Решение коллегии Росархива от 27.12.2022 «Об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2022»

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

27 декабря 2022 г.

Об итогах паспортизации федеральных архивов
по состоянию на 01.01.2022

Коллегия Росархива рассмотрела результаты паспортизации федеральных архивов и отмечает, что за федеральными архивами достигнуты положительные результаты в области пополнения и сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации, создания научно-справочного аппарата к ним.

Объем документов, находящихся на хранении в федеральных архивах, со времени предыдущей паспортизации на 01.01.2019 увеличился на 356,6 тыс. ед.хр. (0,8%) и составляет более 44,7 млн. ед.хр. на различных носителях.

Изготовлено свыше 5,5 млн. кадров страховых копий уникальных и особо ценных документов и копий фонда пользования, а общий объем страхового фонда насчитывает более 381,6 млн. кадров.

Общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 13,3 тыс. погонных метров, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок в федеральных архивах составляет 91%.

Общая площадь помещений, не оборудованных и требующих замены пожарной сигнализации, сократилась на более чем 11 тыс. кв.м (22%), а количество ед.хр., находящихся в таких хранилищах, уменьшилось на более чем 891,7 тыс. дел (10%).

С 52% на 01.01.2004 до 93% на 01.01.2022 возрос объем площадей, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности.

Информационный объем баз данных о составе и содержании документов за последние три года возрос более чем в 1,3 раза.

За последние восемнадцать лет на 8,2 млн. ед.хр. (33%) снизилось количество единиц хранения, находящихся в хранилищах, требующих замены охранной сигнализации.

Вместе с тем, анализ результатов паспортизации свидетельствует о наличии комплекса нерешенных вопросов, известных ранее и сравнительно новых.

По-прежнему актуальной остается проблема «архивной полки». Показатель средней загруженности федеральных архивов за три года остался на прежнем уровне 90%. Комплектующиеся ГА РФ и РГАВМФ по-прежнему загружены на 100%, в РГАЛИ этот показатель составляет 98%, в РГВА – 97%.

Нуждается в дальнейшем развитии техническая укрепленность федеральных архивов, повышение их пожарной безопасности и антитеррористической защищенности.

В сферу обеспечения сохранности документов, в первую очередь в организацию государственного учета архивных документов, более активно должны внедряться информационные технологии. Остается открытым вопрос об организации изготовления электронного фонда пользования одновременно со страховым фондом.

В ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ остаются на хранении значительные объемы страховых копий, подлежащих передаче в ЦХСФ.

Уменьшился на 1% и составляет 98% показатель описания документов в федеральных архивах.

Продолжают иметь место ошибки при составлении паспортов. Состав их показателей нуждается в корректировке, прежде всего в части отражения в паспорте всех видов документации, поступающей на хранение, современного состояния системы НСА к архивным фондам в условиях внедрения информационных технологий.

Коллегия РЕШИЛА:

Принять к сведению результаты анализа паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2022.
Директорам федеральных архивов:

2.1. рассмотреть итоги паспортизации на заседаниях дирекций в I кв. 2023 г. с целью выработки организационно-методических решений, направленных на улучшение деятельности федеральных архивов, определения плановых заданий на 2023 г. и последующие годы;

2.2. продолжить уточнение на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006) состава особо ценных документов федеральных архивов, ранее отнесенных к указанной категории;

2.3. обеспечить контроль за представлением в Росархив один раз в полугодие (до 1 июня, до 1 ноября) заявок с актуализированными сведениями и обоснованием цен для подготовки предложений по выделению бюджетных средств на финансовое обеспечение мероприятий по противопожарной безопасности и антитеррористической защищенности федеральных архивов.
Директору РГАНТД (М.А. Власова) в срок до 20 апреля 2023 г. проработать вопрос об организации изготовления электронного фонда пользования одновременно со страховым фондом.
Директорам ГА РФ (Л.А. Роговая), РГВИА (А.В. Приютов), РГАЛИ (О.А. Шашкова), РГАСПИ (П.П. Скороспелов), РГАНИ (И.А. Пермяков), РГАНТД (М.А. Власова), РГА в г. Самаре (А.Г. Сафонов), РГАФД (М.И. Смилянская), РГАКФД (Н.А. Калантарова) разработать в I кв. 2023 г. перспективные планы по описанию документов, принятых в неупорядоченном состоянии и поставленных на государственный учет.
Директорам ГА РФ (Л.А. Роговая), РГАСПИ (П.П. Скороспелов), РГВА (В.П. Тарасов), РГАВМФ (В.Г. Смирнов) активизировать работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микроформ страхового фонда. О результатах доложить в отчете за 2023 г.
Отделу обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина):

6.1. направить справку, подготовленную по итогам паспортизации, федеральным архивам, решение коллегии разместить на сайте Росархива;

6.2. совместно с отделом комплектования и делопроизводства (С.В. Тиханович) организовать в 2023 г. доработку проекта Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации с целью последующей регистрации Минюстом России.
Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова.