Решение совместного заседания коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства Российской Федерации (25 сентября 2019 г., г. Витебск)

РЕШЕНИЕ
совместного заседания коллегий
Департамента по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции Республики Беларусь
и Федерального архивного агентства (Российская Федерация)

25 сентября 2019 г., г. Витебск (Республика Беларусь)

Об опыте представления в сети Интернет
информации государственных архивных учреждений
Республики Беларусь и Российской Федерации

Заслушав и обсудив вопрос об опыте работы представления в сети Интернет информации государственных архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации, коллегии отмечают особую важность развития информационных технологий, основными целями которого является расширение доступа пользователей к архивным фондам, а также их детальное информирование по вопросам функционирования архивных отраслей Беларуси и России.

В последние годы отмечается все более активное использование государственными архивами двух стран сети Интернет в рамках процесса по включению в мировое информационное пространство всего комплекса материалов, связанных с развитием архивного дела.

Основные блоки информации, представляемой государственными архивами Республики Беларусь в сети Интернет, подразделяются на новостные материалы, сведения о количестве и составе хранящихся архивных фондов, виртуальные выставки, публикации статей и иных аналитических материалов.

Принцип отбора информации для ее размещения в сети Интернет базируется на таких основных критериях как ее открытость, актуальность, достоверность. Государственными архивами в полной мере обеспечивается контроль по недопущению размещения в сети Интернет сведений, доступ к которым может ограничиваться, либо их достоверность вызывает сомнения.

Основным интернет-ресурсом, на котором представлена информация всех государственных архивов Республики Беларуси, является отраслевой сайт «Архивы Беларуси» (http://www.archives.gov.by). Информация непосредственно государственных архивов представлена в различных разделах, основными из которых являются «Тематические разработки и базы данных», «Архивные справочники», «Генеалогия». Наблюдается стабильное увеличение объема размещаемой на сайте информации. Если на начало XXI века ее объем составлял 111 информационных страниц, то в настоящее время – более 9,5 тысяч информационных страниц, а также около 17 тысяч графических файлов, 65 видеофайлов, 118 аудиофайлов.

К числу интернет-сайтов, выполняющих, в первую очередь, поисковые функции, а также образующих специализированные базы данных, относятся сетевые ресурсы «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» (далее – Фондовый каталог; – http://www.archives.gov.by/index.php?id=24) и «Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь» (далее – СОДД НАФ; – http://www.sodd.by/).

Функционирующий с 2012 г. сайт Фондовый каталог содержит информацию республиканского государственного информационного ресурса «Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь» о более чем 50 тыс. фондов, находящихся на постоянном хранении. По результатам обращения к ресурсу отмечается рост количества запросов пользователей в архивы (оценочно на уровне 7 – 8% в год), а также увеличение посетителей читальных залов и снижение поступления непрофильных запросов. Представляется необходимым стимулирование работы с информацией данного ресурса в удаленном режиме, учитывая, что достаточно часто обращение к сайту со стороны пользователей осуществляется непосредственно в читальных залах с привлечением работников государственных архивов.

Запущенный в эксплуатацию в 2016 г. сайт СОДД НАФ является базой данных, призванной стать наиболее полной реализацией потенциала всех информационных ресурсов и функций, заложенных в системе научно-справочного аппарата. На сегодняшний день в СОДД НАФ представлены описания более 45 тысяч фондов, около 90 тысяч описей, свыше 11,5 млн. единиц хранения, более 460 тысяч архивных документов.

Ключевой вопрос интеграции копий архивных документов в СОДД НАФ лежит в плоскости установления порядка пользования ими, принимая во внимание, что получение этих копий совершается на платной основе. В настоящее время степень влияния СОДД НАФ на основные параметры деятельности государственных архивов Республики Беларуси в целом характеризуется как незначительное. Очевидно, что полноценное встраивание данного ресурса в общий порядок функционирования архивной отрасли осуществимо при условии ее наполнения соответствующей информацией на принципиально новом количественном уровне.

Отмечается тенденция к развитию сети сайтов государственных архивов Республики Беларусь. Собственные интернет-ресурсы государственных архивов представлены сайтами Национального архива Республики Беларусь (http://narb.by/), Национального исторического архива Беларуси (http://niab.by/newsite/), Национального исторического архива Беларуси в г. Гродно (http://niab.grodno.by/), Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства (http://bdamlm.by/), государственных архивов Гродненской (www.gagr.by) и Минской областей (http://www.gamn.by/) и Зонального государственного архива в г. Молодечно (http://archmol.by/). Особым вопросом в повестке дня стоят качественные характеристики архивных интернет-сайтов, включая уровень их наполнения.

Отмечается присутствие государственных архивов Республики Беларусь в социальных сетях. С июня 2019 г. в социальной сети Facebook запущено сообщество «Сайт «Архивы Беларуси», которое призвано стать межархивным интернет-аккаунтом, обеспечивающим коммуникацию государственных архивов Республики Беларуси с группами пользователей. Отдельные аккаунты в социальных сетях в ВКонтакте и Facebook имеют соответственно Национальный архив Республики Беларусь и Национальный исторический архив Беларуси. В Белорусском государственном архиве научно-технической документации с апреля 2019 г. осуществляется ведение собственного you tube канала. Архивом внедрена новая форма работы – создание видеогидов по выставкам документов, производство минироликов о мероприятиях, истории и специфике здания архива (памятник архитектуры XVII в.).

Важным вопросом является периодичность обновления и редактирования архивных материалов, представленных в сети Интернет. Актуализация виртуальной информации зависит от ее типа с учетом длительности жизненного цикла представленных материалов.

Развитие сети Интернет способствует видоизменению традиционных видов деятельности архивов в области использования.

Вследствие повышенной востребованности со стороны пользователей в получении исходной архивной информации значительное развитие получила практика реализации виртуальных выставочных проектов. С 2005 г. БелНИЦЭД в рамках научно-исследовательской работы осуществляется подготовка межархивных виртуальных выставок на актуальные темы истории Беларуси. В 2016–2018 гг. на сайте «Архивы Беларуси» были размещены проекты «Евфимий Федорович Карский», «Становление белорусской государственности. 1918–1920 годы», «Юридические основы управления белорусскими землями в XIV–XVIII веках». Государственными архивами Республики Беларусь было реализовано 83 аналогичных проекта. Виртуальные выставочные проекты в форме презентации фото- и кинодокументов реализовывались в рамках сотрудничества Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов с порталом TUT.BY (https://www.tut.by/) – крупнейшим информационно-сервисным интернет-ресурсом и новостным оператором в Республике Беларусь. Опыт работы по реализации виртуальных проектов показывает, что вопрос выработки соответствующих методических основ, способствующих более успешному продвижению данного процесса, стоит достаточно актуально.

Реализация публикационных проектов государственных архивов Республики Беларусь в сети Интернет на сегодняшний день не получила развития. Архивы пока отдают предпочтение традиционным формам издания сборников документов и архивных справочников. Осуществляется проработка вопросов юридического оформления виртуальных изданий. Имеют место контакты государственных архивов Республики Беларусь с издательскими организациями на тему возможности заключения договоров в отношении реализации публикационных проектов в электронном виде.

В Республике Беларусь наработан определенный опыт подготовки статей и иных аналитических материалов, представленных на различных интернет-ресурсах. В 2016 – первой половине 2019 гг. выставлена 121 электронная публикация, затрагивающая разнообразные аспекты деятельности архивов, а также освещающая исторические события, отложившиеся в архивных документах.

Работа по предоставлению информации в сети Интернет имеет ряд трудностей и ограничений.

Кадровое и финансовое обеспечение информатизации органов архивного дела и делопроизводства и системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь находится на уровне, который не в полной мере соответствует масштабности решаемых задач.

Как следствие интернет-сайты архивной отрасли Республики Беларусь имеют ограниченный системный функционал, не позволяющей размещать полнообъемные комплексы информации, относящейся как к системе научно-справочного аппарата, так и к тематическим группам цифровых копий архивных документов.

В Российской Федерации на отраслевом уровне доступ пользователей к архивной информации обеспечивается через сайты Федерального архивного агентства (Росархив), портал «Архивы России», сайты федеральных архивов, а также через социальные сети.

В открытом доступе в сети Интернет функционируют и постоянно обновляются информационные системы: Центральный фондовый каталог (http://cfc.rusarchives.ru), Государственный реестр уникальных документов (http://unikdoc.rusarchives.ru), База данных рассекреченных дел и документов федеральных архивов (http://unsecret.rusarchives.ru), Электронные описи федеральных архивов (http://www.rusarchives.ru/elektronnye-opisi-federalnyh-arhivov), Путеводители по российским архивам (http://guides.rusarchives.ru), База данных по местам хранения документов по личному составу (http://ls.rusarchives.ru).

Центральный фондовый каталог является частью Общеотраслевой системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, включающей программный комплекс «Архивный фонд», который установлен во всех государственных и муниципальных архивах страны. В базе данных Центрального фондового каталога, размещенного на портале «Архивы России», пользователи могут получить сведения о более чем 862 тыс. архивных фондов 63 субъектов Российской Федерации и свыше 43 млн единиц хранения/учета.

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации – общероссийский свод уникальных документов, который содержит цифровые образы документов XI–XX вв. Система предоставляет возможность их изучения в режиме онлайн, на настоящий момент – 750 документов федеральных и региональных архивов, в том числе по федеральным архивам 537 документов, по региональным – 213 документа.

Общероссийская справочно-информационная система «База данных по местам хранения документов по личному составу» включает сведения о документах по личному составу, хранящихся в федеральных архивах Российской Федерации, и содержит более 25 тыс. записей. В ближайшее время в Справочно-информационную систему начнет вливаться информация о документах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации.

Важной частью работы по обеспечению доступа к архивным документам остается оцифровка справочно-поисковых средств (прежде всего, описей). Всего по состоянию на 1 января 2019 г. 85% заголовков дел, хранящихся в федеральных архивах, включены в информационно-поисковые системы, обеспечивающие автоматизированный поиск ретроспективной архивной информации.

