О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.

Руководителям федеральных архивных
учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

11 сентября 2018 г. № 4/2175-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.

Исходя из положений Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», предусматривающих обеспечение ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, а также укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, и ранее принятых документов стратегического планирования, касающихся архивного дела, рекомендуем предусмотреть в планах на 2019 г.:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;

• соблюдение нормативных требований по организации хранения и учету документов; рассмотрение на заседаниях коллегиальных органов вопросов качества паспортизации государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2019 с учетом положений информационно-методического письма Росархива, подготовленного по итогам паспортизации;

• обеспечение мер по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;

• незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

• оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

• использование в практической работе положений проекта Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (http://archives.ru/sites/default/files/project-2018-sept-poryadok-prizna...) в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам;

• завершение строительства лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск) и начало проектирования архивного комплекса ГАРФ (Калужская область, г. Обнинск);

в сфере комплектования:

• проведение анализа итогов паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2018;

• организацию внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций – источников комплектования:

  • Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 и зарегистрированного в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный № 51357 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comissi...),

  • Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 62 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51795 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-federal-archiv...),

  • Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 63 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51794 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-epk-oiv-subjet...),

  • Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018, регистрационный № 51895 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organiza...),

  • Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922 (http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo...),

  • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);

• продолжение работы по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций;

• изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;

• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

в сфере использования архивных документов:

• внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

• подготовку и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы» и соответствующий План Росархива

• участие в реализации мероприятий, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, Году театра в России, 80-летию событий на р. Халхин-Гол, Году Антарктиды в России, 500-летию Тульского Кремля, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 800-летию со дня рождения Александра Невского, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского, 200-летию со дня рождения Н.А. Некрасова;

• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016-2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

• совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов государственных органов и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц,

• продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;

• подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945)» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963», т. 5) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре); «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. - декабрь 1945 г.» (Т.1. Апрель 1943 г. – август 1944 г. (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД), «Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Апрель 1965-1975 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Социально-политическая борьба народа Белоруссии в начале XVII – первой половине XVIII вв.» (Вып. 1-2). (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654-1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;

• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках, посвященных 310-летию Полтавского сражения, 250-летию со дня основания ордена Святого Георгия Победоносца, 70-летию Китайской Народной Республики, воспитанию и образованию детей Дома Романовых, оперному искусству в русском театре, выставки «Маленков» из цикла «Лидеры советской эпохи»;

• участие в подготовке межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941-1945», «Архивы – школе» и других по специальному плану;

• участие в реализации мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• проведение анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления;

• максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид;

• определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 № 71, 29.07.2014 № 231, 22.07.2016 № 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);

• ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в ПК «Архивный фонд»;

• участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (РГАНИ, РГАНТД, РГИА ДВ);

• представление в Росархив электронных версий путеводителей для включения в БД «Путеводители по российским архивам»;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Республика Крым, первая половина октября) * и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

• участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (КНР; РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Венгрия, г. Печ; РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Иркутск, июль; РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (Белоруссия; федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД) *;

• участие в XX Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Киргизия; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) *;

• участие в XXVI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь) **;

• рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015-2017 гг.

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 28.12.2016 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-28-12-2016-pasportizat...) (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы (только федеральные архивы).

Обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно Приложению 1 – федеральные государственные архивы, Приложению 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, Приложению 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2018 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2019 г. – для отчетных показателей (только федеральные архивы).

Руководитель Федерального архивного агентства              А.Н. Артизов

* Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

** Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

Приложение 1 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

Таблица

представления федеральными архивами планово-отчетной документации на 2018/2019 годы 

Приложение 2 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

Таблица

представления уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела планово-отчетной документации на 2018/2019 годы 

Приложение 3 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

Таблица

представления базовыми органами НМС архивных учреждений федеральных округов планово-отчетной документации на 2018/2019 годы