Решение совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (17 октября 2012 г., г.Псков)

РЕШЕНИЕ
совместного заседания коллегий

17 октября 2012 г., г. Псков

Об опыте работы архивных учреждений
Российской Федерации и Республики Беларусь
по созданию и развитию системы
автоматизированного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации
и Национального архивного фонда Республики Беларусь 
  

Заслушав и обсудив вопрос об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь, коллегии отмечают, что архивисты обеих стран ведут плановую последовательную работу на этом направлении.

С начала внедрения информационных технологий в сферу архивного дела автоматизация государственного учета архивными учреждениями Российской Федерации и Республики Беларусь рассматривается как основа создания и развития информационной инфраструктуры отрасли. Достигнуты определенные положительные результаты.

В Российской Федерации создана Единая трехуровневая автоматизированная учетно-информационная система в составе трех программных комплексов (ПК), каждый из которых предназначен для архивных учреждений определенного уровня: ПК «Архивный фонд» – для государственных и муниципальных архивов; ПК «Фондовый каталог» – для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела; ПК «Центральный фондовый каталог» – для Росархива.

В автоматизированную систему включена информация о более чем 790,0 тыс. фондах, что составляет почти 86% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. Ежегодно эта информация актуализируется, а количество фондов, введенных в систему, увеличивается.

Сформированная в Республике Беларусь система централизованного автоматизированного государственного учета документов также имеет трехуровневую структуру, которая представлена программными модулями (ПМ) «Фондовый каталог» и «Учет» из состава автоматизированных информационных систем – «АИС сводная. Версия 1.1» и «АИС типовая. Версия 1.1». Данные АИС внедрены в промышленную эксплуатацию.

 Первый уровень системы представлен автоматизированным Государственным фондовым каталогом, ведение которого осуществляется в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Вторым уровнем являются автоматизированные фондовые каталоги отделов по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов  (областные фондовые каталоги). Автоматизацию данных процессов обеспечивает программный модуль ПМ «Фондовый каталог». Третий уровень системы – это учетные базы данных всех государственных архивов, которые наполняются при помощи ПМ «Учет». 

В настоящее время формирование базы данных автоматизированного Государственного фондового каталога завершено, на 1 января 2012 г. внесено 62 657 электронных карточек на все хранящиеся, переданные и утраченные фонды. Ежегодный импорт электронных карточек фондов, представляемых из республиканских государственных архивов и областных фондовых каталогов, обеспечивает актуальное состояние базы данных ПМ «Фондовый каталог» Департамента путем планового внесения сведений о фондах, вновь поступивших на постоянное хранение, и внесения изменений в уже хранящиеся путем замены электронных карточек фондов.

Перед архивными учреждениями обоих государств стоит задача улучшения качественного уровня заполнения электронных учетных документов.

Серьезным прорывом архивистов и России, и Беларуси стало размещение информационного контента фондовых каталогов в сети Интернет.

В январе 2012 года тестовая версия Центрального фондового каталога с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондов федеральных архивов размещена на портале «Архивы России». В сентябре 2012 г. указанный массив пополнился сведениями еще о более чем 77,0 тыс. фондах, хранящихся в государственных архивах субъектов Российской Федерации. До конца текущего года в этот массив будет включена информация о фондах, хранящихся в государственных архивах еще 20 субъектов Российской Федерации.

1 октября 2012 года открыт доступ к тестовой версии информационно-поисковой системы «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» с информацией о более чем 50 тыс. фондах.

В результате проделанной работы пользователи сети Интернет  в режиме удаленного доступа уже имеют возможность получать информацию о составе, содержании и месте хранения  документов 12 федеральных архивов и государственных архивов 10 субъектов Российской Федерации, а также всех государственных архивов Республики Беларусь.

Коллегии отмечают, что архивистами обоих государств наработан конкретный опыт в рассматриваемой сфере, обмен которым чрезвычайно полезен и способствует совершенствованию нормативного, организационного и технического обеспечения систем  автоматизированного государственного учета в России и Республики Беларусь.
 

КОЛЛЕГИИ Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь РЕШИЛИ:

1. Принять к сведению сообщения об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета к документам Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь (справки прилагаются).

2. Отметить, что архивные учреждения Российской Федерации и Республики Беларусь провели значительный объем работы по созданию и развитию систем автоматизированного государственного учета к документам Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.

3. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства (Т.Е. Шабанова) и отделу обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова):

   3.1. Организовать взаимный обмен организационно-методическими документами по вопросам создания и развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.

   3.2. Проработать и до 1 декабря внести руководству Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь предложения об организации в 2013 г. командировок специалистов для изучения опыта в области развития и совершенствования автоматизированного государственного учета документов.

   3.3. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь разместить на официальном сайте Агентства и сайте «Архивы Беларуси».

   3.4. В целях расширения доступа пользователей к информации об архивных документах осуществить размещение баннеров Центрального фондового каталога Архивного фонда Российской Федерации и Государственного фондового каталога Национального архивного фонда Республики Беларусь  на официальном сайте Федерального архивного агентства и сайте «Архивы Беларуси» в виде взаимных ссылок.

   3.5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства (Т.Е. Шабанова) и отдел обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова).