О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2020 г. и их отчетности за 2019 г.

Руководителям федеральных архивных
учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

11 сентября 2019 г. № 4/2309-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2020 г. и их отчетности за 2019 г.

В 2020 г. главными приоритетами деятельности архивных учреждений всех уровней, помимо надлежащего обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, качественного оказания государственных услуг и организации широкой информационной поддержки мероприятий, связанных с празднованием 75-летия Великой Победы, должны стать внедрение в практику работы основополагающих нормативных правовых актов в сфере архивного дела – Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, принятие которых в установленном порядке планируется в текущем году.

В связи с этим основными задачами предстоящего года для архивной отрасли будут:
 

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• принятие безотлагательных мер по устранению нарушений требований пожарной безопасности в архивах, обеспечению их антитеррористической защищенности;

• усиление контроля за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также состоянием путей эвакуации и запасных выходов;

• повышение готовности архивов к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализация при необходимости соответствующих приказов, инструкций и планов;

• обеспечение мер по усилению контроля в читальных залах за сохранностью архивных документов в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;

• незамедлительное информирование соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

• оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

• использование в практической работе положений проекта Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам;

• по итогам паспортизации по состоянию на 01.01.2019 сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;

• внедрение инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах (только федеральные архивные учреждения);

• проведение занятий, тренировок, учений, других форм повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности;

• ввод в эксплуатацию лабораторного корпуса федерального казенного учреждения «Российский государственный архив кинофотодокументов» (Московская область, г. Красногорск), начало строительно-монтажных работ на объекте «Архивный комплекс федерального казенного учреждения “Государственный архив Российской Федерацииˮ» (Калужская область, г. Обнинск);
   

в сфере комплектования:

• организация внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций – источников их комплектования:

  • Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (после утверждения в установленном порядке);

  • Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (после утверждения в установленном порядке);

  • Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 30 и зарегистрированного в Минюсте России 22.07.2019, регистрационный № 55333;

  • Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 31 и зарегистрированного в Минюсте России 24.06.2019, регистрационный № 55005;

• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;
   

в сфере использования архивных документов:

• участие в реализации «Плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годов», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2018 № 2660-р;

• участие в реализации мероприятий, посвященных Году памяти и славы в России, Году Антарктиды в России, 500-летию возведения Тульского Кремля, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского, 200-летию со дня рождения Н.А. Некрасова, 150-летию со дня рождения И.А. Бунина;

• подготовка и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы» и соответствующий План Росархива;

• организация рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016–2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

• участие в подготовке Плана деятельности МВК на 2021–2025 годы (только федеральные архивы);

• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

• совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления; участие совместно с ПФР в организации электронного взаимодействия территориальных органов ПФР и архивных учреждений Российской Федерации посредством информационной системы ПФР при исполнении социально-правовых запросов граждан;

• продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;

• подготовка сборников документов:

  • «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945)» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963». Т. 5, части 1-2) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре);

  • «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т. 2, части 2-3 (август 1944 – январь 1945 гг.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА),

  • «Восстание в Варшавском гетто» (ГАРФ),

  • «Восстановление промышленности Белоруссии. 1944–1950 гг.» (РГАЭ),

  • «Восстановление сельского хозяйства Белоруссии. 1946–1950 гг.» (РГАЭ),

  • «Голод в Казахстане и России в 1930-е гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ),

  • «Казахстан в годы Великой Отечественной войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД),

  • «Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции» (РГАЭ, ГАРФ),

  • «Венгры – участники Коминтерна» (РГАСПИ),

  • «Политические отношения между СССР и МНР в 1952–1966 гг.» (РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД),

  • «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956–1980-х гг.» (РГАНИ),

  • «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV (РГАДА),

  • «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654–1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА),

  • «Беларусь в документах РГАДА. Т. 2 1668–1721 гг.» (РГАДА),

  • «Шляхта и воинские подразделения Великого княжества Литовского на царской службе в 1654–1667 гг. Справочник по подразделениям» (РГАДА),

  • других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;

• подготовка и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, другим юбилейным датам;

• участие в подготовке и пополнении межархивных интернет-проектов «Победа. 1941–1945», «Архивы – школе», «Крым в истории России», «К 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума» и других интернет-проектов по специальному плану Росархива;

• подготовка и размещение на портале «Архивы России» тематических подборок архивных документов, содержащих сведения о преступлениях против человечности в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 годов;

• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;
   

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• продолжение автоматизации архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг в электронный вид;

• определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.2010 № 365 и приказом Минкомсвязи России от 31.08.2016 № 420 (только федеральные архивы);

• завершение ввода в ПК «Архивный фонд» информации на уровне «Фонд»^[1];

• участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);

• представление в Росархив электронных версий путеводителей по государственным архивам субъектов Российской Федерации;

• подготовка перевода в электронный вид архивных документов и средств их поиска (только федеральные архивы);

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• разработка и реализация планов мероприятий по празднованию 50-летия образования НМС архивных учреждений, предусмотрев в них подготовку обзоров о деятельности НМС, издание юбилейных буклетов, представление в Росархив до 1 января 2020 г. предложений о поощрении (до 5 человек) наиболее активных членов НМС (базовые органы НМС), участие в общеотраслевом конкурсе на лучший интернет-проект^[2];

• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань, первая декада сентября)^[3] и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

• участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Казань, первая декада сентября; РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Казахстан; ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместнойРоссийско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (г. Калуга; федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Россия; федеральные архивы, ВНИИДАД)^[4];

• участие в XXI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Китай; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики)^[4];

• участие в XIX конгрессе Международного совета архивов (ОАЭ, г. Абу-Даби, ноябрь; федеральные архивы, ВНИИДАД, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела)^[3];

• участие в XXVII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь)^[5].

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• участие в реализации различных региональных программ развития;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановомпорядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченныеорганы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфереархивного дела);

• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы (только федеральные архивы).

Напоминаем о своевременном представлении в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Просим учесть, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: № 1 – федеральные государственные архивы, № 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2019 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2020 г. – для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства              А.Н. Артизов

[1] См. Приложение 4.

[2] Условия и время проведения конкурса будут сообщены дополнительно.

[3] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[4] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[5] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

Приложение 1
к письму Росархива
от 11.09.2019 № 4/2309-А

Таблица представления федеральными архивами
планово-отчетной документации на 2019/2020 годы

Приложение 2
к письму Росархива
от 11.09.2019 № 4/2309-А

Таблица представления
уполномоченными органами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела
планово-отчетной документации на 2019/2020 годы

Приложение 3
к письму Росархива
от 11.09.2019 № 4/2309-А

Таблица представления
базовыми органами НМС архивных учреждений федеральных округов
планово-отчетной документации на 2019/2020 годы

Приложение 4
к письму Росархива
от 11.09.2019 № 4/2309-А

Список субъектов Российской Федерации,
не представивших копии массивов данных в формате БД «Архивный фонд»
для загрузки в ЦФК по состоянию на 01.09.2019

1. Республика Адыгея

2. Республика Алтай

3. Республика Бурятия

4. Республика Ингушетия

5. Кабардино-Балкарская Республика

6. Республика Калмыкия

7. Республика Мордовия

8. Республика Тыва

9. Чеченская Республика

10. Чувашская Республика

11. Астраханская область

12. Белгородская область

13. Брянская область

14. Воронежская область

15. Ивановская область

16. Ленинградская область

17. Магаданская область

18. Пензенская область

19. Рязанская область

20. Саратовская область

21. Сахалинская область

22. Смоленская область

23. Тульская область

24. Ульяновская область

25. Еврейская автономная область

26. Чукотский автономный округ