Решение Коллегии Росархива от 21 ноября 2013 г. «Об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013»

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

21 ноября 2013 г.

Об итогах паспортизации федеральных архивов
по состоянию на 01.01.2013 г.

Коллегия Росархива рассмотрела результаты паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013 и отмечает, что за прошедшие 3 года со времени предыдущей паспортизации федеральными архивами достигнуты значительные положительные результаты в области пополнения и сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации, создания научно-справочного аппарата к ним.

Объем документов, находящихся на хранении, увеличился почти на 459,3 тыс. ед. хр. и составляет свыше 43,0 млн. ед. хр. на различных носителях.

Изготовлено свыше 4,6 млн. кадров страховых копий уникальных и особо ценных документов и копий фонда пользования, а общий объем страхового фонда насчитывает 368,7 млн. кадров.

Показатель средней загруженности федеральных архивов снизился с 95% до 89%. Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 65,0 тыс. пог. м.

С 89% до 92% возрос объем площадей, оборудованных современной пожарной сигнализацией.

Не было допущено ни одного факта неисправимого повреждения документов.

Объем баз данных о составе и содержании документов увеличился более чем в 2 раза.

Особенно заметны позитивные изменения в состоянии архивного дела на федеральном уровне в сравнении с показателями паспортизации девятилетней давности, что нашло отражение в прилагаемой справке.

Вместе с тем, анализ результатов паспортизации свидетельствует о наличии комплекса нерешенных вопросов, известных ранее и сравнительно новых.

По-прежнему актуальной остается проблема «архивной полки». Загружен почти на 100% комплектующийся ГА РФ. Этот показатель в РГАНТД составляет 90%, в РГАЛИ – 92%.

Нуждается в дальнейшем развитии техническая укрепленность федеральных архивов, повышение их пожарной безопасности.

В сферу обеспечения сохранности документов более активно должны внедряться информационные технологии. Остается открытым вопрос об организации изготовления электронного фонда пользования одновременно со страховым фондом.

Увеличилось количество ед. хр., не включенных в описи.

Не определен статус описей в электронном формате, что могло бы решить проблему их экземплярности.

В федеральных архивах хранится почти 88,0 млн. кадров микроформ на правах подлинников, однако методически работа с этим комплексом не обеспечена.

В ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ остаются на хранении значительные объемы страховых копий, подлежащих передаче в ЦХСФ.

Продолжают иметь место ошибки при составлении паспортов. Состав их показателей нуждается в корректировке, прежде всего в части отражения в паспорте всех видов документации, поступающей на хранение, современного состояния системы НСА к архивным фондам в условиях внедрения информационных технологий.

Устарел и не соответствует требованиям времени Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с которым проведена паспортизация.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

1. Одобрить результаты анализа  паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013; направить справку, подготовленную по ее итогам, федеральным архивам и разместить на сайте Росархива.

2. Директорам федеральных архивов рассмотреть итоги паспортизации на заседаниях дирекций с целью выработки организационно-методических решений, направленных на улучшение деятельности федеральных архивов, определения плановых заданий на 2014 г. и последующие годы.

3. Директорам ГА РФ (С.В. Мироненко), РГАСПИ (А.К. Сорокин), РГВА (В.Н. Кузеленков), РГАВМФ (С.В. Чернявский) активизировать работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда. О результатах доложить в отчете за 2014 г.

4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова):

   4.1. Совместно с отделом комплектования и документационного обеспечения управления (Т.А. Мещерина) организовать в I полугодии 2014 г. доработку проекта новой редакции Регламента государственного учета Архивного фонда Российской Федерации для направления его в установленном порядке в Минкультуры России с целью утверждения и последующей регистрации Минюстом России.

   4.2. Подготовить и направить в федеральные архивы в декабре т.г. информационно-методическое письмо по вопросам качества составления паспортов федеральных архивов.

   4.3. До 1 марта 2014 г. подготовить предложения для рассмотрения Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе по учету экземплярности описей в электронном формате.

5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.