Глоссарий архивных терминов

учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов).
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов).
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства).
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составной частью информационных ресурсов России и защищаются законом.

государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа власти, организации.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

хранение архивных документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником или надлежащим образом уполномоченным владельцем документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником или за надлежащим образом уполномоченным владельцем документов права распоряжения архивными документами.

хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти, организации.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

вид путеводителя по фондам архива/архивов, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях; рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и архивной информации.

архив, созданный негосударственным юридическим или физическим лицом.

систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.

архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

первый или единственный экземпляр документа.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

хранение архивных документов в архиве, музее, библиотеке

хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотодокументам архива.
Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

обязательный элемент оформления документа.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
(Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)

субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами.

архив, о котором не заявлено публично.

 состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
(Термин дан в редакции Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)