О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2023 г. и их отчетности за 2022 г.

Руководителям
федеральных архивных учреждений
и уполномоченных органов
исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

5 октября 2022 г. № 4/2639-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2023 г. и их отчетности за 2022 г.

Учитывая складывающуюся ситуацию, Росархив планирует работу архивных учреждений Российской Федерации на 2023 г. исходя из условий доковидного режима работы^[1], уделив особое внимание вопросам безопасного и устойчивого функционирования архивных объектов.

Кроме того, считаем важным предусмотреть в планах работы архивных учреждений Российской Федерации оказание посильной поддержки и помощи архивным органам и учреждениям новых субъектов Российской Федерации (Донецкая и Луганская народные республики, Херсонская и Запорожская области) по интеграции их в архивную отрасль страны и адаптации к новым условиям деятельности.

Принимая во внимание названные обстоятельства, полагаем целесообразным в 2023 г.:
 

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• обеспечение повышения уровня защищенности и безопасности архивных объектов путем:

  • усиления контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности,

  • актуализации нормативно-правовой базы и локальных актов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности,

  • дальнейшего развития и внедрения организационных, инженерно-технических и других мер, направленных на профилактику пожаров,

  • повышения качества обучения должностных лиц и работников архивных учреждений мерам пожарной безопасности;

• обеспечение мер по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах при их самостоятельном копировании пользователями;

• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

• планомерное сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;

• недопущение утрат документов из фондов РГАФД при их перемещении в новое здание;

• продолжение строительства архивного комплекса ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск);
   

в сфере комплектования:

• подготовку проекта перспективного плана приема в архивный комплекс ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск) после ввода его в эксплуатацию документов федеральных органов государственной власти;

• организацию внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций – источников их комплектования:

  • Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 № 142,

  • Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного положением Росархива и Банка России от 12.07.2022 № 1/801-П,

  • Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 27.06.2022 № 72;

• продолжение работы по оказанию методической помощи федеральным органам государственной власти в работе по разработке (переработке) перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (поручение Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 № ДЧ-П44-2409) и подготовке их к согласованию на ЦЭПК при Росархиве (ГА РФ, ВНИИДАД);

• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

• продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, систем электронного документооборота;
   

в сфере использования архивных документов:

• организацию работы читальных залов, в том числе в части соблюдения рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемиологического надзора и Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20);

• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021–2025 годы (только федеральные архивы), планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

• совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления;

• выполнение «Плана мероприятий по реализации Федерального закона от 11.06.2022 № 182-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"» (от 22.07.2022) в части электронного информационного взаимодействия территориальных органов ПФР с архивными учреждениями Российской Федерации и соответствующих планов в его развитие;

• участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 80-летию победы в Курской битве, 80-летию освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации, 85-летию «Мюнхенского сговора», 75-летию завершения Токийского судебного процесса над японскими военными преступниками, 30-летию Конституции Российской Федерации, 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина, 200-летию со дня рождения А.Н. Островского, 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова, Году педагога и наставника;

• пополнение комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов «Вторая мировая война в архивных документах», размещенного на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина (РГАСПИ, ГА РФ, РГВА, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД, РГАФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

  пополнение федерального архивного проекта «Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.» (РГАСПИ, РГВА, ГА РФ, РГАНИ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

• подготовку сборников документов (приложение № 4);

• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках в соответствии с Планом выставочной деятельности Росархива;

• участие в подготовке и пополнении межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941–1945», «Крым в истории России», «Сталинград. К 75-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве» и других по специальному плану Росархива;

• участие в реализации мероприятий совместно с Российским историческим обществом, а также предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Казахстана, Вьетнама, Китая и Монголии;
   

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• реализацию ведомственной и региональных программ цифровой трансформации в части архивного дела;

• организацию перехода на отечественное программное обеспечение при реализации мероприятий создания и развития информационных ресурсов архивных учреждений;

• обеспечение информационной безопасности в отношении информационных ресурсов архивных учреждений;

• активизацию перевода заголовков архивных дел в машиночитаемый вид и размещение электронных описей в сети Интернет как основного публичного справочно-поискового средства;

  формирование электронного фонда пользования посредством создания электронных образов архивных документов;

• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; пополнение и внедрение в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу, дополнение ее сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу государств – участников СНГ; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

• ведение сайтов и страниц архивов в сети Интернет; размещение в социальных сетях учетных записей архивных учреждений Российской Федерации;

• подготовку информационных материалов для страницы Росархива в социальной сети «ВКонтакте» (только федеральные архивы);
   

в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

• внедрение:

  • Перечня платных услуг, оказываемых подведомственными Росархиву организациями, утвержденного приказом Росархива от 31.03.2022 и зарегистрированного в Минюсте России 24.06.2022, регистрационный № 68976,

  • Порядка определения платы и (или) размера платы за оказанные услуги и (или) выполненные работы при осуществлении федеральными казенными учреждениями, находящимися в ведении Федерального архивного агентства, приносящей доходы деятельности, утвержденного приказом Росархива от 01.07.2022 № 74 и зарегистрированного в Минюсте России 18.08.2022, регистрационный № 69700,

  • Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 08.08.2022 № 111 и зарегистрированных в Минюсте России 27.09.2022, регистрационный № 70238,

  • Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (после утверждения в установленном порядке);

• участие:

  • в проведении (в случае привлечения) уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела федерального и регионального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

  • в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве^[2] и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

  • в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАЭ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ, РГВИА), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГА РФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встреч архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД)^[3];

  • в XXX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, октябрь)^[4].

