Справка об опыте работы архивных учреждений Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

Государственные архивные учреждения Республики Беларусь последовательно осуществляют плановую работу по ведению и развитию учета, который является одним из важнейших направлений деятельности работы архивов, неотъемлемой составной частью обеспечения сохранности. Для решения данной задачи применяется комплексный подход, включающий правовое, организационное, научно-методическое обеспечение и укрепление материально-технической базы.

Согласно статье 22 нового Закона Республики Беларусь от 26 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон) все документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету (далее – госучет). В статье 23 Закона раскрыты содержание понятия и назначение Государственного фондового каталога (далее – ГФК).

Конкретизацию данные законодательные нормы получили в «Инструкции о порядке представления сведений о документах НАФ Республики Беларусь для включения их в Государственный фондовый каталог НАФ» (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125) и в дополнениях в «Правила работы государственных архивов Республики Беларусь» (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 142).

Предпосылкой автоматизации госучета явилось отнесение ГФК к информационным ресурсам государственного значения (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001 № 784). Таким образом, автоматизация госучета была признана приоритетным направлением в части информатизации архивного дела страны.

Серьезной задачей при создании системы автоматизированного госучета стало построение ее архитектуры. Проще говоря, необходимо было решить вопрос о том, как, где и в каком виде собирать и хранить данные. Уже был горький неудачный опыт автоматизации госучета в начале 1990-х годов, когда первая предпринятая попытка ведения тогда еще Республиканского фондового каталога в автоматизированном режиме потерпела фиаско и не привела к желаемому результату (информация была безвозвратно утеряна).

Накануне начала второго этапа работы по автоматизации была проанализирована российская программа «Архивный фонд», которая внедрялась в российских архивах с 1997 года. В итоге было решено, что начинать эксплуатацию данной программы в госархивах Республики Беларусь нецелесообразно, поскольку на тот момент технология, на которой российская программа была создана, фирмой-производителем уже не развивалась, не обеспечивалась и ее интеграция с информационными технологиями, применяемыми на тот момент в белорусских госархивах. Основным же препятствием выступила вероятность возникновения неизбежных сложностей по сопровождению данного программного продукта в условиях принадлежности архивных служб к разным государствам. Вместе с тем, данная разработка отчасти «воодушевила» белорусских разработчиков на начало работы в направлении комплексной автоматизации отрасли.

В итоге десять лет назад работниками ГУ «Белорусский государственный научно-исследовательский центр электронной документации» (далее – БелНИЦЭД) были созданы первые программные пакеты (далее – ПП) – «Фондовый каталог» и «Карточка фонда». Первый предназначался для ведения в автоматизированном режиме ГФК в Комитете по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, второй – для обеспечения передачи из госархивов необходимых сведений для наполнения ГФК.

В 2003 году ПП «Карточка фонда» установили в половине госархивов страны. Чуть позже появилась и первая версия программного модуля (далее – ПМ) «Учёт» из состава типовой автоматизированной информационной системы государственного архива Республики Беларусь (далее – типовая АИС). Следует подчеркнуть, что на всем протяжении развития системы автоматизации госучета была обеспечена целостность и преемственность информации, накапливаемой последовательно в базах данных ПП «Карточка фонда» и ПМ «Учет» госархивов.

ПМ «Учет» обеспечивал автоматизацию процесса госучета документов, принимаемых на постоянное хранение, и генерацию основных учетных документов. Кроме того, он предусматривал создание многоуровнего описания архивных фондов, базирующегося на правилах белорусской версии Единого международного стандарта архивного описания ISAD(G). В связи со сказанным можно вспомнить пример плодотворного сотрудничества архивистов двух стран, когда в 2005 году представители Республики Беларусь приняли участие в работе международного обучающего семинара по теме «Стандарты архивного описания», проводимого ВНИИДАД при финансовой поддержке МСА его Евроазиатского регионального отделения. На нем рассматривались проблемы формирования общего архивного информационного пространства, роль международных стандартов архивного описания, опыт России и других стран в области стандартизированного описания и внедрения автоматизированных архивных технологий.