Помимо указанных выше информационных ресурсов на официальном сайте Росархива, отраслевом портале «Архивы России» и сайтах федеральных архивов размещаются виртуальные выставки (интернет-проекты) и публикации архивных документов, документальные фильмы. Пользователям данных ресурсов доступно без ограничений порядка 3,7 млн. образов архивных документов.

За последние 10 лет на официальном сайте Росархива и на портале «Архивы России» размещено 26 интернет-проектов (цифровые копии архивных документов по актуальной тематике, виртуальные экспозиции прошедших выставок): «100 раритетов российской государственности», «Накануне и после Мюнхена. Архивные документы рассказывают. К 80-летию “Мюнхенского сговора”», «1939 год. От «умиротворения» к войне», серия «Лидеры советской эпохи» – «Андропов», «Хрущев», «Брежнев», «Ленин» и др.

Неизменно пользуется популярностью у пользователей сайты «Победа. 1941-1945» (http://victory.rusarchives.ru), «Архивы – школе» (http://school.rusarchives.ru), «Документы советской эпохи» (http://sovdoc.rusarchives.ru).

В разделе «Электронная библиотека» сайта Росархива представлены электронные версии сборников документов на актуальные темы отечественной истории.

В последние годы органы управления архивным делом и архивы начали создавать и вести страницы в социальных сетях. Самыми популярными социальными площадками среди российских архивных учреждений являются сети «ВКонтакте», Facebook, Instagram и YouTube. В первой зарегистрирован официальный аккаунт Росархива. Но на сегодня ни в одной из социальных сетей не представлены все федеральные архивы.

Помимо размещения информации о работе архивов, анонсов выставок и публикаций архивных документов в социальных сетях появляются и инновационные проекты. Например, в 2018 г. телевизионной сетью RT совместно с ГАРФ был запущен мультимедийный проект «Хэштег Romanovs100», приуроченный к 100-летию расстрела царской семьи, представлявший на протяжении 100 дней редкие фотографии из личного архива семьи Романовых сразу в четырёх социальных сетях – Facebook, Twitter, Instagram и YouTube.

Проводится работа по методическому обеспечению работы архивной отрасли в сфере представления информации в сети Интернет. В последние годы были выполнены работы по разработке методики оцифровки архивных документов и справочно-поисковых средств. Но здесь следует отметить, что ряд методических рекомендаций по созданию архивных сайтов, интернет-выставок был разработан в 2012 г. и нуждается в совершенствовании.

Росархив и федеральные архивы активно используют возможности сети Интернет для взаимодействия с пользователями архивной информации. Эта деятельность регулируется актуальными нормативными документами, позволяющими организовать системную работу. Перспективным направлением деятельности Росархива является разработка информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним с «личными кабинетами пользователей» и полным циклом информационного обслуживания (поиск по научно-справочному аппарату, просмотр электронных образов документов, заказ копий документов, подача запросов на выявление документов и т.д.).

Дальнейшего развития требует методическая база, которая должна быть обновлена с учетом развития технологий создания интернет-ресурсов и практики публикации и экспонирования архивных документов в сети Интернет.
 

КОЛЛЕГИИ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства Российской Федерации РЕШИЛИ:

1. Принять к сведению информации об опыте представления в сети Интернет информации государственных архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации (прилагаются).

2. Директорам государственных архивов Республики Беларусь и Российской Федерации:

   2.1. осуществлять контроль по размещению в сети Интернет информации, основанной на принципах открытости, актуальности и достоверность, не допуская случаев обнародования сведений ограниченного распространения;

   2.2. своевременно актуализировать информацию, размещенную на интернет-сайтах;

   2.3. прорабатывать вопросы реализации публикационных проектов в сети Интернет;

   2.4. принимать меры по расширению функциональных возможностей информационных ресурсов, включая решение вопросов увеличения объемов интернет-сайтов архивов;

   2.5. особое внимание уделять вопросам качественных характеристик интернет-сайтов.

3. Отделу организационной работы, информации и использования документов (Г.С. Жолнеркевич), отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (А.В. Кочеткова) Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Управлению комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования (А.Р. Ефименко) Федерального архивного агентства:

   3.1. осуществлять контроль за процессом размещения подведомственными архивами информации в сети Интернет;

   3.2. оказывать методическую помощь подведомственным архивам в их работе по формированию информационного массива, предназначенного для обнародования в виртуальном пространстве;

   3.3. продолжить работу по развитию системы поисковых сайтов национальных архивных фондов Республики Беларусь и Российской Федерации.

4. При формировании планов НИР отраслевых научно-исследовательских институтов Республики Беларусь и Российской Федерации предусматривать разработку методических документов, относящихся к реализации выставочных, публикационных и иных проектов в сети Интернет, включая обобщение имеющегося отечественного и зарубежного опыта.

5. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства Российской Федерации разместить на их официальных интернет-сайтах (http://archives.gov.by/; http://www.archives.ru/).

6. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на отдел организационной работы, информации и использования документов (Г.С. Жолнеркевич), отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов (А.В. Кочеткова) Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Управлению комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования (А.Р. Ефименко) Федерального архивного агентства.