В текстовой части годовых отчетов просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• участие в реализации различных региональных программ развития;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2019 (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и предлагаемые пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

• сведения о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов и об уровне средней заработной платы их работников.

Напоминаем о необходимости:

• представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах;

• незамедлительного информирования соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

• оперативного представления материалов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны, для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

• своевременной актуализации контактной информации на странице соответствующего архива на портале «Архивы России» и регулярного размещения новостной информации о деятельности архивных учреждений в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 № 8/281-А.

Просим иметь в виду, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: № 1 – федеральные государственные архивы, № 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2022 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2023 г. – для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства       А.Н. Артизов

[1] В то же время следует быть готовыми, в случае необходимости, ввести меры по ограничениям в деятельности читальных залов и переводу части трудовых коллективов архивов на дистанционный режим работы.

[2] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[3] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[4] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

Приложение 1
к письму Росархива
от 05.10.2022 № 4/2639-А

Таблица представления федеральными архивами
планово-отчетной документации 2022/2023

Приложение 2
к письму Росархива
от 05.10.2022 № 4/2639-А

Таблица представления уполномоченными органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела планово-отчетной документации 2022/2023

Приложение 3
к письму Росархива
от 05.10.2022 № 4/2639-А

Таблица представления базовыми органами НМС
архивных учреждений федеральных округов
планово-отчетной документации 2022 / 2023

Приложение 4
к письму Росархива
от 05.10.2022 № 4/2639-А

Список сборников документов, работа над которыми планируется в 2023 году

серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900–1963»:

• «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т. 5 в 2-х частях. Ч. 2 (1943–1945) (РГАЭ),

• «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т. 5 в 2-х частях. Приложения (РГАЭ),

• «Оборонно-промышленный комплекс СССР. 1946–1963 гг.». Т. 6 (РГАЭ, ГА РФ, РГАНИ, РГАСПИ);

«Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. 1975–1991» (РГАЭ, ГА РФ, РГАНИ);

«Венгрия и СЭВ. 1949–1991» (РГАЭ, РГАНИ, РГАСПИ);

«Советско-китайские экономические связи 1949–1991» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения Приморского края и Самарской области);

«Восстановление промышленности Белоруссии 1943–1950 гг. Кн. 1–2: 1946–1950» (РГАЭ);

«Восстание в Варшавском гетто. Апрель-май 1943 .» (ГА РФ, РГАСПИ, РГАКФД);

«Советская военная администрация в Германии. 1945–1949 гг.: экономические аспекты деятельности. Т. 2. 1948–1949 гг.» (ГА РФ);

«Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом. 1654–1764 гг.». Т. 2 (РГАДА);

«Россия и Белорусские земли в XVII − первой половине XVIII вв.». Т. 3 (РГАДА);

«Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV. Вып. 2 (РГАДА);

«А.С. Пушкин (По материалам Общества любителей российской словесности при Московском университете. 1811–1930 гг.)» (РГАЛИ);

«Ставка и революция. Штаб верховного главнокомандующего и события 1917 – начала 1918 гг. по документам Российского государственного военно-исторического архива. Т. 2. 18 июня 1917 – 16 марта 1918 гг.» (РГВИА);

«РККА и Гражданская война в Испании. 1936–1939. (Сборники информационных материалов Разведывательного управления РККА)». Тт. 4–5 (РГВА);

«Правительственная политика в Западном крае Российской империи в эпоху польского восстания 1830–1831 гг.» (РГИА);

«С.О. Макаров. Документы и материалы». В 3-х томах (РГАВМФ);

«Секретариат ЦК КПСС. Записи и стенограммы заседаний. Т. 4. 1970 г.» (РГАНИ);

«Политические отношения между СССР и МНР в 1953–1982 гг. Т. II. 1965–1982 гг.» (РГАНИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД);

«Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1957–1982 гг. Т. II. 1965–1982 гг.» (РГАНИ, РГАКФД);

«История подготовки и опубликования рукописи Н.А. Вознесенского "Военная экономика СССР в период Отечественной войны"» (РГАНИ, РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАКФД);

«Вклад в Победу научно-исследовательских организаций СССР. 1941–1945». Т. 2 (РГА в г. Самаре);

«Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.» Т. 2. Ч. 2–3 (август 1944 – январь 1945 гг.) (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА);

«Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ);

«Голод в Казахстане и России в 1928–1934 гг.». Т. 2 (РГАЭ, ГА РФ, РГВА, РГАСПИ);

«СССР и Вьетнам в годы второй Индокитайской войны. 1959–1975 гг. Международная конференция по Вьетнаму. Париж, 1973 г.» (РГАСПИ, РГАНИ);

«Македонцы в России, русские в Македонии. Конец XIX – начало XX вв.» (ГА РФ, РГИА, РГВИА, РГАДА, Главархив Москвы).