Справка о перемещении РГАНИ в здание на Софийской набережной, дом 34, стр. 1

В рамках выполнения поручения Президента Российской Федерации от 17 августа 2010 года № Пр-2387 о перемещении из комплекса зданий на Старой площади организаций, функции которых непосредственно не связаны с обеспечением деятельности Президента Российской Федерации, ФКУ «Российский государственный архив новейшей истории» (РГАНИ) осуществил перемещение фондов и структурных подразделений в новое здание по адресу: Софийская набережная, дом 34, стр. 1.

Работа по подготовке к перемещению РГАНИ проводилась в соответствии с Планом мероприятий по подготовке к переезду в здание на Софийской набережной, в ходе реализации которого осуществлена инвентаризация имущества архива, разработан план размещения хранилищ и сотрудников в рабочих кабинетах нового здания, проведены расчеты необходимого количества офисной мебели, специализированного оборудования для обеспечения работы архива в новых условиях и т.д.

При активной помощи Федерального архивного агентства (далее – Росархив) решались финансовые вопросы, подготовка конкурсной и аукционной документации по закупке архивных коробок, офисной мебели, перемещению архивных документов.

Руководителем Росархива А.Н. Артизовым утвержден подготовленный план-график перемещения архива, выполнение мероприятий которого строго контролировалось. Итоги проделанной работы и задачи, направленные на своевременное завершение переезда, еженедельно обсуждались на рабочих совещаниях РГАНИ.

Важным этапом в организации этой работы стало обсуждение в июне 2016 года на коллегии Росархива вопроса о ходе подготовки РГАНИ к перемещению на Софийскую набережную.

Руководство архива регулярно посещало новое здание, контролировало ход готовности помещений, предназначенных для архивохранилищ и рабочих кабинетов.

Осуществлялся постоянный контакт с представителями Управления делами Президента РФ, руководством и специалистами ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти», Дирекции по эксплуатации комплекса «Старая площадь» по вопросам подготовки площадей для приема архивных фондов, оборудования помещений архивохранилищ системами безопасности и современным специализированным стеллажным оборудованием и размещения сотрудников РГАНИ. В адрес вышеназванных организаций направлено 26 писем по указанным проблемам.

Представители архива приняли участие в 24 совещаниях, организованных Управлением делами Президента РФ, по вопросам досрочного освобождения здания по Никольскому переулку и переезда архива. Проведено 58 рабочих встреч с представителями ФГБУ «Управления по эксплуатации зданий высших органов власти», подрядных организаций, фирм, выигравших тендеры по перемещению фондов РГАНИ, закупке архивных коробок, офисной мебели и т.д.

В ходе подготовки к переезду выполнен один из самых трудоемких видов работ – картонирование архивных дел, ранее хранившихся в металлических шкафах (контейнерах). В этих целях приказом директора архива были сформированы рабочие группы из сотрудников всех структурных подразделений, закрепленные за хранилищами. Работа осуществлялась в три смены с ежедневным подведением итогов и представлением информации в Росархив. Сотрудники архива успешно справились с этой задачей, несмотря на ряд сложностей, возникших в ходе работ по картонированию архивных документов. В частности, из-за небольших размеров площадей помещений хранилищ, наличия в них металлических шкафов на первом этапе работ возникали проблемы с размещением архивные коробок в соответствии с постеллажными топографическими указателями. Только после вывоза контейнеров из хранилищ при содействии рабочих из технических служб Управления делами Президента РФ архивные коробки стали размещаться в помещениях хранилищ в установленном порядке.

Картонирование дел проводилось одновременно в 4–5 хранилищах. В целях оперативного контроля за ходом выполнения работ составлялись ежедневные сводки о количестве архивных коробов и закартонированных дел по каждому хранилищу и итоговые по архиву, а также их штрихкодировании представителями фирмы-перевозчика.

Проведена большая работа с представителями ООО «7 полок» по подбору, изготовлению и размещению специализированного стеллажного оборудования для хранения фондов РГАНИ. В помещениях архивохранилищ установлены подвижные металлические стеллажи типа «Компактус» и специальные мобильные сейфы с повышенным уровнем защиты и индивидуальными замками, которые впервые применяются в практике архивного хранения, для документов на бумажной основе, передвижные металлические шкафы для хранения страхового фонда и фонда пользования, картотек НСА к документам, а также специальное оборудование для музейных предметов.

Архивом проведена большая работа по утилизации выделенных к уничтожению в процессе экспертизы ценности и упорядочения документов, не подлежащих постоянному хранению.

