О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2024 г. и их отчетности за 2023 г.

Руководителям
федеральных архивных учреждений
и уполномоченных органов
исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

14 сентября 2023 г. № 4/2544-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2024 г. и их отчетности за 2023 г.

По-прежнему высокий уровень угроз сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, непрекращающиеся попытки недружественных стран исказить историческую правду, а также сохраняющиеся ограничения в финансовой, технологической и информационной сферах обуславливают необходимость при планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2024 г. в приоритетном порядке предусмотреть:

• в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

  • принятие необходимых организационных, инженерно-технических и других мер, направленных на повышение уровня защищенности и безопасности архивных объектов;

  • усиление контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

  • актуализацию нормативно-правовой базы и локальных актов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

  • уточнение планов гражданской обороны, планов действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, мобилизационных планов, планов по повышению устойчивости функционирования архивных учреждений при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера и на военное время (I квартал 2024 г.), паспортов безопасности по антитеррористической защищенности, инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах;

  • формирование исходных данных для планирования мероприятий по эвакуации (рассредоточению) работников архивов и членов их семей, подготовке к защите и защите архивных документов, их эвакуации;

  • разработку и оформление планов защиты и эвакуации архивных документов, отнесенных к группам защиты;

  • выполнение обязательных требований к критически важным объектам (далее – КВО) в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, правообладателями которых являются государственные и муниципальные архивы, эксплуатирующие КВО;

  • подготовку руководящего состава и работников архивов к практическим действиям по приведению в готовность гражданской обороны и по введению в действие планов гражданской обороны, защите от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, мобилизационной подготовке и мобилизации, пожарной безопасности;

  • обеспечение мер по усилению контроля в читальных залах за сохранностью архивных документов, прежде всего при их самостоятельном копировании пользователями;

  • организацию и проведение:

    • паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2025 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 и зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344),

    • мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2025 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (только федеральные архивы);

  • продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

  • планомерное сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;

  • недопущение утрат документов из фондов РГАФД при их перемещении в новое здание;

  • завершение строительства архивного комплекса ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск);

• в сфере комплектования:

  • внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и зарегистрированных в Минюсте России 06.09.2023, регистрационный № 75119;

  • организацию и проведение паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2024;

  • продолжение внедрения в практику работы перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, размещенных на официальном сайте Росархива;

  • оказание методической помощи федеральным органам государственной власти в разработке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в деятельности подведомственных им организаций в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 № ДЧ-П44-2409 (ГА РФ, ВНИИДАД);

  • подготовку проекта перспективного плана приема документов федеральных органов государственной власти в архивный комплекс ГА РФ после ввода его в эксплуатацию (ГА РФ);

  • продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, систем электронного документооборота;

• в сфере использования архивных документов:

  • участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады, 1000-летию основания г. Суздаля, 950-летию первого летописного упоминания г. Торопца Тверской области, 650-летию основания г. Кирова, 450-летию основания г. Уфы, 300-летию основания Российской академии наук, 300-летию Российского государственного архива Военно-Морского Флота, 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина, 100-летию со дня рождения писателя В.П. Астафьева, 85-летию начала советско-финляндской войны, 85-летию начала Второй мировой войны, 75-летию Хабаровского судебного процесса над японскими военными преступниками, 75-летию признания Советским Союзом Китайской Народной республики и установления дипломатических отношений, 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР, 50-летию начала строительства Байкало-Амурской магистрали, 30-летию начала работы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, 10-летию воссоединения Крыма и Севастополя с Россией;

  • организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021–2025 годы (только федеральные архивы), планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

  • совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления;

  • участие совместно с Социальным фондом России в организации электронного взаимодействия его территориальных органов с государственными и муниципальными архивами Российской Федерации в части исполнения социально-правовых запросов с использованием Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере в рамках реализации Федерального закона от 11.06.2022 № 182-ФЗ по утвержденному плану;

  • подготовку сборников документов согласно приложению № 1;

  • подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках в соответствии с Планом выставочной деятельности Росархива;

  • пополнение комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов «Вторая мировая война в архивных документах», размещенного на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина (РГАСПИ, ГА РФ, РГВА, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

  • участие в подготовке и пополнении федерального архивного проекта «Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.» (РГАСПИ, РГВА, ГА РФ, РГАНИ, РГАЛИ, РГАКФД, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

  • участие в разработке и пополнении межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941–1945», «Архивы – школе», «Блокада Ленинграда: главные документы. К 80-летию полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады» и др. (по специальному плану);

  • участие в реализации информационных мероприятий совместно с Российским историческим обществом, а также предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Казахстана, Вьетнама, Китая и Монголии;

• в сфере информационных ресурсов и технологий:

  • реализацию ведомственной и региональных программ цифровой трансформации в сфере архивного дела;

  • продолжение перехода на отечественное программное обеспечение с соблюдением принципа бесперебойности работы программно-аппаратных средств в процессе основной архивной деятельности;

  • исключение случаев использования иностранного программного обеспечения при создании новых информационных ресурсов;

  • обеспечение информационной безопасности в отношении программно-аппаратных средств и информационных ресурсов;

  • интенсификацию перевода в машиночитаемый вид архивных описей и их загрузки в государственную информационную систему удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);

  • формирование электронного фонда пользования с целью последовательного перехода к предоставлению пользователям цифровых копий архивных документов вместо подлинников и размещения в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной архивной информации;

