Решение совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства Российской Федерации и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Федеральное архивное агентство
(Российская Федерация)

Департамент по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции Республики Беларусь

РЕШЕНИЕ
совместного заседания коллегий

г. Калуга, 28 октября 2020 г.

О совершенствовании архивного законодательства
в Российской Федерации и Республике Беларусь

Заслушав и обсудив вопрос о современных проблемах развития архивного законодательства в Российской Федерации и Республике Беларусь, коллегии отмечают, что за последние годы, откликаясь на вызовы времени, обусловленные переходом к информационному обществу и цифровой экономике, в обоих государствах проведена значительная работа на этом важном направлении.

В целях совершенствования сферы делопроизводства Росархивом разработано и принято несколько актов, в том числе, Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Они устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами независимо от вида носителя, включая электронные. В совокупности с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях эти акты создают основу для внедрения электронного документооборота во всех звеньях государственного и муниципального управления. Утвержден и применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также Инструкция по его применению.

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, наделенный полномочиями регулятора в сфере архивного дела и делопроизводства на общегосударственном уровне, уделял особое внимание развитию электронного документооборота. В данном направлении разработана Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, а также Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций. В их развитие были приняты локальные правовые акты, касающиеся использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, порядка включения документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел организаций. Отдельно в рамках традиционного документооборота решены вопросы работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, а также ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях.

В части нормативно-правового регулирования непосредственно архивного дела приняты Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, являющиеся основным актом ведомственного уровня в сфере архивного дела. Принят ряд нормативных правовых актов, регулирующих вопросы комплектования архивов документами. Утвержден Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

В Республике Беларусь базовыми документами, регулирующими вопросы комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования документов, являются Правила работы государственных архивов, положения которых корректируются на постоянной основе, а также Правила работы архивов государственных органов и иных организаций. В целях более активного включения в процесс использования специализированных архивных документов разработаны правила работы с научно-технической документаций и кино-, фото-, фоно- и видеодокументами. Были утверждены локальные правовые акты, касающиеся архивного описания документов и дел по личному составу, комплектования государственных архивов Республики Беларусь документами негосударственных организаций и общественных объединений.

Проведена работа по нормативному регулированию вопросов использования архивных документов: утвержден Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации; урегулирован вопрос самостоятельного копирования архивных документов пользователями; ведется работа по нормативному обеспечению удаленного доступа к архивным документам через Информационную систему удаленного использования копий архивных документов.

В Республике Беларусь были утверждены: Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь и Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан. В развитие последней разработан локальный правовой акт по работе с архивными документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан. Одновременно с корректировкой положений Правил работы государственных архивов Республики Беларусь в части уточнения состава запросов социально-правого характера по причине отнесения их к разряду административных процедур, принят локальный правовой акт по определению видовой принадлежности запросов. Прорабатываются вопросы об установлении порядка копирования архивных документов техническими средствами пользователей, а также оказании платных услуг по выдаче копий из фонда оцифрованных документов, включая их выдачу в удаленном режиме.

В связи с повсеместным внедрением информационных технологий и проводимыми мероприятиями по «цифровой трансформации» в Российской Федерации проводится работа по введению в законодательство понятий «электронный архивный документ», «электронный дубликат документа на материальном носителе», нормативному закреплению особенностей комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов.

Приняты Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также подготовлен законопроект, регулирующий вопросы комплектования в сфере нотариата.

В Республике Беларусь система архивного хранения электронных документов признана ключевой позицией во всей системе организации электронного документооборота. На основании реализации научной темы «Методика работы с документами в электронном виде, электронными документами в государственных архивных учреждениях Республики Беларусь» осуществлена подготовка проекта Правил работы с документами в электронном виде, электронными документами в государственных архивных учреждениях Республики Беларусь.

В стадии подготовки, с учетом перспектив развития, ведется разработка следующих документов: Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, создание, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе; концепции Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Продолжается работа по урегулированию вопросов государственного контроля в сфере архивного дела в связи с внедрением новой концепции государственного контроля в Российской Федерации.

В целях корректировки положений Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 232-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», осуществляется предварительная работа, завершение которой намечено на 2021 год. В ее рамках осуществляется проработка вопросов архивной терминологии, возможности удаленного хранения документов, статуса территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов, порядка хранения документов при реорганизации организаций, пересмотра сроков временного хранения документов, определения содержания архивных документов, доступ к которым ограничивается, уточнения порядка перемещения оригиналов документов Национального архивного фонда и их копий. По результатам принятия новой редакции законодательного акта предусмотрена переработка в полном объеме Правил работы государственных архивов, а также корректировка отдельных профильных актов Правительства Республики Беларусь и республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

КОЛЛЕГИИ Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь РЕШИЛИ:

Принять к сведению информацию о современных проблемах развития архивного законодательства в Российской Федерации и Республике Беларусь.
Отметить, что приоритетное направление дальнейшего совершенствования архивного законодательства связано с внесением изменений в части организации работы с электронными документами.
Продолжить работу по внесению в законодательство изменений, направленных на предоставление пользователям возможности удаленного использования архивных документов.
Юридическому отделу Федерального архивного агентства (А.В. Марчук) и отделу организационной работы, информации и использования документов Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Г.С. Жолнеркевич):

4.1. изучить опыт работы по совершенствованию законодательства Республики Беларусь и Российской Федерации;

4.2. осуществлять взаимные консультации в рамках корректировки нормативных правовых актов;

4.3. проводить мониторинг состояния актов законодательства по всем направлениям архивного дела и делопроизводства.
Информацию о проведении совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь разместить на официальных интернет-сайтах, (http://www.archives.ru/; http://archives.gov.by/)