Решение Коллегии Росархива от 31 января 2014 г. «О результатах комплексной проверки Российского государственного архива фонодокументов»

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

31 января 2014 г.

О результатах комплексной проверки Российского государственного архива фонодокументов

Коллегия Федерального архивного агентства по итогам обсуждения результатов комплексной проверки Российского государственного архива фонодокументов (РГАФД) констатирует, что, несмотря на определенную работу, проводимую по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию этого вида документов Архивного фонда Российской Федерации, в своей деятельности архив испытывает существенные трудности, обусловленные рядом объективных и субъективных обстоятельств.

Наиболее важным из них является невозможность в полной мере обеспечить в занимаемых архивом помещениях здания постройки XVII–XIX вв., отнесенного к охраняемым памятникам истории и культуры, оптимальные условия хранения фонодокументов, физические носители которых гораздо менее стабильны, чем бумага. По этой причине задерживается до завершения всех ремонтно-реставрационных работ на объекте создание современной информационно-коммуникационной инфраструктуры, крайне необходимой РГАФД, поскольку в настоящее время практически вся аудиопродукция создается и обращается в электронном виде.

Эта ситуация усугубляется нехваткой у архива площадей под хранилища, вследствие чего загруженность имеющихся значительно превышает нормативные требования, составляя 120 %.

Недостаточная оснащенность архива специальной, в том числе снятой с производства, аппаратурой для работы с фонодокументами ограничивает объемы выполняемых консервационно-профилактических работ и оцифровки, снижает эффективность предоставляемых государственных услуг по информационному обеспечению и организации доступа пользователей к своему собранию.

Часть проблем, осложняющих работу РГАФД, прежде всего, в части методического обеспечения работы с фонодокументами на электронных носителях (их комплектность, отличие оригинала от копии, порядок комплектования непосредственно через сеть Интернет и т.п.), требует серьезного изучения и принятия научно обоснованных решений на общеотраслевом уровне, с последующим распространением выработанных подходов во всех архивных учреждениях, хранящих аудиовизуальные документы.

Многие отмеченные в ходе комплексной проверки недостатки вызваны также несовершенством структуры архива, плохой постановкой организационной работы, ослаблением контроля за соблюдением производственной, исполнительской и финансовой дисциплины, «самоизоляцией» при решении возникающих в связи с повсеместным переходом на цифровые носители информации методических вопросов работы с фонодокументами. Эти и некоторые другие причины не позволяют архиву при наличии квалифицированных кадров добиться существенного повышения эффективности и результативности своей основной деятельности, что затрудняет достижение целевых показателей (индикаторов), установленных Планом мероприятий («дорожной картой») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утвержденным приказом Росархива от 25.03.2013 № 21.

Вместе с тем, существующие недостатки и недочеты в работе РГАФД не могут перечеркнуть позитивные моменты в деятельности архива, которые, безусловно, имеются. Так, в частности, хотя и с очевидными трудностями, продолжается комплектование РГАФД профильными документами, в целом обеспечивается сохранность архивных фондов, начал успешно функционировать собственный Интернет-сайт, ведется частичный перевод научно-справочного аппарата к документам архива в электронный вид и его представление в режиме удаленного доступа, внедряются прогрессивные формы обслуживания пользователей в читальном зале.

Все это свидетельствует о наличии у архива внутренних резервов роста, которые могут и должны быть активизированы, обеспечив в среднесрочной перспективе при поддержке Росархива модернизацию всех направлений его деятельности.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

1. Принять к сведению информации Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) и РГАФД (В.А. Коляда) о результатах комплексной проверки Российского государственного архива фонодокументов (справка прилагается).

2. РГАФД (В.А. Коляда):

   2.1. разработать с учетом прилагаемых к справке рекомендаций проверочной комиссии и представить на согласование в Росархив в срок до 15 марта с. г. проект плана мероприятий по устранению недостатков в деятельности архива, выявленных по итогам комплексной проверки;

   2.2. проинформировать в первом полугодии 2015 г. коллегию Росархива о ходе его выполнения.

   2.3. подготовить и в установленном порядке направить заявки на финансирование в рамках ФЦП «Культура России (2012 – 2018 годы)» работ по миграции ведущихся в РГАФД баз данных (электронного каталога) на современную программно-аппаратную платформу, позволяющую в дальнейшем разместить их в свободном доступе на Интернет-сайте архива, и переводу не имеющих копий тонфильмов, шоринофонов и «говорящей бумаги» на более современные носители, а также дооснащения РГАФД оборудованием для перевода фонодокументов на пленочных носителях в цифровой формат, системой хранения цифрового контента емкостью не менее 20 Тб, лицензионным ПО, прежде всего антивирусным, и магнитофонами.

3. Управлению организации архивных услуг (А.В. Юрасов) при участии РГАФД, РГАКФД, РГАНТД и ВНИИДАД провести углубленное изучение возможности использования в долгосрочной перспективе фонодокументов на устаревших носителях (восковых валиков, тонфильмов, шоринофонов), имеющих копии, и в срок до 1 августа с.г. подготовить согласованные предложения о целесообразности их дальнейшего хранения для рассмотрения на ЦЭПК Росархива до конца 2014 г.

4. Рабочей группе по текущему управлению ФЦП «Культура России (2012 – 2018 годы)» (О.В. Наумов) при формировании проектов организационно-финансового плана ее реализации в части мероприятий Росархива на 2015 г. и последующие годы рассмотреть возможность включения в них:

   4.1. проведения комплекса научно-исследовательских работ, предусматривающих подготовку рекомендаций по хранению, комплектованию, учету и использованию аудиовизуальных документов на электронных носителях (с переходом на 2016–2017 гг.);

   4.2. разработки методических рекомендаций по комплексному приему в государственные и муниципальные архивы личных фондов на разных, в том числе непрофильных, носителях, а также музейных предметов.

5. Управлению организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) продолжить мониторинг штатной обеспеченности федеральных архивов и в срок до 1 мая с. г. подготовить на его основе очередные предложения по перераспределению штатных единиц между ними.

6. Директорам федеральных архивов:

   6.1. активнее привлекать РГАФД к участию в подготовке историко-документальных выставок, проводимых в соответствии с Планами выставочной деятельности, и реализации интернет-проектов по актуальной исторической тематике;

   6.2. усилить контроль за реализацией планов мероприятий по повышению эффективности деятельности возглавляемых учреждений, разработанных во исполнение приказа Росархива от 26.03.2013 № 22.

7. Контроль за выполнением настоящего решения оставляю за собой.