  • ведение и пополнение отраслевых и региональных информационных систем и баз данных;

  • пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; пополнение и внедрение в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу, дополнение базы данных сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу государств – участников СНГ; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

  • ведение сайтов и страниц архивов в сети Интернет с учетом Методических рекомендаций по созданию и развитию официальных сайтов и официальных страниц органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (ВНИИДАД, 2023);

  • усиление присутствия архивных органов и учреждений в социальных сетях, регулярное обновление размещаемых информационных материалов;

• в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

  • реализацию планов мероприятий Росархива и НМС архивных учреждений федеральных округов по интеграции в архивную отрасль Российской Федерации архивных органов и учреждений ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей и взаимодействию с ними;

  • продолжение внедрения Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами (утверждены приказом Росархива от 08.08.2022 № 111 и зарегистрированы в Минюсте России 27.09.2022, регистрационный № 70238);

  • участие:

    • в проведении (в случае привлечения уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела) федерального и регионального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле,

    • в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве^[1] и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов,

    • в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (КНР; РГАЭ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Казахстан; ГА РФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи архивистов России и Белоруссии (Россия; федеральные архивы, ВНИИДАД)^[2],

    • в XXX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 18–19 апреля),

    • в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2021–2023 гг.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов рекомендуем обсудить на очередных заседаниях вопрос о выдвижении на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2021–2023 гг.

В текстовой части годовых отчетов просим более подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• участие в реализации различных региональных программ развития;

• мероприятия по взаимодействию с архивными органами и учреждениями новых субъектов Российской Федерации;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 27.12.2022 (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и предлагаемые пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

• сведения о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов и об уровне средней заработной платы их работников.

Обращаем внимание на необходимость:

• представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах;

• незамедлительного информирования соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

• оперативного представления материалов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны, для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

• своевременной актуализации контактной информации на странице соответствующего архива на портале «Архивы России» и регулярного размещения новостной информации о деятельности архивных учреждений в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 № 8/281-А.

Напоминаем, что представление планово-отчетной документации, а также заполнение статистических форм № 1 (планы и отчеты) на сайте Росархива посредством электронного сервиса должно быть произведено строго в сроки, обозначенные в приложениях: № 2 – федеральные государственные архивы, № 3 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 4 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов.

Руководитель Федерального архивного агентства       А.Н. Артизов

[1] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[2] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

Приложение 1
к письму Росархива
от 14.09.2023 № 4/2544-А

Список сборников документов,
работа над которыми планируется в 2024 году

«Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т.5 в 2-х частях. Ч.2 (1943–1945) (РГАЭ);

«Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т.5 в 2-х частях. Приложения (РГАЭ);

«Венгрия и СЭВ. 1949–1991» (РГАЭ, РГАНИ, РГАСПИ);

«Советско-китайские экономические связи 1949–1959» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения Приморского края и Самарской области);

«Советско-вьетнамские экономические связи. 1945–1991 гг.» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД);

«Восстановление промышленности Белоруссии 1943–1950 гг. Кн. 1-2: 1946–1950» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ);

«История подготовки и опубликования рукописи Н.А. Вознесенского «Военная экономика СССР в период Отечественной войны» (РГАНИ, РГАЭ, РГАСПИ, ГА РФ, РГАКФД);

«Целина: освоение целинных и залежных земель в России и Казахстане. Конец 1920-х − 1960-е гг.» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД);

«Казахстан в годы Великой Отечественной войны. 1940–1945 гг.» (РГАЛИ, РГАСПИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД, Архив РАН, архивы Республики Казахстан);

«Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т.2.Часть 3 (август 1944 – январь 1945 гг.); Т.3. (январь – декабрь 1945 г.) (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА);

«Македонцы в России, русские в Македонии. Конец XIX – первая половина XX вв.» (ГА РФ, РГИА, РГВИА, РГАДА, Главархив Москвы);

«Судьба детей казахов-откочевников в российских регионах. 1931–1934 гг.» (ГА РФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАКФД, архивные учреждения Алтайского края, Курганской, Новосибирской, Омской, Оренбургской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Челябинской областей);

«Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1957–1982 гг.». Т.2. 1965–1982 гг. (РГАНИ, РГАКФД);

«Советско-монгольские политические отношения. 1953–1982 гг.». Т.2. 1965–1982 гг. (РГАНИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД);

«Открытые судебные процессы над нацистскими преступниками и их пособниками в период Великой Отечественной войны и послевоенное время (1943–1947 гг.)» (РГВА, РГАСПИ, РГАНИ, ГА РФ, РГАКФД);

«Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом. 1654–1764 гг.». Т.2 (РГАДА);

«Россия и Белорусские земли в XVII – первой половине XVIII вв.». Т.3 (РГАДА);

«Письма и бумаги императора Петра Великого». Т.XIV. Вып. 2 (РГАДА);

«Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ);

«Донецко-Криворожская республика. 1917-1920 гг. Сборник документов и материалов» (РГАСПИ).

Приложение 2
к письму Росархива
от 14.09.2023 № 4/2544-А

Таблица представления федеральными архивами
планово-отчетной документации 2023/2024

Приложение 3
к письму Росархива
от 14.09.2023 № 4/2544-А

Таблица представления уполномоченными органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела планово-отчетной документации 2023/2024

Приложение 4
к письму Росархива
от 14.09.2023 № 4/2544-А

Таблица представления базовыми органами НМС
архивных учреждений федеральных округов
планово-отчетной документации 2023 / 2024