Состоялись рабочие встречи с фирмами по перевозке документов, на которых обсуждались вопросы финансирования, организации перевозки фондов, оборудования, упаковки архивных коробов и картотек. В итоге проведенного конкурса государственный контракт был заключен с ЗАО «Тэлос-Консалтинг».

В целях обеспечения сохранности документов весь процесс транспортировки (погрузка-разгрузка) архивных фондов, размещение их в новых помещениях хранилищ постоянно находились под строгим контролем руководства архива, заведующих хранилищами.

Переезд РГАНИ, включая перемещение архивных фондов и оборудования в новые помещения, происходил в три этапа.

Первый государственный контракт с ЗАО «Тэлос-Консалтинг» на оказание услуг, связанных с переездом архива, был заключен 5 сентября 2016 года. В ходе реализации государственного контракта перемещены архивные документы, НСА, музейные предметы, делопроизводственная документация и оборудование (металлические сейфы, читальные аппараты, компьютерная и сканирующая техника) из хранилищ и служебных помещений, расположенных в здании по Никольскому переулку, д. 3, в хранилища и служебные помещения, расположенные на 5–7 этажах здания на Софийской набережной, д. 34, строение 1.

Оказание услуг по перемещению РГАНИ в соответствии с государственным контрактом осуществлялось в 3 этапа и завершено 15 декабря 2016 года.

Первый этап – подготовительный (составление и согласование списков сотрудников исполнителя и автотранспорта, составление плана-графика оказания услуг, инструктаж и обучение персонала, погрузка/разгрузка расходных материалов, оборудования и инструментов).

Второй этап – перемещение архивных документов, НСА, музейных предметов, делопроизводственной документации и оборудования.

Третий этап – проведение работ по штрихкодированию, формированию электронного реестра перемещаемых архивных документов, делопроизводственной документации, оборудования и иного имущества.

Перемещение осуществлялось по принципу «от полки до полки», архивные документы, делопроизводственная документация, музейные предметы и оборудование перемещались из хранилищ и служебных помещений РГАНИ из здания по Никольскому переулку, на заранее указанные места размещения в хранилищах и служебных помещениях, расположенных на 5–7 этажах Софийской набережной.

Все этапы государственного контракта от 5 сентября 2016 года выполнены в срок, замечаний к исполнителю не было.

По второму государственному контракту от 17 апреля 2017 года также с ЗАО «Тэлос-Консалтинг» осуществлялось перемещение архивных документов, НСА, печатных изданий и делопроизводственной документации РГАНИ из хранилищ и служебных помещений, расположенных в зданиях по ул. Ильинка, д. 12, д. 8 стр. 2, д. 8 стр. 4 и по ул. Вильгельма Пика.

Перемещение проходило в два этапа и выполнено в сроки, установленные контрактом.

В итоге в хранилища нового здания на Софийской набережной были перемещены архивные документы РГАНИ объемом более 1 млн. ед. хр., в том числе документы на бумажной основе, страховой фонд и фонд пользования, кино- и фонодокументы, музейные предметы, картотеки НСА к документам. Был перебазирован огромный массив отчетных карточек на партийные билеты образца 1973 года объемом около 28 млн. карточек.

По третьему государственному контракту – с ООО «Деликатный переезд» – осуществлялось перемещение имущества РГАНИ (читальных аппаратов, компьютерной и сканирующей техники, принтеров, многофункциональных устройств (МФУ), холодильного оборудования и т.д. из рабочих кабинетов и служебных помещений).

Все работы осуществлены организовано в течение 5 дней и завершились 20 июля 2017 года.

Следует отметить, что коллектив РГАНИ успешно справился с задачей по перемещению архивных фондов в здание на Софийской набережной в июле текущего года.

В этой работе активно участвовали практически все сотрудники архива, что позволило многим из них иначе посмотреть на работу архива в целом, приобрести новые профессиональные навыки, способствующие пониманию трудоемкой работы по обеспечения сохранности архивных документов.

Осуществив перемещение архивных фондов на Софийскую набережную, РГАНИ приступил к сплошной проверке наличия и состояния дел.

В настоящее время проводится проверка наличия всего комплекса перемещенных документов на бумажной основе, аудиовизуальных, страхового фонда и фонда пользования, НСА, картотек и музейных предметов. По результатам проверки наличия в установленном порядке оформляются акты.

В 2018 году РГАНИ предстоит переместить в новое здание архивные документы из загородного хранилища, расположенного в г. Чехове Московской области, что позволит сконцентрировать все фонды архива на Софийской набережной, д. 34, строение 1.

ФКУ «Российский государственный архив новейшей истории»