Решение расширенного заседания коллегии Федерального архивного агентства 12 февраля 2009 г. по второму вопросу

12 февраля 2009 г.

О внедрении программного комплекса "Архивный фонд" (4-я версия)
 

В 2006 году Федеральное архивное агентство разместило государственный заказ на научно-исследовательскую работу по созданию современного программного продукта – полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разработанная в результате НИОКР новая 4-я версия программного комплекса (ПК) "Архивный фонд" в течение 2008 года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных и в государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации, по итогам которой доработана и представлена разработчиком в Росархив. Все имущественные права на данный продукт принадлежат Российской Федерации, от имени которой выступает Федеральное архивное агентство.

В отличии от предыдущих версий ПК "Архивный фонд", положивших начало использования информационных технологий в архивном деле, 4-я версия – самостоятельный программный продукт, основанный на современных технологиях, позволяющих более качественно и эффективно выполнять функцию по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, формирования паспорта архива и архивохранилища, ведения каталогов, раскрывающих состав и содержание архивных фондов как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. При этом обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию описания 94% фондов федеральных архивов, 84,3% государственных архивов субъектов РФ и 48,5% муниципальных архивов уже включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Рассмотрев вопрос о внедрении в практику работы государственных и муниципальных архивов ПК "Архивный фонд" (4-я версия), коллегия отмечает его особую значимость для автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и перехода на качественно новый уровень в создании научно-справочного аппарата, что обеспечит расширение использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Коллегия решила:

1. Утвердить ПК "Архивный фонд" (4-я версия) в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах.

2. Руководителям федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с учетом модельных планов по внедрению ПК "Архивный фонд" (4-я версия) (приложения №№ 1 и 2) и положений письма Росархива "О техническом и программном обеспечении ПК "Архивный фонд" (4-я версия)" от 22.08.2008 № 5/1566-К разработать специальные планы мероприятий по его внедрению в практику работы государственных и муниципальных архивов, имея в виду необходимость ее завершения для федеральных архивов – к концу 2009 года; для государственных и муниципальных архивов – к концу 2010 года. О ходе реализации планов информировать Росархив ежегодно в годовых отчетах.

3. Принять к сведению, что проектом организационно-финансового плана реализации федеральной целевой программы "Культура России (2006-2011 годы)" на 2009 г. в части мероприятий Росархива предусматриваются расходы на разработку ПК "Фондовый каталог" и "Центральный фондовый каталог", а также разработку программ обучения пользователей, администраторов и технологов ПК "Архивный фонд" (4-я версия).

4. ВНИИДАД (М.В.Ларину) предусмотреть в плане деятельности Отраслевого центра повышения квалификации обучение сотрудников государственных и муниципальных архивов работе с ПК "Архивный фонд" (4-я версия).

5. Отделу обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий (Т.Е. Шабанова):

   5.1. При подготовке проекта новой редакции Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации предусмотреть нормативное закрепление порядка организации этой работы в части пофондового учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, в автоматизированном режиме.

   5.2. Подготовить в срок до 1 мая с.г. для представления в Минкультуры России материалы о внедрении ПК "Архивный фонд" (4-я версия) в качестве программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук, осуществляющих в законодательно установленном порядке их постоянное хранение.

   5.3. Совместно с ООО "Электронные офисные системы" и их партнерами (приложение № 3) обеспечить информационную и техническую поддержку работ по внедрению ПК "Архивный фонд" (4-я версия).

6. Контроль за выполнением настоящего решения Коллегии возложить на заместителя Руководителя Росархива А.Н.Артизова.

Приложение 1