Автоматизированная система госучета в Республике Беларусь организована на принципах ведения традиционного учета, но формы учетных документов переработаны и видоизменены с учетом требований автоматизированной обработки информации. Кроме традиционных реквизитов, в них имеется и ряд дополнительных, введенных для полноты отражения учетных данных.После завершения в 2005 году интеграции бывших партийных архивов в систему государственных архивных учреждений, в 2008 году открылась  возможность приступить к ведению автоматизированного учета на бывшие партийные фонды, проиндексированные литерой «П» (так называемый «парткомплекс»). Данные фонды хранятся в четырех госархивах страны совместно с так называемым «госкомплексом» и номера фондов отличаются только данной литерой.

В целях нормирования работы по ведению автоматизированного госучета был проведен хронометраж работ, выполняемых с помощью первой версии ПМ «Учет». Следует отметить, что для методического обеспечения данной работы использовались российские «Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в госархивах с применением ПЭВМ».

Программное обеспечение последовательно создавалось на основе чётко сформированных положений о создании типовых общеотраслевых технологий, соответствующих «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)». К сожалению, в начале процесса создания общеотраслевой типовой АИС учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» осталось «за бортом», поскольку хранение документов в нем осуществляется по единицам хранения и учета, а не по фондам. Работа над созданием специализированной АИС для данного госархива началась в 2012 году в рамках реализации Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы.

На современном этапе создана система автоматизированного госучета по следующим направлениям: автоматизация в госархивах в рамках типовой автоматизированной информационной системы архива «АИС архива. Версия 1.1.» (далее – типовая АИС), которая представляет собой информационное ядро и набор взаимосвязанных типовых программных модулей, каждый из которых автоматизирует один или несколько процессов (технологий) в деятельности архива и автоматизация ГФК в рамках сводной автоматизированной информационной системы «АИС сводная. Версия 1.1.» (далее – сводная АИС). В настоящее время ПМ «Учет» из состава типовой АИС имеет уже четвертую версию, а ПМ «Фондовый каталог» из состава сводной АИС – пятую, и модификация их функций продолжается.

Методологическая база развивалась параллельно. В Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент) вопросы автоматизированного госучета рассмотрены на коллегиях в 2008 и 2011 годах, разработана методика организации работ с информационными технологиями в архивных учреждениях, для госархивов подготовлены две рабочие инструкции по ведению автоматизированного госучета документов. Проведена сверка баз данных госархивов и ГФК на предмет соответствия количества фондов, составлен словарь ключевых слов. В 2007 году состоялось республиканское совещание «Создание типовой автоматизированной информационной системы архива: состояние и перспективы». По его итогам была дана положительная оценка сопровождения базы данных «Фондовый каталог» и сделан анализ имеющихся ошибок в заполнении электронных карточек фондов (далее – ЭКФ) архивными учреждениями, а также рассмотрены перспективы использования информации базы данных «Фондовый каталог».

В 2009 году на базе БелНИЦЭД проведено 20 практических семинаров по обучению работе с ПМ «Учет». В текущем году запланировано проведение республиканского практического семинара по вопросам промышленной эксплуатации в госархивах последней версии типовой АИС.

Таким образом, с 2002 года по настоящее время в системе архивных органов и учреждений страны проведена значительная работа. В Республике Беларусь создана система автоматизированного госучёта, состоящая из трех уровней, первым из которых является автоматизированный ГФК Департамента в виде ПМ «Фондовый каталог», входящего в сводную АИС. ПМ «Фондовый каталог» представляет собой сетевую базу данных, логическим элементом которой является ЭКФ, содержащая атрибуты традиционной бумажной карточки фонда.

Вторым уровнем являются автоматизированные областные Фондовые каталоги отделов по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции (далее – ГУЮ) каждого из шести областных исполнительных комитетов (Брестского, Витебского, Гомельского, Гродненского, Минского и Могилевского), которые являются связующими элементами между ГФК и госархивами.

Третий уровень системы централизованного автоматизированного госучета – это учетные базы данных в госархивах, которые наполняются при помощи ПМ «Учет» типовой АИС. Госархивы Республики Беларусь внедрили типовую АИС в промышленную эксплуатацию в 2011 году и стали использовать ее как инструмент для осуществления основных направлений деятельности.

ПМ «Учет» обеспечивает выполнение автоматизированных функций по разграничению прав доступа пользователей к учетной информации АИС архива; инициализации параметров программы; ведению основных и вспомогательных учетных документов; поиску информации по заданным параметрам; получению справок и ведению справочников; ведению словаря ключевых слов; созданию шаблонов для листа фонда; смене пароля; проверке объемов фондов; генерации учетных документов; экспорта сведений об изменениях в составе и объеме фондов; получению электронной справки об архиве.

ПМ «Фондовый каталог» обеспечивает два режима работы: администратора и пользователя. С конца 2007 года обеспечена возможность работы с каталогом любого числа пользователей в локальной сети Департамента. ПМ «Фондовый каталог» осуществляет: учет хранящихся, переданных и утраченных фондов; учет партийных фондов; формирование статистических отчетов; интеграцию отчетов, представляющих собой Сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января отчетного года, а также формирование сводных отчетов о движении и наличии фондов и дел госархивов Республики Беларусь.

Наполнение базы данных осуществляется в плановом порядке. Ранее это делалось напрямую из госархивов на съёмных дисках (дискеты, CD–диски). Затем был выработан следующий алгоритм взаимодействия: республиканскими госархивами и БелНИЦЭД обработанная учетная и статистическая информация путем обмена данными в виде файлов экспорта-импорта представляется с помощью комплекса программно-технических средств взаимодействия сводной АИС Департамента и типовой АИС. Областными и зональными госархивами обработанная учетная и статистическая информация представляется с помощью комплекса программно-технических средств взаимодействия типовой АИС и сводной АИС отделов по архивам и делопроизводству ГУЮ областных исполнительных комитетов путем обмена данными в виде файлов экспорта-импорта.

Следует отметить, что первоначально было принято решение о  ежегодном, не позднее 1 декабря года, предшествующего отчётному, представлении в ГФК запланированных к вводу в текущем году 500 единиц ЭКФ (по списку фондов, без учета состояния фондов). Позже выяснилось, что данная норма является своего рода препятствием для предполагаемого завершения создания системы автоматизированного централизованного государственного учета, поскольку при сохранении ежегодной плановой цифры в 500 ЭКФ создание полной базы данных ГФК должно было произойти только к 2017 году. Выходом стало решение увеличить темпы работы в данном направлении и организовать первоочередной ввод ЭКФ на хранящиеся фонды 1 и 2 категории, и лишь после – на переданные, объединенные и утраченные.

В настоящее время формирование базы данных автоматизированного ГФК полностью завершено, на 1 января 2012 г. внесено 62 657 ЭКФ. В дальнейшем стоит задача улучшения качественного уровня ЭКФ.Ежегодный импорт электронных карточек, представляемых из республиканских госархивов и областных Фондовых каталогов, обеспечивает актуальное состояние базы данных ПМ «Фондовый каталог» Департамента путем планового внесения сведений о фондах, вновь поступивших на постоянное хранение, и внесения изменений в уже хранящиеся путем замены ЭКФ.

Таким образом, определен порядок и способ передачи электронной информации, в соответствии с которым областные и зональные госархивы передают ее в отделы по архивам и делопроизводству ГУЮ, а они, в свою очередь, обязаны ежегодно, в соответствии с ведомственной отчетностью передать сформированный пакет представления в АИС сводную Департамента. Республиканские госархивы электронную информацию передают непосредственно в Департамент.

Ежегодно о выявленных ошибках и неточностях ЭКФ своевременно сообщается в отделы по архивам и делопроизводству ГУЮ и в госархивы, которые затем представляют ЭКФ «взамен». За последние несколько лет ежегодно в среднем в ГФК вносится информация о 150 новых фондах, о 2 тысячах изменений, произошедших в фондах, выставляется до 500 замечаний по качеству представленных ЭКФ.

С 2010 года БелНИЦЭД разрабатывает проект для создания технологии представления ГФК в сети Интернет. Окончание научно-исследовательской разработки запланировано на конец 2012 года. В рамках данной работы определены формат архивной копии ПМ «Фондовый каталог» для ее передачи на долговременное хранение в архив электронных документов БелНИЦЭД и требования по доработке первой версии ПМ «АИС сводная», обеспечивающие указанный процесс.

Тестовое выставление ГФК в сети Интернет в начале октября текущего года позволяет широкой аудитории пользователей в режиме удаленного доступа находить необходимые сведения о содержании и месте хранения тех или иных документов по всем госархивам Республики Беларусь.

Все госархивы республики приняли активное участие в подготовительных мероприятиях для перехода к автоматизированному госучету документов, без реализации которых ввод типовой и сводной АИС в промышленную эксплуатацию оказался бы еще более сложным.

Следует сказать, что в 2010 году типовая АИС архива прошла опытную эксплуатацию в Департаменте и госархивах г. Минска. Комиссия в составе работников Департамента и БелНИЦЭД по итогам проделанной работы провела анализ составленных предложений и замечаний. Был определен ряд предложений, в том числе и по ПМ «Учет», которые затем в течение года были внедрены. Ряд предложений еще подлежит реализации при модификации функций или в последующих версиях типовой АИС.

Ведение ПМ «Учет» в госархивах Республики Беларусь в основном осуществляют работники отделов обеспечения сохранности документов и фондов. Остальные отделы имеют доступ к модулю в режиме просмотра и могут использовать его как справочно-информационную базу. Руководство каждого госархива самостоятельно определяет количество работников, занимающихся госучетом документов. Разграничение функций по ведению автоматизированного госучета и осуществлению контроля за качеством и своевременностью внесения информации отражено в приказах директоров госархивов.

Исходя из материальных возможностей учреждений и потенциала работников, руководители госархивов оптимизируют работу по эксплуатации ПМ «Учет»: приобретается компьютерная техника, отвечающая требованиям АИС архива, созданы локальные вычислительные сети, в некоторых госархивах заключены договора со специальными организациями на обслуживание техники и локальных вычислительных сетей.Работники госархивов, ответственные за ведение госучета, самостоятельно изучают методическую литературу, обмениваются опытом ведения модуля с другими госархивами. Обучение в этой области должно быть постоянным, так как информационные технологии развиваются очень быстро.

Вместе с тем, автоматизация выявила ряд имеющихся проблем и недостатков в работе ряда госархивов в части ведения госучета документов. Поскольку процесс автоматизации одновременно с повышением эффективности работы выявляет все ошибки и неточности в госучете, которые накапливались десятилетиями, в ходе внедрения автоматизации создавались достаточно непростые ситуации, которые приходилось оперативно решать.

Понятно, что по мере того, как автоматизированные информационные ресурсы развиваются и вовлекаются в активный оборот, неизбежно будут изменяться методы и показатели архивной деятельности, виды работ, и к этому надо быть готовыми. Пока что из-за имеющихся проблем в части ведения автоматизированного госучета документов, госархивы республики учитывают движение архивных документов, а также поступление новых фондов по электронным учетным документам одновременно с ведением учета документов на бумажной основе. Централизованный госучет документов в Департаменте также ведется комбинированным способом.

Хотелось бы подчеркнуть, что Департаментом, БелНИЦЭД и госархивами республики Беларусь проведена огромная совместная работа по созданию, развитию и внедрению в промышленную эксплуатацию системы автоматизированного госучета документов.

Развитие централизованного автоматизированного государственного учёта государственных архивов Республики Беларусь происходило поступательно и в плановом режиме, с достаточным методическим руководством и необходимой программной базой для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения, стандартов описаний архивных документов в электронных форматах.

Невзирая на встречающиеся трудности, сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учёта документов эффективно обеспечивает создание правильного и полного учёта, что, в свою очередь, способствует повышению уровня сохранности документов,увеличению точности сведений и оперативности информирования об объёмах и состоянии архивных фондов.

В соответствии с Государственной программой «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы в ближайшей перспективе необходимо решить задачу создания системы открытого доступа к документам НАФ, основой которого должна стать информация непосредственно автоматизированного ГФК НАФ Республики Беларусь. В результате будет создана многоуровневая информационная система, содержащая архивные описания фондов, описей, дел, отдельных документов и обеспечивающая доступ к их цифровым копиям. Структура и формат архивных описаний будут соответствовать стандартам мирового архивного сообщества. Единая архивная база данных будет размещена в Интернете. В настоящее время ведутся работы по созданию технического проекта Системы открытого доступа.