Введение

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ВВЕДЕНИЕ

Активно ведущиеся процессы оцифровки архивных документов ставят во главу угла необходимость выработки единой для всей архивной сферы нормативно-методической базы, регулирующей вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбора методов оцифровки, сканирующего и другого специализированного оборудования, определения требований как к самому процессу создания электронных копий, так и к их учету, хранению и использованию.

Следует признать, что, несмотря на наличие богатого опыта нормативного регулирования процессов документооборота, а также архивного хранения и использования документов на традиционных носителях, в мировой и в отечественной практике в настоящее время отсутствуют апробированные и бесспорные подходы к организации аналогичных процессов в отношении электронных копий документов.

Очевидно, что это обусловлено спецификой информационной среды, стремительностью развития техники и технологии, требующей постоянной модификации и переработки нормативно-методической базы архивной отрасли, а также поддержания ее в соответствии с современным уровнем развития IT.

Учитывая вышесказанное, Федеральное архивное агентство в рамках ведомственной Программы информатизации, запланировало осуществление целого ряда научно-исследовательских работ, целью которых должно стать формирование комплекса нормативно-методических материалов (Инструкций, Методических рекомендаций, Правил и т.п.), направленных на унификацию и регламентирование процессов перевода архивных документов в цифровой формат (создание электронных копий архивных документов).

Настоящие Методические рекомендации являются составной частью данного комплекса. Они разработаны с целью регламентации проведения архивами в плановом порядке работ по созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования копий архивных документов на бумажных носителях.

Методические рекомендации описывают порядок проведения работ по созданию электронного фонда пользования копий архивных документов с учетом технических возможностей архивов, учет электронных копий, входящих в электронный фонд пользования, и принципы управления медиа-ресурсами.

В Методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы:

• краткий обзор реализации проектов оцифровки объектов историко-культурного наследия за рубежом и в Российской Федерации;

• организация работ по оцифровке архивных документов в архиве;

• критерии отбора и определение последовательности оцифровки документов;

• определение целей оцифровки, технических параметров создания электронных копий различного назначения (мастер-копий, рабочих копий, копий второго и последующих поколений, фонда пользования), созданных с разновидовых подлинников на бумажных носителях;

• определение технических требований к процессу оцифровки (сканирования);

• определение требований и рекомендаций по оценке качества электронных копий архивных документов (мастер-копии, рабочей копии);

• формирование производных копий электронных файлов (копии второго и последующих поколений), использование графических редакторов;

• обеспечение адекватности электронной копии подлиннику;

• рекомендации по созданию системы управления информационными массивами цифровых копий архивных документов, в том числе, описанию электронных копий (метаданные);

• выработка системы маркирования электронных копий;

• выработка системы хранения электронных копий;

• обеспечение информационной безопасности электронных копий;

• процедура резервного копирования электронных копий;

• учет электронных копий, в том числе учет их использования.

Настоящие Методические рекомендации разработаны соответствии с:

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007),

Международными (ISO) и российскими ГОСТами.

При создании Методических рекомендаций учитывался зарубежный опыт организации и осуществления проектов оцифровки (в том числе, доступная нормативно-методическая база), были изучены и учтены методические документы, разработанные, принятые и действующие в государственных архивах субъектов Российской федерации. Полный перечень этих Инструкций, Правил, Временных и регламентов и т.п. приведен в Приложении № 1.

Методические рекомендации описывают общие подходы, принципы и управленческие механизмы проектов оцифровки, однако, они не исключают определенную вариативности в организации работы по созданию Электронного Фонда Пользования (ЭФП) с учетом сложившейся практики и имеющихся возможностей в каждом конкретном архивном учреждении.

Методические рекомендации разработаны в 2012 г. Технические рекомендации, содержащиеся в них, основываются на современном уровне развития информационных технологий, доступном для российских архивов.

Учитывая вышесказанное, необходимо иметь в виду, что Методические рекомендации (в части описания технических параметров и характеристик оборудования) будут оставаться актуальными не более трех–пяти лет. По истечении указанного срока они должны будут быть переработаны в плановом порядке с учетом произошедших изменений.

В качестве приложений к тексту Методических рекомендации приведены рекомендуемые формы документов^[1], обеспечивающих проведение работ по подготовке и передаче документов на оцифровку, создание и учет электронного фонда пользования, а также карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки (Приложение № 28).

[1] Рекомендуемые формы документов разработаны на основе «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18 января 2007 г.) и Приказа Министерства Культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук».