Карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание

Приложение № 28

Карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки

Этапы оцифровки/ время возникновения документации

Планирование работ

Заказ на оцифровку

Передача оригиналов архивных документов на оцифровку

Процесс оцифровки и проверки качества электронной копии

Графическая обработка (при необходимости – для копий второго и последующих поколений)

Репликации электронных копий

Регистрация электронных мастер-копий, хранящихся на встроенном носителе

Проверка технического состояния внешних носителей

Регистрация внешних носителей

Использование рабочих копий

Передача контрольных экземпляров внешних носителей с мастер-копиями на хранение

Передача внешних носителей с копиями второго и последующего поколений для использования в читальном зале

Передача внешних носителей с копиями второго и последующего поколений, созданных по Заказам пользователей

Долгосрочный документ

Перспективный план оцифровки фондов (Приложение № 2)

Ежегодный документ

Перечень фондов, подлежащих оцифровке в ___году (Приложение № 3)

Документы, оформляемые для каждой электронной копии

Заказ № на изготовление электронных копий (Приложение № 4)

Выдача архивных документов (Согласно п.2.11.10.5. Правил организации хранения, комплектования … М., 2007)

Протокол проведения регламентных работ на сканере (Приложение № 6)

Акт создания электронной книги (Приложение № 20)

Акт учета репликаций электронных мастер-копий на встроенный носитель / RAID-массив (Приложение № 11)

Акт проверки технического состояния внешнего носителя (электронных мастер-копий / рабочих копий) с указанием возникших проблем (причин замены носителя) (Приложение № 13)

Акт приема-передачи внешних носителей с электронными мастер-копиями на хранение (Приложение № 18)

АКТ приема-передачи внешних носителей с электронными копиями для использования в читальном зале (Приложение № 21)

АКТ приема-передачи электронных копий второго и последующего поколений, выполненных по Заказам (Приложение № 22)

Возврат архивных документов (Согласно п.2.11.10.5. Правил организации хранения, комплектования … М., 2007)

Акт проверки качества электронных мастер-копий на этапе оцифровки (Приложение № 7)

Акт учета репликаций электронных мастер-копий на внешний носитель (Приложение № 11а)

Акт уничтожения внешнего носителя (электронных рабочих копий) с указанием причин уничтожения (Приложение № 14)

Опись электронных мастер-копий архивных документов на бумажной основе, записанных на внешнем носителе (Прилложение № 19)

Акт проверки качества электронных мастер-копий после трансляции файла в графический редактор (Приложение № 8)

Акт учета репликаций электронных рабочих-копий на внешний носитель (Приложение № 11а)

Вкладыш к внешнему носителю (компакт/ оптическому диску) (Приложение № 15)

Акт проверки качества электронных мастер-копий после записи электронной копии на встроенный носитель (Приложение № 9)

Акт проверки качества электронных мастер-копий после записи электронной копии на внешний носитель (Приложение № 10)

Продолжающаяся документация

Журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов (Приложение № 5)

Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных мастер-копий (Приложение № 12)

Книга учета поступлений электронных мастер-копий (ЭФП-1) документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1) (Приложение № 26)

Журнал контроля технического состояния и диагностики внешних носителей (Приложение № 16)

Журнал регистрации внешних носителей электронных мастер-копий (Приложение № 17)

Журнал учета использования рабочих копий (Приложение № 27)

Книги учета поступлений электронных мастер-копий фонда пользования (ЭФП), документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (Приложение № 25)