9%) (ГА РФ, РГВИА, РГАВМФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГИА ДВ, РГАФД, РГАКФД), по государственным архивам субъектов Российской Федерации – 81,3 тыс. пог.м (3%), по муниципальным архивам – 66,7 тыс. пог.м (5%).

89% стеллажей в государственных и муниципальных архивах России – металлические. По сравнению с данными предыдущей паспортизации этот показатель вырос на 2% (за предыдущее трехлетие – на 3%). За период с 2010 г. полностью заменили деревянные и смешанные стеллажи на металлические в госархивах Удмуртской Республики, Владимирской, Смоленской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа. 9 федеральных архивов (56%) (РГИА, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ, РГИА ДВ, РГАНТД, филиал РГАНТД в г. Самаре, РГАФД, ЦХСФ) и государственные архивы 41 региона (50%) оснащены только металлическими стеллажами.

На муниципальном уровне эта проблема решена полностью только в 4 регионах – Ставропольском крае, Воронежской, Ярославской областях и Ханты-Мансийском автономном округе.

В государственных архивах республик Кабардино-Балкарской, Карачаево-Черкесской и в муниципальных архивах 26 регионов (республики Алтай, Бурятия, Кабардино-Балкарская, Карачаево-Черкесская, Карелия, Коми, Саха (Якутия), Татарстан, Чувашская, Хабаровский край, Амурская, Архангельская, Брянская, Владимирская, Калужская, Кемеровская, Курская, Мурманская, Новгородская, Орловская, Ростовская, Самарская, Тамбовская, Тверская, Тульская, Ульяновская области) продолжает иметь место практика установки деревянных стеллажей.

Некоторые позитивные сдвиги наметились в обеспеченности архивов площадями. Если по данным предыдущей паспортизации полностью были загружены государственные архивы 62% регионов, то спустя три года их число сократилось до 58%. В 11 регионах (увеличение на 8%) (Республика Ингушетия, Забайкальский, Хабаровский края, Калининградская, Ленинградская, Московская, Псковская, Омская, Сахалинская, Еврейская автономная области, Ханты-Мансийский автономный округ) для приема документов может быть использовано более 30% площадей.

Менее 80% загружены государственные архивы республик Коми, Тыва, Удмуртской, Красноярского, Пермского краев, Курганской, Оренбургской, Псковской, Челябинской областей, Чукотского автономного округа, г. Москвы.

В федеральных архивах показатель средней загруженности снизился с 95% до 89%.

Однако проблема «архивной полки» продолжает сохранять свою остроту.

Исчерпали резервы площадей государственные архивы республик Башкортостан, Карелия, Карачаево-Черкесской, Саха (Якутия),Татарстан, Хакасия, Приморского края, Амурской, Архангельской, Курской, Липецкой, Орловской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Тверской, Тульской, Ульяновской областей, г. Санкт-Петербурга. Более чем на 90% загружены государственные архивы республик Адыгея, Бурятия, Дагестан, Кабардино-Балкарской, Калмыкия, Марий Эл, Мордовия, Северная Осетия (Алания), Чувашской, Алтайского, Краснодарского краев, Астраханской, Брянской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, Иркутской, Калужской, Камчатской, Кемеровской, Кировской, Магаданской, Нижегородской, Новгородской, Новосибирской, Саратовской, Смоленской, Тамбовской областей, Ямало-Ненецкого автономного округа.

На федеральном уровне загружены на 100% комплектующиеся ГА РФ и РГАФД.

В муниципальных архивах ситуация с обеспеченностью площадями осталась на прежнем уровне. В более чем 62% регионов их загруженность составляет от 45% до 90%. Количество регионов, в которых муниципальные архивы имеют достаточный резерв для комплектования, по сравнению с данными предыдущей паспортизации не изменилось (6%). 

Состояние работы по оснащению архивов системами безопасности характеризуется следующими данными.

Государственные архивы 56 регионов (68%) полностью оснащены охранно-пожарной сигнализацией. В 2010 г. этот показатель составлял 58%. За минувшее трехлетие завершена установка таких систем в государственных архивах республик Бурятия, Ингушетия, Чукотского автономного округа, г. Санкт-Петербурга, охранной сигнализации – в Чувашской Республике, Забайкальском, Приморском краях, Волгоградской, Самарской, Смоленской, Томской областях, пожарной сигнализации – в Республике Коми, Астраханской, Брянской, Ленинградской, Нижегородской, Оренбургской областях.

Не оборудованы охранной сигнализацией государственные архивы Республики Северная Осетия (Алания) и Астраханской области. В 26 регионах не все государственные архивы оснащены охранно-пожарной сигнализацией (ОПС). В государственных архивах 6 регионов оснащенность ОПС составляет 50% и менее (Республика Тыва, Брянская, Ивановская, Смоленская, Тульская, Челябинская области). Снизился уровень безопасности госархивов Республики Тыва, Астраханской, Воронежской, Курганской, Ростовской, Смоленской, Тамбовской, Тульской областей, а также республик Карачаево-Черкесской, Марий Эл, Татарстан, Ивановской, Новгородской областей, которые, по данным паспортизации 2010 г., были полностью оснащены ОПС.

В части муниципальных архивов только в 4 регионах (Республика Адыгея, Ставропольский край, Самарская область, г. Москва) все муниципальные архивы оснащены охранной и пожарной сигнализацией.

В 48 регионах этот показатель составляет от 50% до 90%. Свыше 90% муниципальных архивов в Забайкальском, Краснодарском, Хабаровском краях, Новосибирской, Ростовской, Тюменской областях, Чукотском автономном округе оснащены ОПС.

Уровень безопасности архивов этого звена в республиках Башкортостан, Чувашской, Ивановской, Тульской, Челябинской, Еврейской автономной областях, Ямало-Ненецком и Чукотском автономных округах снизился на 5%–25%, как правило, в связи с выходом из строя применяемых защитных систем. В 19 регионах (23%) уровень оснащения техническими средствами защиты муниципальных архивов составляет менее 50%. Наиболее низкие показатели (от 8% до 30%) характерны для муниципальных архивов республик Карачаево-Черкесской, Мордовия, Северная Осетия (Алания), Калужской, Магаданской, Орловской, Рязанской, Сахалинской областей. Не оснащены системами безопасности муниципальные архивы Республики Ингушетия.

Состояние работы по картонированию документов характеризуется следующими данными:

• в федеральных архивах закартонировано 97% документов, что соответствует данным предыдущей паспортизации;

• в государственных архивах субъектов Российской Федерации этот показатель увеличился на 1% и составляет 71%;

• в муниципальных архивах – на 6% и составляет 59%.

Средний показатель по архивам всех уровней – 72% (увеличение на 1%).

В 7 федеральных архивах (РГИА, РГВИА, РГАВМФ, РГАНИ, РГАСПИ, РГАФД, РГАКФД), государственных архивах Республики Тыва и муниципальных архивах Воронежской, Тульской областей, г.Москвы закартонированы все документы. Наиболее низкие показатели обеспеченности первичными средствами хранения характерны для государственных архивов Республики Карелия, Приморского края, Кировской, Новгородской, Орловской, Челябинской областей, Ханты-Мансийского, Ямало-Ненецкого автономных округов (до 40%), муниципальных архивов республик Мордовия, Чеченской, Камчатской, Кировской, Курской, Новгородской, Орловской, Рязанской, Смоленской, Тверской, Ульяновской, Челябинской, Ярославской областей (до 20%).

Приложения:

1 – динамика роста объема документов, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и мунициальных архивах, за период с 2004 г.;

2 – структура состава документации на бумажной основе, хранящейся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, на 01.01.2013;

3 – динамика изменения объемов управленческой документации, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2004 г.;

4 – динамика изменения объемов документов по личному составу, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2004 г.;

5 – динамика изменения объемов научно-технической документации, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2004 г.;

6 – динамика изменения объемов документов личного происхождения, хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, за период с 2004 г.;

7 – динамика изменения объемов документов на бумажной основе, не включенных в описи.

Отдел обеспечения сохранности
и государственного учета

[1] Паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010.

[2] Далее – документов.