Об итогах мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 г.

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

27 марта 2013 г.

Об итогах мониторинга объемов документооборота
в федеральных органах исполнительной власти за 2011 г.

Информационное сообщение о заседании коллегии Росархива
(Москва, 27 марта 2013 г.)

Заслушав информацию директора ВНИИДАД М.В. Ларина «Об итогах мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 г.», коллегия отмечает, что проделана большая работа по выявлению и анализу объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти по основным, базовым показателям: группам объектов (федеральные министерства; федеральные службы, федеральные агентства) и документальным потокам (входящие, исходящие, внутренние). Полученные данные о документообороте за 2011 г. позволяют продолжить сравнительный анализ изменений объемов документооборота по документопотокам и сводных показателей, накопленных за период наблюдения с 2007 г.

Выявлена тенденция увеличения объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Так общий объем документооборота в 2011 г. (документы на бумажном носителе) по 49 федеральным органам исполнительной власти, включенным в анализ, увеличился на 5,03% по отношению к 2010 г. и составил более 6 166 тыс. документов (в 2010 г. – более 5 871 тыс. документов).

Объем документооборота по 31 федеральному органу исполнительной власти (устойчивая выборка для сравнительного анализа за период 2007–2011 гг.) возрос с 3 144 тыс. до 4 388 тыс. документов (увеличение на 39,57%).

Выявлена динамика объемов документооборота по отдельным документопотокам и группам корреспондентов. Сопоставимые данные (поступающие и отправляемые документы) по группам корреспондентов получены от 45 федеральных органов исполнительной власти. Их анализ свидетельствует о том, что, с одной стороны, наблюдается некоторое сокращение объемов документооборота при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти с вышестоящими органами (0,55%),  депутатами Государственной Думы и членами Федерального Собрания (29,21%), с другой – значительное увеличение объемов документооборота при взаимодействии с территориальными органами ФОИВ в субъектах Российской Федерации, подведомственными организациями (22,58%), а также во взаимодействии с гражданами (14,89%).

Анализ показывает, что сотрудники служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти пользуются различными, зачастую устаревшими методами регистрации документов и учета объемов документооборота. Это препятствует получению более глубокой и объективной информации о состоянии документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Методика, рекомендованная в свое время Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД), а затем Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), нуждается в развитии с учетом современных технологий создания документов, классификации и идентификации документов с применением информационных систем электронного документооборота.

Рост объемов документооборота ставит также вопрос о необходимости совершенствования работ в области стандартизации и унификации документов и оптимизации ОКУД, наделения Росархива соответствующими полномочиями в области управления документацией.

Коллегия решила:

1. Принять к сведению информацию директора ВНИИДАД М.В. Ларина «Об итогах мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 г.».

2. Директору ВНИИДАД (М.В. Ларин) продолжить работу по проведению мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти, обращая особое внимание на анализ причин и условий роста объемов документооборота.

3. Отделу комплектования и документационного обеспечения Росархива (Т.А. Мещерина) оказать ВНИИДАД организационную и консультативную помощь по вопросам взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти в процессе подготовки и проведения мониторинга объемов документооборота.

4. Директору ВНИИДАД (М.В. Ларин), Отделу комплектования и документационного обеспечения Росархива (Т.А. Мещерина) предусмотреть в планах НИОКР, осуществляемых по заказу Росархива, разработку современной методики учета документооборота в федеральных органах исполнительной власти.